如何加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的管理與合理利用

商動

摘 要：房地產(chǎn)市場的不斷深化和發(fā)展，讓房地產(chǎn)檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前需要重點關(guān)注的問題。做好此方面的工作不僅僅可以對社會公眾的資產(chǎn)提供查詢的服務(wù)，還能為政府等相關(guān)部門提供解決房產(chǎn)糾紛等方面問題的依據(jù)。筆者從事房產(chǎn)檔案管理的時間中，對于加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的管理和使用有了一些自己的看法，以此進(jìn)行闡述和討論。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；管理；合理；運(yùn)用

強(qiáng)化房產(chǎn)檔案的管理以及試用不僅僅是對產(chǎn)權(quán)人合法利益的有效維護(hù)，更是在現(xiàn)行管理過程中強(qiáng)化房地產(chǎn)市場有序發(fā)展的一個前提和保障，能夠?qū)S持社會秩序以及社會的穩(wěn)定作出更多的貢獻(xiàn)，以此不斷的加快生態(tài)文明形式的城市建設(shè)，推進(jìn)我國社會主義和諧社會的構(gòu)建。

一、房產(chǎn)檔案管理的必要性

房產(chǎn)檔案包含了土地、規(guī)劃以及城建和監(jiān)測、地產(chǎn)的開發(fā)和消防等等部門。在當(dāng)前的發(fā)展過程中，需要對房產(chǎn)的檔案進(jìn)行動態(tài)和靜態(tài)的相結(jié)合的管理，并且還需要對房產(chǎn)的上市、交易以及過戶和轉(zhuǎn)讓等等進(jìn)行關(guān)注。對于房地產(chǎn)管理部門工作效率的衡量主要是看房地產(chǎn)檔案是否可以有效的歸檔，是否能夠進(jìn)行快速的提取和查閱，工作是否在標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化和現(xiàn)代化條件下進(jìn)行的。要想更好的做好房產(chǎn)檔案管理工作就需要對基礎(chǔ)性的任務(wù)進(jìn)行完善，并且在工作過程中堅持四個標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)對此項工作進(jìn)行重視、房產(chǎn)檔案管理的宣傳工作到位、制度建設(shè)不斷的完善，所有業(yè)務(wù)工作健全到位。使用科學(xué)的工作方法和理論，有效的推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，以此保障房產(chǎn)檔案可以科學(xué)的分類，收集的更加齊全、編號的正確以及組卷的合理，讓房產(chǎn)檔案的管理臺賬也更加健全，賬目和實物之間完全相符合。

二、強(qiáng)化房地產(chǎn)檔案管理的主要措施

（一）有效的開發(fā)出房產(chǎn)管理的檔案信息，以此實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化

在房地產(chǎn)檔案管理過程中，需要按照實際的走向，不斷的更新知識，以此有效的推動房地產(chǎn)檔案管理向著信息化方向發(fā)展，所采集的信息也呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，在儲存方面更加方便，更可以自由使用網(wǎng)上的標(biāo)準(zhǔn)化管理軟件。伴隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，計算機(jī)在房產(chǎn)檔案的開發(fā)管理中進(jìn)行應(yīng)用也是現(xiàn)代化發(fā)展的一個重要性標(biāo)志，相關(guān)工作人員需要樹立起現(xiàn)代化的管理觀念，以此建立起房產(chǎn)檔案的信息化數(shù)據(jù)庫，能夠不斷的提升房產(chǎn)工作的有效性，提升工作效率。在房產(chǎn)的檔案信息數(shù)據(jù)庫中，涉及到房地產(chǎn)的測繪、審批以及開發(fā)和物業(yè)以及拆遷，這些過程直接的取代了以往工作中的人工式管理，人工查閱以及人工檢索，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行更好的服務(wù)，為社會為百姓提供更好的服務(wù)。在房地產(chǎn)管理信息化數(shù)據(jù)庫之中，一共涉及到以下幾方面的內(nèi)容，分別是：

首先，房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的目錄，這個數(shù)據(jù)庫是讓檔案實現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)。其次，房產(chǎn)檔案的全文數(shù)據(jù)庫，這個項目是檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵，主要是將一些重要性的檔案實現(xiàn)全文的數(shù)字化處理，以此給用戶提供更加直接性的服務(wù)，讓房產(chǎn)檔案可以實現(xiàn)共享，另外保存好房產(chǎn)檔案的原件。建立起檔案編輯數(shù)據(jù)庫，這種是資料可以代替以往的原件進(jìn)行直接性的使用[1]。

