信息化環(huán)境下的高校檔案管理

鄔萍

摘要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時代，各高校的管理模式也從傳統(tǒng)模式向信息數(shù)字化邁進(jìn)，信息數(shù)字化技術(shù)在高校建設(shè)發(fā)展中起著非常重要的作用。各高校根據(jù)數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)建的管理系統(tǒng)，其數(shù)據(jù)可以在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行交流共享，但與國外先進(jìn)管理系統(tǒng)相比較，國內(nèi)部分高校的檔案信息管理和資源的開發(fā)利用還并不完善。因此，高校在應(yīng)用適應(yīng)信息化帶來的這一管理模式時，應(yīng)根據(jù)實際實際情況，找到最佳管理方案，進(jìn)一步提高學(xué)校的綜合實力。

關(guān)鍵詞：信息化 高校檔案管理 電子檔案

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以及各種面向于檔案管理的專業(yè)軟件和相應(yīng)系統(tǒng)的出現(xiàn)和發(fā)展應(yīng)用，進(jìn)一步高效的促進(jìn)了檔案管理水平的發(fā)展和提升。在信息化時代下，很多高校需要更高效的檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，傳統(tǒng)模式暴露出低效率和高失誤率等缺點，必須應(yīng)用現(xiàn)代化的信息化管理技術(shù)，從而完成對高校信息技術(shù)的改革和完善，滿足日益增長的高校檔案管理的實際需求。

一、信息化高校檔案管理概述

高校的檔案管理是指學(xué)校對于其教學(xué)、招生、就業(yè)、科研以及對學(xué)校的管理情況的記錄，主要記載了學(xué)校的發(fā)展歷史和發(fā)展情況，也是工作的基礎(chǔ)，指導(dǎo)著學(xué)校的發(fā)展。而隨著信息技術(shù)越來越快的發(fā)展，高校檔案管理的信息化程度也在逐漸提高，高校的檔案管理工作也越來越方便越來越簡單。由于很多管理軟件的出現(xiàn)，且軟件的功能越來越強(qiáng)大，這些軟件中的圖表等功能可以應(yīng)用于檔案的管理，通過這些專業(yè)軟件可以對不同的檔案進(jìn)行分類和規(guī)整，以便于在后期查找和閱覽。其次，檔案管理信息中記錄著學(xué)校發(fā)展以來的各項活動，使得檔案信息具有權(quán)威性和憑證性。由于高校內(nèi)部存在很多機(jī)構(gòu)，不同的機(jī)構(gòu)有著不同的檔案分類，因此信息化的檔案管理還保證了學(xué)校檔案系統(tǒng)的完整性。另外，每個學(xué)校都存在著很多的科研單位，科研工作的進(jìn)展是學(xué)校發(fā)展基礎(chǔ)，因此記錄科研活動和科研成果使得的高校的檔案管理工作具有很強(qiáng)的知識性。高校檔案管理工作的信息化充分利用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得大量的檔案數(shù)據(jù)能夠被儲存，并且極大的提高了工作效率，對高校的體制改革具有重要的意義。

二、信息化環(huán)境下的高校檔案管理現(xiàn)狀

高校檔案信息化管理可以實現(xiàn)各大高校檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，并且該技術(shù)已經(jīng)在高校的檔案信息管理方面獲得了一定的效果，是高校檔案信息管理的重中之重，但各種因素的存在使得高校檔案信息化發(fā)展受到了阻礙，目前還不成熟，依然面臨著諸多的問題。

（一）管理隊伍素質(zhì)較低

在高校中，檔案管理團(tuán)隊普遍素質(zhì)不高，檔案管理工作不受重視，而且檔案管理方面的專業(yè)人才也比較欠缺，缺少精通管理技術(shù)的專員。在高校中絕大多數(shù)管理檔案的招錄的人員對管理方面的知識欠缺，資歷和水平不夠不適合做該工作，并且高校中沒有對管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)使得從事這方面的人員重視程度不夠，對管理基本理論和認(rèn)識不足，高校的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為信息化的檔案管理為附屬業(yè)務(wù)，從根本上缺乏對檔案管理的重視，這嚴(yán)重制約了信息化檔案管理的發(fā)展。

