高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及改進對策

王慧敏

摘要：在經(jīng)濟全球化、社會信息化的背景下，高校教育工作也在不斷提高和完善，只有這樣才能夠滿足國家建設發(fā)展對人才的需求，而作為高校教育事業(yè)的一部分，檔案管理是一個不可缺少的環(huán)節(jié)，但是目前高校檔案管理工作中還存在很對不規(guī)范的現(xiàn)象，本文針對這些現(xiàn)狀進行分析，并有針對性的提出改進對策，希望能夠?qū)ξ覈叩冉逃l(fā)展有所助力。

關鍵詞：高校檔案管理；現(xiàn)狀；改進；對策

引言

高校檔案管理工作會直接影響檔案工作的質(zhì)量和效率，尤其是在高校教育體質(zhì)不斷改革，教育范圍不斷擴大，學生數(shù)量不斷增加的背景下，檔案管理也需要進一步完善和創(chuàng)新，這樣才能夠與新時期高等教育發(fā)展要求相適應，更好為高校教育事業(yè)發(fā)展服務。

一、現(xiàn)階段高校檔案管理工作現(xiàn)狀

雖然多年來我國高校檔案管理工作力度一直在強化，檔案管理質(zhì)量也有所提高，但是由于檔案管理內(nèi)容多，工作強度大，因此其中依舊有很多問題，改進檔案管理對策迫在眉睫，下面針對目前檔案管理工作的現(xiàn)狀今昔幾點分析：

1.缺乏高素質(zhì)的檔案管理隊伍

雖然檔案管理工作對于高校的發(fā)展十分重要，但是依舊有很多學校領導沒有認識到檔案管理的重要性。因此在檔案管理人才的培養(yǎng)上也十分乏力。缺少高素質(zhì)的管理隊伍，檔案管理很難規(guī)范進行。從檔案學特點來說，檔案管理是一項系統(tǒng)化、專業(yè)性的工作，它對于管理人員與教師的要求很高。由于學校內(nèi)部人才流動性大，管理人員與教師專業(yè)性很難得到保障，很多管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓就直接上崗，根本認識不知道檔案管理的工作要點，對先進的管理技術不熟悉，進而影響了檔案管理的規(guī)范性，比如在搜集、歸檔以及裝訂等環(huán)節(jié)上工作不嚴謹，常常出現(xiàn)歸類錯誤等問題。

2.信息化技術應用程度不高

在社會信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經(jīng)成為了當前檔案管理事業(yè)的主要趨勢，信息技術、計算機技術在檔案管理中的應用，不僅大幅提升了工作效率和質(zhì)量，也實現(xiàn)了操作上的標準化、自動化，為規(guī)范化管理通過了良好的條件。但是目前很多高校在檔案管理的信息化建設力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺，就是雖然引入了信息技術，但卻沒有與學校發(fā)展實際相結(jié)合，導致信息技術優(yōu)勢無法發(fā)揮，信息化程度不高。

3.欠缺現(xiàn)代化的辦公設備

檔案數(shù)字化管理依賴于計算機設備以及大量的計算機軟件，否則管理將無法進行下去?，F(xiàn)階段雖然很多高校建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，也開始強調(diào)數(shù)字化管理的重要性，但是管理卻欠缺規(guī)范，個別高校計算機設備極少，信息化辦公無法全面落實。檔案調(diào)取以及閱讀十分不變，雖然引入了數(shù)字化管理理念，但是卻沒有將數(shù)字化硬件與軟件設備購置完全，導致數(shù)字化檔案管理效果不明顯，檔案資源的作用發(fā)揮不出來。

4.檔案檢索效率相對較低

現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理中計算機檢索是作為關鍵的環(huán)節(jié)，它取代了傳統(tǒng)手工檢索的方式，極大的提升了檔案管理效率和質(zhì)量。但是目前很多學校在檔案檢索方面的技術并不完善，檢索效率低，從而加大制約了數(shù)字化檔案管理的進程，降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、高校檔案管理工作改進對策

在分析了高校檔案管理中存在的各種問題后，下面針對具體的改進對策進行具體分析：

1.完善檔案管理規(guī)章制度環(huán)境

為了能夠確保檔案管理各項工作可以順利進行，學校內(nèi)部必須要建立完善的規(guī)章制度，并且要從學校實際情況出發(fā)，結(jié)合學校當前的發(fā)展需要，有針對性的完善管理策略，在原有規(guī)范的基礎上進行創(chuàng)新和補充。以提升學校檔案管理水平，提升檔案管理地位為目的。檔案管理者必須要嚴格遵循規(guī)范制度，其他部門的管理人員與教師應該積極配合檔案管理工作，一同為檔案管理的規(guī)范化建設努力。

2.從檔案管理人員隊伍建設來提供管理水平

檔案規(guī)范化建設與檔案人力資源隊伍的建設不可分割，必須要具備高素質(zhì)的檔案管理人才，檔案管理規(guī)范化才能得以實現(xiàn)。所以說高校領導者以及管理人員應該將檔案管理人才培養(yǎng)納入學校戰(zhàn)略發(fā)展部署，積極開展實踐性、專業(yè)性強的檔案管理培訓活動，全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，增強他們的工作責任心以及職業(yè)道德，使其能夠認識到檔案管理工作得的重要性以及自身的責任，進而在未來的管理中能夠嚴格遵守各項規(guī)章制度，充分發(fā)揮自身職能，促進檔案管理規(guī)范化建設。

3.增加經(jīng)費投入，提升檔案資源開發(fā)水平

高校應該從當前的發(fā)展形勢出發(fā)，客觀認識到當前檔案管理的關鍵，而檔案資源開發(fā)需要大量的經(jīng)費，因此高校應該建立檔案管理專項資金，做到?？顚Ｓ?，依靠地方政府以及其他機構(gòu)的提供資金，資金來源講究多源化，政府財政在新的經(jīng)濟發(fā)展時期，所面臨的財政支出越來越多，高校應該通過綜合運用多種手段，幫助政府減輕負擔。另外，學校還必須要強化信息化建設力度，并且通過完善檔案管理機制，強化檔案管理人員建設力度，充分利用信息技術，充分發(fā)揮檔檔案管理力度和作用，為學校教育工作提供更多的資料和依據(jù)。3.2建立健全高校檔案管理工作的各

4.建立健全規(guī)章制度

應根據(jù)有關檔案法規(guī)和本校、系的實際情況，制定和調(diào)整檔案的各項管理制度。使教學檔案管理全而實行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中；納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質(zhì)量和管理水平的標準之一；納入單位考核、獎懲制度之中；做到領導有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經(jīng)費開支有保證。使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準確性和完整性。建立起由分管領導、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網(wǎng)絡，并由上而下建立起嚴密的層層監(jiān)督機制，明確崗位責任制和檢查評比制度。

結(jié)束語

高校檔案管理信息化建設，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，從目前高校檔案管理的情況來看，管理制度不完善，信息化程度低，檔案管理者素質(zhì)不高的問題非常普遍，這必然會制約檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，會無法滿足高校教育教學的各項要求，因此本文針對高校檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，并提出了具體的優(yōu)化對策，希望能夠為相關的管理者提供一些建議和參考。

參考文獻：

[1]楊亞紅，熊哲欣.民族地區(qū)高校檔案管理工作存在的問題與建議[J].職業(yè)圈.2012（10）

[2]劉漢英.淺談高校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].黑河學刊.2016（03）