高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子檔案管理工作探析

王婷

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展推動了辦公自動化的實(shí)現(xiàn)，檔案管理也進(jìn)入到了電子化時(shí)代。高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院也要與時(shí)俱進(jìn)，大力推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用，并針對電子管理存在的問題加以改善，才能不斷提高院校電子檔案管理的水平，從而進(jìn)一步促進(jìn)院校向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院 電子檔案 管理 提升

檔案管理是高職院校管理工作中的一個(gè)重點(diǎn)，關(guān)系到學(xué)生的發(fā)展，同時(shí)也是學(xué)校自身

發(fā)展的見證。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，電子檔案成為檔案管理的發(fā)展趨勢，高職院校在此時(shí)也要有正確的認(rèn)識，結(jié)合時(shí)代的需求，不斷推進(jìn)電子檔案的管理工作，使其發(fā)展更加有序，以促進(jìn)高職院校的進(jìn)一步發(fā)展。

一、高職院校電子檔案管理的意義

1.必要性

隨著信息技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展以及各種信息處理新技術(shù)、新設(shè)備大量在檔案管理中的應(yīng)用，高職院校現(xiàn)階段的檔案工作發(fā)生了深刻變化。自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展方向。我國“信息高速公路”的實(shí)現(xiàn)以及新的辦公方式的利用，以電子文件和電子數(shù)據(jù)為重要形態(tài)的檔案生成過程將在信息網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，因此，電子檔案的出現(xiàn)和存在，也就成為現(xiàn)代化社會發(fā)展的必然。作為現(xiàn)代社會中的高職院校，當(dāng)然要適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的要求，有必要加強(qiáng)電子檔案管理，發(fā)揮電子檔案的憑證參考作用及提高其綜合利用。

2.重要性

電子檔案的出現(xiàn)，將引起檔案工作內(nèi)容的變革。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)為熱點(diǎn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。從長遠(yuǎn)的發(fā)展的角度審視電子檔案管理的重要性，將歷史地落在我們檔案管理者肩上。電子檔案，作為人類記憶的一部分是否能夠得到合理安排，是否能夠使之最大限度地發(fā)揮作用，將考驗(yàn)著新時(shí)期的每一位檔案管理工作者。檔案工作者將從全社會角度，認(rèn)識和鑒別電子檔案的價(jià)值。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。因此高職院校要結(jié)合自身實(shí)際，充分認(rèn)識電子檔案管理的重要性，努力開展好電子檔案管理工作。

二、職業(yè)學(xué)院檔案管理遇到的問題

高職院校運(yùn)用電子化的形式，對檔案進(jìn)行管理，改變以往的紙質(zhì)管理，加強(qiáng)管理的信息化，促進(jìn)工作效率的提升，而且也有利于數(shù)據(jù)的保存。但是，電子管理模式，也存在著以下問題：文件不可讀，由于電子化的管理模式，運(yùn)用的是電腦技術(shù)，這些技術(shù)會受到環(huán)境的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)文件不可讀現(xiàn)象，而且會導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)的丟失，影響檔案整體管理。再有，重視力度的問題，管理人員對電子化的模式，重視力度不大，只是將其認(rèn)為是數(shù)據(jù)、文件的副本，他們還是較為重視紙質(zhì)文件。管理人員在這樣的意識指導(dǎo)下，沒有對電子檔案進(jìn)行打印、復(fù)印工作的處理，導(dǎo)致部分重要文件的丟失，影響整體的管理工作。最后，安全問題，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，有些人會利用計(jì)算機(jī)技術(shù)竊取一些重要的文件，為其謀取利益，這樣的行為，中國也采取強(qiáng)有力的手段加以遏制，但是此種現(xiàn)象依然存在，因此，就會給院校的電子化檔案管理帶來很大的安全問題。

