對(duì)于加強(qiáng)社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的思考

姜陽(yáng)

摘 要：檔案管理是社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)管理工作中的重要一環(huán)，然而現(xiàn)階段不少社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)不夠重視檔案管理工作，尤其是現(xiàn)在簡(jiǎn)化檔案管理、強(qiáng)化檔案利用的今天，社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)更要引起足夠重視，筆者立足于社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)工作實(shí)際，通過(guò)調(diào)查研究，分析社會(huì)福利檔案管理的基本內(nèi)容、管理方法和意義，對(duì)加強(qiáng)社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理提出個(gè)人意見(jiàn)建議，不足之處敬請(qǐng)指正。

關(guān)鍵詞：社會(huì)福利；服務(wù)；檔案；加強(qiáng)；對(duì)策

中國(guó)社會(huì)福利制度是指政府出資為那些生活困難的老人、孤兒和殘疾人等特殊困難群體提供生活保障而建立的制度。社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理是對(duì)社會(huì)福利服務(wù)基層機(jī)構(gòu)專(zhuān)門(mén)進(jìn)行審核、審批等管理的服務(wù)性工作，用于檔案形式進(jìn)行保存和記錄。其大體可分為社會(huì)救助檔案、社會(huì)福利養(yǎng)老檔案、殘疾人福利服務(wù)檔案、孤殘兒童救助檔案。檔案管理工作關(guān)系到社會(huì)福利團(tuán)體的切身利益，其作用不容小覷。

1 社會(huì)福利檔案管理工作的意義

一是可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確信息。目前我國(guó)社會(huì)福利檔案管理工作比較不規(guī)范，急需進(jìn)行專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的梳理工作，才能提煉出有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息，為今后領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息參考。二是可以推進(jìn)服務(wù)民生的福利檔案管理工作，在加快和改進(jìn)我國(guó)民生問(wèn)題的基礎(chǔ)上，形成針對(duì)特殊困難群體的檔案數(shù)據(jù)記載，從而推進(jìn)特殊人群信息管理的規(guī)范化，更好為促進(jìn)民生服務(wù)。三是以開(kāi)放的檔案管理體系，發(fā)揮社會(huì)福利檔案作用。當(dāng)前的檔案管理工作不夠協(xié)調(diào)，結(jié)構(gòu)層次相對(duì)不統(tǒng)一，整體功能無(wú)法優(yōu)化，福利服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大社會(huì)福利檔案面，進(jìn)而推進(jìn)其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2 社會(huì)福利檔案管理的工作內(nèi)容

社會(huì)福利檔案工作包括社會(huì)福利、救助管理、殯葬管理、收養(yǎng)登記、福利企業(yè)資格認(rèn)定及年檢、相關(guān)單位的項(xiàng)目建設(shè)和一些臨時(shí)性的工作，工作對(duì)象參差不齊，涉及到許多政策法規(guī)，每項(xiàng)工作都獨(dú)立成塊。在這種情況下要做好工作，必須熟悉相關(guān)的政策法規(guī)，了解工作對(duì)象的特征，提高工作效率。

一是我們將所有的檔案資料進(jìn)行規(guī)范分類(lèi)，即直屬單位、國(guó)辦福利機(jī)構(gòu)、民辦福利機(jī)構(gòu)、福利企業(yè)、殯葬管理、救助管理、政策文件、項(xiàng)目建設(shè)和專(zhuān)項(xiàng)工作。每一個(gè)子類(lèi)就是一個(gè)卷宗，主要保存該單位的工作情況資料、規(guī)章制度、得獎(jiǎng)情況和上級(jí)對(duì)其指導(dǎo)檢查的情況等。二是做好收發(fā)登記工作，對(duì)收到的文件和本級(jí)下發(fā)的文件，按上述分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)歸檔錄入，收文錄入的內(nèi)容包括收文時(shí)間、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、目錄號(hào)和案卷題名；發(fā)文錄入的內(nèi)容包括發(fā)文時(shí)間、文號(hào)、文件標(biāo)題、簽發(fā)人、目錄號(hào)、案卷題名、主送單位和抄送單位。目錄號(hào)就是分類(lèi)中的大類(lèi)，如直屬單位，福利企業(yè)等，案卷題名就是大類(lèi)下面的子類(lèi)。三是做好編制目錄。對(duì)于收（發(fā)）文錄入，我們是按照年度進(jìn)行錄入的，即一個(gè)年度為一個(gè)文件名，每個(gè)大類(lèi)（目錄號(hào)）下面的子類(lèi)（案卷題名）中保存有哪些文件。同時(shí)，我們還建立了一份“卷內(nèi)文件目錄”，卷內(nèi)文件目錄中錄入了所有檔案資料的目錄內(nèi)容，通過(guò)excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。另外，還應(yīng)制作了《報(bào)送資料登記表》，對(duì)科室發(fā)出去的文件的報(bào)送時(shí)間、題名、接收單位、簽收人進(jìn)行登記?！秱髡嬗涗洝泛汀吨匾娫捰涗洝穼?duì)接（打）傳真和電話進(jìn)行記載。

