大型綜合性醫(yī)院招標采購難點分析及管理系統建立

李濤+嚴勇+高繼河+何昆侖

（1.解放軍總醫(yī)院醫(yī)務部器械處；2.解放軍總醫(yī)院招標采購中心，北京 100853；3.解放軍總醫(yī)院）

[摘 要] 目的：解決當前醫(yī)院醫(yī)療設備招標采購中出現的采購環(huán)節(jié)脫節(jié)、設備到貨漫長及采購文檔管理不規(guī)范等問題。方法：依據醫(yī)院招標采購流程，設計和開發(fā)了醫(yī)院招標采購管理系統，從采購流程規(guī)范化、采購文檔數字化及采購績效標準化等方面進行了探索和研究。結果：完成了項目管理、供應商管理等信息系統構建，并已在解放軍總醫(yī)院上線運行。結論：該系統能夠有力提升招標采購的安全性和高效性，并為醫(yī)院醫(yī)療設備管理提供決策支持。

[關鍵詞] 招標采購； 醫(yī)療設備； 管理系統

中圖分類號：R01 文獻標識碼：A 文章編號：2095-5200（2017）04-004-03

DOI：10.11876/mimt201704002

Difficulty analysis and management system construction of bidding and procurement in large-scale comprehensive hospital Li Tao1， Yan Yong2， Gao Jihe2， HE Kunlun3. （1. Equipment Division， Medical Instruments Department， General Hospital of the PLA；2. Bidding and Purchasing Center， General Hospital of the PLA， Beijing 100853， China；3.General Hospital of the PLA）

[Abstract] Objective： This study sought to solve the problem of the purchase links disconnect， long arrival time of the equipments and irregularity of the procurement document management in the bidding and procurement of hospital medical equipment in nowadays. Methods： According to the bidding process of General Hospital of the PLA， the hospital bidding and procurement management system was designed and developed， which was explored and researched from the standardization of procurement process， the digitization of procurement documents and the standardization of procurement performance. Results： The constrution of the project management， supplier management and other else information systems had been completed， and has been running. Conclusions： The system can enhance the safety and efficiency of bidding and procurement， and provide decision support for hospital medical equipment management.

[Key words] Bidding and Purchasing； Medical Device； Management system

引言

十八大以來，國家和軍隊就醫(yī)療物資采購密集出臺多項制度、法規(guī)，堅持用制度管權管事管人已成為趨勢。軍隊醫(yī)院的醫(yī)療物資采購部門，如何順應潮流，建立并完善既符合國家、軍隊的法規(guī)又滿足醫(yī)院運營規(guī)律的招標采購制度，采用信息化手段來落實該制度，已刻不容緩。本文以醫(yī)院招標采購面臨的困難為焦點，以招標采購為醫(yī)院管理提供優(yōu)質服務為目標，剖析采購的各個環(huán)節(jié)的難點和重點，在此基礎上建立了招標采購管理系統，從招標項目進展、設備到貨信息、供應商管理等多維度為醫(yī)院醫(yī)療設備管理提供決策依據。

1 需求分析和流程設計

招標采購部門作為醫(yī)院職能單位，對下面對臨床科室，對上面對機關部門，具有接觸人員廣泛、采購種類繁多、采購數量巨大的特點[1]。

需求分析是招標工作的重要基礎，也是開發(fā)招標采購系統的重要基石[2]。在招標采購過程中，招標采購部門需與立項部門、需求科室等部門和其他部門進行跨專業(yè)溝通，而各部門對于招標采購的需求不盡相同甚至有沖突：立項部門需掌握項目進度，需求部門關心設備何時到貨，醫(yī)工部門關注設備保修期和維修培訓……而這些需求正是招標采購流程中必不可少的環(huán)節(jié)，如不能相互配合，則招標采購就無法完成。這就需要一個公共信息平臺來保證采購過程透明化，采購信息公開化，讓參與招標采購的工作人員開展團隊合作，以確保招標采購安全高效。