（二）管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

在高校檔案信息化管理中基礎(chǔ)設(shè)施投入較少，高校將科研創(chuàng)新作為主要方向，而在檔案管理方面投入的資金較少，少量的資金意味著基礎(chǔ)設(shè)施落后，老舊的設(shè)施制約了管理效果的發(fā)展，信息化升級建設(shè)難以實施。有些高校即使已經(jīng)實現(xiàn)信息化管理，但是局限在內(nèi)部，沒有與外界相聯(lián)系，另外各學(xué)校的設(shè)備型號和軟件種類參差不齊，這也限制了檔案信息化管理的統(tǒng)一，無法形成完整有效的管理體系。

（三）管理體質(zhì)不統(tǒng)一

在高校進(jìn)行檔案信息管理時，沒有一套完整的檔案管理體系，學(xué)校方面也沒有對管理工作進(jìn)行視察，并且沒有建立網(wǎng)絡(luò)、人員、使用方面的標(biāo)準(zhǔn)，這些忽視導(dǎo)致了檔案信息不完整，即使該信息存在的情況下可信度難以保證。在建立有效的管理體系的同時也要提高管理人員的積極性，建立獎懲制度，使得管理人員保持積極和認(rèn)真的心態(tài)，最終保證檔案信息完整可靠。

三、加強(qiáng)高校檔案管理信息化的途徑和方法

（一）提高管理隊伍素質(zhì)，建立管理制度標(biāo)準(zhǔn)

為了實現(xiàn)信息化檔案管理，首先檔案管理人員的素質(zhì)必須得到提高，在管理團(tuán)隊組建的時候應(yīng)該對管理人員的基礎(chǔ)知識進(jìn)行培訓(xùn)，提高高校檔案管理工作人員的理論知識和業(yè)務(wù)水平，使其認(rèn)識到該工作的重要性。并且高校領(lǐng)導(dǎo)上級對于檔案管理的重視程度也應(yīng)該提高，和工作人員一起認(rèn)識到信息化檔案管理的發(fā)展趨勢帶來的價值，在工作中不斷努力不斷創(chuàng)新，拋起舊的觀念，重視現(xiàn)代化發(fā)展，建立一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊。與此同時還應(yīng)該建立管理的規(guī)范化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理時檔案信息的失真和丟失不會發(fā)生，保證信息質(zhì)量，在執(zhí)行規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的同時，各高校應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實際情況，一步步提升和加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果。

（二）加大資金投入、升級基礎(chǔ)設(shè)施

硬件設(shè)施是管理升級的保證，而資金的投入可以更好更快的提升信息技術(shù)的發(fā)展要求，在加強(qiáng)硬件設(shè)施投入的同時，也要進(jìn)行軟件的投資，并且對管理人員進(jìn)行繼續(xù)的教育培訓(xùn)，使得管理人員能夠熟練掌握和使用新的設(shè)備和軟件，提高管理效率，另外，還可以引進(jìn)更加先進(jìn)的信息化管理設(shè)施，實現(xiàn)高校檔案信息的自動分類管理，方便工作人員進(jìn)行整理的同時也使得外界使用人員的查閱和檢索更加方便。

四、結(jié)語

為了適應(yīng)信息時代的發(fā)展，高校自身發(fā)展也是必不可少的，檔案信息化管理是順應(yīng)時代發(fā)展的可靠途徑。檔案信息化管理無論是儲存信息還是使用和傳播，都能為高校提供便捷，加強(qiáng)了與外界的溝通，更好的促進(jìn)科研和學(xué)校的發(fā)展。目前信息化方面已經(jīng)取得了一定的成果，但是同樣還要面臨各式各樣的問題和挑戰(zhàn)。同時，在抓發(fā)展的同時也要注重檔案管理的監(jiān)督，確保信息安全性和可靠性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享也要保證隱私的機(jī)密，工作人員應(yīng)該把握好信息的保密等級，保證檔案信息的安全。

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（作者單位：湖南醫(yī)藥學(xué)院）