新時期高校學籍管理現(xiàn)狀及策略研究

伍愛霞

(湖北科技學院 學工處，湖北 咸寧 437100)

新時期高校學籍管理現(xiàn)狀及策略研究

伍愛霞

(湖北科技學院 學工處，湖北 咸寧 437100)

高校學生學籍管理是對學生在校期間的學籍數(shù)據(jù)進行動態(tài)跟蹤管理，隨著教育信息化進程的不斷深入，傳統(tǒng)學籍管理會存在多頭管理等諸多弊端，不能做到學籍數(shù)據(jù)快速更新和協(xié)調統(tǒng)一，給學生和學籍管理部門及人員帶來了一些不必要的麻煩。本文首先介紹新時期高校學籍管理的內涵、功能和原則，然后分析新時期高校學籍管理的現(xiàn)狀及存在的問題，接著分析問題產(chǎn)生的原因及對學籍管理工作的影響，最后根據(jù)新時期學籍管理的要求提出對策和建議。

學籍管理；高等教育；策略

隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，我國高等教育規(guī)模越來越大，高校學生數(shù)量不斷增大，每年新入學大學生達到700余萬，高等教育總規(guī)模已超過3 600萬，傳統(tǒng)的高校學生管理工作模式已經(jīng)不能適應大規(guī)模的學生管理工作需要。而作為高校學生管理工作重要組成部分的學籍管理工作，其工作的成效是高校教育管理水平的直接反應，做好學籍管理工作對保證學生在校期間享有教育公平、公正、公開的權利和建設良好校風、師風、學風有著至關重要的作用[1]。由于高等教育總規(guī)模的不斷擴大，而人員和經(jīng)費限制，學籍管理的難度不斷加大，地方高校尤為明顯，建設適應地方高校發(fā)展的新時期學籍管理制度就顯得非常重要。因此，本文首先介紹新時期高校學籍管理的內涵、功能和原則，然后在分析新時期高校學籍管理的現(xiàn)狀及存在的問題及對學籍管理工作的影響基礎上，根據(jù)新時期學籍管理的要求提出以生為本，加強制度建設，不斷完善學籍管理工作。

一、新時期高校學籍管理的內涵、功能和原則

1.學籍管理的內涵

學籍是一種資格，是學生成為學校一員的標志，當前高校學生學籍一般是指經(jīng)過高考擇優(yōu)錄取的學生取得在校學習的一種資格，簡單來說，可以理解為學生在校期間的學生身份的證明。高校學籍管理是指高等學校按照教育部和省市教育主管部門制定的法規(guī)，同時結合各學校自身實際而制定的規(guī)章制度和實施辦法，對學生從報到入學到畢業(yè)離校及回校辦理學籍相關證明的全過程進行監(jiān)督、考核和管理[2]。學籍管理主要包括入學報道、資格審查、學籍注冊、學業(yè)考核與記載、學籍異動(學生在校期間的轉專業(yè)、留級、轉學、退學、休學、復學、專升本、學生出國、校際間學生的交流、聯(lián)合培養(yǎng)等)、畢業(yè)資格和學位資格審核、畢業(yè)證、學位證的發(fā)放以及畢業(yè)后的學業(yè)信息勘誤、學業(yè)證書管理等學生培養(yǎng)的全過程，涵蓋學生從入學到畢業(yè)整個在校階段及畢業(yè)后的學業(yè)證書管理等，是高校對學生管理的重要手段，管理的好壞直接影響高校的教育教學質量和人才培養(yǎng)質量。

自1977年恢復高考后，我國高校學籍制度正式出臺，從1978 年12月31日國家教育部頒布《高等學校學生學籍管理的暫行規(guī)定》到1983 年1 月20 日教育部頒布《全日制普通高等學校學生學籍管理辦法》，1990 年1 月20 日原國家教育委員會頒布《普通高等學校學生管理規(guī)定》，2005 年3月25 日教育部又修訂并頒布《普通高等學校學生管理規(guī)定》，2016年12月16日教育部再次修訂通過《普通高等學校學生管理規(guī)定》(自2017年9月1日起施行)，該規(guī)定已成為我國現(xiàn)階段各高校進行學生學籍管理的指導性文件和依據(jù)。[3]

2.學籍管理的功能

從2016年12月16日教育部頒布的《普通高等學校學生管理規(guī)定》和學籍管理工作本身實際來看，目前高等學校學籍管理工作，主要包括以下幾方面內容：

(1)入學與注冊。對入學報到并通過資格審查的具有高等學校正式學籍的學生基礎信息進行采集和維護，并在教育部學信網(wǎng)學籍學歷平臺上注冊學籍；

(2)考核與成績記載。對學生在校期間的學習過程和學習結果進行管理和審核；

(3)轉專業(yè)與轉學。辦理在校學生在學習期間符合政策要求的轉專業(yè)和轉學申請；

(4)休學與復學。學生可以分階段完成學業(yè)，在學校規(guī)定的最長學習年限(含休學和保留學籍)內因身體疾病、創(chuàng)業(yè)、入伍、跨校聯(lián)合培養(yǎng)、出國交流等原因可申請休學和保留學籍，學生休學期滿前應當在學校規(guī)定的期限內提出復學申請；

