淺談醫(yī)院人事檔案管理

肖興賓

【摘要】人事檔案及其管理工作在醫(yī)院的管理工作中起著舉足輕重的作用，它為醫(yī)院的各個(gè)崗位提供人才信息支持，是醫(yī)院最重要的人才庫(kù)。眾所周知，企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，而一個(gè)完備的人事檔案系統(tǒng)將在浩如煙海的人才市場(chǎng)中為醫(yī)院篩選出所需要的人才，使醫(yī)院能在殘酷競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)資源優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前，全球社會(huì)經(jīng)濟(jì)都在逐步實(shí)現(xiàn)信息化，醫(yī)院的人事檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，建立完備的人事檔案信息化平臺(tái)，為醫(yī)院的發(fā)展提供人才支持。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；現(xiàn)狀；發(fā)展方向

1.人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理方式手段落后

人事檔案數(shù)量大，機(jī)密性高，對(duì)醫(yī)院極為重要，這就要求醫(yī)院應(yīng)該做到專(zhuān)人、專(zhuān)業(yè)管理。而現(xiàn)在很多醫(yī)院的人事檔案都是由人事部門(mén)人員兼職管理，甚至處于無(wú)人管理的狀況?，F(xiàn)在很多醫(yī)院都沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理設(shè)備，如：檔案室、計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)等，絕大部分醫(yī)院都處于手工收集、裝訂、整理、存放狀態(tài)。

1.2 檔案立卷陳舊

由于人事檔案流動(dòng)性差，很多醫(yī)院把檔案放在檔案室里，多年不見(jiàn)天日，等到用時(shí)再翻找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。更多的是檔案立卷問(wèn)題，一是信息不真實(shí)，年齡、學(xué)歷等存在弄虛作假的情況；二是信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題，前后信息不一致，錯(cuò)填亂填問(wèn)題；三是檔案材料不準(zhǔn)確問(wèn)題，該有的材料沒(méi)有，不該有的確一大堆；四是材料缺失問(wèn)題，很多檔案沒(méi)有完備的材料，信息不全等。

1.3 領(lǐng)導(dǎo)層重視不夠

人事檔案的作用不會(huì)擺在明處，短時(shí)間內(nèi)不會(huì)產(chǎn)生很大經(jīng)濟(jì)效益，因此存在領(lǐng)導(dǎo)層重視不夠的問(wèn)題，認(rèn)為檔案的存在只是程序化的東西，并沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的作用，人員、資金的投入的跟不上，造成人事檔案管理存在各種問(wèn)題。

2.人事檔案管理如何為醫(yī)院服務(wù)

2.1 為醫(yī)院及時(shí)提供人才

人事檔案作為一個(gè)人最基本的信息平臺(tái)，是醫(yī)院了解員工最簡(jiǎn)單的平臺(tái)，而一個(gè)好的人事檔案管理系統(tǒng)，是醫(yī)院強(qiáng)大的人才資源庫(kù)，它能隨著醫(yī)院的各方面發(fā)展，為醫(yī)院選擇提供真正適合醫(yī)院的人才，做到人盡其才，更好的為醫(yī)院服務(wù)。

2.2 為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)不適合現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展的人才

時(shí)間不會(huì)停滯不前，人才也不會(huì)永遠(yuǎn)適合。隨著醫(yī)院的發(fā)展，有些崗位的人員就不再適合醫(yī)院發(fā)展的需求，而通過(guò)人事檔案管理系統(tǒng)就可以為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)不適合醫(yī)院現(xiàn)階段發(fā)展的人員，這樣就可以及時(shí)更換更適合的人才，有利于醫(yī)院的發(fā)展。

3.人事檔案管理的發(fā)展方向

3.1 建立信息化人事檔案管理平臺(tái)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省大量人力和時(shí)間，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，可以更好地為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。而信息化平臺(tái)的建設(shè)，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，有很多優(yōu)勢(shì)：

3.1.1 方便查找。 傳統(tǒng)的檔案管理模式，往往采用立卷等方式，由于人事檔案數(shù)目龐大，質(zhì)量沉重，一旦短時(shí)間被需要某個(gè)檔案，就會(huì)出現(xiàn)不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)找出所要的檔案，造成醫(yī)院損失。而建立完善的人事檔案管理信息化平臺(tái)，就可以徹底解決這個(gè)問(wèn)題，由于計(jì)算機(jī)處理能力強(qiáng)大、計(jì)算速度快、計(jì)算精度高，可以很快找到所需要的檔案。這樣又可以使得檔案管理人員的工作量大大減小，提高其工作效率。

