機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作存在的問題及改進(jìn)對策

蘇荃

【摘 要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理，是人社部門一項(xiàng)重要工作。對于檔案的管理，必須增強(qiáng)相關(guān)單位職工信息的盡早刷新，也是單位給每名員工完成考核與評定的關(guān)鍵參照。在我國的有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職工檔案管理過程，依然有著或多或少的問題。本文將對于這些出現(xiàn)的問題完成深入探討，且?guī)砟苡行幚頇C(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管理存在問題的改進(jìn)對策。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案工作；存在的問題；改進(jìn)對策

一、引言

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案是其行為的真實(shí)統(tǒng)計，是檔案工作的關(guān)鍵構(gòu)成部分，單位檔案能夠如實(shí)表現(xiàn)其工作的過往情況。假如缺少檔案，所有的工作就無法在交接中得到發(fā)展，在發(fā)展中獲得創(chuàng)新。尤其是機(jī)關(guān)檔案，其不但是我們國家檔案的關(guān)鍵根源，同時在機(jī)關(guān)進(jìn)展過程中也發(fā)揮了不可或缺的參照與借鑒意義。關(guān)注檔案工作，關(guān)于調(diào)控機(jī)關(guān)管理，提升機(jī)關(guān)工作效益，都有著關(guān)鍵的作用。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作中存在的問題

1.虛假檔案的情況依舊存在

因?yàn)橛嘘P(guān)的單位職工檔案管理體制不全面，職工檔案規(guī)范也無法一致，因此有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案出現(xiàn)了某些虛假狀況。重點(diǎn)表現(xiàn)在職工年齡的造假、姓名偽造等。有些職工為獲取個人私利，也會行賄管理工作者，讓其涂改職工檔案的情況隨時容易出現(xiàn)。如果有些部門不進(jìn)行充分的關(guān)注，則職工的檔案就會丟失其該有的信息參照意義。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職工檔案通常都是登記在紙面材料中，以上登記的檔案實(shí)質(zhì)太過生硬，格式化的情況也是基本上沒有改變。職工檔案統(tǒng)計的實(shí)質(zhì)都是比較基礎(chǔ)的姓名、年齡等等，無法表現(xiàn)出職工的個體全面資料。以上所登記的有關(guān)個體素質(zhì)的資料真實(shí)程度也非常讓人產(chǎn)生懷疑。

2.檔案管理落伍，缺乏信息式管理

社會在發(fā)展，檔案管理任務(wù)也必須跟現(xiàn)代式管理相對應(yīng)。這些年，伴隨計算機(jī)科技的不停改進(jìn)發(fā)展，辦公機(jī)械化科技的廣泛應(yīng)用，文檔一體式的發(fā)展，檔案數(shù)字型逐漸凸顯出其便捷、迅速的卓越性。然而在有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理無法完全借助現(xiàn)代式科技來較好地提升檔案管理科技水平，也就導(dǎo)致了機(jī)關(guān)檔案的整體辦公效益較低，無法適應(yīng)社會改革的需求。而檔案館資料的重點(diǎn)根源，機(jī)關(guān)檔案科，盡管匯聚了較多的電子文件信息。然而，電子資料的歸檔與別的各種檔案的數(shù)字式任務(wù)卻無法較好地進(jìn)行，通過辦公室機(jī)械化管控檔案過程顯得不夠，需要得到進(jìn)一步的提升。所以，妨礙了各機(jī)關(guān)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案的研發(fā)使用，讓檔案無法快速、精準(zhǔn)地給機(jī)關(guān)各類工作所利用。伴隨社會與經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，很多的部門檔案保存情況得到了顯著改進(jìn)，但是有的機(jī)關(guān)的檔案保存情況不容樂觀，無法實(shí)現(xiàn)當(dāng)前檔案管控“十防”的需要，跟整齊、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的需要還存在適當(dāng)?shù)牟罹?。有些單位的整體檔案科實(shí)現(xiàn)了省級規(guī)范后檔又成為了雜物間，設(shè)備科技落伍，檔案信息如同垃圾般擺放于某個角落中，肯定會形成檔案信息的巨大損毀與丟失。

