供電企業(yè)檔案管理工作存在的問題研究

楊光友

摘要：供電企業(yè)的存在是為了收集各地用電信息，并為居民提供穩(wěn)定的供電服務(wù)。在供電企業(yè)當(dāng)中，由于其工作性質(zhì)原因，其所需要收錄的數(shù)據(jù)以及文檔非常多，需要建立完善的檔案來保存這些信息。文章主要研究了供電企業(yè)的檔案管理工作，筆者主要研究在后勤檔案管理方面的問題，從其重要性角度出發(fā)，深入分析了后勤檔案管理工作不完善而導(dǎo)致的各種后果。筆者期待通過對供電企業(yè)的檔案管理知識了解，能夠給出合理解決檔案管理問題的相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；檔案管理；后勤；問題；對策

中圖分類號：G271；F426.61 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）024-000-01

前言

供電企業(yè)中的檔案管理分為很多中，主要包含了行政檔案、供電檔案、會計檔案、后勤檔案以及用電檔案等。而供電企業(yè)當(dāng)中的檔案主要是數(shù)據(jù)、文檔或者圖片等形式。這些檔案有紙質(zhì)版也有電子版。但無論是哪一種形式的檔案，供電企業(yè)都需要做好管理工作，以便于為各個部門提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。在供電企業(yè)當(dāng)中，后勤作為重要的部門，其檔案的管理也非常重要。隨著供電企業(yè)的發(fā)展，后勤檔案的管理工作當(dāng)中存在的問題暴露出來，供電企業(yè)需要采取相應(yīng)的措施予以解決。

一、供電企業(yè)檔案管理的重要性

供電企業(yè)的后期所負責(zé)的是企業(yè)內(nèi)部的車輛運輸，或者是醫(yī)療衛(wèi)生，甚至是企業(yè)的通訊業(yè)務(wù)。如今，供電企業(yè)已經(jīng)隨著國家經(jīng)濟的發(fā)展而擴大了規(guī)模，后勤工作人員需要負責(zé)的工作更多。后勤檔案的管理能夠為后勤人員提供數(shù)據(jù)支持和治療支持。后勤人員在對運輸進行檢查、對通訊進行維護時，只需要查看原來的檔案記錄，就能夠了解到供電企業(yè)設(shè)備的規(guī)格以及事故處理方案[1]。后勤人員可以根據(jù)檔案所提供的資料來提出新的方案，進而快速的解決后勤保障問題。從安全性的角度考慮，供電企業(yè)的后勤將管理企業(yè)員工的人身安全。企業(yè)樓內(nèi)的水電以及煤氣都將受到后勤的管理，一旦出現(xiàn)食物中毒或者水源問題，后勤需要快速的完成保衛(wèi)工作。因此，后勤的檔案管理就是提升后勤人員工作效率的有效途徑，只有完善了后勤檔案的管理，才能夠使后勤工作質(zhì)量大幅度提升。

二、供電企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

供電企業(yè)的后勤所涉及的業(yè)務(wù)范圍比較廣泛，關(guān)乎到供電企業(yè)能夠正常運營。在后勤的工作當(dāng)中，需要留存大量的數(shù)據(jù)來保存后勤的工作信息。該類信息都應(yīng)該被制定成檔案并獲得有效的管理。盡管后勤的檔案管理并不是供電企業(yè)管理最重要的部分，但供電企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該予以重視。但事實上，供電企業(yè)的后勤檔案管理比較雜亂無章，不僅管理人員對后勤檔案的管理不重視，供電企業(yè)甚至沒有完善后勤檔案管理的制度[2]。缺乏管理制度的后勤檔案在數(shù)據(jù)的收集以及整理方面都比較雜亂，甚至?xí)霈F(xiàn)后勤的檔案信息泄露現(xiàn)象。該種情況并不利于供電企業(yè)的后勤工作，甚至?xí)楣╇娖髽I(yè)帶來經(jīng)濟損失。除此之外，供電企業(yè)的后勤檔案中有很多信息都屬于源數(shù)據(jù)，并沒有經(jīng)過管理人員的篩選和分析，促使檔案信息并不具有真實性，無法為后勤人員提供借鑒。

