高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)之我見(jiàn)

龐軍+姜楠

摘 要：高校檔案館作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，建設(shè)數(shù)字化檔案館是當(dāng)前高校檔案工作的迫切任務(wù)和必由之路。在技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)下，高校要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，對(duì)館藏檔案進(jìn)行普遍、全面的數(shù)字化處理，建立各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)，在文檔一體化建設(shè)的前提下進(jìn)行檔案收集，在網(wǎng)絡(luò)化背景的基礎(chǔ)上提供檔案的開(kāi)放和利用。

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案館；數(shù)字化

本文系寧夏醫(yī)科大學(xué)校級(jí)科研課題研究成果，項(xiàng)目編號(hào)：XM2016025。項(xiàng)目名稱《建立干部檔案信息資源共享管理模式的研究》。

近幾年來(lái)，高校檔案管理正處于從傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的過(guò)渡時(shí)期，這也是檔案管理必然的發(fā)展趨勢(shì)。數(shù)字化檔案館是在傳統(tǒng)檔案館基礎(chǔ)上建立起來(lái)的，但絕不是簡(jiǎn)單的傳統(tǒng)檔案館的計(jì)算機(jī)化，我們可以把它看成是傳統(tǒng)檔案館中檔案的數(shù)字化并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行管理。也可以將數(shù)字化檔案館簡(jiǎn)單地理解為傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化服務(wù)，它是以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為環(huán)境，打破時(shí)空的限制，為用戶提供更先進(jìn)、更廣泛的服務(wù)，其核心是數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，因?yàn)樗枰獢?shù)字化的檔案館來(lái)充實(shí)，并需要有運(yùn)行良好的網(wǎng)絡(luò)體系，其實(shí)質(zhì)是形成有序的信息空間，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。

1 構(gòu)建數(shù)字化檔案館的必要性和緊迫性

“數(shù)字化檔案館”是指以二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)、處理檔案信息內(nèi)容，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊和多媒體技術(shù)，提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)的檔案信息系統(tǒng)。！” 目前，高校檔案部門(mén)管理的檔案很大一部分來(lái)源于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、錄音、錄像資料，而現(xiàn)在大量的政府公文、法令、信函等在以紙質(zhì)文件形式發(fā)布和流通的同時(shí)，還以電子文件的形式在網(wǎng)上發(fā)布與處理，從而形成了大量電子黨政文件；其次，每年數(shù)以千計(jì)的畢業(yè)論文基本上都有了電子文本，師生管理也都已采用了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)；再者，高校師生大量的科技活動(dòng)成果日益以數(shù)字化形式出現(xiàn)，高校各職能部門(mén)上報(bào)的報(bào)表等材料也往往以電子報(bào)表上報(bào)，這就形成了大量的電子檔案。然而，高校檔案部門(mén)大都只停留在對(duì)上級(jí)下發(fā)的和本校形成的紙質(zhì)文件的管理。如何管理大量電子文件、電子檔案使它們最大限度地發(fā)揮作用筆者認(rèn)為，當(dāng)今高校檔案館作為一個(gè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，其生存條件就在于數(shù)據(jù)庫(kù)化的信息和網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)；通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案信息的開(kāi)發(fā)、處理、傳遞和廣泛利用，充分發(fā)揮數(shù)字檔案效用，提高檔案的利用價(jià)值。因此，高校檔案部門(mén)應(yīng)該充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢(shì)，積極創(chuàng)造條件建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)時(shí)收集各類(lèi)電子文件及各種有保存價(jià)值的數(shù)字化檔案材料，同時(shí)要在網(wǎng)上發(fā)布、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用。

2 優(yōu)化館藏檔案內(nèi)容

如何發(fā)掘高校在教學(xué)、科研、文化建設(shè)上的特色，優(yōu)化館藏檔案內(nèi)容也就成為高校數(shù)字化檔案館建設(shè)不可忽視的重要任務(wù)。首先要立足本校，努力發(fā)掘自己的特長(zhǎng)。比如理工科院校在科研上各有自己的強(qiáng)項(xiàng)，不僅要做好科研檔案歸檔的規(guī)范化工作，還可以在與同類(lèi)院校比較后，突出本校在某一科研領(lǐng)域的專(zhuān)長(zhǎng)，通過(guò)網(wǎng)站等形式加以彰揚(yáng)，提高學(xué)校在社會(huì)上的知名度，加深人們對(duì)學(xué)校的了解。其二，改變紙質(zhì)檔案多、多媒體檔案少的傳統(tǒng)檔案文件載體的形式利用現(xiàn)代錄音、攝像等多種技術(shù)手段收集檔案，力求內(nèi)容豐富多彩、形式不拘一格，而不是過(guò)去那種單純的少直觀形象材料的文書(shū)檔案。其三，充分利用高校檔案館已有的館藏資源，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品。在樹(shù)立檔案管理與服務(wù)職能意識(shí)的同時(shí)，發(fā)揮檔案學(xué)術(shù)研究的價(jià)值。其四，真正發(fā)揮檔案館在各部門(mén)檔案管理上的監(jiān)督和指導(dǎo)作用。我們一直強(qiáng)調(diào)檔案是“第一手材料”、“最原始的記錄”，而在實(shí)際操作過(guò)程中檔案館所接受的檔案并未完全達(dá)到這一要求，如科研、人物檔案，有許多材料是復(fù)印件，或已經(jīng)歸檔人員整理組織過(guò)的材料，有些有價(jià)值的材料可能因?yàn)楣ぷ餍枰Ａ粼诒静块T(mén)中或當(dāng)事人手中，年深日久，或人員流動(dòng)或機(jī)構(gòu)改革，這些材料可能就被遺忘和丟失。因此對(duì)于應(yīng)入館的檔案要及時(shí)進(jìn)館，而且要強(qiáng)化檔案行政管理，這樣既能豐富館藏，同時(shí)也為檔案資源建設(shè)提供保障。高校檔案館更應(yīng)在這種新形勢(shì)下改革檔案管理體制，加大檔案行政監(jiān)管力度，增強(qiáng)校內(nèi)機(jī)關(guān)和院、系、所各部門(mén)的檔案意識(shí)，在工作中理順關(guān)系、形成合力、落實(shí)責(zé)任，推進(jìn)檔案資源建設(shè)和拓展檔案館服務(wù)功能，推動(dòng)高校檔案事業(yè)的新發(fā)展

