人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策

【摘要】進入知識經(jīng)濟時代以后，社會的各個行業(yè)中，都引進了信息化管理模式，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)落后于網(wǎng)絡(luò)時代的管理需求，管理模式像人事檔案高度信息化和網(wǎng)絡(luò)化的趨勢發(fā)展。當前在人事檔案信息化管理過程中，存在管理模式落后、軟硬件設(shè)備不足和缺乏專業(yè)人才，以及標準化和規(guī)范化程度低，和數(shù)據(jù)庫落后等問題，這些問題帶來了嚴峻的安全問題的挑戰(zhàn)，因此提高人事檔案信息化建設(shè)的程度刻不容緩，首先，要建立完善的檔案管理法律法規(guī)。構(gòu)建動態(tài)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，建設(shè)統(tǒng)一姓、規(guī)范化的信息網(wǎng)絡(luò)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平，確保檔案信息管理的安全性。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;信息化管理;網(wǎng)絡(luò)安全

Abstract：After entering the era of knowledge economy，information management mode has been introduced in all social sectors. The traditional mode of personnel file management has lagged behind the management demand in the network age. The management mode is highly informational and networked development of. In the process of information management，there are many problems，such as the backward management mode，the shortage of software and hardware equipment and the lack of professionals，the low standardization and standardization，and the backwardness of the database. These problems bring serious security problems. Improve the personnel file information construction of the degree of urgency，first of all，to establish a sound file management laws and regulations. Building a dynamic database of personnel files，building a unified surname，standardized information network，improve the quality and level of archival services to ensure the safety of archival information management.

Key words：personnel file;information management;network security

人事檔案的信息化就是引進現(xiàn)代化信息基礎(chǔ)投入人事檔案管理活動之中，實現(xiàn)人事檔案信息資源的處理、管理和充分運用。主要目標，是通過合理運用計算機和網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備，構(gòu)建人事檔案信息化，實現(xiàn)人事檔案資源的共享，進一步推動人事檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

1、管理模式老化

傳統(tǒng)模式管理人事檔案存在以下幾點不足之處：首先，手工勞動量過于繁瑣，造成工作效率不高。其次，傳統(tǒng)的服務(wù)方式無法滿足信息的大量需求，和在快捷性和準確性方面的要求。再次，在形成綜合性信息方面存在很多的制約因素。第四，是缺乏有效的管理方式，因此很容易引發(fā)人事違紀和違規(guī)的現(xiàn)象。最后，傳統(tǒng)的管理模式有跟多的限制，不利于開展新的人事工作。

2、軟硬件配套滯后和人員配備不足

在完善人事檔案信息化的過程中，需要具備兩點重要基礎(chǔ)條件，一個是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，另一個是專業(yè)人才。如果軟硬件設(shè)備過于落后，檔案信息系統(tǒng)軟件老化，無法滿足現(xiàn)代化辦公的各項需求。無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作和人力資源的進一步發(fā)展。在人才方面，缺乏專業(yè)知識水平比較高和精通計算機管理和法律法規(guī)的復合型人才。這樣的傳統(tǒng)管理模式，會引發(fā)很多設(shè)備和人才方面的問題，無法滿足人事檔案信息化管理的各項要求，就會嚴重制約人事檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)。

3、標準化、規(guī)范化工作有待提高

人事檔案的管理工作中，無論是技術(shù)標準還是組織工作程序標準，都沒有結(jié)合計算機信息處理技術(shù)的特點和發(fā)展的角度出發(fā)，因此歸檔文件的格式主要是磁介質(zhì)載體，不符合現(xiàn)代化認識檔案管理的相關(guān)規(guī)定，特別是認識檔案的著錄缺乏細則相容性，系統(tǒng)軟移植性不高，對人事檔案信息化的發(fā)展造成極大的阻礙。

4、信息安全建設(shè)未引起重視

從主觀角度來分析，檔案部門普遍缺乏檔案的安全意識和保密意識，在管理網(wǎng)頁內(nèi)容和信息審查的時候也缺乏重視力度。再加上工作人員本身對于計算機知識、網(wǎng)絡(luò)安全知識了解不多，無法進行規(guī)范性的操作，無法及時對數(shù)據(jù)進行備份，這些都嚴重威脅了信息系統(tǒng)的安全性。從客觀角度來說，當前存在很多的電腦病毒和黑客，也嚴重威脅了檔案信息的安全性和保密性。

