企業(yè)人力資源信息化建設(shè)的實踐與探索

摘要：企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)正在成為人力資源管理一個日益重要的環(huán)節(jié)。然而，由于各種客觀原因，在企業(yè)集團(tuán)層面人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)中，面臨各種困難和挑戰(zhàn)。本文從企業(yè)集團(tuán)人力資源信息系統(tǒng)成效和不足入手，對全面推進(jìn)人力資源系統(tǒng)建設(shè)的對策和措施等方面提出建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)集團(tuán) 信息化 使用管理

一些大中型企業(yè)集團(tuán)下屬法人單位達(dá)數(shù)百家，以往使用報表等傳統(tǒng)工具盤點集團(tuán)人力資源的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、配置及薪酬福利情況，效率低、準(zhǔn)確性差、信息量有限、數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一規(guī)范等問題十分突出。由于各下屬公司部分建有自己的人力資源信息系統(tǒng)，有些與業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度融合，混為一體，管理要求、流程標(biāo)準(zhǔn)化和程序化等方面不盡相同，致使集團(tuán)公司層面對大部分員工的基本情況、工作經(jīng)歷、教育水平、薪酬福利等信息掌控不足，不利于站在全局高度對人力資源狀態(tài)綜合分析，人力資源工作的協(xié)調(diào)和管控難度加大，難以保證政策執(zhí)行的公平性、規(guī)范性和一致性，增加了集團(tuán)管控風(fēng)險。為解決企業(yè)人力資源工作效率較低、信息化程度不高的短板，應(yīng)積極推進(jìn)人力資源信息化建設(shè)。

1 企業(yè)人力資源信息建設(shè)發(fā)展和使用現(xiàn)狀

人力資源信息化，即“EHR” （Electronic Human Resource） 是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與運用為基礎(chǔ)，以促進(jìn)人力資本開發(fā)和增值為目標(biāo)，將先進(jìn)的軟件配上高速的硬件運用于人力資源管理所建立的一種基于因特網(wǎng)的人力資源服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。人力資源管理的信息化由來已久，總體而言可以分為四個發(fā)展歷程，為基礎(chǔ)計算工具階段、信息數(shù)據(jù)存儲階段、全面業(yè)務(wù)管理階段。進(jìn)入21世紀(jì)后，市場競爭加劇、企業(yè)生存壓力加大，越來越多的企業(yè)認(rèn)識到現(xiàn)代企業(yè)的競爭實質(zhì)是人才戰(zhàn)略的競爭，人力資源管理在企業(yè)中的地位提升到了戰(zhàn)略決策支持的高度，由此人力資源信息建設(shè)也進(jìn)入了戰(zhàn)略決策支持階段。

從目前看，人力資源信息化系統(tǒng)使用管理主要包含三個方面內(nèi)容：一是統(tǒng)一平臺、數(shù)據(jù)唯一。建立統(tǒng)一的人事信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成、采集、管控和使用，達(dá)到數(shù)據(jù)唯一性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性的目標(biāo)。二是分級管理、各司其職。劃分管理層次，明確集團(tuán)、各下屬單位、系統(tǒng)管理員的職責(zé)分工，落實工作職責(zé)和任務(wù)，提高管理效率，確保系統(tǒng)使用、管理各項工作落到實處。三是管用結(jié)合、逐步完善。通過管理不斷優(yōu)化系統(tǒng)配置，循序漸進(jìn)，逐步完善，最終適應(yīng)集團(tuán)人力資源管理工作的需要。

2 企業(yè)人力資源信息化建設(shè)的成效和不足

HR系統(tǒng)的應(yīng)用，人力資源管理信息化將是現(xiàn)代人力資源管理工作的發(fā)展方向和必然選擇，企業(yè)可以通過借助人力資源信息系統(tǒng)提升人力資源管理效率，以人力資源信息系統(tǒng)推廣使用為契機(jī)，全面提升人力資源管理品質(zhì)，實現(xiàn)信息化建設(shè)與人力資源管理提升的有機(jī)融合。從當(dāng)前部分中央企業(yè)的使用情況來看，主要有三個方面成效：