3 建設(shè)數(shù)字檔案館

把數(shù)字化檔案館建設(shè)主動(dòng)融入學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等系統(tǒng)中，因此在設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案館時(shí)，應(yīng)考慮如下幾點(diǎn)：

1.相應(yīng)法律法規(guī)的建立，是數(shù)字化檔案館建設(shè)的前提

建設(shè)數(shù)字化檔案館要根據(jù)數(shù)字檔案的特點(diǎn)，制定一套特定的規(guī)章制度，如文檔一體化制度、數(shù)字檔案歸檔制度、保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、數(shù)字檔案?jìng)浞葜贫取⒕W(wǎng)上利用者身份確認(rèn)制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，是數(shù)字化檔案館的建設(shè)能夠安全、順利地開(kāi)展的保障。建設(shè)數(shù)字化檔案館更需要在法律上明確檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)職能及權(quán)限，并處理好檔案館與檔案館館藏的所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)的關(guān)系，保障檔案信息安全的同時(shí)，保障檔案形成者的合法權(quán)益。

2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全保密管理。除了形成一套法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系外，還需有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制。為了保證密級(jí)檔案的安全性，需設(shè)置安全密碼，為其上一把放心鎖。對(duì)于非開(kāi)放性檔案根據(jù)其性質(zhì)界定不同密級(jí)檔案的查閱人員范圍，設(shè)置不同的密碼和訪問(wèn)權(quán)限，普通密級(jí)的檔案密碼可提供給有查閱權(quán)限的人員，絕密級(jí)的檔案可不上網(wǎng)或只在本單位內(nèi)部的局域網(wǎng)上按查詢權(quán)限訪問(wèn)。為保證網(wǎng)站的正常運(yùn)行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù)，如對(duì)“ 元數(shù)據(jù)”的研究、拷貝與遷移技術(shù)的應(yīng)用等。

3.數(shù)字檔案館建設(shè)的人才問(wèn)題。人才是當(dāng)今科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的最重要資源，人才對(duì)于數(shù)字檔案館的建設(shè)尤為重要。先進(jìn)的高校數(shù)字檔案館必須有高素質(zhì)的人員去操作去管理。一是熟悉檔案業(yè)務(wù)、精通計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)安全防范等技術(shù)；二是能夠參與數(shù)字檔案館建設(shè)的全過(guò)程，把握數(shù)字檔案館的管理和技術(shù)；三是數(shù)字檔案館正常運(yùn)行后，能了解和把握運(yùn)行過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種技術(shù)問(wèn)題；四是具備較高的政治覺(jué)悟和良好的職業(yè)道德，能?chē)?yán)守國(guó)家機(jī)密，對(duì)國(guó)家檔案財(cái)富的安全保管具有高度責(zé)任感；五是要選擇合適的伙伴，既要借助別人的技術(shù)力量，又不能受制于別人。這就必須加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，全面提高檔案工作者整體素質(zhì)。檔案工作者要成為信息向?qū)?、網(wǎng)絡(luò)交換手和網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航員。他們不僅要關(guān)心信息的更新情況，分析、研究各類(lèi)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，還應(yīng)關(guān)注新的信息系統(tǒng)的發(fā)展。因此，檔案工作者應(yīng)參加各種不同形式、不同程度的培訓(xùn)，以適應(yīng)新型館員與利用者之間的相互關(guān)系，不但使自己成為具有信息知識(shí)、技術(shù)能力的人，還應(yīng)能夠幫助利用者獲取信息，并掌握其中的技巧，從而全面推進(jìn)高校檔案館的數(shù)字化進(jìn)程。

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作者簡(jiǎn)介

龐軍（1967-），女，回族，河南商邱縣人，本科，寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。

姜楠（1978-），男，漢族，遼寧大連人，本科，寧夏醫(yī)科大學(xué)組織部干事，研究方向：組織人事檔案管理。