(5)退學。為達到退學規(guī)定要求的學生辦理退學離校手續(xù)；

(6)畢業(yè)與結業(yè)。對學生畢業(yè)進行審核并發(fā)放畢業(yè)證及學位證；

(7)學業(yè)證書管理。對已畢業(yè)生進行學業(yè)信息勘誤和學歷認證等。

3.學籍管理的原則

對于學籍管理人員來說，學籍管理的總原則是，牢固樹立“一切為了學生、為了一切學生、為了學生的一切”的理念，堅持“以生為本”，突出學生的主體性，真正做到“一個不能多、一個不能少、一個不能錯”。

高校學籍管理首先要堅持科學準確的原則，在教育部頒布的《普通高等學校學生管理規(guī)定》和各高校學籍管理規(guī)定的科學指導下建立學生學籍檔案，充分尊重學生個人的檔案資料信息，保證學籍管理信息的準確無誤，真實而準確的記錄學生在校期間的學習情況；其次，要堅持理論與實踐結合的原則，在實際工作中，加強學籍管理，讓學生主動參與高校學籍管理，有利于形成管理工作的科學化、規(guī)范化，更好地為高校培養(yǎng)合格人才服務；最后，還要堅持公開公平的原則，高校學籍管理人員在學籍管理的過程中，堅持公開公平原則以增強學籍管理的透明度，以公開公平方式對待學生提出的相關需求。高校通過規(guī)范化的學籍管理充分體現(xiàn)對學生的關心和尊重，培養(yǎng)學生良好的思想作風和學風，形成正確的世界觀、人生觀、價值觀[3]。

二、新時期高校學籍管理的現(xiàn)狀

學籍管理就是對大學生從入學到畢業(yè)整個大學期間的學習過程進行記錄和管理，是審核學生獲取資格注冊入學和完成學業(yè)順利畢業(yè)的管理機構，是高等學校人才培養(yǎng)的重要組成部分。

1.學校學籍管理工作的重視程度

在1999年全國高校擴招之前，我國絕大多數(shù)地方高校在校生人數(shù)規(guī)模都不是很大，學籍管理工作相對簡單，主要就是學籍注冊、成績管理和畢業(yè)證書、學位證書管理等幾項工作，靠手工基本上就可以完成[4]。因此，學籍管理工作往往被忽視，也沒有引起領導的足夠重視，一般由其他工作人員兼職完成，更談不上配備專業(yè)能力過硬、管理素質強的專職管理學籍人員。

2.學校學籍管理工作的投入大小

學籍管理工作的總要求是必須做到“一個不能多、一個不能少、一個不能錯”，當前我國大多數(shù)高校學生規(guī)模在15 000-20 000人之間，每年招生和畢業(yè)生人數(shù)合計在7 500-10 000人左右，因此，學籍管理人員每年需要審核新生和畢業(yè)生共上萬條的學生信息量。同時，每年因轉學、轉專業(yè)、跨校交流、出國交流、應征入伍、因病休學、創(chuàng)業(yè)休學等多種原因導致的學生學籍異動頻繁，使學籍管理工作的難度和強度進一步加大，而大多數(shù)高校學籍管理工作一般都只由一人進行管理，有的學校學籍管理人員還要完成一定教學任務和組織學生考試等工作，造成人員投入嚴重不足的局面。[5]

3.學校學籍管理工作的職能定位

學籍管理包含了學生入學報道、資格審查、學籍注冊、學業(yè)考核與記載、學籍異動、畢業(yè)資格和學位資格審核、畢業(yè)證、學位證的發(fā)放以及畢業(yè)后的學業(yè)信息勘誤、學業(yè)證書管理等一些方面的職能，涉及到高校招生部門、學工部門、教務部門和就業(yè)部門等幾個職能部門，學籍管理的職能如何歸口相應職能部門，不同學校方式不一樣，基本上是一個部門完成1-2個職能，多個部門共同參與學籍管理工作，但由于部門間的信息交流不暢、管理方式方法不同會導致學籍管理工作混亂現(xiàn)象，同時這種現(xiàn)象也很難得到有效解決。[6]

