文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

安靖宜

摘 要：文書檔案管理是單位管理中最為基礎(chǔ)的服務(wù)工作，是客觀反應(yīng)單位的各項活動記錄，也是評價單位管理水平好壞的重要依據(jù)。隨著社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們對此提出了更高的要求?？紤]到這些要求和挑戰(zhàn)，我們應(yīng)該密切跟緊時代發(fā)展的腳步，積極探討創(chuàng)新的發(fā)展趨勢，推動文書檔案管理工作能夠順利的開展進行。本文的作者總結(jié)了文書檔案管理的特點，分析文書檔案管理中存在的問題，根據(jù)實際的具體情況有針對性的提出相應(yīng)的解決方案，尤其是需要保證有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須很好的重視文書檔案管理。因此，我們要繼續(xù)增加對文書檔案管理的重視程度，對相關(guān)系統(tǒng)進行積極的維護，不斷地向著規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展，為單位能夠提出更好的重大決策提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；工作管理；對策分析

文書檔案作為客觀記錄單位各項活動的具體內(nèi)容，將一個單位的發(fā)展與成長歷程客觀的反映，是非常珍貴的信息財富和重要資源，也對評估管理單位水平的高低提供了重要的依據(jù)。在當前，我國的經(jīng)濟正在進行快速的發(fā)展，在這種新的大環(huán)境下，如何提高文書檔案管理和服務(wù)工作的水平，是當前檔案管理者所面臨的一個新的挑戰(zhàn)，我們需要花費時間進行更深入細致的研究和探討。

1 文書檔案管理工作中的問題

1.1 文書工作與檔案工作之間的問題

文書工作和檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有一個統(tǒng)一的調(diào)配又各有分工。在實際的現(xiàn)實工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)該做到相互配合，形成一個分體式的管理體系。在實際工作中，文書和檔案的管理實施分塊管理的制度，這是一種非常有效而又科學(xué)合理的一種管理體系。然而，這種系統(tǒng)在某些方面卻將文書工作和檔案工作在一定程度上拉開了距離。文書工作人員的檔案管理意識相對淡薄，檔案人員也很少考慮文秘的相關(guān)工作，這就會導(dǎo)致兩者在許多方面都出現(xiàn)了不能很好連接的情況。在當前，文書工作和檔案工作的銜接之處，即文件格式的處理方法等方面存在有許多不符合規(guī)范的情況，這就需要進行加強管理。

1.2 加強對檔案員的專業(yè)培養(yǎng)

在文書檔案文件管理中，有些單位的工作人員沒有進行過相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)就一直在工作，他們對如何將檔案進行分類、立卷、歸檔等一無所知。他們的工作素質(zhì)與新時代檔案管理需要的質(zhì)量和要求還存在有一定的差距。一些文件管理單位的工作人員雖然有上崗證，但很少參加相應(yīng)的文件管理工作的繼續(xù)教育培訓(xùn)，這部分人對檔案工作有一定的了解之后，但是卻沒有及時更新自己在檔案管理方面的知識，沒有進行深層次的研究，這就導(dǎo)致他們的傳統(tǒng)管理方法和觀念比較陳舊、落后，無法跟上文書管理時代的步伐。有些單位由于人力資源分配的問題，在專職文書管理方面安排的人員比較少，甚至由文秘人員進行兼職擔(dān)任，這就導(dǎo)致了他們有很少的精力能夠投入到文書管理的工作中，從客觀上降低了文書管理工作的水平，不利于文書管理的發(fā)展。特別是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，利用計算機進行文件管理的工作是文書檔案發(fā)展的必然趨勢。檔案工作者應(yīng)注意并重視加強對自身知識和技能的培訓(xùn)，使檔案管理工作更加的標準化，避免被時代所淘汰。

