跨媒體的高校歷史檔案數(shù)字信息資源合作儲存模式研究

文 / 徐桂榮

跨媒體的高校歷史檔案數(shù)字信息資源合作儲存模式研究

文 / 徐桂榮

當前我國高校歷史檔案數(shù)字信息資源存儲模式依然存在著一些問題，如重視程度不足、技術(shù)支持不力以及存儲能力難以滿足實際需求等。高校圖書館必須明確歷史檔案數(shù)字信息資源合作存儲模式建設(shè)的必要性，推動管理理念的現(xiàn)代化，通過大力宣傳以促進資源聚合，強化制度建設(shè)以保障資源應(yīng)用價值的充分發(fā)揮。

跨媒體；高校；歷史檔案數(shù)字信息資源；合作存儲模式

在經(jīng)濟發(fā)展和科技進步的雙重推動下，高校圖書館在工作范圍、工作職能、服務(wù)水平等方面都有了明顯的進步，尤其是檔案管理方面更取得了不俗的成績。但高校檔案管理工作多集中在檔案的編輯和開發(fā)方面，并沒有予檔案資源存儲工作以足夠的重視，導致信息化背景下高校檔案存儲工作暴露出諸多弊端。在實際工作過程中，高校應(yīng)高度重視檔案存儲工作，在跨媒體理念的支持下，建設(shè)并完善歷史檔案數(shù)字信息資源的合作存儲模式，在保障資源安全性的同時，節(jié)約存儲空間，降低存儲成本，提高利用效率。

一、推進高校歷史檔案數(shù)字信息資源合作存儲的必要性

（一）降低存儲成本，優(yōu)化存儲空間

高校歷史檔案數(shù)字信息存儲空間的拓展成為信息化背景下的大勢所趨。這需要人力、資金和技術(shù)等的支持。目前我國絕大多數(shù)高校圖書館普遍存在資金不足、人員緊張、技術(shù)發(fā)展遲滯等方面的問題。尤其在跨媒體發(fā)展的今天，全新的傳播方式和交流模式更提升了高校歷史檔案管理的要求：除了要做好實體檔案存儲外，還要做好數(shù)字信息資源的存儲，確保數(shù)字信息資源保護的有效性，并擴大儲存和傳播的范圍。合作模式建設(shè)的核心理念就是對存儲資源的整合配置，將有限的存儲資源發(fā)揮出最大的作用，通過合作的方式緩解高校檔案存儲工作壓力，節(jié)約高校運營、管理等方面的成本支出，有利于在提升高校檔案存儲質(zhì)量的同時，把更多精力放在推動圖書檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)中[1]。

（二）提升利用效率，聚合優(yōu)質(zhì)資源

歷史檔案信息具有一定的特殊性，相對來說，此類檔案的利用率整體偏低，查找和使用受到多方面因素的影響而存在諸多的不便。這些因素主要與檔案本身的開放性、存儲方式的合理性以及檔案獲取的便捷性等有直接的關(guān)系。在合作存儲模式的支持下，高?？梢詫⒗寐瘦^低的歷史檔案從傳統(tǒng)的存儲管理工作中分離出來，利用合作存儲平臺對這部分歷史檔案數(shù)據(jù)信息進行管理。這樣就能夠?qū)⒋罅康臍v史檔案資源匯聚到一起，利用跨媒體優(yōu)勢打破空間的限制，提升高校歷史檔案資源的利用效率，同時降低讀者查找歷史檔案資料的難度，對于提升圖書檔案館知識服務(wù)水平具有著重要的驅(qū)動作用。

（三）保障檔案安全，提升服務(wù)效益

跨媒體背景下，保證高校檔案資源的安全性越來越重要。只有全力維護檔案信息的安全，才能為服務(wù)效益的提升打好基礎(chǔ)。為此，高校有必要對檔案資源進行有效分類和整合，強化對歷史檔案資源的把控力度，維護存儲管理系統(tǒng)的安全，減少對歷史檔案資料的破壞。由于管理上的缺失，很多圖書檔案館對閑置資源關(guān)注過少，降低了歷史檔案資料在存儲過程中的安全性，信息失真或缺失等問題時有發(fā)生。而應(yīng)用合作存儲模式后，這種問題將得到有效的解決，合作存儲平臺將對歷史檔案資料給予應(yīng)有重視，通過針對性的存儲策略保證存儲工作的實效性，并在跨媒體的輔助下實現(xiàn)實體和數(shù)字檔案資料存儲的永久性，彌補傳統(tǒng)內(nèi)部存儲模式的不足[2]。

