如何做好特殊資金管理

王靜

摘 要 在企業(yè)的日常運(yùn)行中，特殊資金往往因?yàn)闃I(yè)務(wù)發(fā)生頻率較低容易被忽視。本文從特殊資金的定義及重要性、職責(zé)分工、管理措施和注意事項(xiàng)四個(gè)方面，闡述如何做好特殊資金管理，以期提高對特殊資金的認(rèn)識，提高特殊資金管理水平。

關(guān)鍵詞 特殊資金 管理 內(nèi)部控制

一、特殊資金的定義及重要性

《關(guān)于開展中央企業(yè)“小金庫”專項(xiàng)治理工作的通知》（國資發(fā)評價(jià)〔2010〕107號）出臺后，經(jīng)過“小金庫”治理發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)存在特殊資金（資產(chǎn)）。

《關(guān)于加強(qiáng)中央企業(yè)特殊資金（資產(chǎn)）管理的通知》（國資發(fā)評價(jià)〔2012〕6號）中對特殊資金（資產(chǎn)）的范圍作了詳細(xì)的界定。企業(yè)通常涉及的主要有以下幾項(xiàng)，即工會經(jīng)費(fèi)、黨團(tuán)經(jīng)費(fèi)、年金、實(shí)行行業(yè)管理尚未移交社保部門的社會保險(xiǎn)資金、企業(yè)雖不擁有所有權(quán)但承擔(dān)資金安全管理責(zé)任的資金，以及企業(yè)所有但尚未并表的各類資金。

特殊資金種類較多，管理責(zé)任分散，業(yè)務(wù)發(fā)生頻率較低，容易被忽視。一方面，如果管理不到位，特殊資金就容易變成“小金庫”或者被用來進(jìn)行高風(fēng)險(xiǎn)投資，甚至被挪用;另一方面，特殊資金作為審計(jì)重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)，幾乎成為了必審嚴(yán)查項(xiàng)目。所以，企業(yè)從上至下一定要提高對特殊資金的認(rèn)識，將特殊資金的安全重視起來。

二、特殊資金管理職責(zé)分工

在以前，特殊資金往往在一個(gè)部門運(yùn)作，開展業(yè)務(wù)組織活動(dòng)的部門也是進(jìn)行收支的部門，只不過經(jīng)過部門里多個(gè)崗位的審批才能完成。

現(xiàn)在，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，特殊資金的管理應(yīng)當(dāng)在明確管理架構(gòu)的前提下，采取不相容崗位分離的原則，可以將事權(quán)和財(cái)權(quán)進(jìn)行分離，達(dá)到相互牽制，專業(yè)規(guī)范管理的目的。

明確特殊資金管理架構(gòu)，是為了明確責(zé)任主體和各部門職責(zé)。

特殊資金的管理機(jī)構(gòu)是責(zé)任主體，其法定代表人或負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人。例如，工會經(jīng)費(fèi)責(zé)任主體是工會，黨團(tuán)經(jīng)費(fèi)責(zé)任主體是黨建部門，年金、實(shí)行行業(yè)管理尚未移交社保部門的社會保險(xiǎn)資金責(zé)任主體是人力資源部門，其他各類特殊資金根據(jù)法律關(guān)系及資金權(quán)屬確定責(zé)任主體。

責(zé)任主體負(fù)責(zé)事權(quán)方面，對特殊資金經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。組織制定并頒布本類特殊資金財(cái)務(wù)管理制度，組織編制、審定、控制和執(zhí)行分析特殊資金年度預(yù)算，通過資金管理系統(tǒng)監(jiān)控特殊資金賬戶收、支、余額情況，按照制度規(guī)定履行特殊資金收支審批程序，提供真實(shí)、完整、合法的原始憑證給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行會計(jì)核算，負(fù)責(zé)簽署特殊資金財(cái)務(wù)報(bào)告，負(fù)責(zé)特殊資金實(shí)物資產(chǎn)管理（現(xiàn)金除外），對本類特殊資金財(cái)務(wù)管理負(fù)最終責(zé)任。