（二）檔案管理方式落后

在供電企業(yè)當(dāng)中，對于后勤檔案的管理除了制度方面的問題，還有檔案的管理方式問題。目前狀態(tài)下的后勤檔案管理在管理方式上比較落后，其在收集信息的過程中無法保障信息的真實性，所收集的信息比較少，很多信息都比較模糊。企業(yè)不重視檔案管理，促使管理人員在管理檔案的過程總也出現(xiàn)了懈怠。盡管供電企業(yè)的供電技術(shù)和發(fā)電技術(shù)水平都已經(jīng)有所提升，但其在檔案管理方面的觀念和模式都停留在比較落后的階段。后勤檔案關(guān)乎到供電企業(yè)的后勤工作效率問題，檔案沒有進行分類，也沒有精細化的管理，會束縛后勤工作的發(fā)展，進而束縛供電企業(yè)的發(fā)展。

三、供電企業(yè)檔案管理問題的相關(guān)對策

（一）健全檔案管理制度

供電企業(yè)要想構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，需要健全對于檔案的管理制度，從制度的角度來建立起檔案管理的標(biāo)準，進而規(guī)范檔案管理的結(jié)構(gòu)[3]。后勤部門本身所負責(zé)的事物就比較雜論，需要特別重視對于后勤檔案的管理。管理人員需要調(diào)整后勤檔案的管理結(jié)構(gòu)，將檔案管理得更加精細化。健全的檔案管理制度還能夠使檔案管理人員端正自身的工作態(tài)度，明確自身的職責(zé)，將從后勤所收集的檔案信息整理出來，并且分類歸檔，確保檔案信息的真實。

（二）優(yōu)化檔案管理方式

為了緩解檔案管理方式所帶來的限制，供電企業(yè)應(yīng)該對檔案的管理方式作出調(diào)整。盡管供電企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了與信息化技術(shù)的結(jié)合，但在后勤檔案的管理方面還屬存在著紙質(zhì)版的檔案。該類檔案需要管理人員對其一一排號并分類放置在指定的位置。對于電子檔案，檔案管理人員需要以更加謹慎的工作態(tài)度來管理。電子檔案所依托的主體是計算機，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境開放的時代，電子檔案的安全性受到了威脅，盡管后勤檔案中重要的信息不多，但還是會影響到供電企業(yè)的發(fā)展。以此，管理人員不僅需要利用信息化的管理方式來管理檔案，還要將電子檔案存放在比較安全的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。在檔案信息的錄入方面，管理人員也需要保持著足夠的耐心，利用鏈接系統(tǒng)來錄入數(shù)據(jù)信息，從而提升檔案的錄入速度，并確保檔案信息的準確性[4]。

四、結(jié)論

供電企業(yè)當(dāng)中，后勤工作能夠幫助企業(yè)樹立更好的企業(yè)形象，為企業(yè)的員工提供生活保障。后勤的檔案管理關(guān)乎到后勤工作人員的工作效率問題。因此，要想使后勤服務(wù)更加優(yōu)化，對于供電企業(yè)的后勤管理更加完善，需要供電企業(yè)加強對后勤檔案的管理?？偠灾笄跈n案的管理能夠使后勤工作的相關(guān)數(shù)據(jù)被保留下來，為后勤人員的下次公共設(shè)備維護提供參考意見。只有檔案管理制度經(jīng)過科學(xué)合理化的改革，企業(yè)的員工素質(zhì)才能夠有所提高，企業(yè)的發(fā)展道路也才會更加長遠。

參考文獻：

[1]陳利民.供電企業(yè)工程項目檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，03（01）：185-192.

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[4]趙新國，周敏.淺談基層供電所檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011，11（09）：62-55.