3.1.2 存儲(chǔ)量大，方便保存。傳統(tǒng)的檔案，都是采用立卷的模式，紙張占地大，又不方便保存，利用率低。而采用計(jì)算機(jī)信息化存儲(chǔ)的方式，就可以解決這個(gè)問(wèn)題，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量極大，還有存儲(chǔ)卡、硬盤(pán)等各種外接設(shè)備，從而避免了傳統(tǒng)紙張難以保存等問(wèn)題。

3.1.3 綠色環(huán)保。采用信息化人事檔案管理，避免紙張的使用，綠色環(huán)保，符合國(guó)家的基本國(guó)策。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的多元化與網(wǎng)絡(luò)化

3.2.1 多元化。傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一簡(jiǎn)單，無(wú)非是表格、文件等內(nèi)容。而這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的發(fā)展?，F(xiàn)代化的人事檔案，在傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)上，還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案信息的多元化，例如：圖形圖像、音視頻資料等，這樣才能更好地立體化的了解員工，為醫(yī)院更好地服務(wù)。

3.2.2 網(wǎng)絡(luò)化。選用合適的軟件系統(tǒng)和系統(tǒng)維護(hù)就成為關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫?shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式，逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.2.3 動(dòng)態(tài)化。要在立足信息資料真實(shí)的基礎(chǔ)上，編輯建立多元化的形象檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)發(fā)展。檔案的建立要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新，隨著個(gè)人信息的不斷更新完善，系統(tǒng)維護(hù)人員就應(yīng)該隨時(shí)變更檔案信息，并且確保信息的準(zhǔn)確、真實(shí)，方便醫(yī)院和社會(huì)的查看、監(jiān)督。

4.實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化需要進(jìn)行的工作

4.1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理意識(shí)

沒(méi)有投入就不會(huì)有回報(bào)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持，充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，并且對(duì)此項(xiàng)工作高度重視，千方百計(jì)為人事檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件，保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。

4.2 選用一套完善的信息化處理平臺(tái)

市場(chǎng)上的信息處理平臺(tái)軟件很多，但是不一定都適合醫(yī)院的管理系統(tǒng)，應(yīng)該向?qū)I(yè)人員咨詢(xún)，選取一套真正適合醫(yī)院人事檔案信息化管理的軟件平臺(tái)，提高工作效率，減少工作失誤，使其更好的為醫(yī)院服務(wù)。

4.3 建立醫(yī)院自己的信息檔案維護(hù)團(tuán)隊(duì)

只有軟件平臺(tái)，沒(méi)有一個(gè)好的操作團(tuán)隊(duì)，也不可能使得系良好運(yùn)轉(zhuǎn)，因此，醫(yī)院應(yīng)該建立自己的信息檔案維護(hù)團(tuán)隊(duì)。人事檔案屬于機(jī)密信息，這個(gè)團(tuán)隊(duì)必須由醫(yī)院管理層親自帶隊(duì)建立，人員要專(zhuān)業(yè)，在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，做好信息平臺(tái)的維護(hù)工作。

4.4 建立一支專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

要全面實(shí)現(xiàn)信息管理，就必須有一個(gè)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)管理團(tuán)隊(duì)來(lái)支撐這個(gè)平臺(tái)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此，醫(yī)院必須建立一支專(zhuān)業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，由專(zhuān)業(yè)管理人員帶隊(duì)，有著超強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，不斷學(xué)習(xí)新型的管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，在一定程度上，該團(tuán)隊(duì)成員也得掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉信息化管理平臺(tái)的運(yùn)行方式，以方便及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。

5.結(jié)語(yǔ)

在新的市場(chǎng)形勢(shì)及現(xiàn)有的人事制度下，人事檔案的內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，這就導(dǎo)致舊的人事檔案管理方法和形式將不可避免地被淘汰。在今后的人事檔案管理工作中，應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，健全適應(yīng)新時(shí)代的人事檔案管理制度，引進(jìn)先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的高科技檔案管理人員，使醫(yī)院朝著科學(xué)、規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張冰；醫(yī)院人事檔案管理工作探析[J]. 黑龍江檔案，2012，（1）