高校設備招標采購信息化管理分析

蔡開立

（廣東建設職業(yè)技術學院，廣東 廣州 510440）

【摘 要】隨著高校設備采購量大幅度遞增，傳統(tǒng)采購管理模式難以滿足需求，科學完善的信息化管理系統(tǒng)應運而生，本文結合設備招標采購流程具體實例，具體闡述了信息化招標采購過程和優(yōu)點，并對如何完善高校設備招標采購信息化管理提出了切實建議，期望給同行提供參考。

【關鍵詞】高校設備采購；信息化管理；招標采購

一、引言

隨著科學技術飛速發(fā)展以及國家加大教育經(jīng)費投入，高校設備采購量顯著增加。高校設備采購是高校經(jīng)費支出中重要科目，屬于政府采購一部分，既有政府采購共性也有其特殊性。目前上級部門對執(zhí)行政府采購的規(guī)范性也提出了更高要求，而高校設備采購本身具有計劃性差時效性強、參與主體多、操作程序復雜等特點，所以通過用戶手工填寫紙質設備采購申請表流程已不能適應我國當前高等教育發(fā)展需要，建立一套科學完善信息化管理系統(tǒng)有十分重要的現(xiàn)實意義[1]。實現(xiàn)招標采購信息化管理，有利于招標采購工作公開透明、高效規(guī)范，進而提高采購效率和資金使用效益，意義重大。

二、高校設備招標采購要素分析

高校設備采購不同于其他大型工程項目，其特征主要體現(xiàn)在時效性強、技術含量高而且專業(yè)性強、批次多但規(guī)模大小不一。為縮短投標有效期、降低招標成本，招標采購方式應運而生，招標采購順利進行的關鍵在于人員、技術、信息三個關鍵要素相關配合[2]。

（一）人員要素

人是社會和經(jīng)濟活動的主體，主體業(yè)務素質、道德水準對活動成敗起著關鍵作用，高校設備招標采購過程中不能忽視人員要素作用：使用部門是采購計劃的提出者與招標設備使用者，用戶提出的需求會直接影響招標廠商的選擇與招標方向；設備采購人員操作行為規(guī)范與否直接影響招標的公平與公正；評標專家必須具備較高專業(yè)水平，才可對各投標廠商的設備選型、配置和解決方案進行有效評定，而高校采購設備本身技術含量高、專業(yè)性強，因此對評標專家提出更高要求。

（二）技術要素

技術要素定義是指發(fā)標與評標過程中招標書編寫、技術比較方案設計及評價標準等技術指標的確定。簡而言之，招標書分為兩部分：一是對投標資質、報標方式、開標方式、擬簽合同主要條款等規(guī)定；二是關于購置設備技術指標要求文件，如設備檢驗標準、主要部件內容、技術服務等。規(guī)范全面招標書、全面精準技術指標以及清晰表述均是提高工作效率并獲得成功的法寶，技術比較方案和評價標準的確定將根據(jù)招標設備專業(yè)化程度而采取不同方式。

（三）信息要素

信息要素主要包括：供應方信息、需求方信息和決策支持信息三部分?？剂壳宄叫畔⒛軠蚀_邀標、評標并對設備購置安裝維修及維護起非常重要作用；需求方信息指高校購置設備的品種、規(guī)格及數(shù)量，除此之外還包括資金來源與預算、關于購置設備運行的反饋意見等。決策支持信息與實際工作密不可分，包括一些有助于單位內部宏觀管理、提高效率指標。信息化采購平臺可以有效規(guī)范采購、提高采購效率、經(jīng)費投入最大效益化。

透徹理解招標采購三個關鍵因素的內涵特點，才能更好構建設備招標信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)制定設備購置計劃、項目論證、確定招標內容、實施招標、選擇中標供應商直到簽訂合同以及設備驗收全過程信息化管理，各個環(huán)節(jié)互相銜接，有條不紊的實施。

三、加強招標采購過程信息化管理主要措施

結合以上內容，招標采購信息化管理系統(tǒng)勢在必行，想要信息化管理高效實施[3]，需要從設備采購和管理等多層面入手，借助網(wǎng)絡技術達到信息共享，同時加強監(jiān)督管理，具體可以從以下幾方面入手。

（一）設備購置實行計劃管理

隨著教育經(jīng)費增加，科研教育設備采購量也大幅增加，從源頭上杜絕隨意購置造成浪費現(xiàn)象，必須實施總量控制，加強計劃管理。各使用部門應根據(jù)本部門教學發(fā)展需要，編制部門預算并制定好年度購置計劃，采購管理部門對相關方案進行審核，從提交的購置計劃入手，全方位進行可行性論證。若不合規(guī)定，采購管理部門不予審批通過，退回并指導用戶修改申報信息；若審批通過，則用戶完成申報過程。實行計劃管理措施，采購設備數(shù)量容易形成批量，可以更好吸引更多的供應商，方便各單位綜合比較產品、服務和設備先進性，有效降低采購成本；同時，強化購置環(huán)節(jié)管理，避免重復購置帶來的浪費。

（二）搭建高效信息平臺

設備采購過程的信息要素是相互依存，貫穿全過程。采購部門在單位內部建立信息平臺，將設備供應方信息和設備需求方信息提供給彼此，并隨時更新信息，使得信息溝通高效快捷，提高工作效率。實行招標采購[4]，保證各部門之間以及單位與外部信息流動減少中間干擾，信息透明杜絕內部交易，實現(xiàn)公平、公正、公開。同時，招標采購信息化不僅是高校設備采購的需求，也是大型工程設備采購、房地產管理以及其他政府采購[5]的需求。

（三）健全監(jiān)督約束機制

建立健全設備采購用戶部門與供銷商之間、單位內部各層級之間監(jiān)督約束機制，制度建設是信息化管理重要保障[6]。招標采購前應由單位紀檢、監(jiān)察、審計部門詳細核查采購計劃、市場調研以及供應商選取情況；同時按技術標準、招標程序和操作規(guī)程進行監(jiān)督，杜絕暗箱操作，防止腐?。徽袠私Y束后監(jiān)督合同簽訂與設備驗收工作，掌控好每一個環(huán)節(jié)，從根本上保證招標采購正常實施和實現(xiàn)有效控制。

四、結束語

高校設備是教育資源重要組成部分，高校設備采購過程舉足輕重，通過控制人員要素、技術要素、信息要素實現(xiàn)“點”和“面”結合，壓縮采購成本，有效提高教育經(jīng)費的投資效益，全面提升高校采購管理服務能力。同時，招標采購中出現(xiàn)的問題，政府、高校都需要積極開拓思路進行制度創(chuàng)新、實施全程管理，使得招標采購過程更加公開透明、高效規(guī)范。

【參考文獻】

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[6] 劉湘華. 對高校采購信息化流程管理三大系統(tǒng)協(xié)調發(fā)展的思考[J]. 職業(yè)圈， 2007（8）： 23-24.