財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)權(quán)方面，對特殊資金現(xiàn)金流管控、會計(jì)處理的專業(yè)性和規(guī)范性負(fù)責(zé)。協(xié)助責(zé)任主體制定特殊資金財(cái)務(wù)管理制度，將特殊資金賬戶納入資金監(jiān)控系統(tǒng)，對特殊資金銀行賬戶、貨幣資金及印鑒進(jìn)行日常管理，審核責(zé)任主體提供的原始憑證，并按照國家和該類特殊資金會計(jì)制度進(jìn)行會計(jì)核算，對特殊資金收付的合規(guī)性進(jìn)行審核并辦理收支，編制特殊資金財(cái)務(wù)報(bào)告，進(jìn)行固定資產(chǎn)價(jià)值管理，進(jìn)行現(xiàn)金實(shí)物管理。

三、如何做好特殊資金管理

（一）機(jī)構(gòu)合理配置

以前由一個(gè)部門運(yùn)作的特殊資金，按照以上的管理職責(zé)分工需要移交的，應(yīng)做好移交工作。要明確交接基準(zhǔn)日，移交方完成基準(zhǔn)日前的賬務(wù)處理資金收付等工作，移交資料應(yīng)由雙方簽字確認(rèn)，還可以經(jīng)過審計(jì)部門審計(jì)以明確責(zé)任。

除了將特殊資金按事權(quán)財(cái)權(quán)分離進(jìn)行部門分工而外，部門內(nèi)部也要按照不相容崗位分離的原則配置，不能由一人辦理業(yè)務(wù)全過程，將授權(quán)、簽發(fā)、核準(zhǔn)、執(zhí)行、記錄人員分開，還要進(jìn)行必要的親屬回避。

（二）完善制度，規(guī)范流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制

應(yīng)該在符合國家規(guī)定的基礎(chǔ)上，制訂特殊資金管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則，對特殊資金日常收入業(yè)務(wù)、支出標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)余使用和管理、固定資產(chǎn)采購、入庫、變賣、報(bào)廢、盤盈盤虧、折舊計(jì)提、投資運(yùn)作、預(yù)決算、報(bào)告披露等事項(xiàng)，從經(jīng)辦、審批、授權(quán)、決策、監(jiān)督檢查到責(zé)任追究等流程進(jìn)行規(guī)范。特殊資金管理辦法或細(xì)則還應(yīng)包括大額資金支出集體決策或聯(lián)簽制度。

（三）嚴(yán)格賬戶、賬簿、收支管理，確保資金安全

特殊資金應(yīng)納入企業(yè)資金管理系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，按精簡必要原則設(shè)置賬戶，清理冗余賬戶，專戶存儲、專款專用、獨(dú)立核算。為特殊資金設(shè)置會計(jì)賬簿，按照國家規(guī)定及特殊資金特有的會計(jì)制度，設(shè)置賬簿中的會計(jì)科目。以真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)為基礎(chǔ)，以取得的合法有效的原始單據(jù)為依據(jù)，以按照特殊資金管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則履行完審批手續(xù)的資料為附件，進(jìn)行賬務(wù)處理。特殊資金不得“坐收坐支”，不得隨意拓寬特殊資金的來源渠道，不超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)開支。

（四）資產(chǎn)、往來定期核對清查

嚴(yán)格貨幣資金管理，減少現(xiàn)金收付及庫存，嚴(yán)格按照國家規(guī)定的現(xiàn)金開支范圍和開支限額明確特殊資金、現(xiàn)金使用范圍及限額，并按規(guī)定開展現(xiàn)金盤點(diǎn)。嚴(yán)格備用金借支管理，建立必要的登記制度，定期督促備用金歸還和沖賬。建立固定資產(chǎn)卡片并明確保管地點(diǎn)和保管責(zé)任人，定期進(jìn)行固定資產(chǎn)賬實(shí)核對。

（五）定期報(bào)告及審計(jì)

