喬平平
摘要:本文闡述了現(xiàn)代企業(yè)物資采購的主要風(fēng)險,分析了物資采購審計的現(xiàn)狀,給出了現(xiàn)代企業(yè)物資采購審計風(fēng)險的防范策略。
關(guān)鍵詞:現(xiàn)代企業(yè);物資采購;審計風(fēng)險;防范策略
物資采購作為現(xiàn)代企業(yè)供應(yīng)鏈的關(guān)鍵環(huán)節(jié),在國內(nèi)國際貿(mào)易中扮演著重要角色。物資采購為企業(yè)發(fā)展提供必要的生產(chǎn)資料,還能帶動相關(guān)產(chǎn)業(yè)和供應(yīng)鏈的發(fā)展,促進社會進步。由于物資采購涉及資金管理、供應(yīng)商管理等大量主、客觀因素,長期以來一直是企業(yè)貿(mào)易活動的風(fēng)險高發(fā)領(lǐng)域之一,受到內(nèi)部審計的重點關(guān)注。鑒于采購工作的重要性,現(xiàn)代企業(yè)物資采購的審計風(fēng)險也成為一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性工作,需要在企業(yè)貿(mào)易活動中常抓不懈。為此,對企業(yè)物資采購審計風(fēng)險的種類、發(fā)生的環(huán)節(jié)、風(fēng)險的成因及防范措施等需要加大關(guān)注力度,在采購計劃、詢價和選擇供應(yīng)商等方面,對審計風(fēng)險加以研究判斷,以此來確定審計內(nèi)容與審計形式,有針對性地確定審計方法,最大限度防范和化解審計風(fēng)險,達到“以審促管”的目的。
1.現(xiàn)代企業(yè)物資采購的主要風(fēng)險
現(xiàn)代企業(yè)物資采購在企業(yè)運營成本中的地位不斷上升,加之其他多種因素的影響,其風(fēng)險呈現(xiàn)出不斷擴大和深入的趨勢。
1.1內(nèi)部風(fēng)險
(1)合同風(fēng)險。在企業(yè)貿(mào)易活動中,采購合同的訂立者因多種原因,未能對合同文本進行充分考慮,或因為一些條款的說明存在歧義,出現(xiàn)了合同風(fēng)險。比如,在一些采購合同中,違約責任被人為簡化,對糾紛的處理方法和手段表述不清。這樣,一旦出現(xiàn)問題,就可能給企業(yè)帶來損失,影響企業(yè)采購的可持續(xù)性。此外,一些采購合同的訂立存在不正當?shù)那闆r,比如賣方通過不正當手段,給予企業(yè)采購人員好處,或者采購人員主動向賣方尋租,這些都會構(gòu)成企業(yè)采購活動風(fēng)險,增加企業(yè)采購審計的工作難度。
(2)驗收風(fēng)險。在沒有得到企業(yè)允許的情況下,私自對采購的物資進行驗收,或者在物資進入到倉庫之前,越過合同和制度的要求,對物資數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、價格和單據(jù)等進行審核與驗收,形成了與實際情況不相符的記錄信息,由此引發(fā)一定風(fēng)險。比如在物資數(shù)量上含糊其辭,在物資質(zhì)量上以次充好,對物資的規(guī)格不仔細核對等。這些都會給企業(yè)物資采購的審計工作帶來不必要的風(fēng)險。
(3)計劃風(fēng)險。一些物資部門和計劃管理人員由于工作意識的差異,未能對物資需求進行認真的計劃和核實,使得上報的計劃與實際需求不符,致使物資采購中出現(xiàn)與此相關(guān)的計劃風(fēng)險。一旦發(fā)生,物資采購的品種、數(shù)量、交貨期和質(zhì)量要求等,都會因與實際情況存在偏差,而影響到企業(yè)正常的生產(chǎn)和經(jīng)營,也會因生產(chǎn)項目的變更帶來不必要的損失,給企業(yè)物資采購的審計工作造成一定阻礙。
