企業(yè)檔案管理模式研究

胡積明

青海鹽湖工業(yè)股份有限公司

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 企業(yè)檔案是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營具有重要參考價值的文件資料。企業(yè)檔案工作最終目的都是最大限度發(fā)揮檔案信息，以更好為企業(yè)服務(wù)。本文主要探討現(xiàn)代企業(yè)所需要的檔案管理模式，為各企業(yè)的發(fā)展提供可行性意見。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 檔案管理 檔案管理模式

當今社會已經(jīng)進入信息時代，信息資源作為無形資產(chǎn)，有著極其重要的價值。企業(yè)檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，記錄著企業(yè)的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)技術(shù)等，檔案管理工作影響著企業(yè)管理工作的高效發(fā)展，因此，需要選擇一種合理的檔案管理模式，服務(wù)企業(yè)。

一、企業(yè)檔案管理模式多元化發(fā)展

（一）企業(yè)管理模式

1.檔案分散管理模式。一些小微企業(yè)和部分民營企業(yè)，因其人員和財力的有限性，成立專門的檔案相關(guān)部門有一定的困難，所以就把檔案分散，不集中在一起，也就是根據(jù)檔案的來源，由企業(yè)各個部門管理各自的檔案。例如，財務(wù)部門保存會計檔案，生產(chǎn)技術(shù)部門保存科技檔案，人事部門保存人事檔案。這種模式雖然有了明確的分工，但是缺少系統(tǒng)的規(guī)劃，容易在不同類別檔案的管理方面出現(xiàn)空白或交叉管理的情況，使檔案資源得不到共享，無法確保檔案的安全性，發(fā)揮不了檔案信息的有效利用價值。

2.檔案集中統(tǒng)一管理模式。一些中小型企業(yè)會設(shè)立專門的檔案管理部門，由檔案部門對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理。在統(tǒng)一的檔案管理制度下，對檔案進行集中管理。從理論上講，不管何種類型的企業(yè)，均可以應(yīng)用此種管理模式，但從具體實施中也會遇到一些問題，例如企業(yè)規(guī)模的大小、企業(yè)管理體制的差別、企業(yè)技術(shù)水平高低，會導致集中統(tǒng)一管理的程度不同。這種管理模式可以確保檔案信息資源的安全性和完整性，使其信息資源能得到充分的利用。

3.集中統(tǒng)一與分散管理相結(jié)合的模式。大中型企業(yè)或企業(yè)集團由于資金雄厚，部門多，檔案材料多樣化，所以可以成立一個專門負責檔案管理的部門或中心，檔案中心也可設(shè)立相關(guān)的分部門，其中心重點保管產(chǎn)品營銷、科研項目、行政管理等檔案，分室主要保管員工檔案、設(shè)備檔案等其他檔案。企業(yè)集團除了生產(chǎn)經(jīng)營管理外，還進行資本運作，國內(nèi)外市場的開拓，以及技術(shù)合作與交流。企業(yè)集團具有多層次的組織結(jié)構(gòu)，因此，檔案的管理不但要針對集團內(nèi)部，還要包括各成員單位?？偣颈９苜Y產(chǎn)運作相關(guān)的檔案，各子公司分別保管本單位形成的檔案。這種模式不僅體現(xiàn)了檔案管理的靈活性，也提高了相關(guān)部門對檔案管理的意識。

4.圖、情、檔一體化管理模式。社會經(jīng)濟的發(fā)展促進了企業(yè)經(jīng)營體制的轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理模式也需不斷創(chuàng)新。在當今的經(jīng)濟形勢下，企業(yè)想要長久發(fā)展，需要快速準確地掌握大量信息資源，建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案信息資源管理系統(tǒng)，結(jié)合自身情況，進行資源整合，使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。已經(jīng)有部分企業(yè)初步嘗試了圖書、情報、檔案一體化管理模式，鑒于大部分企業(yè)所掌握的信息資源有限，實現(xiàn)這種模式還有一定差距。