（二）建立檔案保密制度和完善檔案室的工作制度

房產(chǎn)檔案的保密制度需要做大以下幾點：首先，非本單位檔案室工作人員，不能進(jìn)入到電子檔案管理系統(tǒng)中對檔案進(jìn)行查閱以及獲取。若是要查閱和本部門無關(guān)的一些檔案資料，必須獲得領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。嚴(yán)格的遵守每一條，每一款借閱和打印、摘抄資料的相關(guān)規(guī)定，遵守單位的檔案保密安全工作，提升管理的警惕心理。其次，在嚴(yán)格檔案保密以及防止破壞的過程中需要做到，不能說的機(jī)密，絕對不說，不能記錄的機(jī)密也絕對不能記錄；不能再公共場所中和親友等等談起房產(chǎn)檔案的資料信息，不能攜帶單位的資料進(jìn)行游覽和參觀，探親或者訪友等等。

在房產(chǎn)電子檔案的管理過程中，還需要建立健全檔案管理工作制度。建立起查閱登記制度、保密安全制度、立卷歸檔制度以及統(tǒng)計利用制度和堅定銷毀制度等等。這樣的房產(chǎn)檔案管理和使用才能更加突出，才能更加傾向于完善的有效的管理[2]。

三、房地產(chǎn)檔案的利用

伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的法律意識也在不斷的提升，在房地產(chǎn)方面也產(chǎn)生了一些民事以及刑事案件。關(guān)于房產(chǎn)權(quán)屬的等級、房產(chǎn)的交易以及物業(yè)管理和房屋的拆遷問題，這些檔案是否可以向群眾公開，能否進(jìn)行公開性的查閱，有人反對，有人支持，意見不是非常統(tǒng)一。有些贊成的認(rèn)識主張，房地產(chǎn)檔案資料來自于產(chǎn)權(quán)人，這也歸屬于社會財富的一種形式，不受部門的限制，應(yīng)該是為城市房產(chǎn)規(guī)劃服務(wù)的；同時，反對人員則認(rèn)為，公開性的房產(chǎn)檔案資料會對個人信息有所透露，也對人的個人隱私有所侵犯，因此非常可能產(chǎn)生民事訴訟問題。因此要如何的對房產(chǎn)檔案進(jìn)行有效的管理已經(jīng)成為我們需要重點探討的問題[3]。

（一）房產(chǎn)檔案能對民事糾紛起到解決作用

法院在受理一些民事糾紛的過程中，會用到一些合法性的權(quán)屬證件，并且也會對房產(chǎn)行政部門進(jìn)行有效的核查，由此房產(chǎn)的權(quán)屬等級原始材料就成為了最為直接性的憑據(jù)。無論是法律部門的任何工作人員，使用這些檔案資料都能夠?qū)Π讣m紛起到一定的作用，成為有效的依據(jù)。在法院處理糾紛時，所秉承的原則就是誰主張，誰舉證，糾紛的當(dāng)事人要有合法的證據(jù)，房產(chǎn)管理正是證據(jù)的一部分。除此以外，當(dāng)事人在進(jìn)行權(quán)屬登記的過程中，會把自己權(quán)屬登記的相關(guān)證據(jù)交給相關(guān)部門，在此過程中，若是自己的權(quán)益受到了威脅，那么就可以提出理由和要求，讓行政管理部門為房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)人服務(wù)[4]。

（二）房產(chǎn)檔案也是舊城改造以及新城開發(fā)的基本依據(jù)

自從改革開放以來，各個城市都進(jìn)行了城市改造，拆除一些破舊的房屋，建造新的樓盤，在此過程中政府的投資不是特別的大，很多都是由房地產(chǎn)開發(fā)商在運(yùn)作。開發(fā)商需要對每一處的房屋都進(jìn)行有效的核查，然后按照房屋的基本情況確定開發(fā)的成本以及后續(xù)建設(shè)工作等等，因此房產(chǎn)檔案就成為房屋拆遷以及新城開發(fā)過程中要秉承的主要依據(jù)[5]。

四、結(jié)束語

綜上所述，本文對房地產(chǎn)檔案的管理和使用進(jìn)行了全面的分析和研究。房產(chǎn)檔案的管理已經(jīng)日益演變?yōu)楝F(xiàn)代化的信息管理，那么在此過程中也希望有關(guān)單位的管理人員不斷的提升自身的基本素質(zhì)，提升自身的責(zé)任感以及工作態(tài)度，熱愛檔案管理工作，強(qiáng)化對檔案管理的安全保衛(wèi)工作，特別是對庫房內(nèi)部電源以及一些安全設(shè)施的檢查和測定，時刻保持檔案的原有形態(tài)，促進(jìn)房產(chǎn)檔案對于大眾以及社會的服務(wù)性。

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[2]張洪梅，張曉燕，劉小坤等.加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理利用 促進(jìn)房地產(chǎn)市場健康發(fā)展——東營城市市區(qū)房產(chǎn)檔案管理利用情況調(diào)研[J].中國管理信息化，2015，18（19）：200-201.

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[5]蔡天茹.試論房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化技術(shù)[J].民營科技，2015，22（9）：125.