淺析信息化技術(shù)對醫(yī)院檔案管理新模式的影響

陳新征

【摘要】本文分析醫(yī)院信息化技術(shù)下的檔案管理新模式，對我國在信息化前提下的檔案管理方法進(jìn)行分析，并找出其中的問題和疏漏點，針對這些問題制定出有針對性的解決計劃，提出醫(yī)院檔案管理的新模式。在信息化技術(shù)的前提之下，醫(yī)院檔案管理會出現(xiàn)沒有獨立性、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和僅重視醫(yī)療工作忽視檔案管理工作等問題。

【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù)；醫(yī)院檔案管理；新模式

檔案管理工作一直是醫(yī)院中尤為重要的組成部分，也是對患者實施臨床診療工作中不可或缺的一個環(huán)節(jié)，對于患者而言有著重要意義，也是醫(yī)院得到較好發(fā)展的前提條件。醫(yī)院管理現(xiàn)代化和信息化是當(dāng)前我國醫(yī)院發(fā)展的重點問題，通過信息化技術(shù)，可將醫(yī)院日常工作中的各個環(huán)節(jié)的工作效率極大提升，尤其是在檔案管理工作中會有更加明顯的效果。但我國檔案管理的信息化進(jìn)程時間并不長，在應(yīng)用中也會出現(xiàn)較多問題。本次研究中，即分析了信息化技術(shù)對醫(yī)院檔案管理的新模式。

一、醫(yī)院信息化建設(shè)中的問題

（一）沒有獨立性。在當(dāng)前我國較多的醫(yī)院中，檔案管理工作實際上不是一個專門的科室來實施的，而是被分割成了幾個部分，分給不同的科室來完成。雖然這種方法也能取得一定效果，但由于這些科室會出現(xiàn)職責(zé)不明和分工不當(dāng)?shù)惹闆r，會導(dǎo)致檔案管理工作無法及時有效地完成。另外檔案管理工作并沒有納入到考核內(nèi)容中，則更容易在實際的管理工作中出現(xiàn)敷衍了事等情況，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不佳。

（二）標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一導(dǎo)致的問題在醫(yī)院中較為常見，而這也是導(dǎo)致檔案規(guī)格、數(shù)據(jù)、層次不統(tǒng)一的重要因素。由于這些因素的存在，會導(dǎo)致檔案信息無法得到高效率的交換，并且極大地影響了醫(yī)院中檔案信息資源的共享和建立。

（三）對檔案管理工作不重視。“醫(yī)院就是為患者提供治療和護(hù)理服務(wù)的地方”這一觀念在我國根深蒂固，即使是醫(yī)院工作人員本身也認(rèn)為醫(yī)院的本職工作就是為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療和護(hù)理服務(wù)。雖然這一觀念有其正確性，但其忽視了對檔案管理工作的重視。在這樣的前提之下，即使醫(yī)院中已經(jīng)建立起了較為完善的信息系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)和通信系統(tǒng)等，但在實際的檔案管理工作中仍然沒有得到使用，導(dǎo)致檔案管理工作的不佳。

二、對醫(yī)院信息化檔案管理工作的改進(jìn)方法

（一）明確檔案管理的分工。為了讓醫(yī)院的信息化檔案管理能夠更好地開展，首先需要注意到對檔案管理工作進(jìn)行明確分工。在此過程中可以建立起醫(yī)院信息化系統(tǒng)管理的數(shù)字化檔案室，在數(shù)字化檔案室中，可以對各類檔案進(jìn)行保存、管理和使用，并使用計算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)等，對醫(yī)院的文字檔案進(jìn)行信息化的整理和管理，并在信息化基礎(chǔ)上對其進(jìn)行分析和統(tǒng)計。另外就是要明確檔案管理人員的工作職責(zé)，制定出檔案管理工作人員的管理制度，并開展醫(yī)院檔案的開放性利用工作，主動為醫(yī)院診療和研究等各項工作進(jìn)行服務(wù)。最后，需要在各個科室中制定負(fù)責(zé)人，并對本科室的檔案管理工作進(jìn)行管理，保證科室中的檔案管理工作可在信息化條件下的有序開展。

（二）對信息化檔案立卷歸檔。為了保證信息化檔案能夠有規(guī)范化特點，需要對信息化檔案進(jìn)行立卷歸檔。在此過程中，需要遵循文件材料的形成規(guī)律對其進(jìn)行整理，同時保持彼此之間的聯(lián)系，不用價值進(jìn)行區(qū)分，保證便于管理以及使用。同時醫(yī)院可以建立并且逐漸做好三納入，即納入醫(yī)院規(guī)劃、納入相關(guān)人員職責(zé)范圍以及納入管理制度等。在此基礎(chǔ)上可做好四同步工作，即各項管理工作需要和布置、檢查、總結(jié)以及驗收相同步，讓醫(yī)院的信息化檔案更好地為醫(yī)院日常工作進(jìn)行服務(wù)。

（三）明確檔案管理制度。為了進(jìn)一步改善信息化檔案的利用，可以明確醫(yī)院信息化系統(tǒng)管理的相關(guān)制度，對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌規(guī)劃，并對各個科室的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)以及監(jiān)督，負(fù)責(zé)永久長期地對檔案保存以及使用。另外管理制度可明確規(guī)定獎懲條例，對信息化檔案管理的優(yōu)秀工作人員進(jìn)行獎勵，提升其工作積極性。

三、 結(jié)語

對于我國醫(yī)院而言，信息化檔案管理是非常重要的工作，通過信息化檔案管理的方式可促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。通過本次研究顯示，在信息化技術(shù)的前提之下，醫(yī)院檔案管理會出現(xiàn)沒有獨立性、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和僅重視醫(yī)療工作忽視檔案管理工作等問題，對這些問題進(jìn)行針對性的分析可較好地改善醫(yī)院信息化檔案管理的質(zhì)量，值得推廣使用。

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