對企業(yè)工程物資管理常見問題的反思

文曉明

【摘 要】工程物資管理是工程建設(shè)項目的重要組成部分，高效專業(yè)的工程物資管理不僅是實施工程建設(shè)項目的基本保障，也能夠讓企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。結(jié)合實際工作，本文分析了工程物資管理常見的問題，并針對薄弱環(huán)節(jié)提出改善和提升的思路舉措，為基層單位工程物資管理提供參考。

【關(guān)鍵詞】工程物資管理；預(yù)算管理；信息系統(tǒng)

工程項目管理是涉及到工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、造價的綜合管理，其中工程物資管理貫穿工程項目管理的全過程。對工程物資的全過程、精細(xì)化管理是降低工程造價，保證工程進(jìn)度，達(dá)到工程建設(shè)質(zhì)量要求的關(guān)鍵，能夠為生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展提供基礎(chǔ)保障，并最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

一、工程物資管理的意義

在工程項目管理中，工程物資管理的作用是對企業(yè)工程項目建設(shè)所需各種物資的計劃編制、采購訂貨、運輸組織、庫存保管、合理供應(yīng)、領(lǐng)發(fā)消耗、廢舊回收等各項管理工作的匯總。主要包括物資收貨、發(fā)貨、退庫、調(diào)撥、配送、供應(yīng)商備貨等具體操作環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都需要財務(wù)、工程管理、采購等部門共同配合才能完成。作為在建工程的物流，良好高效的物資管理，能夠有效降低工程成本、杜絕浪費、保證施工生產(chǎn)和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。從實踐看，工程物資管理不僅是物資部門的采購管理，更應(yīng)是企業(yè)決策層和管理者關(guān)注的事項。同時，也是各崗位人員共同參與和監(jiān)督的組合管理，只有全員的參與，才能有效構(gòu)筑和暢通工程物資管理的完整鏈條。

二、工程物資管理存在的問題

筆者曾經(jīng)參加工程現(xiàn)場檢查工作，現(xiàn)場檢查的工作方式，主要是通過召集各專業(yè)相關(guān)人員組成檢查組，通過資金大小、項目屬性等隨機抽樣選擇被檢查工程項目，并圍繞工程資料、建設(shè)隨工、物資管理、交資送審等開展項目評估工作。通過以問題為導(dǎo)向的現(xiàn)場檢查，能夠比較全面地呈現(xiàn)基層單位工程項目管理的問題，有利于加以針對性的集中整改。根據(jù)實地檢查，現(xiàn)將基層單位工程物資管理一般存在的共性問題作一分析。

1.專業(yè)人才隊伍匱缺

基層單位從事物資管理的人員一般文化不高，物資管理技能不足，對物資管理理解不深，對正確工作的方式方法掌握不夠，加之如果單位培訓(xùn)缺位，則更難以對工程項目有全流程的整體認(rèn)知，從而很難把握自身定位，由此造成物資混亂、賬實不符、延誤工期等。當(dāng)前，零庫存管理和工程項目外包情況十分常見，一些單位采購的工程物資通常直接發(fā)貨到施工現(xiàn)場，并由下級機構(gòu)或施工方人員代收，由于清點接貨、驗貨、移送等環(huán)節(jié)控制不到位，人員責(zé)任心等問題更是難以得到保障，往往導(dǎo)致物料遺失、混用、損壞，施工浪費、結(jié)余料不退庫等現(xiàn)象較多。

2.需求源頭把關(guān)不嚴(yán)

物資需求是工程物資管理的源頭，但往往因為重視不夠或管理不到位，導(dǎo)致在物資管理的最初環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，例如以成本名義購入工程物資或者挪用工程物資用于日常經(jīng)營生產(chǎn)耗費，造成庫存結(jié)構(gòu)失真、工程項目預(yù)算失衡；又如先開工后立項，白條抵庫，導(dǎo)致后期無法銷賬，造成賬實不符；一些應(yīng)急性、臨時性項目管理粗放，先領(lǐng)料再設(shè)計或者超設(shè)計領(lǐng)料，大量物資后期退庫，額外增加了庫外保管風(fēng)險；當(dāng)施工方為多家單位的，還可能出現(xiàn)項目間私下調(diào)撥物資的情況，造成實際使用量與設(shè)計、決算不一致。