本管理系統按照醫(yī)院招標采購流程和管理制度構建和設計，包含了醫(yī)療設備招標采購中任務下達、公告發(fā)布、設備付款等各個環(huán)節(jié)（如圖1），全過程的實現的招標采購過程中各種文檔的收集和匯總。同時，以招標采購流程為主線、從績效管理、供應商管理、醫(yī)療器械管理等多個維度對招標采購過程中產生的信息和文檔進行匯總和整理。

該系統的應用可極大提升醫(yī)療設備招標采購管理水平，依托于該系統可從醫(yī)療設備年度立項、醫(yī)療設備效益分析等多方面為醫(yī)院決策管理提供信息，有效服務于醫(yī)療器械管理。

2 系統構建及功能模塊

該系統基于B/S結構管理系統，通過瀏覽器訪問招標采購管理系統，根據系統權限可上傳、修改、查看招標采購相關信息和文檔。主要硬件成為電腦、服務器、PAD、高拍儀器拍攝等設備。

系統主要包括項目管理、供應商管理、數據匯總查詢及技術參數管理四個子系統，其中項目管理子系統中包括專家評審系統。

2.1 項目管理系統

根據圖1所示的招標采購流程，實現了從采購任務下達到設備付款全過程采購中的文檔及信息收集。項目管理分為待處理項目、已處理項目及重新立項任務三部分構成。系統可查詢采購計劃預算、采購項目負責人、項目執(zhí)行進度及設備到貨付款等信息，并且具有項目執(zhí)行進展提醒功能。

采購部門管理者通過該系統統計圖（圖2）對下可以根據統計出的工作量（項目負責人執(zhí)行項目數統計，執(zhí)行進度展示等）進行績效考評，對上可以根據統計出的任務完成情況（到貨率、付款率等）為醫(yī)院來年的預算制定即設備管理提供決策支持。

采購部門工作人員通過該系統設定的工作流程，可以進行一步規(guī)范工作標準，提高采購任務完成效率，提高采購文檔的規(guī)范化存檔水平。

2.2 供應商管理系統

供應商管理系統實現了供應商資質、投標產品價格及合同等相關文檔和信息收集。因為針對一項招標，投標供應商的能力和資質將直接影響到招標的質量[3]。該系統可收集供應商公司資質、產品資質以及代理資質等相關信息，為供應商管理及評價提供基礎數據。通過該子系統，可逐步建立并不斷完善供應商庫，為招標采購服務。同時，結合后期的到貨時間，維修及培訓等信息對供應商進行評價，提升采購部門對供應商的管理職能。

系統使用便捷，采購管理端報名登記供應商信息后，供應商通過自己的賬號進入供應商端登錄，填報并導入資質，系統支持直接導入資質壓縮包，導入成功后文件一一對應，供應商只需錄入投標產品等信息。

2.3 數據查詢系統

數據查詢系統的設計目的是可以從多維度查詢招標項目情況，具體包括專家評分管理模塊、設備查詢模塊及文件查詢模塊。

2.3.1 專家評分管理模塊 可以縱向查詢評審專家的評審次數及評審項目。也可以橫向查詢專家評審項目的打分情況，包括技術平均分及每項技術得分。通過該數據的匯總，可以分析臨床專家們所關注的招標技術焦點，為提升招標采購質量提供參考依據。

2.3.2 設備管理模塊 不同科室的設備類別和數量各不相同，實時掌握醫(yī)療設備運行狀況是科室開展臨床工作的重要基礎[4]。從招標設備的維度對歸檔項目進行查詢，根據設備名稱、設備型號等查詢條件查詢歸檔項目信息，查詢結果展示在列表中，默認可以查看設備名稱、使用科室、中標金額等信息；機關業(yè)務處室可以通過權限登錄系統，查詢設備招標進度，臨床科室可通過權限登錄系統，查詢設備到貨信息；財務部門可通過權限登錄查詢付款情況。

2.3.3 歸檔文件管理模塊 歸檔文件是按照醫(yī)療設備項目類型設定的，包括年度計劃任務、專項采購任務及科研項目采購任務等。有助于統籌分析項目類別，為機關業(yè)務處室和專家提供數據服務。