（1）有利于提高管理效率，降低管理成本，解決“摸清人頭”問題

人力資源信息化建設(shè)啟動前，人力資源信息分散存儲在多種信息載體中，導(dǎo)致信息采集、整理和更新時大量重復(fù)性勞動，造成人工浪費。當(dāng)集團(tuán)總部需要一份報表時，經(jīng)常臨時緊急通知，要求各單位填報數(shù)據(jù)立即上報，填報口徑不清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性根本無法判斷，會出現(xiàn)憑記憶或者拍腦袋，人為“調(diào)平”數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，造成集團(tuán)人力資源基本情況“心中沒底”。在建立了集中共享的人力資源數(shù)據(jù)中心后，與人力資源管理相關(guān)信息有機(jī)地存儲在服務(wù)器中，可以通過預(yù)制固定報表以及實時組合查詢等方式，及時獲取“第一手”資料，數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計分析更為便捷，人力資源管理的科學(xué)化和規(guī)范化進(jìn)一步提高，管理效率有了較大幅度的改善，管理成本大幅度降低。

（2）有利于優(yōu)化管理流程，業(yè)務(wù)模塊聯(lián)動，突出“重點管控”

通過系統(tǒng)流程管理平臺，實現(xiàn)人力資源管理由手工操作向信息化管理轉(zhuǎn)變，初步實現(xiàn)在線實施各單位員工內(nèi)部調(diào)動、跨公司人員調(diào)動、勞務(wù)派遣轉(zhuǎn)合同制、職稱申報等管理流程，人事管理、薪酬管理、合同管理、員工培訓(xùn)等各個業(yè)務(wù)模塊聯(lián)動，使得信息同步更新，人員信息管理做到了“及時、準(zhǔn)確、全面、規(guī)范”。結(jié)合實際管理需要，通過系統(tǒng)加強員工入職審批，嚴(yán)把人員“入口關(guān)”，做到“一環(huán)不過，環(huán)環(huán)不通”，為后續(xù)員工總量控制、人工成本總額管控打好基礎(chǔ)。

（3）有利于增強管理透明，員工廣泛參與，服務(wù)戰(zhàn)略發(fā)展

提高人力資源管理工作的透明度，能準(zhǔn)確、及時提供人力資源數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的人事信息能夠快速準(zhǔn)確地在系統(tǒng)界面顯示，滿足決策需求，提高服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略的能力。建立員工電子檔案，搭建員工自助平臺，實現(xiàn)人力資源管理與員工的互動，凸顯企業(yè)對員工的關(guān)注和管理，對穩(wěn)定人才隊伍、提升員工的積極性和創(chuàng)造性起到良好的輔助作用。

人力資源系統(tǒng)建設(shè)作為新的管理工具，在推進(jìn)工作中存在不少挑戰(zhàn)：一是思想上，對人力資本理解還停留在口號上，對人力資源大數(shù)據(jù)對企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展重要性的認(rèn)識不足；二是方法上，一些企業(yè)抱著一步到位的心態(tài)傾向于選擇一套大而全的完美軟件，缺乏循序漸進(jìn)部署；三是效果上，目前的人力資源系統(tǒng)往往表現(xiàn)為人事信息或工資記錄器，整理、分析數(shù)據(jù)，提出有價值報告，輔助企業(yè)決策的成效不明顯。

3 全面推進(jìn)人力資源系統(tǒng)建設(shè)的對策和措施

人力資源信息化建設(shè)本質(zhì)上并不是技術(shù)研發(fā)項目，而是一個管理項目，主要是服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展，解決人力資源管理過程中的問題。不管是人力資源管理還是信息化建設(shè)，都不是一蹴而就的事情，因此人力資源信息化建設(shè)要緊密結(jié)合企業(yè)人力資源管理的現(xiàn)實需要，克服各種困難和挑戰(zhàn)，“一步一個腳印”扎實推進(jìn)。

3.1 統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)

