高校學(xué)生工作老師處理學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)的小技巧

傅幼萍+王斌+顧杭晶

摘要：從事學(xué)生工作的老師，經(jīng)常要面臨處理大量的學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)，其中數(shù)據(jù)表格尤為突出。論文從實(shí)際問(wèn)題出發(fā)，通過(guò)excel工具中的一些特殊功能，闡述了如何化繁為簡(jiǎn)、減輕老師工作量的小技巧，同時(shí)通過(guò)舉例的方式給出了具體操作步驟，充分利用Excel在表格中處理數(shù)據(jù)的自帶工具，幫助學(xué)生工作的老師提高工作效率。

關(guān)鍵詞：Excel工具；學(xué)生工作；數(shù)據(jù)表格；數(shù)據(jù)同步；跨Excel文件

中圖分類號(hào)：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）21-0112-03

Abstract： The teachers engaged in the work of the students， often to handle a large number of student affairs data， wherein the data table is particularly prominent. In this paper， starting from the real problems， by excel tool some special features， explains the tips of how to simplify and reduce teacher workload. To helping the teachers to improve work efficiency， the paper gives specific steps by way of example and makes full use of Excel comes with tools to process data in the table.

Key words： excel tools； student work； data table； data synchronization； cross excel file

在高校，從事學(xué)生工作的老師，如輔導(dǎo)員、專職班主任等，經(jīng)常需要處理大量的學(xué)生事務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)表格。從事學(xué)生工作的老師大部分都是思想政治類專業(yè)畢業(yè)，對(duì)Excel軟件的功能不大熟悉，基本都是停留在利用Excel軟件人工輸入數(shù)據(jù)或者人工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。采用人工處理數(shù)據(jù)的方式，一方面處理數(shù)據(jù)的出錯(cuò)率變大；另一方面處理數(shù)據(jù)效率低下。Excel軟件作為一款數(shù)據(jù)處理軟件，功能非常強(qiáng)大。如何使用Excel軟件功能高效的處理學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)表格顯得非常必要。

1 學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)處理過(guò)程中的問(wèn)題

學(xué)生工作老師在處理大量的，如就業(yè)信息、國(guó)家助學(xué)金、畢業(yè)生電子攝像信息、星級(jí)文明寢室比例等數(shù)據(jù)表格時(shí)，如果采用人工處理的方式，不管是在數(shù)據(jù)輸入，還是在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面，都存在出錯(cuò)概率高、極易產(chǎn)生疲勞、效率低下等問(wèn)題。

2 Excel軟件的主要功能介紹

Excel軟件是微軟公司研發(fā)的一款實(shí)用型辦公軟件，主要用于數(shù)據(jù)的處理和統(tǒng)計(jì)等。在學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)處理過(guò)程中，主要用到的一些特殊功能說(shuō)明如下。

2.1 在學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)表格處理過(guò)程中，主要用到的部分功能如表1所示

2.2 表1中的部分功能在Excel軟件中的位置示意，以Excel 2010版本為例

2.2.1 填充序列

選擇“開(kāi)始”>“填充”>“系列”，在圖1所示的序列對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置即可。

2.2.2 “條件格式”中的“只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”

選擇“開(kāi)始”>“條件格式”>“新建規(guī)則”，在圖2所示的新建格式規(guī)則對(duì)話框中選擇“只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式”，進(jìn)行設(shè)置即可。

在實(shí)際處理數(shù)據(jù)過(guò)程中，還會(huì)碰到其他問(wèn)題。對(duì)于這些碰到的問(wèn)題，如果要通過(guò)Excel功能解決，可以利用互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎（百度、GOOGLE等），輸入關(guān)鍵字“EXCEL 具體問(wèn)題描述”進(jìn)行查找。例如，要將Excel單元格中的公式隱藏，可以在搜索引擎中輸入關(guān)鍵字“EXCEL 隱藏公式”進(jìn)行查找并解決問(wèn)題。

3 Excel功能在學(xué)生事務(wù)數(shù)據(jù)表格處理中的應(yīng)用實(shí)例

在日常工作中，經(jīng)常會(huì)碰到一些問(wèn)題，例如，如何將一個(gè)Excel文件中的信息同步到另一個(gè)Excel文件中；在一張表格中如何統(tǒng)計(jì)符合多個(gè)條件的單元格數(shù)；在單元格中如何輸入以0開(kāi)頭的固定位數(shù)的數(shù)字。針對(duì)上述三個(gè)問(wèn)題，分別舉例如下。

3.1 將“學(xué)生銀行卡號(hào)”工作表中的銀行卡號(hào)同步到“學(xué)生獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)”工作表中

“學(xué)生銀行卡號(hào)”工作表位于“學(xué)生銀行卡號(hào).xls”文件，包含所有學(xué)生的學(xué)號(hào)、姓名、銀行卡號(hào)信息，如圖3所示。

“學(xué)生獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)”工作表位于“學(xué)生獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì).xls”文件，包含獲獎(jiǎng)學(xué)生的學(xué)號(hào)、姓名、銀行卡號(hào)等信息。要求填寫(xiě)“學(xué)生獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)”工作表中的銀行卡號(hào)所在列的信息，可以通過(guò)VLOOKUP（）函數(shù)實(shí)現(xiàn)。操作步驟如下。

（1）將“學(xué)生獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì).xls”和 “學(xué)生銀行卡號(hào).xls”文件放在相同路徑下。

（2）在“學(xué)生獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)”工作表中，在D3單元格中輸入以下函數(shù)后按回車(chē)鍵，自動(dòng)同步銀行卡號(hào)。

=VLOOKUP（B3，[學(xué)生銀行卡號(hào).xls]學(xué)生銀行卡號(hào)！$B$2：$D$6，3，F(xiàn)ALSE）

具體顯示如圖4所示。

該函數(shù)表達(dá)的意思是，在“學(xué)生銀行卡號(hào)” 工作表中的區(qū)域“B2：D6”內(nèi)查找B3單元格中的值，如果找到，就將第三列，即銀行卡號(hào)信息填充到“學(xué)生獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)”工作表中的D3單元格中。VLOOKUP函數(shù)各字段代表含義如表2所示。

（3）將鼠標(biāo)移至剛提取銀行卡號(hào)單元格的右下角，當(dāng)鼠標(biāo)光標(biāo)變成黑色十字形時(shí)雙擊鼠標(biāo)左鍵即可自動(dòng)完成全部信息的填充。

3.2 分別統(tǒng)計(jì)具體班級(jí)的一星、二星、三星文明寢室數(shù)

4結(jié)語(yǔ)

培養(yǎng)藝術(shù)專業(yè)學(xué)生計(jì)算思維能力是非常重要和可行的，有助于提升藝術(shù)專業(yè)學(xué)生的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力，并能夠應(yīng)用于日常的學(xué)習(xí)和生活中，為未來(lái)的工作和研究打下良好的基礎(chǔ)。當(dāng)然，在以培養(yǎng)計(jì)算思維為中心的大學(xué)計(jì)算機(jī)教育中仍存在各種各樣的問(wèn)題和困難，值得進(jìn)一步研究和探討。

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