3.庫存管理不盡規(guī)范

不按庫存管理制度規(guī)范操作，造成賬實不符。例如，工程物資入庫后不及時入賬、領(lǐng)料單已開具但物資又未及時領(lǐng)走、物資分散保存等情況，造成庫中有實物但無賬目；或是物資領(lǐng)用后未及時銷賬，造成有賬無實物，或者賬上登記情況與實際情況不符。有的單位物資倉庫沒有定期盤點，更無盤點記錄。倉儲管理上，如自有庫存與供應(yīng)商庫存混放，未作分區(qū)管理；部分物資未做防雨、防潮保護(hù)，導(dǎo)致外包裝損毀，在工程使用時已遭到損壞；有些物資倉儲存在安全隱患，如高價值物資長期存放在室外倉庫保管，貨位、物料、通道、制度標(biāo)識缺失等。

4.信息系統(tǒng)應(yīng)用不夠

現(xiàn)代企業(yè)僅靠手工操作難以實現(xiàn)對物資的高效精準(zhǔn)管理，借助信息系統(tǒng)平臺將是必然趨勢。但對信息系統(tǒng)平臺的開發(fā)和應(yīng)用，也有一個漸近提升的過程。實際工作中，存在物資管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)沒有很好對接，兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法及時更新、傳遞和共享，仍然需要手工對賬；又或者物資管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)雖有關(guān)聯(lián)，但仍然做不到與手工操作同步，造成實物賬與財務(wù)賬不盡一致，大量的數(shù)據(jù)分析仍然需要手工完成。又如因拆除物資退庫不規(guī)范，竣工資料中實際拆除設(shè)備清單、交接清單、入庫單，材料平衡表、繳料清單等資料缺失，都可能加大實物與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的核對難度，形成物資入庫入賬風(fēng)險。

三、企業(yè)加強工程物資管理的思路

1.培養(yǎng)專業(yè)人才隊伍

工程物資管理需要有較強的工作責(zé)任心、具備一定專業(yè)素養(yǎng)的人員才能勝任。尤其是外包模式下的工程項目，更需要物資管理人員主動站位，充分履職。企業(yè)要圍繞項目的組織實施作好分工，要將物資管理、建設(shè)、財務(wù)、審計等部門的職責(zé)細(xì)化分解到人頭，尤其針對物流鏈條上各個銜接點的職責(zé)予以重點明確，克服“山頭主義”，杜絕只關(guān)注自身環(huán)節(jié)，對其他環(huán)節(jié)不支撐、不服務(wù)現(xiàn)象。要組織開展更多的物資管理專業(yè)培訓(xùn)，如通過外培內(nèi)訓(xùn)、師帶徒等方式，培養(yǎng)一支專業(yè)的物資管理人才隊伍，全面掌握專業(yè)知識，汲取借鑒兄弟單位的經(jīng)驗做法為我所用，持續(xù)打造人才軟實力。同時，還應(yīng)強化監(jiān)督考核。通過設(shè)置量化的考核指標(biāo)，諸如余料占領(lǐng)料比、余料集中度等指標(biāo)，納入對應(yīng)的專業(yè)考評體系，倒逼物資管理人員的能力加快提升。

2.健全物資管理制度

健全的制度是管好工程物資的前提。一方面，是制度體系的建立完善；另一方面，還要同等重視對管理制度的遵守執(zhí)行。制度制訂既要堅持政策性、原則性和導(dǎo)向性，同時，也要兼顧企業(yè)實際，避免雖然有制度，但無法嚴(yán)格執(zhí)行或者是執(zhí)行走樣的兩張皮現(xiàn)象，最終僅讓制度停留紙上，而不對實際工作產(chǎn)生影響。

管理制度應(yīng)當(dāng)包括庫存物資管理辦法，以適應(yīng)物資供應(yīng)鏈管理要求，在規(guī)范庫存物資管理，優(yōu)化庫存物資結(jié)構(gòu)，減少庫存成本，實現(xiàn)庫存物資管理精確化上發(fā)揮作用。庫存物資調(diào)拔辦法，以盤活庫存物資，有效提高物資利用率，規(guī)范物資調(diào)撥流程，加強調(diào)撥實物管理，實現(xiàn)更大范圍的資源優(yōu)化配置。呆滯物資處置辦法，用以規(guī)范呆滯物資的處置，提高庫存資源利用效率，減少積壓，提高周轉(zhuǎn)速度，降低庫存物資對企業(yè)資金的占用。物流管理辦法，通過構(gòu)建高效的物流體系，規(guī)范物流管理，提高物流運作效率，降低物流成本，有力支撐企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。倉儲管理辦法，規(guī)范物資倉儲管理，加強并促進(jìn)物資的精細(xì)化布局。廢舊物資回收與處置管理辦法，通過對積壓、拆舊、報廢等物資的管理，防范處置風(fēng)險，提高處置收益，深入挖掘廢舊物資價值，持續(xù)改善企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