2.3.4 評標管理系統 技術評審系統是通過信息化手段對投標文件進行打分，相比傳統的手工評分能顯著提升評標效率和公信度[5]。通過計算機自動統計總分功能可以提高評審效率；通過大屏幕顯示評審專家匯總得分可以提升招標的透明度；通過文件的電子存儲可以提升招標的檔案管理。具體結構如下圖3，該系統可在線顯示投標廠商的評審得分、技術排名等信息。專家在評審結果無疑義后，通過打印機打印結果后集體簽字。工作人員將原始評分表上傳至系統，形成電子檔案。

2.4 技術參數管理系統

醫(yī)療設備招標技術參數作為醫(yī)療設備招標文件的核心內容，往往是制約采購效率的主要因素[6]。由于制定技術參數的醫(yī)學工程部門缺少與臨床科室及設備廠商的有效接觸，在技術參數的制定上缺少全局性和深入性，對于臨床的需求也缺乏深度理解，容易造成供應商無法應標和科室對投標產品不滿意的情況，導致招標工作反復進行或流標。通過該系統可以不斷累積醫(yī)療設備的技術參數庫，提升技術參數質量。

3 系統優(yōu)勢和特點

上述系統的建立將重點解決兩個管理、一個服務方面的問題。一是管理采購部門工作人員：管理者需掌握每項采購任務的執(zhí)行進度以及年度采購任務量化指標（包括中標金額、節(jié)約費用等信息）；二是管理供應商：掌握主要產品的供應商信息（包括代理產品、以往采購價格等信息）；三是服務好臨床和機關：系統提供中標價格、保修時間及使用情況等信息，為醫(yī)院醫(yī)療器械管理服務。

通過該系統應用，對下可提高招標采購效率，對上可為醫(yī)院管理服務，對內有助于標準業(yè)務執(zhí)行，對外有助于公平公正。

3.1 程序化的流程控制，有助于規(guī)范招標采購標準化

標準化的采購流程設計，不僅能提高采購效率，也是醫(yī)院管理的抓手之一[7]。按照設定招標程序，如果資格審核合格廠商不足三家的，系統將不能執(zhí)行下一步技術評審環(huán)節(jié)，界面重新返回二次招標公告。還有技術評審結果、商務談判等環(huán)節(jié)均按照招標采購規(guī)范來設計，確保了招標采購環(huán)節(jié)的每一步都必須執(zhí)行，否則無法進入下一環(huán)節(jié)。使用該系統有助于采購規(guī)范的標準化執(zhí)行。

3.2 標準化的文檔記錄，有助于檔案管理

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分[8]。招標采購過程中產生的企業(yè)報名登記表、資格審核表、技術評審匯總表等各種文檔，將通過系統的高拍儀拍攝并上傳至系統。待項目執(zhí)行完畢后，由檔案管理人員專職對紙質版文檔進行收集整理、裝訂成冊。

3.3 采購全流程數據挖掘，有助于醫(yī)院的醫(yī)療器械管理

系統產生的使用科室、預算金額、中標結果、付款情況等數據，可以按照excel文檔進行整合。這些數據可統計分析出采購金額節(jié)約率、設備到貨率、預算經費使用情況，為醫(yī)療設備的全過程管理提供支撐[9]，也可很大程度上為醫(yī)院的醫(yī)療設備管理提供決策支持。

4 小結

招標采購管理系統上線后需根據工作流程和工作內容不斷完善，下一步將擴充競爭性談判、單一來源采購等采購流程，并對現有公開采購程序的效率和質量進行評估，做進一步修正和完善。另外醫(yī)療設備招標流程銜接是薄弱環(huán)節(jié)[10]，節(jié)點處的工作環(huán)節(jié)如何提高對接效率，需要進一步探索。同時，該系統可以對采購部門的工作人員進行規(guī)范化培訓和管理[11]，讓未來的招標采購不斷標準化和簡單化，讓采購人員能夠從煩瑣的事務性工作中解脫出來，開展醫(yī)療設備管理方面的研究和探索，更好服務于醫(yī)院，為臨床提供更好的保障。

參 考 文 獻

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第一作者：李濤，碩士，工程師，研究方向：呼吸機等電生理設備的醫(yī)療數據臨床應用，Email：13810398393@163.com。

通訊作者：何昆侖，教授，主任醫(yī)師，博士生導師，副院長。