ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)采購管理的對比分析

文/長治清華機械廠 邱雪鋒

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ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)采購管理的對比分析

文/長治清華機械廠 邱雪鋒

【摘要】實際工作中要對ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)的采購管理方式進行對比，本文分別對兩種管理模式進行論述，并在各個方面進行對比分析。

【關鍵詞】ERP系統(tǒng)；采購管理；傳統(tǒng)采購管理；對比

ERP主要為企業(yè)的資源計劃管理，是根據(jù)信息技術建立的，將系統(tǒng)化的管理思想以及企業(yè)的決策作為主要的管理平臺。ERP系統(tǒng)不僅體現(xiàn)人力、物力、財力等資源模塊，能利用各個數(shù)據(jù)與業(yè)務實現(xiàn)共享，還能將信息技術與管理思想進行結(jié)合，從而保證企業(yè)業(yè)務的規(guī)范流程。

一、ERP系統(tǒng)的采購管理模式

ERP系統(tǒng)的采購模式特點主要根據(jù)相關的模塊內(nèi)容以及業(yè)務流程來實現(xiàn)的。如：整個管理流程是以計算機為主體建立的，根據(jù)一定的流程模式運營，采購人員不僅要按照相關的采購流程來執(zhí)行，還要對整個采購流程中的數(shù)據(jù)信息進行監(jiān)督、共享。而且，ERP系統(tǒng)主要以計算機作為媒介，根據(jù)對采購數(shù)據(jù)的分析、整理，能更好地掌握物流規(guī)律、采購價格等，從而實現(xiàn)采購材料的集中處理。在該系統(tǒng)中，還要對不同的材料儲存期與儲存量進行限制，如果在該現(xiàn)象管理中，發(fā)現(xiàn)儲存量超出一定范圍，系統(tǒng)就會及時發(fā)出信號，以保證采購人員能實現(xiàn)科學性的執(zhí)行手段。對于網(wǎng)上報價系統(tǒng)，它的利用不僅縮短了實際的采購時間、降低采購成本，形成的采購機制還能更好地收集、保存采購信息，從而方便信息的收集與統(tǒng)計。如，制定采購合同，能根據(jù)采購訂單及時審查，并實施有效的采購跟蹤情況。而且ERP系統(tǒng)中的采購信息必須要得到一定認證，只有經(jīng)過審查后才能建檔、儲存。

二、傳統(tǒng)采購管理模式

傳統(tǒng)的采購管理模式主要以人為主體條件，從申請到執(zhí)行都由采購人員進行管理。傳統(tǒng)的采購管理模式主要為：其一，按一定的需求進行采購，傳統(tǒng)的采購方式并沒有制定嚴格的管理制度，采購人員在執(zhí)行期間，要對相關部門進行申請，從而制定相關的采購計劃，實現(xiàn)采購活動。其二，傳統(tǒng)的采購模式在報價期間，主要利用電話、傳真等方式與供應商進行溝通。其三，在采購過程中，由于缺乏嚴謹?shù)墓淘u估、管理系統(tǒng)，采購人員在對材料進行選擇期間，體現(xiàn)更大隨意性以及自由性。其四，采購信息保存以及記錄等方式比較難，信息透明度不夠高，而且，人為因素的操作影響也比較大。

三、ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)采購管理的對比分析

（一）管理流程的改進。ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)的采購管理方式相比，體現(xiàn)的技術形式更先進，更能適應現(xiàn)代化管理的主要要求。ERP系統(tǒng)的采購管理優(yōu)化了傳統(tǒng)的管理流程，實現(xiàn)了標準化的運作形式。ERP系統(tǒng)的采購管理不僅是先進的管理軟件，還是現(xiàn)代化的管理理念。無論在設計思路、設計方案、模塊創(chuàng)建等方式上都形成了統(tǒng)一的改進方式，利用計算機技術對信息進行有效處理，不僅簡化了傳統(tǒng)的業(yè)務流程，還要建立標準化的使用模型，在現(xiàn)代化系統(tǒng)中，不僅能使企業(yè)根據(jù)模型對管理流程進行全方位處理，還能完善不規(guī)范的運作模式。不僅表現(xiàn)了工作環(huán)節(jié)的簡化形式，工作環(huán)境的規(guī)范性，還能促進工作流程再造，實現(xiàn)有效、合理的管理模式。

（二）控制、監(jiān)督以及分析的區(qū)別。ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)的采購管理模式體現(xiàn)的區(qū)別主要表現(xiàn)為控制、監(jiān)督與分析，其中分別在事前、事中以及事后形成的。其一，在事前的控制形式，主要對庫存進行控制，傳統(tǒng)的采購行為也按照一定的庫存量進行采購，但由于物資品種的廣泛性，采購人員根本無法完成任務。而且，由于在采購期間，采購數(shù)量大會獲得一定的價格折扣，采購人員在實際采購期間，只是根據(jù)自己的經(jīng)驗進行采購。但隨著ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)，每個采購物種都會在庫存量中設定好，系統(tǒng)能自動、綜合性地為采購人員提供數(shù)據(jù)參考，不僅提高了采購人員的工作效率，還降低了資金的占用形式，從而實現(xiàn)對業(yè)務的監(jiān)督與控制。其二，事中實現(xiàn)的監(jiān)督現(xiàn)象，主要在采購過程實施期間，ERP系統(tǒng)的采購管理能夠?qū)⑵髽I(yè)整個采購過程進行規(guī)范、標準操作，然后將已經(jīng)采購的信息、價格以及數(shù)據(jù)等消息直觀展示，以保證采購活動處理期間的全方位監(jiān)督與控制，并促進采購過程的陽光化實施。其三，事后分析，ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)的采購管理相比，它所有的數(shù)據(jù)管理只需要一次性錄用就能實現(xiàn)信息的全部共享，不僅能保證數(shù)據(jù)信息的一致性，還能發(fā)揮真實性以及及時性特點。

（三）較強的業(yè)務性。傳統(tǒng)的采購管理實現(xiàn)采購信息比較難，采購的數(shù)據(jù)資料以及業(yè)務人員的變動現(xiàn)象都會不斷流失。而ERP系統(tǒng)的采購管理能對相關信息隨時查詢，對新的業(yè)務人員也能隨時接手，從而減少人員因素的業(yè)務操作現(xiàn)象。

（四）供應商的伙伴關系。傳統(tǒng)的采購管理在交易過程中只重視供應商的價格比較，根據(jù)多個供應商之間的競爭，選擇價格比較低的供應商作為合作伙伴。而ERP系統(tǒng)的采購管理體現(xiàn)的是一種拉動模式，主要從一般的戰(zhàn)略關系轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略性合作伙伴。

（五）物流與資金管理的分離。采購資金的總體預算以及財務付款發(fā)揮的職能都能在財務管理中完成，主要根據(jù)資金物流管理的實際思路，抑制不規(guī)范的采購行為。

（六）全方位的監(jiān)督與控制。全方位的監(jiān)督與控制，主要執(zhí)行的是陽光采購模式。ERP系統(tǒng)的采購管理與傳統(tǒng)的采購管理相比，它是在監(jiān)督與控制過程中完成的，不僅能實現(xiàn)規(guī)范的、標準的陽光采購行為，還能防止腐敗現(xiàn)象的持續(xù)增長。

四、總結(jié)

ERP系統(tǒng)管理模式是現(xiàn)代企業(yè)管理中的主要方式，它不僅能整合企業(yè)的管理理念，更新企業(yè)管理的業(yè)務流程，還能優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源配置，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務處理的系統(tǒng)化、規(guī)范化。

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