三、加強(qiáng)高職院校電子檔案管理的措施

1.完善員工的隊(duì)伍建設(shè)問題

員工的素質(zhì)能力直接影響到管理工作的發(fā)展以及質(zhì)量問題。因此，高職院校要采取相對應(yīng)的措施，完善管理員工的隊(duì)伍建設(shè)，使得檔案的管理能夠更加科學(xué)化、技術(shù)化。具體而言，首先，院校要加大對員工的培訓(xùn)力度，通過相關(guān)的理論培訓(xùn)、實(shí)踐培訓(xùn)等，提升員工自身素質(zhì)的提升。員工的培訓(xùn)，不僅要對他們的職業(yè)素質(zhì)進(jìn)行一定的培訓(xùn)工作，還要對其技術(shù)能力的掌握進(jìn)行培訓(xùn)，提升員工的技術(shù)水平。

2.把握好電子檔案的特性

電子檔案，首先，它是文件、檔案，具有文件、檔案的一般特征和性能。管理文件和檔案的一些帶規(guī)律性的工作、原則、完整系統(tǒng)性要求等一般都是適用的。絕不能把原來一些行之有效的辦法簡單取消。其次，電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，它依賴于機(jī)器，按數(shù)字編碼，在機(jī)器上形成、傳輸、利用，在機(jī)器上可以隨意增刪改動等。電子檔案的特性，使文件的生成、積累、整理、保管、歸檔以及今后向檔案館移交等工作與紙制檔案大不相同，因此在管理中必須按照電子檔案的特性，結(jié)合檔案工作基本要求來考慮和尋求電子檔案的管理辦法。

3.完善電子檔案歸檔管理制度

要做好電子檔案歸檔工作，保證電子檔案收集歸檔完整性，必須建立健全歸檔制度。高職院校要結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定《電子文件歸檔管理辦法》《電子文件收集管理規(guī)定》《兼職檔案員職責(zé)》及《檔案工作人員考核制度》等制度，高職院校在制定制度時(shí)，要將兼職檔案員的檔案工作作為年度考核的標(biāo)準(zhǔn)之一，檔案工作表現(xiàn)好的給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，以此提高他們對檔案工作的積極性，做好學(xué)校檔案歸檔工作。

4.保證電子檔案及載體的安全性

一是要配備電子防磁儲存柜。電子檔案的儲存載體是磁盤、光盤、硬盤等，這些載體保存條件相對要求高，要保證它的安全性，必須做好防塵、防霉、防潮、防高溫、防擠壓等措施。為避免擠壓和擦花，光盤還要豎立擺放，所以必須要配備專業(yè)的電子檔案儲存柜。二是要做好備份和轉(zhuǎn)載工作檔案室。要配備刻錄機(jī)和照相機(jī)及光盤等設(shè)施，檔案人員要隨時(shí)對所歸檔文件做好備份工作，儲存在載體中的數(shù)字信息要定期拷貝，要進(jìn)行抽樣檢查和讀取，如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)恢復(fù)。

5.實(shí)行紙質(zhì)文檔與電子檔案長期并存，雙軌運(yùn)行

在具體的電子檔案管理工作中，為了方便電子檔案的利用、永久保存和維護(hù)其原始性，可以實(shí)行紙質(zhì)文檔與電子檔案長期并存，雙軌運(yùn)行。結(jié)合學(xué)院的實(shí)際情況，對于一些需長期保存和維護(hù)的原始性的電子檔案，需要及時(shí)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，并脫機(jī)保存。電子檔案與紙質(zhì)文件的互相轉(zhuǎn)化，長期并存，雙軌運(yùn)行，在我校電子檔案管理中將在一定時(shí)期內(nèi)長期存在。

四、結(jié)語

總之，高職院校電子檔案管理的實(shí)現(xiàn)是數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的一個(gè)必然，更是高職院校實(shí)現(xiàn)自我提升的重要途徑，高職院校在建立正確認(rèn)識的基礎(chǔ)上，必須從多方面入手，對電子檔案管理中存在的問題加以改善，全面促進(jìn)電子檔案管理工作的有序性發(fā)展，才能推進(jìn)高職院校檔案管理工作的發(fā)展，帶來高職院校的進(jìn)一步發(fā)展。

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