3.檔案管理工作者的業(yè)務(wù)有待于提升

檔案管理工作不但是一個政策性較強(qiáng)的任務(wù)，同時是一個專業(yè)類技術(shù)類較強(qiáng)的任務(wù)，檔案工作者不但需具備不錯的思想政治素質(zhì)，同時還需擁有很強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)。行調(diào)查得知有些單位壓根未落實(shí)專職檔案工作者，檔案業(yè)務(wù)過程移交給機(jī)關(guān)辦公室，工作任務(wù)不清楚，檔案管理大致處在形式或半形式狀態(tài)；有些單位檔案工作者由于一崗兼多項(xiàng)忙于處理平常業(yè)務(wù)，缺乏時間與狀態(tài)完成檔案管理任務(wù)，有些單位檔案工作者由于工作變化較多與業(yè)務(wù)素養(yǎng)缺乏，檔案一般缺少管理，應(yīng)付檢查馬虎對待；有的則臨時找人上門清理，檔案入柜后就不再查看使用。另外，檔案工作者由于業(yè)務(wù)不熟練，引發(fā)歸檔文件的清理、類別與保管時限區(qū)分等難度中非常含糊，檔案不在規(guī)定時間內(nèi)立卷回檔與沒有盡早轉(zhuǎn)移到整合檔案房等狀況也經(jīng)常出現(xiàn)。

4.檔案工作與單位改革沒有同步進(jìn)行

伴隨市場經(jīng)濟(jì)制度的深入發(fā)展改善，單位的各類制度、體制、機(jī)構(gòu)都產(chǎn)生了適當(dāng)?shù)母淖儭Ｔ谒懈母锏倪M(jìn)行中，因?yàn)椴蛔愕臋n案管制思想，單位僅對最直接的經(jīng)濟(jì)利益形成重視，給生產(chǎn)運(yùn)營直接掛鉤的部門或組織的任務(wù)完成特別處理，通常會引發(fā)文件搜集、化檔與使用過程的缺漏，依照計劃中的員工變動，會導(dǎo)致某些技術(shù)信息與文件信息丟失的情況出現(xiàn)，在單位變革中，以至于有的檔案過程發(fā)生擠脫的情況。檔案管理缺少標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)殛P(guān)于檔案關(guān)注思想的弱化，出現(xiàn)了檔案實(shí)質(zhì)殘缺，信息材料不完善的不利情況，以至于職員和檔案無法“按號入座”，很大程度阻礙了單位機(jī)構(gòu)管理任務(wù)的發(fā)展。在現(xiàn)有的檔案中，多數(shù)僅僅是用過去固定形式的姓名、性別、年齡、民族、工作時間、入黨（團(tuán)）時間、文化水平、工作閱歷等簡要素材，而關(guān)于表現(xiàn)個人業(yè)務(wù)、變化的材料搜集歸檔不完善，引發(fā)檔案實(shí)質(zhì)的殘缺，無法正確地表現(xiàn)個人的全部情況。

三、針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作存在問題的改進(jìn)對策

1.提升認(rèn)知，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，改善機(jī)關(guān)檔案工作制度

機(jī)關(guān)需特別關(guān)注、重視、支持檔案任務(wù)，深層次提升檔案工作關(guān)鍵性認(rèn)知，構(gòu)建部門重點(diǎn)擔(dān)當(dāng)同志檔案工作制度，把檔案工作列進(jìn)部門的一項(xiàng)審核實(shí)質(zhì)，擬制檔案長期計劃，配定專（兼）職檔案工作者，需維持較為平穩(wěn)，在全機(jī)關(guān)構(gòu)成一級落實(shí)一級的檔案管制系統(tǒng)。檔案任務(wù)是一個包含各流程的工作，構(gòu)建完善檔案管理工作體制，是機(jī)關(guān)檔案工作協(xié)調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)、有效、良好的關(guān)鍵保障。要依據(jù)法律法規(guī)與檔案管理方式，綜合機(jī)關(guān)實(shí)際情況，擬制有著全方位、目的性與可實(shí)施性的檔案管治體制，實(shí)現(xiàn)有章可行，標(biāo)準(zhǔn)式管理。