1.3 領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏認知管理

在一些單位中，也有一些領(lǐng)導(dǎo)人員對文書檔案工作的認識不足，不夠徹底的現(xiàn)象。在一些單位領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念中，文書檔案工作是做起來重要，然而做起來是次要的。他們形成了一個非常簡單思想方式，認為文書檔案工作是極其簡單的，認為檔案管理就是收集，匯總，保存而已，只需要管理檔案工作的人員妥善管理檔案即可，以備不時之需就可以了，對于這種錯誤的思想方式，對文書檔案管理單位工作的實施造成了重重阻礙。

2 對文書檔案管理工作中問題的對策

2.1 文書工作和檔案工作之間建立良好的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接關(guān)乎到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，檔案管理的高質(zhì)量是建立于文書管理部門的規(guī)范處理的基礎(chǔ)之上的。文書員工要有強烈的檔案意識，做好文書材料歸檔的工作。在文件處理中，要始終保持檔案意識，實現(xiàn)文書，檔案一體化。這就要求文書檔案工作人員把好質(zhì)量關(guān)。例如紙張大小，樣式，格式，實現(xiàn)標準化，并且嚴禁使用圓珠筆，紅墨水，鉛筆，復(fù)寫紙起草，修改，譽印，批閱等等。此外。另外，文件的處理要求必須是及時和準確的，發(fā)送和接收文件，及時發(fā)現(xiàn)并登記，發(fā)現(xiàn)缺乏及時查找。特別是賬外材料，如領(lǐng)導(dǎo)講話，領(lǐng)導(dǎo)會議記錄等，應(yīng)注意及時收集，以確保文件材料齊全完整。

2.2 加強部門間的協(xié)作，做好檔案的收集

許多高價值的文件檔案往往來源于檔案的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)，這是檔案部門的一項重要任務(wù)。檔案工作者必須要做到“三勤”（如嘴勤腳勤腦勤。嘴勤，即經(jīng)常主動了解企業(yè)開展的任何新的工作；腳勤，就是經(jīng)常到業(yè)務(wù)部門走到，及時的獲取相關(guān)有用信息；腦勤，即根據(jù)單位的實際工作情況，考慮檔案如何以單位的工作為中心，如何做好收集利用服務(wù)工作）。加強與各部門的協(xié)調(diào)和溝通，以確保檔案收集信息的渠道時刻暢通。要著重集中收集能夠顯示一個單位歷史，目前，未來的發(fā)展，開展實際工作和科學(xué)研究服務(wù)，擁有證據(jù)和情報價值的信息，以達到切實發(fā)揮文書檔案工作對于雙文明建設(shè)中重要的作用。

2.3 建立有效的管理制度和工作程序

盡可能確保這些規(guī)則和程序的細節(jié)，簡單明了，易于實施這些規(guī)則和程序。要嚴格執(zhí)行制定的文件規(guī)定，在簽發(fā)前要通過嚴格的檢測，禁止發(fā)放垃圾的文件和無效的規(guī)則文件。確保在公文打印與發(fā)放前無任何問題，嚴格執(zhí)行正規(guī)的程序，同時檢查附件格式是否規(guī)范。如果不遵守程序，應(yīng)按照規(guī)定重新進行審查。在公文紙張尺寸，幅面大小，字體大小，排列規(guī)則，裝訂要求和其他技術(shù)指標等應(yīng)與發(fā)紅頭文件為唯一的標準。而且將隨文卡片的控制作用最大化，在“文件列表”，“文件稿紙”等卡片填寫要準確合理，確定文件的文字內(nèi)容的范圍，在控制文件“件數(shù)”的同時，我們還必須嚴格控制文件“份數(shù)”，做到嚴禁隨意抄送。

3 結(jié)語

文書檔案管理是衡量一個單位的文書管理部門的檔案管理水平的重要標準，檔案材料的質(zhì)量和完整性完全取決于部門的管理水平的高低的。只有提高文書管理部門的工作的應(yīng)有位置，做好文書工作和檔案工作規(guī)范的良好的銜接，加強部門間的協(xié)作，做好檔案收集，力圖工作方案的有效實施，加強檔案管理和管理工作規(guī)范化、標準化，這樣才能大幅度提升文書檔案的利用率，為單位的建設(shè)和改善發(fā)展提供了有力的保障。

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