人力資源管理中人事檔案管理創(chuàng)新策略探究

艾莉雯

摘要：現(xiàn)代機關(guān)事業(yè)單位以及企業(yè)中的管理工作更加傾向于人的管理，尤其是作為現(xiàn)代管理核心的人力資源管理工作更是也到了相關(guān)部門、企業(yè)的重視。人事檔案是人力資源管理工作的重要部分，也是企業(yè)信息化、數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式，其發(fā)揮著自己的重要作用。但是在目前情況下，相關(guān)單位的人力資源管理當(dāng)中存在著或多或少的問題，這些都在一定程度上影響了單位的發(fā)展。本文主要針對現(xiàn)代有關(guān)單位人力資源的管理工作當(dāng)中存在的人事檔案問題進行研究，探索更加實際有效的管理方式。

關(guān)鍵詞：人力資源管理 人事檔案管理 創(chuàng)新 問題

人事檔案管理在現(xiàn)代管理當(dāng)中占據(jù)非常重要的位置，管理工作在很大程度上也是管人的工作，只有完善人事檔案的管理工作才可以在一定程度上提升企業(yè)的管理水平以及現(xiàn)代化水平。但是，隨著人力資源管理的深入發(fā)展，人事檔案的管理工作卻慢慢的淡出人們的視野，其作用逐漸的被人們所忽視。無論是企業(yè)、政府機關(guān)、公共管理部門等都存在一定程度的問題，所以，探索新的人力資源管理方式在現(xiàn)代企業(yè)管理管理之中顯得十分的重要。

一、人事檔案的重要性

1.提供基本信息

人事檔案是相關(guān)單位了解員工的重要重要手段，人事檔案承載著大量員工的基本信息，而且單位通過人事檔案可以對員工的家庭背景、工作情況、教育背景等有個初步的了解，可以掌握員工的個性、性格，了解了這些之后，可以有針對性的給員工安排合適的崗位，或者是有針對性的提升員工的素質(zhì)等。

2.優(yōu)化人員配置

人事檔案是員工個人性格、個人能力以及經(jīng)歷的很好展現(xiàn)，只有通過人事檔案，管理者才可以較好的獲取以及掌握員工的信息，才可以把員工放到適合的崗位上，才可以實現(xiàn)人員的優(yōu)化配置，實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化。

3.為長遠的戰(zhàn)略規(guī)劃作出參考

只有通過對人事檔案的詳細分析，管理者才可以獲得真實的員工信息，才可以了解單位對人才的需求，才可以掌握發(fā)展的動向，從而制定有利于發(fā)展的戰(zhàn)略計劃。

二、目前我國人事檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題

1.政府機關(guān)以及事業(yè)單位

在政府機關(guān)以及事業(yè)單位之中人事檔案管理工作存在的主要問題有：

（1）人事檔案管理工作內(nèi)容過于片面。人事檔案不僅僅需要記錄員工的基本信息、家庭背景、工作經(jīng)歷等自然情況，而且還需要記錄員工的才能、品格、工作成績等后天情況，但是政府機關(guān)以及事業(yè)單位中的人事檔案大多缺乏后者，有的單位的人事檔案僅僅記錄員工的姓名、生日、出生地等情況，而完全沒有員工的工作能力、業(yè)績表現(xiàn)等。所以，這種檔案完全不能夠成為選人以及用人的參考。

（2）人事管理的方法方式落后。最近幾年，隨著科技的發(fā)展，電子技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用越來越普遍。許多單位已經(jīng)跟上潮流的發(fā)展步伐，開始進入電子化、數(shù)據(jù)化管理的新時代，但是仍有一些部門管理的手段陳舊、方式落后，使得檔案的收集以及整理工作出現(xiàn)問題，檔案分散甚至丟失的情況時有發(fā)生，這些都大大降低了企業(yè)工作的效率。

（3）部分單位對于檔案管理工作重視不足。傳統(tǒng)的機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作僅僅流于形式，員工的檔案也是紙質(zhì)的呈現(xiàn)，歸檔之后便不再更新，甚至于檔案與員工的實際情況相差甚遠。這些都是管理者的重視程度不足造成的，檔案管理并沒有發(fā)揮實際的價值，而只是流于形式。

2.中小企業(yè)