2.完全應(yīng)用現(xiàn)代科技，盡可能實(shí)現(xiàn)檔案辦公信息式管制

各類機(jī)關(guān)部門能夠及時把本部門組成的具備存檔意義的電子資料利用互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)至檔案機(jī)構(gòu)，檔案工作者能利用相關(guān)的電腦流程完成審核、合計。然后，檔案單位能夠利用網(wǎng)站，把能夠公開的電子檔案資料及時發(fā)出，用戶就可以及時的獲得檔案資料，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案的功能。全方位落實(shí)檔案任務(wù)的信息化，先是增強(qiáng)關(guān)于機(jī)關(guān)檔案信息型構(gòu)建組織規(guī)劃和監(jiān)控，增加關(guān)于檔案信息式任務(wù)的資本引入強(qiáng)度，慢慢的推動檔案信息式構(gòu)建，和電子辦公、辦公機(jī)械化構(gòu)建共同進(jìn)步。

3.提升檔案工作人員素養(yǎng)，改善人員調(diào)配

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在招聘檔案工作員時，需提升標(biāo)準(zhǔn)，在保證其業(yè)務(wù)基本功穩(wěn)定的根基中，還需具有不錯的服務(wù)思想與管制水平。有關(guān)檔案人員，需擁有下面的素養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)：首先，可以單獨(dú)進(jìn)行檔案管控搜集任務(wù)，保證入檔的全面與一致。然后，需滿足新事物與新方向，且革新檔案工作，去除過去思想與管控方式的架構(gòu)，使用新思維、新方式處理問題。但是機(jī)關(guān)單位需增強(qiáng)關(guān)于檔案人員的訓(xùn)練與再教育，綜合新時代檔案工作本質(zhì)與發(fā)展，利用訓(xùn)練，讓有關(guān)工作者能夠快速掌握檔案工作，且懂得工作綱領(lǐng)與經(jīng)過，推動其專業(yè)理論與相關(guān)信息科技理論等的全方位進(jìn)步，改善工作效益。

4.檔案工作和單位改革完成同步進(jìn)行

檔案管理任務(wù)需跟進(jìn)時代的腳步，和單位的改革進(jìn)行同步。就必須革新管理思想和方式。拋開“管理就是保存”的過去落伍思想，構(gòu)建檔案就是隱藏生產(chǎn)力的檔案思想觀；打破“等著上門”的錯誤工作態(tài)度，形成檔案管控的動態(tài)思想；確定市場經(jīng)濟(jì)氛圍中的競爭思想，構(gòu)建檔案管控的效益觀。要更新檔案管控方式與方法，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息科技，改變過去的紙式檔案管控方式，增強(qiáng)電子檔案的一致管控，把有意義的電子檔案入檔，構(gòu)建各種多媒體信息庫與全部資料庫，且利用設(shè)定有效正確的管控權(quán)限，把多媒體資料庫與全部資料庫化層對外使用，來提升檔案管控任務(wù)的現(xiàn)代水準(zhǔn)。關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管控電子式層面，就是參照過去紙式檔案管控所導(dǎo)致的多個問題，找到其中的缺陷，完成職工檔案的電子式管控。電子式管控需要創(chuàng)建一個單位自身的信用體系，便于職工檔案資料的應(yīng)用，真正層面中完成給職工檔案信息的改善與處置。

四、結(jié)語

伴隨經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，時代的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工檔案管制的標(biāo)準(zhǔn)也在不斷提升。但是，目前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工的檔案管控任務(wù)依舊出現(xiàn)了很多的問題，比如檔案管理落伍，缺乏信息式管理等。這類問題都引發(fā)了職工檔案資料無法起到其該有的作用，在當(dāng)前信息時代，需要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，改善機(jī)關(guān)檔案工作制度等。才能實(shí)現(xiàn)檔案的功能，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源分配水平。

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