淺談如何做好電子檔案管理工作

常鳳

摘 要：當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、繪圖儀等數(shù)字設(shè)備在社會(huì)生活中廣泛使用，產(chǎn)生了大量電子文件。隨著這些新材料、新技術(shù)的應(yīng)用于檔案，如何加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)和管理顯示出重要性和緊迫性。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；現(xiàn)狀

一、電子檔案的概念

電子檔案這一概念出現(xiàn)近10年，國(guó)家檔案局于1996年成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”，1998年，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)會(huì)議上指出：要在1997年研究制定《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》。關(guān)于電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)規(guī)定為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息”。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一個(gè)介質(zhì)上。我國(guó)對(duì)電子文件的定義是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的、用數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

二、電子檔案管理在實(shí)際操作過程中存在的各種問題

（一）電子文件的鑒定

電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真假問題，檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件，否則電子檔案就失去了憑證價(jià)值。如在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件的起草、修改到引發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它有便于修改、復(fù)制等特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始性記錄與內(nèi)容容易被刪除或覆蓋。沒有草稿與打印稿的區(qū)別，也沒有了正本與副本的差異，電子化檔案的原始性和憑證性作用，很難認(rèn)為的去劃定一個(gè)界限。

（二）電子檔案對(duì)環(huán)境的特殊要求

電子檔案對(duì)環(huán)境的溫濕度、灰塵、外來磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)、光線等要求都有其自身的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案管理已形成一系列科學(xué)的規(guī)范的保管措施，電子檔案由于形成時(shí)間短，歸檔的數(shù)量少，往往都是依賴于紙質(zhì)檔案管理環(huán)境中保存，檔案管理人員對(duì)電子檔案保護(hù)技術(shù)這個(gè)新領(lǐng)域也缺乏了解。如溫濕度的要求，不適宜的溫濕度對(duì)于紙張檔案和電子檔案均有影響，對(duì)紙質(zhì)檔案來說，高溫高濕可促進(jìn)紙張發(fā)生水解-氧化反應(yīng)，使自己材料發(fā)生擴(kuò)散變形，發(fā)生字跡蛻變和紙張發(fā)黃變脆。據(jù)實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14-24攝氏度。電子檔案的載體不同紙質(zhì)檔案，其保存的理想溫濕度為16-20攝氏度?；覊m對(duì)紙張的危害主要是磨損、模糊、發(fā)霉菌等等，通過手工的操作在一定程度上能夠修復(fù)，進(jìn)行挽救，減少損失。但對(duì)于電子化檔案的危害就比較嚴(yán)重，灰塵一旦對(duì)電子檔案造成危害，載體造成化學(xué)反應(yīng)，所記錄的信息可能就會(huì)無法讀取，造成信息的全部丟失，無法進(jìn)行修復(fù)。磁場(chǎng)與機(jī)械針對(duì)對(duì)紙質(zhì)檔案的影響微乎其微，但對(duì)電子檔案的載體的磁性影響卻非常顯著，磁場(chǎng)作用于磁性載體，可能使磁性載體發(fā)生消磁，從而影響數(shù)據(jù)信號(hào)的讀取。同樣機(jī)械震蕩也容易造成消磁現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案相對(duì)來說是靜態(tài)的、安全的，其保護(hù)的目標(biāo)載體是紙張，保護(hù)紙質(zhì)的文件形式即可。但對(duì)電子化檔案而言，信息與載體是分離的，電子檔案信息與載體的可分離性使檔案信息隨時(shí)面臨著被修、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)。電子檔案還面臨著一個(gè)隱形的殺手-計(jì)算機(jī)病毒。計(jì)算機(jī)病毒是一種程序，它通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳播，一旦感染了病毒，它拷貝嵌入管理程序中，就能為所欲為修改、復(fù)制、刪除其他程序，其危害性無法預(yù)料。電子化檔案管理對(duì)于預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒至關(guān)重要。

三、加強(qiáng)電子檔案的保管。

（一）加強(qiáng)電子檔案歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)

對(duì)于電子文件的形成到歸檔工作部門，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和組織管理，由主管部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，責(zé)任到人。電子文件的形成、整理和歸檔工作，應(yīng)由形成者或承辦人按照歸檔要求進(jìn)行收集積累，隨即進(jìn)行檔案移交。電子檔案的管理應(yīng)由檔案部門負(fù)責(zé)，電子檔案形成部門要協(xié)助支持。為協(xié)調(diào)各部門的工作，要明確制定相關(guān)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)以及具體的規(guī)定，將電子檔案的立卷歸檔檢查、總結(jié)、考核信息管理列入工作目標(biāo)管理中。

（二）加強(qiáng)對(duì)電子化檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

一是制定相應(yīng)的繼續(xù)教育課程，對(duì)檔案人員進(jìn)行電子化檔案歸檔的管理培訓(xùn)。而是加強(qiáng)數(shù)據(jù)化工作操作的培訓(xùn)，特別是計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，提高工作效率，充分發(fā)揮各種新科技設(shè)備的作用，加速現(xiàn)代化進(jìn)行。三是加強(qiáng)交流與學(xué)習(xí)，開展合作與交流，走出去，引進(jìn)來，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，迅速提高檔案人員實(shí)際操作能力。

（三）建立獨(dú)立的電子檔案管理庫(kù)房

針對(duì)電子檔案管理環(huán)境的特殊要求，提供和改造相應(yīng)的條件。一是調(diào)整電子化檔案適宜的溫濕度，并進(jìn)行長(zhǎng)期的實(shí)驗(yàn)觀察，總結(jié)出最合理的方案。采取更加嚴(yán)密的防塵措施，特別要加強(qiáng)防止外磁場(chǎng)的影響，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等，并盡量避免強(qiáng)烈的機(jī)械震蕩。二是借助網(wǎng)絡(luò)信息管理部門的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的防范。如在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中設(shè)置安全登錄、限制權(quán)限等，防范網(wǎng)絡(luò)安全。安裝防毒軟件，定期進(jìn)行升級(jí)殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤，如需使用應(yīng)進(jìn)行病毒檢測(cè)，再確認(rèn)安全無毒后方可使用。做到防范到每個(gè)歸檔過程，維護(hù)信息數(shù)據(jù)的安全。

（四）針對(duì)電子化檔案管理軟件硬件需求和目前實(shí)際情況，建議上級(jí)檔案管理行政部門加強(qiáng)軟件研發(fā)和研制，設(shè)計(jì)一種有針對(duì)性的專用應(yīng)用軟件，推廣現(xiàn)代化管理軟件，使同一環(huán)境中形成的檔案電子化數(shù)據(jù)能相互兼容，相互轉(zhuǎn)化，使檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)電子化檔案資源的共享。