4.學校學籍管理工作的制度建設

國家教育部《普通高等學校學生管理規(guī)定》頒布后，各省教育主管部門也對各省高校學生學籍管理提出明確的意見和辦法，上級主管部門的意見和辦法，各高校也會根據(jù)自身實際情況都出臺了一系列的學籍管理規(guī)定，但這種管理制度的制定并沒有真正體現(xiàn)“以人為本、以生為本”的學籍管理理念，缺乏人性化，不利于個性發(fā)展。例如，學生填報高考志愿時為了能夠先入學都會選擇服從調劑，但是由于管理制度的不健全，會嚴重影響這些學生的發(fā)展，甚至影響其順利畢業(yè)，所以，這種不健全的、缺乏人性化的管理制度可能會影響學生的一生，同時還可能會對學校的穩(wěn)定帶來隱患。[7]

三、新時期高校學籍管理存在的問題

1.學籍管理制度宣傳不到位，學籍管理規(guī)定執(zhí)行不嚴格

在學校日常教學生活中，不少學生、教師認為學籍管理是學校學籍管理部門的事情，新生在入學教育時會組織學習學籍管理，由于時間緊且又對學籍管理不夠重視，學習不深入，對學籍管理理解不深。有的學生對自己的學籍信息重視不夠，經(jīng)常出現(xiàn)錯誤，為自己和學籍管理人員帶來很多不必要的麻煩；還有的學生只有在自己違反了相關學籍規(guī)定受到相應處分時才知道學籍管理的重要性。究其原因就是他們對學籍管理規(guī)定的學習不夠，同時還有重要的一點就是學校對學籍管理制度宣傳不到位[8]。我國高校學籍制度1978 年到2016年出臺多部相關規(guī)定，在《普通高等學校學生管理規(guī)定》下指導高校根據(jù)自身實際制定各自的學籍管理辦法，但在具體管理操作過程中，人為因素較多，隨意性較大，制度并沒有嚴格執(zhí)行，造成學籍管理混亂和一些不公平公正現(xiàn)象，嚴重影響了高校的正常教學和管理秩序。

2.學籍管理重要性認識不夠，學籍管理相關各職能部門責權不清

在許多高校中專職學籍管理人員很少，學籍管理人員一般同時兼職教務管理甚至科研等方面的工作，工作繁瑣艱巨，但很多工作平時又看不見得不到領導的認可，參加業(yè)務培訓， 提升管理服務水平的機會極少?，F(xiàn)行的學籍管理工作涉及面很廣，一般高校有招生部門、學工部門、教務部門、就業(yè)部門等幾個職能部門和教學院部共同參與學籍管理工作，但由于各自管理模式管理方法不同，學籍管理工作權責不清， 分工不明，經(jīng)常會出現(xiàn)信息交流不通暢、出現(xiàn)錯誤與混亂，不利于學生發(fā)展，增大了學籍管理人員的工作壓力，降低了學籍管理人員的工作效率[9]。

3.學籍管理信息化協(xié)同程度低，學籍信息更新滯后

隨著國家經(jīng)濟不斷發(fā)展，教育信息化的程度也不斷提高，各高校也建立起自己的信息化系統(tǒng)，但由于各高校各類信息化系統(tǒng)彼此獨立，除了教育部學信網(wǎng)平臺為每個在校生建立自己的學籍信息系統(tǒng)外，一般高校有學籍注冊系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、選排課系統(tǒng)、收費系統(tǒng)、畢業(yè)離校系統(tǒng)等眾多管理信息系統(tǒng)，但彼此獨立，并沒集成為完整的學籍管理信息系統(tǒng)，各系統(tǒng)之間共融性協(xié)同性差，學籍信息不能及時更新到各個子系統(tǒng)，導致各系統(tǒng)學生信息不一致，不利于教師及學生對各類學籍管理信息的查詢，嚴重阻礙了學校相關職能部門對學生的正常管理[10]。

4.學籍管理人員專業(yè)化程度低，學籍管理人員壓力大

目前學籍管理工作信息化程度相對較高，除了學習政策、制度等各級文件規(guī)定外，必要的專業(yè)知識和計算機操作技能必不可少，但是當前各高校學籍管理工作領導重視程度不夠，普遍存在學籍管理人員人數(shù)少、學歷不高、專業(yè)不對口，大多數(shù)學籍管理人員從未參加學籍管理專業(yè)培訓、也不具備學籍管理專業(yè)知識和計算機數(shù)據(jù)庫操作技能，加之大多數(shù)學籍管理人員一般同時兼職教務管理甚至科研等方面的工作，工作繁瑣艱巨，同時學籍管理工作責任重大，學籍管理人員壓力大[11]。

四、新時期高校學籍管理的應對策略

按照國家教育部最新頒布的《普通高等學校學生管理規(guī)定》要求，完善各高校學籍管理制度，以學籍管理公開、公正、公平為基礎核心，根據(jù)大數(shù)據(jù)背景下信息化的特點，合理規(guī)范高校學籍管理工作，從以下幾個方面不斷完善，使學籍管理工作有序、高效、合法。