(4)招標和存貨風(fēng)險。由于企業(yè)制度的不完善或管理理念與企業(yè)實際工作的沖突,使得在物資采購招投標工作中出現(xiàn)直接采購、人情采購、關(guān)系采購等情況,導(dǎo)致應(yīng)該招標的未能招標,應(yīng)該進行比質(zhì)比價的交給了熟人辦理,在無形中增加了企業(yè)物資采購和各項經(jīng)營活動的成本。由此還會引發(fā)存貨不足產(chǎn)生的生產(chǎn)風(fēng)險,以及物資存貨過多導(dǎo)致的企業(yè)資金周轉(zhuǎn)風(fēng)險等,這些都會導(dǎo)致企業(yè)物資采購審計風(fēng)險增加。
1.2外部風(fēng)險
(1)質(zhì)量風(fēng)險。如果企業(yè)物資采購管理部門疏于管理,一些物資供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量無法達到企業(yè)生產(chǎn)的要求,導(dǎo)致生產(chǎn)出來的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量難以達到既定的標準。這會給現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)運營帶來嚴重損失,也會增加社會成本。比如,一些企業(yè)在原材料采購時未能對物資質(zhì)量加以重視,使得企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量下降,嚴重影響了企業(yè)信譽與市場競爭力,也增加了審計風(fēng)險。
(2)意外風(fēng)險。由于自然環(huán)境、經(jīng)濟政策、價格波動等因素的影響,會造成一定的意外風(fēng)險。比如由于突發(fā)的天氣情況、交通運輸情況等導(dǎo)致無法正常交貨,導(dǎo)致企業(yè)的正常生產(chǎn)難以進行,影響了企業(yè)的市場信譽,這也會提高企業(yè)物資采購審計工作的難度。
(3)合同風(fēng)險。這類風(fēng)險既存在于企業(yè)內(nèi)部,也存在于企業(yè)外部。在市場經(jīng)濟環(huán)境下,企業(yè)物資采購工作要嚴防合同詐騙給企業(yè)帶來的風(fēng)險。但是,在一些采購合同中,由于采購方的疏忽或者合同簽訂技能的欠缺,在合同之中會隱蔽著一些難以辨別的、對企業(yè)采購工作不力的條款。比如,一些賣方以虛假的合同主體身份和企業(yè)簽訂合同,如果發(fā)生合同糾紛就難以追訴;再如,如果未對賣方的真實身份進行核對,而賣方本身就是“空殼公司”,企業(yè)采購行為極有可能因此遭受欺騙,所需的物資難以按時得到供應(yīng),增加企業(yè)采購的審計風(fēng)險。
(4)價格風(fēng)險?,F(xiàn)代企業(yè)處于動態(tài)的市場環(huán)境之中,如果不能對外部環(huán)境、內(nèi)部環(huán)境進行綜合分析和全面判斷,就有可能受到價格波動的影響。比如,一些供應(yīng)商能夠借助多種力量操縱物資采購的招投標環(huán)境,通過串通和合謀,非法提高物資價格,使企業(yè)為此多付出更多采購成本。再如,一些企業(yè)所處的市場極具波動性,如果企業(yè)在價格較高的區(qū)間進行物資采購,就有可能在隨后價格下跌的過程中遭受損失,增加企業(yè)物資采購審計的工作量。
2.現(xiàn)代企業(yè)物資采購審計風(fēng)險的現(xiàn)狀解析
越來越多的企業(yè)出于打造靈活供應(yīng)鏈的需要,將企業(yè)的工作重心轉(zhuǎn)移到物資采購和物資管理方面。但是,在多種因素影響下,一些企業(yè)在采購活動中引發(fā)了一定的審計風(fēng)險,主要表現(xiàn)以下:
2.1企業(yè)內(nèi)部分散采購增加采購風(fēng)險
一些企業(yè)為了改革創(chuàng)新,將物資采購的權(quán)限無下限的下放,使其用料單位能夠擁有物料采購的自主權(quán)。這在一定程度上活躍了企業(yè)的層級結(jié)構(gòu),也在企業(yè)各部門之中形成了系統(tǒng)化體系。一些部門在物資采購過程中擁有一定的權(quán)力,缺乏與其他有關(guān)部門的協(xié)調(diào)和溝通,使得最終購買的物資與企業(yè)的實際需求不相匹配,浪費了企業(yè)的流動資金,還在很大程度上產(chǎn)生了物資堆壓,對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展十分不利。