3.加強物資預(yù)算管理

工程物資一般具有種類多，資金占用高的特點，采購、配送、裝卸、保管、領(lǐng)料等環(huán)節(jié)鏈條長、工序多，增加了管理控制的難度。因此，科學(xué)合理的事前控制尤顯重要。物資需求預(yù)算管理，需要建設(shè)、采購和財務(wù)部門充分協(xié)同，立足企業(yè)長遠(yuǎn)規(guī)劃，結(jié)合年度發(fā)展計劃，按照年度建設(shè)目標(biāo)，編制好物資需求總計劃、進(jìn)度需求計劃，以及采購和資金需求計劃等，并作為專業(yè)部門的工作遵循，根據(jù)實際執(zhí)行情況進(jìn)行動態(tài)調(diào)整優(yōu)化。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，沒有很好的計劃方案和溝通機制，將容易導(dǎo)致各部門自行其是，造成物料配置多寡不均、停工待料、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問題，最終影響工程項目進(jìn)度，給企業(yè)帶來損失。

4.緊盯三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)

發(fā)起采購是物資管理的起初環(huán)節(jié)，在堅持“以需定采、誰提需求誰負(fù)責(zé)”原則前提下，要落實需求部門對工程物資的主體責(zé)任，提高需求的準(zhǔn)確性。同時，也要對物資采購實行歸口管理，規(guī)范執(zhí)行采購制度，通過料源管理、價格管理和必要的價格考核激勵等機制，增強成本控制意識和物資質(zhì)量控制意識，把好物料的引入關(guān)。

倉儲管理最為考驗企業(yè)物資管理的基本功。在物流業(yè)快速發(fā)展的今天，許多企業(yè)側(cè)重采用零庫存戰(zhàn)略，對強化倉儲管理或有弱化。倉儲管理包括入庫驗收、日常賬務(wù)管理、堆放管理、出庫發(fā)料等工作內(nèi)容，既能促進(jìn)物資流轉(zhuǎn)高效，又能夠保證物料平穩(wěn)供應(yīng)。同時，還能夠為新料采購和呆滯物資管理提供參考。如果庫存管理混亂，不及時與物資系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新對接，往往造成賬實不符，給物資流轉(zhuǎn)管理帶來新的問題。

物資使用管理主要涉及對物資的具體領(lǐng)取使用和回收維護(hù)。需要建立完善的物資編號，尤其對一些高價值的工程設(shè)備、機具儀表、備品備件等物資，要建立規(guī)范的請領(lǐng)臺賬記錄，注重對物資使用中的過程維護(hù)和跟蹤監(jiān)督，按照物資流向形成可追溯的責(zé)任機制，以明確的使用考核要求，促進(jìn)實現(xiàn)物盡其用。

5.重視物資系統(tǒng)控制

充分利用計算機信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的物資管理系統(tǒng)平臺，是降低物資管理成本、提升項目效率的有力保障。通過物資管理系統(tǒng)控制，能夠一目了然地了解各類物資的最新動態(tài)，實現(xiàn)對采購、配送、使用、處置等全過程管控。通過信息管理系統(tǒng)控制，還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)充分共享，減少信息衰耗，降低溝通成本，許多費時費力的統(tǒng)計表、分析報告都可以由系統(tǒng)平臺自動生成并實時提供。利用信息系統(tǒng)平臺，還能夠從根本上減少人為因素的隨意干預(yù)，在物資出入庫、領(lǐng)用、盤點檢查等基礎(chǔ)管理上，都能夠得到明顯改善，從而使得工程物資管理水平實現(xiàn)躍升。

工程物資管理涉及的部門多、規(guī)則復(fù)雜、流程線條長、時間跨度久，施工中出現(xiàn)的物資問題往往不易預(yù)見，輕則影響資金效益效率，造成工程質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，重則產(chǎn)生違法亂紀(jì)的案件，給企業(yè)及涉事人員帶來損失和教訓(xùn)。提升工程物資管理，必須要從圍繞企業(yè)大局，提高建設(shè)效率，降低項目成本，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)價值的高度予以足夠重視，通過工程建設(shè)、采購、財務(wù)等專業(yè)部門的通力協(xié)同，方能更好地推動工程物資管理邁上新臺階。

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