高職院校評估檔案管理模式點(diǎn)滴談

白曉丹

摘 要： 隨著高職院校的快速發(fā)展，高職院校評估的重要性越來越突出。高職院校所準(zhǔn)備的評估檔案成為評估專家組進(jìn)行考察評判的重要依據(jù)。在本文中，筆者就當(dāng)前高職院校評估檔案管理中存在的問題展開分析，并提出優(yōu)化高職院校評估檔案管理模式的有關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：高職院校 評估檔案管理 模式

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0050-01

隨著我國教育管理的不斷規(guī)范化，高職院校教學(xué)水平的評估成為衡量辦學(xué)水平的重要依據(jù)。在高職院校的發(fā)展過程中會形成大量的檔案，這部分檔案是評估高職院校辦學(xué)水平的重要依據(jù)之一。如何完善檔案管理，使得檔案能夠在評估過程中充分發(fā)揮作用，成為很多高職院校面臨的新問題。

一、當(dāng)前高職院校評估檔案管理中存在的問題

隨著高職院校評估機(jī)制的全面運(yùn)行，高職院校對檔案管理的重視程度有了顯著提高。高職院校檔案管理的完善程度與規(guī)范程度都有了明顯改觀。然而，在現(xiàn)實(shí)中，高職院校在檔案管理方面還有很多不足之處，主要表現(xiàn)在如下方面：

1.缺乏清晰的思路

在迎接評估的時候，高職院校往往把工作重心都放在準(zhǔn)備材料上，待評估結(jié)束后，再將工作重心轉(zhuǎn)移到教學(xué)工作的提高上。評估檔案可能被安置到各個部門或被轉(zhuǎn)移到檔案部門封存，也有可能無人處理，資料出現(xiàn)丟失的情況。即便有的學(xué)校將評估檔案按照專題性檔案進(jìn)行管理，其也沒有做到規(guī)范化管理。特別的是，在評估檔案中相當(dāng)一部分檔案是從原有檔案中抽調(diào)的，還有部分檔案是專門為了迎接評估而新建的。在評估工作結(jié)束之后，很多高職院校都會忽視評估檔案的管理。

2.評估檔案的生成缺乏有效管理

由于管理方面的不到位，評估檔案的形成未能制度化。在高職院校評估的整個過程中都有可能產(chǎn)生評估檔案。在評估時期，學(xué)校的工作重心在檔案準(zhǔn)備上，并沒有關(guān)注檔案的形成是否規(guī)范化。很多學(xué)校都重視那些文字的、紙質(zhì)的、正式會議方面的資料搜集工作，而往往忽視那些電子的、音像類的、記錄類的資料搜集工作。在形成檔案的時候，很多工作人員的檔案管理意識不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)紙張規(guī)格、筆記、內(nèi)容格式方面不符合要求的現(xiàn)象，這些都給后續(xù)的評估檔案管理工作增加了難度。

3.服務(wù)方面過于被動

由于評估機(jī)制不健全，評估檔案無法充分實(shí)現(xiàn)其功能。評估檔案往往會涵蓋學(xué)校各個方面的最新狀況，內(nèi)含的數(shù)據(jù)真實(shí)性非常高，極具權(quán)威性，能夠作為學(xué)校進(jìn)行科學(xué)決策的有效依據(jù)。然而，從現(xiàn)實(shí)狀況來看，這些高職院校在評估工作結(jié)束后，并沒有好好地利用評估檔案，缺乏主動服務(wù)的意識。

二、高職評估檔案的有關(guān)概念

高職院校在發(fā)展的過程中會產(chǎn)生大量的檔案，這些檔案涵蓋教學(xué)、科研、黨政等各個方面。衡量高職院校教學(xué)水平的重要路徑是評估。評估過程中產(chǎn)生的評估檔案也是高職院校檔案的重要組成部分。高職評估檔案指的是學(xué)校為了迎接評估而準(zhǔn)備的檔案和在評估過程中所產(chǎn)生的檔案，這些檔案的系統(tǒng)性非常強(qiáng)，可靠度很高。從形式上講，其包括文字、圖表、音像等；從內(nèi)容上講，其包括學(xué)校建設(shè)與管理的各個方面。

三、優(yōu)化高職評估檔案管理模式的相關(guān)策略

無論是評估檔案的形成，還是評估檔案本身，其都與其他檔案有著明顯不同。因此，高職院校在對評估檔案進(jìn)行管理時，也應(yīng)該抓住評估檔案的特殊性來構(gòu)建科學(xué)的管理模式?？傮w來講，高職評估檔案管理應(yīng)成為高職院校檔案管理的一部分。一是從思想上認(rèn)識到評估檔案的重要性，將其納入到高職院校日常的檔案管理工作中來；二是突出檔案管理部門的職能，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行改良，促使評估檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。評估檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)落在過程管理與實(shí)體管理兩部分。

1.評估檔案形成過程方面的管理

1.1明確評估檔案的形成范圍

第一，評估檔案多是圍繞著高職院校評估指標(biāo)而建立的。在評估指標(biāo)的指導(dǎo)下，我們可以對評估檔案進(jìn)行有效分類，實(shí)現(xiàn)歸檔。評估指標(biāo)體系指出了高職院校進(jìn)行評估檔案管理的方向，解決了高職院校評估檔案分類難的問題。