2.2采購部門和采購人員過于分散
在一些現(xiàn)代企業(yè)中,物資采購部門并不統(tǒng)一,一些下屬地方的供應(yīng)站有較多,甚至?xí)谝恍┨囟ǖ某鞘兄袚碛卸鄠€物資供應(yīng)點。如果這些企業(yè)駐地位于上海、北京、鄭州等城市,企業(yè)的規(guī)模較大,對物資采購的規(guī)模和數(shù)量有較高要求的話,這種采購部門和采購人員相對分散的做法是可取的。但是,我們發(fā)現(xiàn),越來越多的企業(yè),在物資采購方面,其員工數(shù)量已經(jīng)占到了企業(yè)員工的較大比例。比如中國某能源企業(yè)的采購遠遠已經(jīng)超過2萬人。這樣一來,不但會導(dǎo)致大量工作人員剩余和生產(chǎn)能力過剩,最終將企業(yè)拖入到持續(xù)虧損的狀態(tài)之中。
2.3采購職能和職責分配模糊
一些企業(yè)物資采購活動中,無論是內(nèi)部工作人員,還是外部的物資供應(yīng)商,都會因采購職能和職責分配的模糊,將物資采購部門與物資采購中心混淆,將物資采購管理部門與物資采購計劃部門混淆,這就給企業(yè)的物資采購工作造成了一定困難。實際上,按照現(xiàn)代企業(yè)制度,企業(yè)的物資采購管理部門應(yīng)進行統(tǒng)一歸口管理,所有物資采購工作都應(yīng)該劃歸物資采購的具體執(zhí)行部門統(tǒng)一處理,而不是分散管理、多頭管理。否則,如果出現(xiàn)了職責分配模糊的情況,極有可能導(dǎo)致物資采購工作延遲,影響企業(yè)的生產(chǎn)運營。
2.4采購體制不完善
在企業(yè)物資采購活動中,一些企業(yè)由于環(huán)境和市場因素的影響,在物資采購方面難以獲得明顯優(yōu)勢,只能按照自身主觀判斷制定物資采購計劃。比如,在我國的一些國有企業(yè)里,總部采購計劃的執(zhí)行多以命令的形式實現(xiàn),對下屬部門的要求較高,只能依據(jù)既定的計劃完成企業(yè)的物資采購任務(wù)。這樣做的結(jié)果是,在未能了解下屬部門實際情況之前,制定了采購計劃,最終采購過來的物資是很難達到企業(yè)的實際生產(chǎn)要求的。
3.現(xiàn)代企業(yè)物資采購審計風(fēng)險的防范
在前文的分析中可知,現(xiàn)代企業(yè)物資采購是物資管理的源頭與重要環(huán)節(jié),但同時也是經(jīng)營風(fēng)險與審計風(fēng)險的高發(fā)領(lǐng)域,這種風(fēng)險甚至貫穿整個物資采購過程的始終。所以,有必要開展以風(fēng)險為導(dǎo)向的物資采購審計工作,通過充分識別與評估審計風(fēng)險,最大限度地提高審計風(fēng)險的防范水平,提高企業(yè)物資采購的實際績效。而為了實現(xiàn)這一點,本文認為,除了要區(qū)分集中采購和非集中采購、強化對物資采購過程的監(jiān)控外,還應(yīng)統(tǒng)一制定采購報審程序,推行靈活的定價方式等等。
3.1區(qū)分集中采購和非集中采購
對集中采購進行審計時,首先要對經(jīng)常往來的買家進行深入分析和了解,尤其要對企業(yè)的性質(zhì)、誠信度和商品質(zhì)量以及工作業(yè)績等主要指標進行判斷,更要對其主要貨物的來源進行綜合考慮;其次要按照市場行情,根據(jù)采購的數(shù)量和規(guī)模優(yōu)勢進行價格談判,最大限度地降低采購成本的目的;最后,要對貨物源頭進行縮減,通過多種方式減少中間環(huán)節(jié),減低采購成本。在非集中物資采購審計中,首先要消除虛增采購和虛假采購,對高檔采購和“化整為零”逃避審計等行為要予以堅決打擊;其次,要根據(jù)采購要求,合理制定送審金額起點,倘若審計金額起點較高,不但對審計監(jiān)督不利,還會增加逃避審計的概率;而如果審計金額起點處于較低水平,又會增加送審頻率,對企業(yè)的正常工作造成影響,降低審計質(zhì)量;最后,要重點強化審計驗收工作,對購入的物資和送審的品名、數(shù)量、質(zhì)量等進行嚴格審查。