（二）社會管理模式

1.企業(yè)檔案協(xié)會。一般來講，企業(yè)檔案協(xié)會是各企業(yè)自愿聯(lián)合形成的協(xié)作組織，是全國或地方性的檔案專業(yè)團體。企業(yè)檔案協(xié)會應(yīng)作為企業(yè)文化的一部分，它可以加強企業(yè)檔案工作者之間的合作，例如通過舉辦全國企業(yè)檔案年會、論壇等多種形式的交流活動來進行業(yè)務(wù)交流和學術(shù)研究，也可以向檔案管理機關(guān)和檔案館提供咨詢建議。檔案行政管理部門也應(yīng)以行業(yè)協(xié)會為依托，去約束和引導企業(yè)檔案管理工作。

2.檔案中介機構(gòu)。檔案中介機構(gòu)是按照一定的業(yè)務(wù)規(guī)則或者程序委托人提供中介服務(wù)，并收取相應(yīng)費用的組織。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)要跟上社會發(fā)展的腳步，會將檔案相關(guān)工作交給專門的機構(gòu)去管理，企業(yè)不需要成立自己的檔案部門及配備相應(yīng)的管理人員，從而減少運營成本，從而使企業(yè)有更多的時間和精力去進行生產(chǎn)經(jīng)營活動。檔案中介機構(gòu)以其特有的社會服務(wù)功能在檔案管理部門與個人、企業(yè)間提供服務(wù)，是一個具有監(jiān)督、溝通、協(xié)調(diào)作用的法人組織，具有中介性、服務(wù)性、營利性、自律性的特點。

3.企業(yè)檔案托管機構(gòu)。企業(yè)檔案托管機構(gòu)是一個能夠進行獨立核算的社會服務(wù)機構(gòu)，是針對于檔案相關(guān)工作而設(shè)立的，并收取相應(yīng)費用來維護機構(gòu)自身的運營。對于有些規(guī)模較小或者不具備保管條件的企業(yè)，其檔案可由托管機構(gòu)來保管。在進行托管前，雙方要簽訂合同，會明確合同雙方的義務(wù)或違約責任，因此檔案信息資源不會泄露，企業(yè)檔案的安全性得到提高。檔案托管機構(gòu)還能夠提供更深層次的服務(wù)，如，對檔案的鑒定管理、企業(yè)內(nèi)部文件的收集及數(shù)字化處理等。

二、企業(yè)檔案管理模式發(fā)展趨勢

（一）管理形式的轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案管理最初是一種實體管理，當前已經(jīng)轉(zhuǎn)為信息管理。顧名思義，實體管理就是對實際存在的檔案實體進行管理，其目的是使檔案管理有序化。在企業(yè)開始建立檔案時的管理要求是保證檔案的系統(tǒng)性和安全性，是企業(yè)日常工作的組成部分。社會信息化發(fā)展，各企業(yè)也在不斷摸索中轉(zhuǎn)變經(jīng)營體制，信息的價值已逐漸體現(xiàn)出來，各企業(yè)檔案相關(guān)工作部門意識到信息資源的價值，于是檔案實體管理開始轉(zhuǎn)向以信息開發(fā)利用為目的的信息管理，以更好指導檔案管理工作。

（二）管理方式的轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案在管理方式已呈現(xiàn)規(guī)?；枷胗^念已經(jīng)轉(zhuǎn)變，管理目標已走向知識化和信息化。檔案管理方式具有管理的社會化特點，開始向檔案員和用戶的管理轉(zhuǎn)變，能夠優(yōu)化資源配置，節(jié)省人力物力，獲得更大經(jīng)濟效益，符合“精而全”的要求。

三、結(jié)語

本文對當前企業(yè)管理模式是一種現(xiàn)象的研究，各企業(yè)可根據(jù)自身情況，來選擇適合自身發(fā)展的檔案管理模式，提高企業(yè)的核心競爭力。

參考文獻：

[1] 高晶瑩.新時期國有企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢研究[J].蘭臺內(nèi)外，2010（05）：20.

[2] 高秀娟.淺析現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思維[J].商業(yè)時代，2016（12）.