基于知識服務的檔案管理模式的理論探索

劉健

摘 要：當今時代是知識經(jīng)濟時代和信息時代，檔案管理模式受到時代浪潮的影響也在逐步地探索著管理模式的創(chuàng)新方式和改革模式。每個企業(yè)都有自身的特點，檔案管理工作在模式選擇上應該結(jié)合自身的情況，本文針對基于知識服務的檔案管理新模式進行了探討，希望能夠?qū)n案管理工作的創(chuàng)新進行及時的創(chuàng)新。

關鍵詞：知識服務；檔案管理；模式

一、基于知識服務的檔案管理模式存在意義

首先，時代的發(fā)展潮流催生了基于知識服務的檔案管理模式。我國的市場經(jīng)濟已經(jīng)逐步走向正軌，各行各業(yè)之中的企業(yè)都是市場經(jīng)濟的重要組成部分，它們發(fā)展的優(yōu)劣與否直接決定了市場經(jīng)濟發(fā)展的質(zhì)量和前景。檔案管理在企業(yè)管理中占據(jù)非常重要的位置，關乎到企業(yè)發(fā)展的質(zhì)量和市場競爭地位的獲取。在這種時代背景之下，基于知識服務的檔案管理模式應運而生。自從進入到新世紀之后，我國漸漸步入了知識經(jīng)濟時代，社會經(jīng)濟發(fā)展過程中信息的生產(chǎn)、分配、加工起到了至關重要的作用，在知識經(jīng)濟發(fā)展到一定階段之中，知識管理也就成了一種必然趨勢。知識管理的最終目標就是利用知識的創(chuàng)新和發(fā)展來促進經(jīng)濟的發(fā)展和穩(wěn)定，其管理的核定支出就在于將經(jīng)濟社會的發(fā)展立足在知識經(jīng)濟的發(fā)展之上。這樣一來，傳統(tǒng)的檔案管理模式就不再適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需求了，檔案管理需要找到自身工作變革和創(chuàng)新的著力點，研發(fā)新型的檔案管理模式，并在實踐中不斷摸索和完善，為我國企業(yè)發(fā)展奠定最堅實的管理基礎。

其次，市場競爭要求企業(yè)采取基于知識服務的檔案管理模式。在我國經(jīng)濟發(fā)展的過程中，科學技術也一直在循序漸進地進行著發(fā)展和升華，企業(yè)的發(fā)展也逐步地走向了科技化的發(fā)展趨勢。我國的企業(yè)現(xiàn)階段基本上都已經(jīng)進入了市場經(jīng)濟發(fā)展階段，企業(yè)之間的競爭程度就不可避免地加大了，企業(yè)為了在這樣的時代背景之下獲得更加廣闊的發(fā)展空間，就必須從實施內(nèi)部開始著手進行改革，檔案管理作為企業(yè)管理的重要部分，需要在知識經(jīng)濟和市場經(jīng)濟雙重發(fā)展的時代背景之下經(jīng)濟探索改革之路，形成基于知識服務的檔案管理新模式，讓企業(yè)的檔案管理模式找到新的方向，為企業(yè)的檔案管理工作效率的提升提供可行之策，持續(xù)不斷地提升檔案管理工作的水準和質(zhì)量。

二、基于知識服務的檔案管理模式理論基礎

提供人性化服務和對知識進行編碼是基于知識服務的檔案管理模式成立的理論基礎，檔案管理工作只有將二者有機集合在一起，才能夠讓基于知識服務的檔案管理模式具有發(fā)展和存在的基礎，并具有更加深遠的實踐意義。

第一，人性化服務。作為基于知識服務的檔案管理模式的理論基礎之一，其本質(zhì)上就是要以客服的需求作為服務的要點，以客戶現(xiàn)有的或者潛在的各種服務需求作為服務的宗旨，讓顧客在檔案館或者檔案室感受到賓至如歸的服務，之后顧客才能對企業(yè)提供的服務產(chǎn)生客觀、真實的評價，企業(yè)在提升了自身的形象、滿足了客戶的社會效益之后才能獲得經(jīng)濟效益的提升，也才能從根本上戰(zhàn)勝競爭對手，并最終在市場經(jīng)濟中獲得立足之地。對于企業(yè)來說，其核心競爭力因素除了人力資源之外最重要的便是人性化的服務宗旨了，所以企業(yè)要在激烈的市場競爭中獲得穩(wěn)定的發(fā)展環(huán)境，就必須不斷提升自身人性化服務的水準。

第二，對知識進行編碼。知識編碼是一種精確展示和共享知識的表現(xiàn)形式，其目的是使得知識的傳遞者和知識的接受者能夠順利地溝通和交流，這種理論基礎是知識不斷創(chuàng)新和改革的基礎，是知識的發(fā)展和創(chuàng)新顯性化的基石，對知識編碼還有助于知識的結(jié)構化和有序化。我們可以認為對知識編碼是檔案管理走上知識服務趨勢的一種重要平臺，使得企業(yè)能夠?qū)Ω鞣N客戶的信息進行基石的整理和有效的歸集，檔案管理人員的工作更加便捷，檔案管理工作也能夠幫助企業(yè)的管理者和決策者提供更加有力的指引信息和指引，使得策劃部門能夠獲得更加完整和準確的數(shù)據(jù)。

三、基于知識服務的檔案管理模式順利開展的建議和對策

第一，創(chuàng)新檔案管理模式和理念。企業(yè)要和同行業(yè)的競爭者之間實現(xiàn)有效競爭就必須創(chuàng)新檔案管理的模式和理念，檔案管理人員應該意識到客戶才是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的中心，只有對檔案進行知識性的整理和歸納，檔案管理工作才具有更大的發(fā)揮空間和更廣闊的靈活性，檔案管理人員在開展工作的時候也才能更具效率和效果。在創(chuàng)新檔案管理工作理念的過程中，企業(yè)應該引進先進的科學思想，用科學的手段進行檔案分析和檔案管理，這樣檔案管理部門才能為企業(yè)的其他部門提供及時、完整、準確的業(yè)務信息和數(shù)據(jù)信息。

第二，要進行檔案管理工作技術和方法的創(chuàng)新。要真正地實現(xiàn)基于知識服務的檔案管理模式，就必須在管理工作技術和管理工作方法上進行創(chuàng)新。檔案管理工作中需要對檔案歸檔和導入工作采取統(tǒng)一的方法和規(guī)范，提升檔案管理人員篩選檔案信息的能力，使得用戶能夠順利地運用檔案管理系統(tǒng)進行檔案檢索，企業(yè)可以考慮利用內(nèi)容管理、搜索平臺、智能管理的方式進行檔案知識管理系統(tǒng)的建立并實現(xiàn)對電子文件的有效管理。

在經(jīng)濟不斷發(fā)展的過程中，檔案資產(chǎn)已經(jīng)成為企業(yè)非常重要的無形資產(chǎn)，在企業(yè)的發(fā)展中具有不可估量的重要意義。所以我們要對檔案管理的模式不斷進行創(chuàng)新和變革，基于知識服務的檔案管理模式的出現(xiàn)，使得檔案管理工作的效率得到了提升，促進了企業(yè)發(fā)展的進步程度，提升了檔案管理工作的效率和水準。

參考文獻：

[1]李鳳艷.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索[J].辦公室業(yè)務·管理與實踐經(jīng)緯，2013.10.

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