3 加強(qiáng)社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的對(duì)策

1、高度重視社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案工作

當(dāng)前，我國(guó)一些社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)，尤其是新建的一些社會(huì)福利院，沒(méi)有完全重視檔案管理的重要性，使我國(guó)的社會(huì)福利院檔案管理內(nèi)容不齊全?；蚴侵恢匾晫?duì)紅頭文件等的手機(jī)，完全不顧其他相關(guān)文件的收集和管理；或是只針收集上級(jí)部門(mén)發(fā)的文件，不顧其他文件，等等?？傊?，我國(guó)現(xiàn)階段在社會(huì)福利院檔案管理中存在很多不利因素，這就要求相關(guān)的檔案管理工作者注重檔案的收集，將檔案的管理工作與社會(huì)發(fā)展相融合，促進(jìn)和推動(dòng)我國(guó)的社會(huì)福利檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。

2、強(qiáng)化對(duì)社會(huì)福利檔案的搜集和管理

作為社會(huì)福利管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作者，首先要有思想上的覺(jué)悟，端正態(tài)度，檢討并分析當(dāng)前檔案管理不齊的可能原因，落實(shí)社會(huì)福利檔案收集和管理，采取相應(yīng)措施改善存在的問(wèn)題。對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，要對(duì)自己的工作有高度的責(zé)任心，重視工作中的細(xì)節(jié)，明確自己收集到的文件材料，并進(jìn)行整理，對(duì)發(fā)放的資料和文件要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)資料和文件進(jìn)行查對(duì)和審核。對(duì)上級(jí)下發(fā)的文件，確保整個(gè)登記、審查、審批等過(guò)程嚴(yán)格進(jìn)行。要制定相應(yīng)的管理政策和制度，做好年度歸檔和移交進(jìn)室工作，確保文件齊全。

3、擴(kuò)大社會(huì)福利檔案范圍

目前，我國(guó)的福利院檔案管理工作者人數(shù)相對(duì)不足，因此，相應(yīng)的檔案相關(guān)收集范圍也不是很大。由于社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)福利事務(wù)工作范圍越來(lái)越廣，對(duì)工作人員的要求也越來(lái)越多，需要收集的社會(huì)福利資料較多，基本包括社會(huì)福利事務(wù)、文書(shū)、康復(fù)教育以及專(zhuān)用檔案，而其中需著力加強(qiáng)的是社會(huì)福利事和專(zhuān)用檔案。由于資料收集的不完全，缺失的文件也較多，對(duì)于一些比較重要的檔案保存不夠完善，檔案室沒(méi)有總體的管理措施，都是以部門(mén)為主，導(dǎo)致一些有價(jià)值的檔案嚴(yán)重缺失?；蛴捎跈n案管理部門(mén)的人事變動(dòng)，檔案收集和管理中間有間斷環(huán)節(jié)，最終導(dǎo)致一些檔案的缺失和不齊。因此，檔案管理工作的范圍要在原有的基礎(chǔ)上不斷擴(kuò)大，充分利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)和信息化技術(shù)，通過(guò)先進(jìn)計(jì)算機(jī)的幫助，加快涉及社會(huì)福利服務(wù)機(jī)構(gòu)相關(guān)檔案的搜集和管理，力爭(zhēng)做到管理齊全。

4 結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)檔案是當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化來(lái)的，并非事后不使用另行編制的，現(xiàn)階段我們必須看到信息化檔案和數(shù)字化檔案對(duì)我們管理工作帶來(lái)的收益，充分利用數(shù)據(jù)化技術(shù)可以提升我們服務(wù)水平。同時(shí)社會(huì)福利和社會(huì)事務(wù)工作需接待大量咨詢(xún)?nèi)藛T，此管理方法能迅速地查找到咨詢(xún)?nèi)怂璧馁Y料，也能為同類(lèi)單位提供資料借鑒也是提高服務(wù)質(zhì)量的表現(xiàn)。隨著我國(guó)社會(huì)福利事業(yè)的不斷發(fā)展，社會(huì)福利檔案管理工作的能力和水平也在不斷提升。社會(huì)福利檔案管理應(yīng)以科學(xué)發(fā)展觀的形式，不斷提升管理模式，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的管理，拓展管理領(lǐng)域，為我國(guó)的社會(huì)福利事業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

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