二、高校歷史檔案數(shù)字信息資源存儲中的主要問題

（一）存儲壓力較大，工作重視偏低

高校內(nèi)部存有大量的歷史檔案資料。這些歷史檔案資料包括重要的歷史文獻、文物典籍、書畫資料、善本圖譜等。在存儲管理的過程中往往存在著較多問題。首先，歷史檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換缺乏足夠的技術(shù)支持，很多破損程度嚴重的、瀕危的歷史檔案資料很難通過一般手段實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。其次，歷史資料眾多，圖書檔案館傳統(tǒng)存儲模式存在著巨大的工作壓力，在尚未架構(gòu)起完整合作模式的情況下很難滿足現(xiàn)代存儲的需要。再次，缺乏專業(yè)人才，現(xiàn)有館員很多對存儲工作認識不到位，難以將現(xiàn)代化跨媒體思維應(yīng)用到實際工作中。此外，高校本身對該項工作也缺乏重視，缺乏長遠視角，致使高校歷史檔案數(shù)字信息資源存儲難以獲得應(yīng)有保障，風險不斷提升。

（二）存儲條件不足，缺乏技術(shù)支持

在傳統(tǒng)存儲模式下，高校在歷史檔案資源存儲過程中應(yīng)當高度重視存儲場館的建設(shè)。而隨著跨媒體理念的深化和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資源數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為圖書檔案管理工作的特定趨勢。因此，在歷史檔案資料存儲管理的過程中，應(yīng)兼顧實體和網(wǎng)絡(luò)，基于現(xiàn)實環(huán)境提升對線上存儲環(huán)境的重視程度，以更好地滿足線上存儲需求。然而，當前我國絕大多數(shù)高校不僅實體存儲空間緊張，線上存儲環(huán)境建設(shè)也存在諸多不足。首先，缺乏對歷史檔案數(shù)字信息資源存儲科學性的分析，難以與時俱進融入跨媒體思維，導致檔案信息的分類、檢索等方面都存在短板。其次，缺乏技術(shù)支持，很多高校圖書檔案館館員年齡偏大，受到傳統(tǒng)工作思維與模式的慣性影響而難以正確認識到跨媒體思維養(yǎng)成的意義，信息化知識水平有限，阻礙了歷史檔案數(shù)字信息資源合作存儲模式的高效建設(shè)，信息資源存儲工作升級與轉(zhuǎn)型所面臨的困難也就難以避免。

（三）轉(zhuǎn)型需求加劇，存儲職能弱化

在新媒體時代，跨媒體思維的普及應(yīng)用已成定勢，為了順應(yīng)形勢的發(fā)展和現(xiàn)實需要，當前各大高校圖書館都在積極轉(zhuǎn)型，很多高校都將重點放在了知識服務(wù)職能拓展上，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在跨媒體平臺上不斷拓展知識服務(wù)范圍，以便為讀者提供更廣闊的閱讀路徑。這不僅有利于圖書館內(nèi)部閑置資源的高效利用，而且有利于凸顯高校圖書館的知識服務(wù)價值。與此同時，高校圖書館存儲工作的地位卻急轉(zhuǎn)直下，為了迎合社會需求而過多地將重心放在了轉(zhuǎn)型建設(shè)層面。這樣，高校圖書館檔案信息存儲職能勢必被邊緣化，存儲方面由此出現(xiàn)巨大隱患[3]。

三、跨媒體的高校歷史檔案數(shù)字信息資源合作存儲模式的優(yōu)化路徑

（一）注重經(jīng)驗學習，引入現(xiàn)代理念

關(guān)于圖書館檔案存儲問題，學界早有研究，生成了大量具有針對性的存儲模式建設(shè)構(gòu)想。其中合作存儲模式概念的提出始于哈佛大學。其初衷是用于解決實體文獻存儲方面的問題。隨著后來理論和實踐的同步發(fā)展，此模式一直處于不斷完善的進程中，意在緩解圖書館存儲壓力，實現(xiàn)資源的集約化管理。當前，很多發(fā)達國家的圖書館已經(jīng)應(yīng)用了合作存儲模式，以哈佛為首的幾大知名院校也都將合作存儲模式作為主要方式。相比之下，我國圖書館合作存儲的理論和實踐仍處于探索階段，合作存儲經(jīng)驗嚴重不足。為此，我國圖書館應(yīng)適當借鑒國外經(jīng)驗，注重現(xiàn)代化跨媒體理念的融合并以此指導實踐。首先，高校應(yīng)正確定位合作存儲模式的發(fā)展趨勢，并對該模式形成全面而深刻的理解，明確優(yōu)勢劣勢，進而結(jié)合實際情況加以應(yīng)用。其次，要對合作存儲模式進行本土化創(chuàng)新。不同國家的文化背景與圖書館運營模式的差異客觀存在，我國圖書館對發(fā)達國家圖書館先進運營模式的借鑒不能完全照搬，而要重視觀念引導，并在合作存儲模式推行的過程中切實結(jié)合我國實際情況，通過不斷的摸索和嘗試循序漸進，逐步建設(shè)與完善各項制度。再次，國外合作存儲模式并不相同，應(yīng)根據(jù)不同情況選擇不同類型的合作存儲模式。因此，我國高校圖書館在合作存儲模式建設(shè)過程中也應(yīng)增強靈活性，將跨媒體與合作存儲深度結(jié)合，通過線下與線上的聯(lián)動擴大合作存儲模式的應(yīng)用范圍[4]。

