高校構(gòu)建和完善辦公系統(tǒng)的探究

郭鵬

摘要：近年來(lái)，隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，高等學(xué)校的辦公方式也在逐漸發(fā)生變化。傳統(tǒng)的辦公方式已不能和現(xiàn)代社會(huì)的要求相適應(yīng)。因此，高校辦公方式正朝著自動(dòng)化方向快速發(fā)展，電腦已成為必不可少的工具。但隨之也帶來(lái)了許多問(wèn)題和爭(zhēng)議，于是完善高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)便顯得尤為緊要。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；完善

中圖分類(lèi)號(hào)：G471 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）14-0015-02

俗話說(shuō)：“工欲善其事，必先利其器?！卑堰@句話用在高校辦公領(lǐng)域，就是說(shuō)若想提高辦公效率，減少辦公成本，必須先要完善辦公系統(tǒng)。針對(duì)高校構(gòu)建和如何完善辦公系統(tǒng)，本文將從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。

一、辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)與現(xiàn)狀分析

由于軟件的商品化，使各高校辦公變得相對(duì)孤立和封閉，無(wú)法與外界進(jìn)行溝通和交流。大多數(shù)系統(tǒng)都有其獨(dú)立的用戶驗(yàn)證機(jī)制，高校辦公系統(tǒng)也不例外，若想要其實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一驗(yàn)證，就連采用SOA都很難，更不要說(shuō)互相配合實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。另外，產(chǎn)品化軟件的二次上升的空間具有局限性。商品化的產(chǎn)品需要面向的群體是所有的用戶群體，而每個(gè)部門(mén)都是獨(dú)一無(wú)二的，都有一套完整的適合自己本身的機(jī)制和特點(diǎn)。所以在此基礎(chǔ)上，產(chǎn)品若想到具體部門(mén)實(shí)踐，就必須根據(jù)部門(mén)需求在所謂有限的空間里進(jìn)行再次開(kāi)發(fā)，這種做法即使開(kāi)發(fā)商自己愿意，然而在現(xiàn)在的市場(chǎng)上，產(chǎn)品每天都在更新，定制的功能又成了一個(gè)難以解決的問(wèn)題。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，原有系統(tǒng)的弊端也日益明顯，比如安全防護(hù)性能、工作流程設(shè)計(jì)的局限性，這些問(wèn)題對(duì)信息化的發(fā)展起到了阻礙作用，甚至某些辦公自動(dòng)化產(chǎn)品對(duì)它的發(fā)展已具有了危害性的作用。

二、實(shí)施并完善高等學(xué)校辦公系統(tǒng)建設(shè)的必要性

現(xiàn)代大學(xué)在全球網(wǎng)絡(luò)化和信息化的不斷影響之下正逐漸在轉(zhuǎn)變，由原本的傳統(tǒng)型向綜合型和科技型跨越，學(xué)校的活動(dòng)領(lǐng)域也開(kāi)始多種多樣，不再只是單一傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)研究型。這種改變帶來(lái)了大量的工作，在有限的時(shí)間內(nèi)就必然要提高工作效率，此時(shí)高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的實(shí)施與完善便尤為必要。高校各個(gè)部門(mén)的工作效率都直接影響著學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展和進(jìn)行。從負(fù)責(zé)操辦高校各項(xiàng)具體事務(wù)和制定與推行學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章、章程以及各種政策的行政管理部門(mén)，到與之相對(duì)應(yīng)的服務(wù)職能部門(mén)都無(wú)一不與之息息相關(guān)。所以，信息技術(shù)在高校辦公中被越來(lái)越廣泛地應(yīng)用，通過(guò)將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)與傳統(tǒng)的信息處理技術(shù)相結(jié)合對(duì)傳統(tǒng)辦公方式進(jìn)行變革，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文字處理、信息傳遞、存儲(chǔ)與檢索的現(xiàn)代化管理，并針對(duì)各個(gè)部門(mén)的具體實(shí)際配置辦公資源，為各個(gè)職能部門(mén)的工作人員建成了一個(gè)共享的桌面辦公環(huán)境。