3.2強化對物資采購過程的監(jiān)控
現(xiàn)代企業(yè)需要構(gòu)建物資采購的審計風(fēng)險管理體制,確保采購審計風(fēng)險管理能夠落到實處。為此,為了最大限度的消除物資采購的審計風(fēng)險,首先需要在企業(yè)內(nèi)部培育良好的審計風(fēng)險管理意識,使全體員工樹立正確的審計風(fēng)險管理觀念,持續(xù)提高企業(yè)物資采購水平。其次,企業(yè)要強化對物資的需求統(tǒng)計和計劃工作,在物資采購的詢價、招標、付款等環(huán)節(jié)加強審計和監(jiān)督;最后,要盡量消除采購的弄虛作假行為,確保企業(yè)的物資采購工作在合理合法的環(huán)境下進行。
3.3統(tǒng)一制定采購報審程序
為了降低企業(yè)采購的審計風(fēng)險,防患于未然,需要由采購部門填報送審表,并要求采購部門負責人簽字確認。對于屬于預(yù)算內(nèi)的采購項目,還應(yīng)報給分管預(yù)算的管理者簽字。對于那些預(yù)算外的采購項目,可以報給分管領(lǐng)導(dǎo)確認;此外,常規(guī)物資采購應(yīng)通過審計部門的初審和復(fù)審人員的審計,對企業(yè)采購的特殊物資,要根據(jù)其數(shù)量的多少、規(guī)模的大小,以及商家的資質(zhì)、品種的類別等,要分門別類的登記臺賬,為審計工作奠定基礎(chǔ)。而為了防止先采購后報審現(xiàn)象的出現(xiàn),要求審計人員把審計資料整理歸檔,以為審計工作留下證據(jù)資料。
3.4推行靈活的定價方式
除了要區(qū)分集中采購和非集中采購、強化對物資采購過程的監(jiān)控、統(tǒng)一制定采購報審程序外,還應(yīng)推行靈活的定價方式。比如,要以市場價為基礎(chǔ),通過加權(quán)平均的形式求出物資采購的均價,再按照采購量的多少,送貨與否、是否需要后期服務(wù)等確定采購價格。在這一過程中,可以通過電話詢價、網(wǎng)絡(luò)報價等形式,按照物資地址、電話等信息,與賣家進行直接或者間接聯(lián)系,知道底價之后,再考慮最終的定價。此外,還應(yīng)對物資采購的成本進行分析后定價,以保證價格的合理性和經(jīng)濟性。
結(jié)束語
現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中,物資采購工作一直備受關(guān)注,如果相關(guān)環(huán)節(jié)得不到嚴格控制,會直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益,還會增加社會成本、滋生腐敗。所以,應(yīng)在采購計劃、供應(yīng)商選擇、采購實施以及合同簽訂、驗收和質(zhì)量管理等方面,對企業(yè)的物資采購工作進行審計和監(jiān)督,并對其審計風(fēng)險加以規(guī)避,以此來規(guī)范企業(yè)的物資采購行為,最大限度地降低企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營風(fēng)險。
參考文獻:
[1]鄭才珍.議如何規(guī)避物資采購審計風(fēng)險[J].商業(yè)研究,2014(03):34-36.
[2]張金平.物資采購審計與風(fēng)險防范[J].審計研究,2013(12):55-57.
[3]吳小林.降低物資采購審計風(fēng)險的幾點建議[J].財會,2015(1):11-13.
[4]丁雪峰.企業(yè)對物資采購審計風(fēng)險的控制[J].審計,2014(11):90-92.
[5]程新.淺析企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度[J].廣西大學(xué)學(xué)報,2012(10):44-46.