按月編制特殊資金銀行存款余額調(diào)節(jié)表，財(cái)務(wù)人員及主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)核對審批簽字。根據(jù)特殊資金性質(zhì)及制度要求，定期編制財(cái)務(wù)報(bào)告，如有必要可聘請專門的中介機(jī)構(gòu)對年度財(cái)務(wù)報(bào)告開展審計(jì)。應(yīng)將特殊資金納入企業(yè)內(nèi)部審計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)檢查范圍，有計(jì)劃地組織審計(jì)或檢查。審計(jì)檢查應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注特殊資金收繳、支出的規(guī)范性和投資經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)，檢查內(nèi)控制度的執(zhí)行情況及業(yè)務(wù)操作的規(guī)范性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的突出問題和主要風(fēng)險(xiǎn)，并負(fù)責(zé)督促整改。應(yīng)自覺接受有關(guān)部門和職工群眾的監(jiān)督，按照國家規(guī)定向有關(guān)部門定期報(bào)告，可以根據(jù)特殊資金的性質(zhì)采用公示的方式提升資金使用管理透明度。

四、特殊資金管理中的注意事項(xiàng)

（一）發(fā)票信息

特殊資金與企業(yè)日常業(yè)務(wù)報(bào)賬使用的發(fā)票，信息是不同的。例如，X企業(yè)日常業(yè)務(wù)報(bào)賬發(fā)票購買方名稱為X有限責(zé)任公司，而X企業(yè)工會報(bào)賬發(fā)票購買方名稱應(yīng)為X有限責(zé)任公司工會委員會。經(jīng)辦人員在辦理特殊資金業(yè)務(wù)時(shí)，要注意給開票方提供正確的名稱，財(cái)務(wù)人員辦理特殊資金報(bào)賬時(shí)應(yīng)注意審核。

（二）銀行賬戶信息

特殊資金是單獨(dú)的賬戶，與企業(yè)日常業(yè)務(wù)的賬戶不同。經(jīng)辦人員從特殊資金借支備用金后，歸還未用完的備用金時(shí)，應(yīng)注意存入特殊資金賬戶。

（三）支出標(biāo)準(zhǔn)

同類型業(yè)務(wù)活動(dòng)，特殊資金報(bào)賬的支出標(biāo)準(zhǔn)不應(yīng)高于企業(yè)日常業(yè)務(wù)報(bào)賬標(biāo)準(zhǔn)。例如，企業(yè)員工出差參加工會培訓(xùn)，在工會報(bào)銷差旅費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)不應(yīng)高于員工日常出差工作的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）財(cái)務(wù)共享中心的特殊資金管理

現(xiàn)在很多企業(yè)設(shè)立了財(cái)務(wù)共享中心，雖然賬務(wù)都由財(cái)務(wù)共享中心處理，但不同單位的特殊資金仍然需要單獨(dú)設(shè)立賬簿，進(jìn)行獨(dú)立核算。雖然單位不同、賬簿不同，但是同一類的特殊資金應(yīng)使用相同的會計(jì)科目，同一業(yè)務(wù)記錄為同樣的會計(jì)分錄。不過，在報(bào)賬時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)注意根據(jù)各個(gè)單位的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。

五、結(jié)語

特殊資金不應(yīng)因?yàn)槊Q特殊、不經(jīng)常發(fā)生就“特殊”對待，應(yīng)該與企業(yè)日常業(yè)務(wù)一樣進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)控。要切實(shí)做好特殊資金的管理分工、制度完善和落實(shí)執(zhí)行，做好特殊資金的管理。

（作者單位為貴州電網(wǎng)有限責(zé)任公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 張巖.集團(tuán)公司資金管理探索[J].財(cái)經(jīng)界，2020（07）：15-16.

[2] 楊娟.基于風(fēng)險(xiǎn)防范的國企資金管理體系的構(gòu)建[J].財(cái)經(jīng)界，2020（24）：36-37.

[3] 邵劍東.關(guān)于企業(yè)集團(tuán)的資金管理[J].財(cái)會學(xué)習(xí)，2019（03）：68-69.