在中小企業(yè)的人事檔案管理工作中存在的問題主要有：部分人事檔案沒有反映實際情況。與政府機關(guān)以及事業(yè)單位比起來，人事檔案失真是中小企業(yè)非常容易出現(xiàn)的問題。尤其是最近幾年科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為學(xué)歷造假、身份造假、工作經(jīng)歷造價等提供了條件，中小企業(yè)中個人信息失真的情況屢屢出現(xiàn)。對于這種現(xiàn)象，原因有如下的幾個方面：首先是造假者沒有本著實事求是的原則，沒有意識到造假是個違反法律的事情。其次，中小企業(yè)的人事檔案管理工作也出現(xiàn)了問題，審查工作出現(xiàn)了問題，部分的管理者個人素質(zhì)有限，面對一些信息無法辨別真假，企業(yè)的管理者也沒有正確的渠道來有效地鑒別信息，從而只能被動的接受信息。這些問題不僅導(dǎo)致了企業(yè)對員工的評估產(chǎn)生偏差，而且還有可能給企業(yè)帶來一些不必要的損失。人事檔案丟失的現(xiàn)象頻繁發(fā)生。不僅僅失真的現(xiàn)象頻繁發(fā)生，而且檔案缺失的問題也廣泛存在。隨著市場經(jīng)濟的出現(xiàn)，人員進入了廣泛的自由流動，這不僅打破了終身雇傭制，而且激發(fā)了市場的活力，使得資源得到優(yōu)化配置。用工期限的縮短使得管理者更加不重視人事檔案的管理。

三、人力資源管理工作當(dāng)中人事檔案管理的創(chuàng)新策略

1.提升管理者對于人事檔案管理工作的重視程度

經(jīng)過如上幾個部分的分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，不同的單位、部門人事檔案管理出現(xiàn)的問題都是管理者重視不足導(dǎo)致的，意識、觀念形態(tài)的問題是根本性的問題，管理者應(yīng)該將其提高到戰(zhàn)略層面的高度上。比如我們在人事檔案中記錄員工的績效、員工的獎懲、員工的晉升等都是十分必要的，管理者通過這些有價值的信息可以很好地了解員工的個人特點、素質(zhì)素養(yǎng)等，從而可以根據(jù)這些情況作出綜合分析判斷，選擇對員工進行培訓(xùn)等，從而提升員工的工作能力。

2.強化人事檔案的時效性以及真實性

在人事檔案的整理中，過去我們通常是采用傳統(tǒng)的做法，采用手寫的方式來進行，所以其間隔的時間相對較長，這樣就及其容易產(chǎn)生失真的問題。為了改善這種情況，如今我們采用電子化的管理方式，有效地縮短檔案整理的時間，時時的進行更新，把員工最近的個人表現(xiàn)、績效考核等內(nèi)容記錄下來，對檔案記錄的范圍進行合理的拓展，做好信息的分類以及補充，使得人事檔案的信息可以實現(xiàn)及時的更新。同時，還應(yīng)該加強對于人事檔案真實性的鑒定工作，要及時的對人事檔案的內(nèi)容進行清查，刪除一些無效的信息，保證員工人事檔案是員工情況的真實反映。

3.人事檔案管理手段的現(xiàn)代化創(chuàng)新

在進行人事檔案的管理的時候采用傳統(tǒng)的手工手段進行不僅降低了工作的效率，而且也降低了時效性，而先進的技術(shù)手段不僅實現(xiàn)了真正的自動化、網(wǎng)絡(luò)化以及一體化的管理，還有效地保證了人事檔案的真實性。紙張式的人事檔案不僅不客觀，而且導(dǎo)致了資源的浪費、空間的浪費，電子化的人事檔案則是綠色、環(huán)保的體現(xiàn)。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，人事檔案的管理也實現(xiàn)了電子化、數(shù)據(jù)化，企業(yè)通過搭建一體化的平臺，資源共享，使得人力資源的管理更加的方便快捷。

總之，人力資源的管理工作在現(xiàn)代機關(guān)事業(yè)單位及企業(yè)的管理當(dāng)中非常的重要，而人事檔案的管理又是人力資源管理的重要一環(huán)，所以，管理者應(yīng)該提高對于人力資源管理的重視程度，從根本上意識到人事檔案是人才社會化活動的有效載體，是企業(yè)任用人才有效標準。人事檔案在選拔人才以及任用人才方面發(fā)揮了巨大的作用，為機關(guān)事業(yè)及企業(yè)的發(fā)展帶來了動力。尤其是在市場競爭日益激烈的今天，管理者必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念，將人事檔案管理放到機關(guān)事業(yè)單位及企業(yè)發(fā)展的前端，提升服務(wù)職能，為人力資源的開發(fā)以及管理奠定基礎(chǔ)，激發(fā)機關(guān)事業(yè)單位及企業(yè)活力，促進機關(guān)事業(yè)單位及現(xiàn)代企業(yè)持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展。

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