要充分認(rèn)識新型工業(yè)化與高度信息化相融合的時代特征，特別是大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)這些新事物的產(chǎn)生運用對企業(yè)轉(zhuǎn)型的極大推進(jìn)作用。大數(shù)據(jù)推動了思維變革、商業(yè)變革和管理創(chuàng)新。人們工作、行為和生活都發(fā)生了根本的變化。大數(shù)據(jù)也為企業(yè)經(jīng)營的決策、日常管理提供了重要的信息支撐。信息化建設(shè)是企業(yè)提高競爭實力的重要手段。特別是在企業(yè)日常管理中，人力資源管理、財務(wù)信息管理、經(jīng)營數(shù)據(jù)的回顧、物資采辦供應(yīng)管理乃至客戶管理、服務(wù)管理等都離不開信息化這個重要手段。信息化建設(shè)對推進(jìn)企業(yè)管理提升、轉(zhuǎn)型發(fā)展發(fā)揮著越來越重要的作用，同樣HR系統(tǒng)建設(shè)對全面優(yōu)化人力資源管理，提升人力資源管理水平，提高人力資源管理的工作效率，乃至推動企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展都有非常重要的意義。

3.2 加強應(yīng)用，避免“兩張皮”

要克服信息系統(tǒng)“重建設(shè)、輕應(yīng)用”現(xiàn)象，著力推動信息系統(tǒng)應(yīng)用工程，將信息系統(tǒng)的應(yīng)用盡快納入到日常管理行為中，達(dá)到規(guī)范管理、提高效率的目的。要注重發(fā)揮HR系統(tǒng)“三個平臺作用”，一是成為各級企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重要的管理平臺。滿足企業(yè)經(jīng)營決策和日常管理的需要，不僅能夠提供各種統(tǒng)計分析報表和人力資源的輔助信息，更重要的是能夠進(jìn)行動態(tài)管理、實時業(yè)績指標(biāo)的運用以及數(shù)據(jù)的及時更新。二是要成為人力資源管理部門的工作平臺。杜絕平時不使用，作為簡單的數(shù)據(jù)信息庫，關(guān)鍵時刻拼湊虛假信息的行為，杜絕“系統(tǒng)一套、紙面一套”的現(xiàn)象，人為增加事務(wù)性的工作量。三是信息系統(tǒng)要成為各個部門和員工的自助查詢平臺，提高人事信息的便捷性、及時性、準(zhǔn)確性。要通過建設(shè)“領(lǐng)導(dǎo)決策—HR業(yè)務(wù)—自助查詢”、“三位一體”的平臺，用系統(tǒng)提高工作效率，減少日常事務(wù)中大量、繁雜不準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)，讓各類用戶對信息系統(tǒng)產(chǎn)生信賴，提高信息系統(tǒng)和人力資源部門的服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量和滿意度。

3.3 加強管理，推動流程再造

系統(tǒng)建成的關(guān)鍵在于如何保證系統(tǒng)的生命力。管理關(guān)鍵是要有一套行之有效的制度，并且在應(yīng)用中得到有效的貫徹和執(zhí)行。要把管理制度建設(shè)擺在突出位置，把信息系統(tǒng)管理和維護(hù)職能落實到具體部門和專門人員，細(xì)化信息數(shù)據(jù)提供、審核確認(rèn)、錄入更新等各個環(huán)節(jié)的職責(zé)分工。要建立考核獎懲制度，確保各項信息數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確、完整。要不斷推進(jìn)人力資源管控模式的優(yōu)化，對人力資源管理各個業(yè)務(wù)流程、各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面梳理，將人力資源全業(yè)務(wù)鏈內(nèi)置到信息系統(tǒng)，在各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)“信息流”和“工作流”同步，做到信息系統(tǒng)與實際管理的實時同步，實現(xiàn)人力資源業(yè)務(wù)管理全流程貫通，上下一條主線，業(yè)務(wù)高度協(xié)同，增強系統(tǒng)的實用性。

3.4 加強分析，輔助戰(zhàn)略決策

建立人事信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)“大數(shù)據(jù)”，不是為了放著好看，關(guān)鍵是要分析運用，要通過有效的數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分析，構(gòu)建企業(yè)人力資源管理的新思維，重新定義人力資源管理的新模式，“用數(shù)據(jù)講故事”、用數(shù)據(jù)去溝通、用分析去創(chuàng)造，提高人力資源管理部門的數(shù)據(jù)分析能力，切實提升在企業(yè)戰(zhàn)略決策中的影響力。