通過(guò)這個(gè)辦公平臺(tái)，使信息傳達(dá)更加及時(shí)，從而避免了傳統(tǒng)辦公方式中信息傳遞過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)的遺漏、錯(cuò)誤等結(jié)果，使辦公質(zhì)量和效率得到了大大的提高，達(dá)到事半功倍的效果。同時(shí)還起到了穿針引線的作用，它使各部門(mén)之間的及時(shí)交流和工作中的互相監(jiān)督與高效協(xié)作得以實(shí)現(xiàn)，并加以推進(jìn)。因此，只有構(gòu)建完整的高校體制、完善高校辦公系統(tǒng)才能使辦公效率得到提高，而且同時(shí)還能順應(yīng)形勢(shì)，迎合未來(lái)社會(huì)對(duì)現(xiàn)代辦公的要求。

三、完善高等學(xué)校辦公系統(tǒng)的建議和措施

完善高校辦公系統(tǒng)在實(shí)踐和推廣過(guò)程中也出現(xiàn)了一系列問(wèn)題，比如功能需求不斷變化、維護(hù)困難等。所以，建立和完善高校的規(guī)章制度、加強(qiáng)各工作人員培訓(xùn)、加強(qiáng)辦公系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)管，以及改進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)便成為了推動(dòng)辦公自動(dòng)化在高校發(fā)展的必然措施。

（一）建立和完善高校規(guī)章制度

在高校辦公系統(tǒng)的建設(shè)與完善過(guò)程中，工作人員的辦公行為尤為重要。因此，要逐步建立和健全各種規(guī)章制度來(lái)規(guī)范要求工作人員的辦公行為，使之與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相互適應(yīng)、相互協(xié)同。目前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還沒(méi)有國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)電子文檔的法律效力?，F(xiàn)階段的電子公文的審核、簽批等的有效性受到質(zhì)疑，因此公文歸檔仍是以紙質(zhì)文檔歸檔為主，而不是完全的電子公文歸檔，因而建立和完善與高校辦公相適應(yīng)的相關(guān)規(guī)章制度迫在眉睫。在自動(dòng)化系統(tǒng)的管理過(guò)程中，還必須確保電子文件的合法性、安全性和有效性，這就需要有一種管理監(jiān)督的制度。規(guī)范工作人員的操作程序，制定有關(guān)的使用、授權(quán)、錄入、保密等制度，對(duì)電子文件的使用、存檔、銷(xiāo)毀等進(jìn)行規(guī)范管理。

（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，要想確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的良好運(yùn)行，則必須擁有一批高素質(zhì)的工作人員。只有要求工作人員不斷提高自身素質(zhì)才能保證系統(tǒng)的高效和穩(wěn)定。高校辦公系統(tǒng)的用戶包括校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、基層人員等，這些用戶的級(jí)別不同，自然培訓(xùn)的內(nèi)容也不盡相同，并且要編寫(xiě)不同的使用手冊(cè)來(lái)滿足不同用戶的不同需求。為了確保培訓(xùn)能夠有條不紊地進(jìn)行，必須擬定嚴(yán)格的人員培訓(xùn)計(jì)劃。首先領(lǐng)導(dǎo)要起到模范帶頭的作用，接受并做好培訓(xùn)，并檢測(cè)它的有效性，從而使其得到推廣；然后對(duì)各部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，由他們?nèi)ソM織和培訓(xùn)本部門(mén)中其他人員；最后再對(duì)接受培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，確保他們都真正掌握了怎樣使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

（三）加強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)管管理

信息安全是高校自動(dòng)化辦公順利進(jìn)行的核心，也是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中一個(gè)非常重要的問(wèn)題。由于操作系統(tǒng)和各種自動(dòng)化軟件本身的漏洞，工作人員網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)缺乏或主觀防護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，使網(wǎng)絡(luò)極易導(dǎo)致病毒感染、數(shù)據(jù)破壞和信息泄密，嚴(yán)重的后果不堪設(shè)想，種種現(xiàn)象已經(jīng)引起人們的高度重視。目前，學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正處在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建和完善初期，現(xiàn)階段我們應(yīng)該制定出相應(yīng)的安全策略，對(duì)學(xué)校辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的信息安全需求進(jìn)行全面系統(tǒng)地分析與整合，針對(duì)學(xué)校自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中信息存在的形式和運(yùn)行特點(diǎn)，對(duì)學(xué)校信息的安全級(jí)別進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估和劃分，并且加強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)管。根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，具體可以采取以下措施。