1.加大宣傳，把學籍管理工作落到實處

學籍管理工作貫穿大學學習生活的全程，必須加強學籍管理制度的學習，要利用學校廣播、新生入學教育、海報、校園網(wǎng)、官方微博、微信公眾號、QQ公眾號、班級活動等多種形式做好學籍管理的宣傳工作，在新生入學教育中，各個院部要組織學生進行學籍管理制度學習，要求每位新生必須登錄學信網(wǎng)注冊建立學信檔案，學信網(wǎng)是國家高等教育學生學籍學歷電子注冊唯一網(wǎng)站，學信檔案信息將伴隨終生，確保學信網(wǎng)學生的考號、姓名、專業(yè)、層次、學制、身份證號等信息與學生本人實際情況一致，這些信息將和學業(yè)證書保持一致。同時，學校應加強學籍管理規(guī)定及信息的更新和公告，對最新的文件及相關規(guī)定要通過校園宣傳欄或者校園網(wǎng)、官方微博、微信公眾號、QQ公眾號等方式進行公布，使學生和教師都能及時了解，只有學校師生的共同配合與努力，才能保證學籍管理工作高效運行，才能將學籍管理工作落到實處[12～14]。

2.領導重視，建設一支有擔當?shù)母咚刭|學籍管理隊伍

各高校應堅持“以生為本”原則，牢固樹立“一切為了學生、為了一切學生、為了學生的一切”的理念，高度重視學生學籍管理工作，必須配備專職學籍管理人員，建設一支有擔當?shù)母咚刭|學籍管理隊伍，并根據(jù)學籍管理人員的資歷和實際工作能力，確定學籍管理人員的職員級別，給予相應的工作待遇，保證學籍管理隊伍的相對穩(wěn)定。同時，由于學籍管理工作具有很強的政策性和專業(yè)技術性，學籍管理人員必須具備較好的綜合管理素質和熟練計算機業(yè)務操作能力[15]。學籍管理部門要負責對全校各部門、各二級學院相關人員進行有針對性的、分層次、分類型的專題培訓，對國家教育政策法規(guī)和學校學生管理條例進行系統(tǒng)的學習、了解，并要求熟練掌握，運用自如，達到能勝任學籍管理相關工作并指導學生的目的，建設一支有擔當?shù)母咚刭|學籍管理隊伍[16]。

3.加強協(xié)同，建設完善的學籍管理信息化系統(tǒng)

為了配合數(shù)字化校園建設，推進教育信息化，以學籍管理為中心建立信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)現(xiàn)有眾多信息化系統(tǒng)的有機統(tǒng)一，將學籍注冊系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、選排課系統(tǒng)、收費系統(tǒng)、畢業(yè)離校系統(tǒng)等眾多管理信息系統(tǒng)集成，建立完善的學籍管理信息系統(tǒng)，真正實現(xiàn)各子系統(tǒng)之間的協(xié)同工作，形成科學規(guī)范的學籍管理信息系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的一致性，學生、教師與管理人員通過校園網(wǎng)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速更新與共享，方便學生查詢學業(yè)信息，極大提高教師與管理人員工作效率[17,18]。

4.建立預警、強化學籍管理的教育功能

建立“學籍預警”機制，該機制是基于學籍信息管理系統(tǒng)的智能分析機制，當學生成績達不到學校規(guī)定學分要求或違紀受到處分時，系統(tǒng)會給出預警，學籍管理部門會根據(jù)系統(tǒng)預警，給學院、學生及家長下發(fā)“學業(yè)預警”通知書，形成“ 學生、家長、學院、學校”四位一體的信息溝通反饋體系，高校思想教育與管理工作應該是相輔相成的，管理是手段，教育是目的[19]。嚴格有效的學籍管理與思想教育工作是密不可分的，在學籍管理中必須強化其教育功能，根據(jù)系統(tǒng)預警情況，學籍管理人員要不定期地與各學院學生輔導員加強溝通，加強學生的教育管理，幫助學生順利完成大學學業(yè)[20]。

五、結語

高校學籍管理是學校教育管理工作的重要組成部分，學籍管理必須堅持“以生為本”的原則，牢固樹立“一切為了學生、為了一切學生、為了學生的一切”的理念，要尊重學生的主體地位，針對當前學籍管理中存在的問題，通過加強學籍管理制度宣傳，努力提高學籍管理人員的綜合素質，不斷完善學籍管理信息系統(tǒng)，建立科學合理的學籍預警機制，強化學籍的教育功能，形成科學規(guī)范、公平公正的學籍管理體系，使學籍管理工作真正做到“一個不能多、一個不能少、一個不能錯”， 為我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展貢獻應有力量。

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責任編輯：熊 瑛

2016-12-25 基金項目: 湖北省高等教育學會研究項目( XJ12-13 -02)資助

2095-4654(2017)03-0136-05

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