（二）擴大宣傳反饋，強化資源聚合

做好高校歷史檔案數(shù)字信息資源存儲工作，不僅是歷史檔案資料保密性的必然要求，而且是提高歷史檔案數(shù)字信息利用率的重要途徑。在高校圖書館數(shù)字化轉(zhuǎn)型的今天，做好宣傳工作并以此為契機強化資源聚合的必要性逐漸明晰。首先，國家有關(guān)部門應(yīng)介入該工作，充分發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，成為各大高校聯(lián)合的媒介，借助政府力量推動合作關(guān)系的快速建立；應(yīng)加強實踐調(diào)查研究，深入各高校內(nèi)部了解歷史檔案資料存儲現(xiàn)狀，以更清晰地了解實際情況從而輔助高校制定行之有效且有針對性的檔案信息保護機制。在此過程中，官方應(yīng)秉著“共享、共贏”的理念切實保障跨媒體傳播渠道的流暢性和約束性。其次，高校圖書館內(nèi)部要做好合作存儲的準備。一方面要做好歷史檔案資源的分類與轉(zhuǎn)換，明確歷史檔案資料合作存儲的類型和等級等，保障共享平臺的有效性；另一方面要擴大宣傳范圍，重點針對跨媒體思想和合作存儲模式組織工作人員展開學習，全面提高館員的綜合素質(zhì)與職業(yè)能力。

（三）完善制度建設(shè)，靈活應(yīng)用資源

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，存儲與應(yīng)用之間存在較大矛盾，做好存儲工作往往就會降低歷史檔案資料的利用率，甚至于因過分保密而妨礙讀者的查閱。因此，在合作存儲模式建立的過程中，高校圖書館應(yīng)通過化解存儲與應(yīng)用之間的矛盾對歷史檔案資源的利用率給予必要支持。首先，要豐富高校歷史檔案資源的存儲形式，通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換和線上存儲的推行來降低高校歷史檔案資源的耗損率。其次，對電子檔案進行嚴格把關(guān)，在合作存儲模式下，可以倡導各合作院校采取統(tǒng)一化標準，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)換，不僅便于歷史檔案數(shù)字信息資源管理，而且能保證檔案轉(zhuǎn)換的規(guī)范性，為利用開發(fā)工作打下良好基礎(chǔ)。最后，要針對合作存儲模式完善制度建設(shè)，以發(fā)揮出制度應(yīng)有的約束功能，保障各項工作平穩(wěn)有序開展。制度的制定應(yīng)包括三個主要方面：一是對檔案的編輯、上傳加以規(guī)范，便于管理工作的展開；二是對各項操作行為進行約束，減少人為因素對合作存儲模式運行的負面影響；三是做好安全制度的建設(shè)，細化賬號管理、操作規(guī)章和安全技術(shù)等各項涉及到安全性的內(nèi)容，最大程度降低線上風險，為合作存儲模式的穩(wěn)定運營提供可靠保障[5]。

[1]史枚翎.數(shù)字圖書館可持續(xù)發(fā)展下的知識管理與知識服務(wù)創(chuàng)[J].山西檔案,2015(3).

[2]杜鵑.場景化:移動互聯(lián)時代傳播模式創(chuàng)新的新途徑——兼論場景+媒體的基本運作形態(tài)[J].出版廣角,2017(18).

[3]黃丹瑜.跨媒體信息素養(yǎng)的概念,特點及對圖書館的意義[J].圖書情報工作,2013(14).

[4]李愛明.數(shù)字圖書館中基于語義關(guān)聯(lián)挖掘的跨媒體檢索研究:模型設(shè)計與實驗分析[J].情報科學,2014(1).

[5]王寧.高校圖書館低利用率文獻合作存儲庫的構(gòu)建研究——以安徽省合肥市大學為例[J].中國科技投資,2013(20).

（責任編輯：虞志堅）

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1005-9652（2017）05-0089-03

徐桂榮（1973-），男，江蘇泰州人，泰州學院館員，研究方向：高校檔案管理。