1.定時(shí)檢查網(wǎng)絡(luò)安全以防鏈路老化、人為破壞、被動(dòng)物咬斷等，及時(shí)修復(fù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備自身故障。

2.安裝防病毒軟件并及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)使用較為復(fù)雜的密碼，對(duì)于外來(lái)的軟件一定要先進(jìn)行病毒查殺后再使用。

3.若系統(tǒng)發(fā)生故障，應(yīng)最大限度地減少損失，這就要求系統(tǒng)管理人員及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份及系統(tǒng)維護(hù)等。

4.系統(tǒng)管理人員要對(duì)各辦公人員進(jìn)行有效地權(quán)限控制，避免公共資源不能使用、公共信息不能瀏覽或者不是其訪問(wèn)權(quán)限內(nèi)的機(jī)密信息遭到泄露甚至破壞的情況發(fā)生，或者因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)交接而造成信息泄露的情況。

5.不能只依靠防火墻等單個(gè)的系統(tǒng)，還要安裝定期檢測(cè)系統(tǒng)，并定期進(jìn)行檢查，安全使用計(jì)算機(jī)。

6.制定一份完整的內(nèi)部管理、審核制度和信息監(jiān)督制度，并嚴(yán)格實(shí)施。

（四）改進(jìn)高校辦公系統(tǒng)

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)成功與否在于學(xué)校各工作人員對(duì)它的重視程度。它是一項(xiàng)十分復(fù)雜和綜合性強(qiáng)的系統(tǒng)性工程，涉及到學(xué)校各方各面的工作。為了能夠較好地完成，必須制訂一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)劃。首先，高校應(yīng)該建立一個(gè)可以指揮整個(gè)學(xué)校的辦公自動(dòng)化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)性機(jī)構(gòu)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)起到模范引領(lǐng)作用，帶頭使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從而使整個(gè)學(xué)校工作人員的辦公自動(dòng)化意識(shí)得到加強(qiáng)。從思想上去克服抑制已經(jīng)成為習(xí)慣的工作模式，積極主動(dòng)地去探索并接受新的辦公方式，用自動(dòng)化和信息化技術(shù)來(lái)改變高校工作面貌，提高工作的效率，從而達(dá)到事半功倍的效果。因此，高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的重視和觀念更新是讓它能夠徹底走入高校辦公的推動(dòng)力量。完善高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)該結(jié)合學(xué)校自身的管理需求和資源狀況，提上學(xué)校教育信息化建設(shè)的章程。在充分考慮近期的投資能力和建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展實(shí)施和擴(kuò)展留有一定廣闊的空間。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，要堅(jiān)持著眼于經(jīng)濟(jì)實(shí)用，在清理疏通各部門(mén)之間信息渠道的基礎(chǔ)上，以校園網(wǎng)為主體環(huán)境，對(duì)全校已有的管理系統(tǒng)進(jìn)行梳理和整合，使用全校范圍的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，建立全校共享數(shù)據(jù)庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)高校辦公自動(dòng)化的人力資源、數(shù)據(jù)資源和設(shè)備資源的共享，真正構(gòu)建一個(gè)既高效完善又合理便捷的高校辦公系統(tǒng)。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上論述可知，構(gòu)建完整的高校體制和完善高校的辦公系統(tǒng)對(duì)高校內(nèi)部各項(xiàng)工作效率和工作質(zhì)量的提高有著十分重要的意義。因此，我們應(yīng)該在當(dāng)前的基礎(chǔ)上，不斷地進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和產(chǎn)品研究，從實(shí)際出發(fā)，一步一個(gè)腳印地去逐漸完善系統(tǒng)本身。并且從自身做起，從精神上支持并重視這件事情，為加快高校行政管理高效化進(jìn)程的步伐貢獻(xiàn)一份力量。

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