第二，迎評檔案將高職院校最新的建設(shè)狀況及辦公水平一一展現(xiàn)。事實(shí)上，這部分檔案是在日常的教學(xué)和學(xué)校建設(shè)中形成的，比方說各種總結(jié)、教案、制度、試卷、論文等。

第三，評估過程檔案是在評估中產(chǎn)生的，其能夠體現(xiàn)出學(xué)校為了評估而做出的努力。在評估結(jié)束后，這部分檔案和迎評檔案一起構(gòu)建評估檔案。在評估之后，高職院校應(yīng)評估結(jié)果所進(jìn)行的一系列整改工作中產(chǎn)生的檔案，也應(yīng)該歸納到評估檔案中，進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。

1.2實(shí)現(xiàn)評估檔案形成過程的規(guī)范化

過程管理方面的改進(jìn)是整個評估檔案管理模式優(yōu)化的重要內(nèi)容。評估檔案的流轉(zhuǎn)與形成會對其最終的內(nèi)容質(zhì)量起到關(guān)鍵作用。倘若評估時所需要的各種材料難以從日常檔案中獲得，那么評估材料的可靠性必然不高。學(xué)校也難以表明某一評估指標(biāo)的建設(shè)情況。

第一，規(guī)范形成內(nèi)容。檔案的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，不能為了應(yīng)付評估而杜撰。檔案的形成應(yīng)符合規(guī)律，相關(guān)的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)地反映出學(xué)校的管理水平。針對某些評估指標(biāo)，可以主動形成檔案，比方說相關(guān)的工作總結(jié)與分析材料等。

第二，規(guī)范形成主體。評估檔案往往會出現(xiàn)多個主體面對同一材料或一個主體面對多個材料的情況。所以在評估材料形成的過程中應(yīng)明確相關(guān)主體的責(zé)任，只有這樣相關(guān)部門才能夠有效配合，提高檔案的形成效率。

第三，規(guī)范形成周期。在對高職院校進(jìn)行評估的過程中，不僅會考慮學(xué)校當(dāng)前的狀況，還會考慮學(xué)校的發(fā)展歷程與未來發(fā)展趨向。在評估的時候肯定會考察各個學(xué)年的教學(xué)情況，所以學(xué)校在日常管理中要主動形成這些資料，為日后的評估工作做好準(zhǔn)備。

2.構(gòu)建完善的評估檔案管理體系

評估檔案來自多個部門，盡管學(xué)校已經(jīng)構(gòu)建其校院兩級的管理體系，但仍存在很多問題。一是完善相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系。由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)學(xué)校檔案室，各個下屬部門設(shè)置兼職檔案管理員。檔案部門借助自評與考核等方式來掌控各個部門的歸檔狀況。針對那些價值特別高的檔案，應(yīng)實(shí)行任務(wù)下達(dá)制與完成責(zé)任制。二是對當(dāng)前的檔案人員管理模式進(jìn)行改革。對檔案員的業(yè)務(wù)能力加大考核，構(gòu)建科學(xué)的績效管理機(jī)制，提高檔案員的積極性。三是二級檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。加強(qiáng)二級網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)力度，促使評估檔案在科學(xué)的路徑下流轉(zhuǎn)。各個部門按照制度要求，定期移交材料。

3.評估檔案的實(shí)體管理

3.1明確管理機(jī)構(gòu)

在高職院?？焖侔l(fā)展的過程中，校內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置卻始終未能調(diào)整。很多應(yīng)該設(shè)置檔案館的學(xué)校并沒有建設(shè)檔案館。多數(shù)高職院校的檔案管理機(jī)構(gòu)為綜合檔案室。在評估的過程中，綜合檔案室承擔(dān)著提供大量評估資料的責(zé)任；在評估工作結(jié)束后，其應(yīng)該對評估檔案展開實(shí)體管理，做好一系列的開發(fā)工作。

3.2實(shí)體管理方面

在實(shí)體管理中，可以依據(jù)評估指標(biāo)對評估檔案進(jìn)行有效分類。從本質(zhì)上講，實(shí)體管理就是將評估檔案進(jìn)行獨(dú)立類別的排列。一種是從其他檔案中抽調(diào)的評估檔案，這部分檔案應(yīng)及時歸還原檔，并做好相應(yīng)的記錄；一種是原檔案的復(fù)制件，這種評估檔案應(yīng)被保留；一種是與評估檔案相關(guān)的原檔案應(yīng)有效標(biāo)注，便于日后的查閱。

3.3開發(fā)與利用

對評估檔案進(jìn)行科學(xué)管理的目的在于實(shí)現(xiàn)評估檔案的價值。首先，從內(nèi)容方面講，原有學(xué)校檔案只是過程性檔案，評估檔案不僅有過程性檔案，還有很多統(tǒng)計性、總結(jié)性與判斷性的內(nèi)容，這些資料的參考價值非?？捎^。其次，從體系方面來講，原有的學(xué)校檔案多是依據(jù)職能來構(gòu)建體系的，其為客觀分工的羅列，但是評估檔案能夠多多個角度展示學(xué)校的各個方面；再次，從數(shù)量方面講，評估檔案是原有檔案基礎(chǔ)上的升華，能夠?yàn)槭褂谜咛峁└鄡r值。

參考文獻(xiàn)

[1]田欣池.為高職院校韻人才水平評估工作做好檔案管理[J].赤子，2015（12）：223-223.

[2]蔣淑瓊.高職院校檔案安全管理的現(xiàn)狀及對策[J].廣西教育，2014（27）：21-22.