二、加快人事檔案信息化管理的對策

1、完善檔案政策法規(guī)，建立統(tǒng)一的標準

首先，檔案要想發(fā)揮作用，主要是通過信息技術(shù)方式和新的管理方法和制度，實現(xiàn)信息的有效服務(wù)和控制，達到主動服務(wù)和安全管理的目標。在網(wǎng)上進行查詢和利用的時候，必須具備一定的權(quán)限管理方法和安全管理協(xié)議，才能夠發(fā)揮作用。其次，檔案最基本的價值是具有憑證作用。信息技術(shù)手段，能夠有效保障數(shù)字化檔案具有真實性特點。因此電子檔案也具有法律憑證的作用，根據(jù)香瓜的呢法律舉證條款，可以對檔案進行適當?shù)男薷模@樣能夠確保檔案的憑證作用發(fā)揮的有效性。再次，要不斷建立和健全信息安全法規(guī)，制定嚴格的信息安全標準，完善的檔案信息安全法律，才能夠確保檔案信息的安全性，只有建立和完善檔案信息安全法律，才能夠確保檔案信息的安全性得到更好的維護。

2、開發(fā)專門的數(shù)字化工具

為了確保人事檔案信息的安全性，除了需要國家和高校頒布一系列安全法律法規(guī)政策標準之外，還需要構(gòu)建比較完善的信息資源安全保障體系，運用相應(yīng)的措施，有效管理數(shù)字化檔案資源。通過應(yīng)用身份認證、識別、文件加密、安全審計、病毒防護、權(quán)限限制、防火墻、安全備份等安全技術(shù)，幫張檔案信息資源的安全性和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行的正常。

3、提高人事檔案服務(wù)水平

構(gòu)建現(xiàn)代社會化的人事檔案信息服務(wù)體系，能夠提高檔案信息資源的利用率。樹立爭取的意識，提高信息資源的服務(wù)領(lǐng)域覆蓋范圍。實現(xiàn)對檔案信息資源的充分利用和共享。構(gòu)建社會服務(wù)化體系的運作模式，構(gòu)建人事檔案中介組織，通過檔案信息中介或者是信息中心，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)代理機構(gòu)和信息產(chǎn)品經(jīng)營。達成市場化服務(wù)的目標，提高檔案信息產(chǎn)品的價值。在人事檔案信息中的功能和環(huán)境不斷優(yōu)化服務(wù)，將文字、圖像、音頻、視頻等信息通過分類、加工與合成，形成圖、文、聲、形并茂的信息，然后通過相應(yīng)的載體檔案，將這些信息進行數(shù)字化存儲，通過網(wǎng)絡(luò)連接，實現(xiàn)資源共享，打破時間和空間的限制，實現(xiàn)無障礙的傳遞和交流，供人們隨時隨地進行信息查詢和傳遞，滿足社會各界對信息的各種需求。

4、建立動態(tài)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

需要構(gòu)建一個完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對于信息分別設(shè)置密級，在使用數(shù)據(jù)庫的時候，可以有針對性的開放檔案信息的權(quán)限。對于檔案材料的接收、借用、查閱、復制、刪除和統(tǒng)計等活動要做好記錄，系統(tǒng)管理員定期管理數(shù)據(jù)，進行維護和備份。

【參考文獻】

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[2] 于英香. “區(qū)域—國家”電子文件管理整合研究構(gòu)想[J]. 檔案學研究， 2012（3）.

【作者簡介】

潘美鳳（1964—），女，壯族，廣西河池市人，1984年參加工作，1984年至1998年在鳳山人事局工作，1998年至今在河池市衛(wèi)生學校工作，先后從事人事檔案管理、文書檔案管理等工作，2001年獲檔案館員技術(shù)職稱，2009年6月畢業(yè)于廣西民族大學法學本科專業(yè)，現(xiàn)主要從事人事檔案管理、文書檔案管理工作。