加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的措施論述

趙悅彤

[摘 要]房產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)管理過程中形成的，是房地產(chǎn)物權(quán)登記的成果記載和原始憑證，是對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)、房屋自然狀況以及權(quán)利狀況進(jìn)行詳細(xì)記載的各種資料的總稱。近年來(lái)，隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)檔案的數(shù)量日益增多，為城市拆遷規(guī)劃、房屋權(quán)屬登記與交易、處理房地產(chǎn)糾紛等提供了重要依據(jù)，是房地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理的重要組成部分。文章重點(diǎn)就房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理措施進(jìn)行論述。

[關(guān)鍵詞]房產(chǎn)檔案；規(guī)范化管理；措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）21-0342-01

房產(chǎn)檔案作為房屋權(quán)屬信息的主要記錄方式，其需要詳細(xì)記錄下房屋產(chǎn)權(quán)狀況與各種相關(guān)內(nèi)容，所以房產(chǎn)檔案需要具有非常強(qiáng)的法律效力，其內(nèi)容的記錄也需要具有一定的專業(yè)性。同時(shí)隨著時(shí)間的流逝，房屋或許會(huì)由于贈(zèng)與、交易或者是繼承等情況而出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)變化，并且由于土地分割、房屋翻建或者是拆遷行為的發(fā)生也會(huì)造成房屋的各項(xiàng)信息出現(xiàn)變動(dòng)，所以需要對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，以保證其真實(shí)性以及全面性。

一、房產(chǎn)檔案工作的特點(diǎn)

（一）法律性

房產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)在管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是房地產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的體現(xiàn)，是證明權(quán)利人與房屋之間權(quán)利的原始憑證，具有法律憑證價(jià)值。近年來(lái)，隨著我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，伴隨而來(lái)的房產(chǎn)交易、抵押、評(píng)估、保全、查封等活動(dòng)日益增多，房地產(chǎn)糾紛呈上升趨勢(shì)，房產(chǎn)檔案的利用率迅速增長(zhǎng)。房產(chǎn)檔案是人民法院確認(rèn)房屋權(quán)利歸屬、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)，為權(quán)利人的產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了可靠的法律保障，促進(jìn)了社會(huì)的和諧穩(wěn)定。

（二）社會(huì)性

隨著住房消費(fèi)市場(chǎng)的全面啟動(dòng)和城市。、三級(jí)市場(chǎng)的全面放開，擁有房屋所有權(quán)的權(quán)利人越來(lái)越多，權(quán)利人在行使占有、使用、收益、處分等權(quán)利時(shí)，房產(chǎn)檔案的利用就成為確認(rèn)交易行為是否合法的必不可少的環(huán)節(jié)。由此房產(chǎn)交易雙方才會(huì)有安全感，房地產(chǎn)市場(chǎng)的運(yùn)行才能安全有序。同時(shí)，隨著城市化進(jìn)程的加速，城市規(guī)劃、舊城改造、拆遷安置等如果采用傳統(tǒng)的調(diào)查測(cè)算方法，投入大、周期長(zhǎng)且可靠性差。而利用數(shù)字化房產(chǎn)檔案信息和館藏實(shí)物檔案可以較全面便捷地匯總、統(tǒng)計(jì)房屋權(quán)屬狀況，既節(jié)省資金又能較快地計(jì)算出成本，加快工程進(jìn)度。

（三）價(jià)值性

房地產(chǎn)屬于不動(dòng)產(chǎn)，價(jià)值高，在單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中占有重要地位，隨著房產(chǎn)價(jià)值的上升，人們對(duì)房地產(chǎn)給予了前所未有的關(guān)注。房產(chǎn)檔案的有無(wú)，保管的好壞，記載得是否準(zhǔn)確、全面，直接關(guān)系到權(quán)利人的經(jīng)濟(jì)利益，房產(chǎn)檔案管理人員必須真實(shí)地記錄相關(guān)信息，客觀反映房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行過程。因此，房產(chǎn)檔案屬于財(cái)產(chǎn)檔案，含金量高，具有價(jià)值性。

（四）網(wǎng)絡(luò)性

在當(dāng)前信息化時(shí)代下，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以將產(chǎn)權(quán)管理、圖表管理、檔案管理等結(jié)合在一起，極大地改變了過去人工收集、整理、歸檔、利用等傳統(tǒng)的檔案工作方式，有效地提高了檔案管理的效率，促進(jìn)了檔案信息的充分利用。

二、加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的相關(guān)措施

（一）有序開展房產(chǎn)檔案的收集以及整理工作

在進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理時(shí)，首先需開展房產(chǎn)檔案的收集以及整理工作，并保證這兩項(xiàng)工作的規(guī)范性。其中在房產(chǎn)檔案的收集方面，為了保證收集質(zhì)量需要制定以及明確相關(guān)的管理規(guī)范，制定工作流程，并明確各個(gè)工作人員的職責(zé)范疇，另外還需要科學(xué)的劃分為范圍與其分類等。另外檔案收集部門一定要注重其和其他部門之間的相互聯(lián)系，并及時(shí)的轉(zhuǎn)移相關(guān)檔案資料，以使檔案資料收集能夠有序正常開展。若是檔案收集階段其出現(xiàn)了檔案內(nèi)容不完整或者是字跡不清晰等問題，則收集人員需要重新進(jìn)行檔案的整理，避免檔案內(nèi)容出現(xiàn)不清晰完善情況。檔案資料收集工作具有非常重要的意義，其直接影響到后續(xù)工作的順利程度，所以一定要使房產(chǎn)檔案資料具有真實(shí)性、全面性以及完整性。

在整理檔案資料時(shí)，一定要保證整理行為的規(guī)范化，這就需要形成系統(tǒng)性較強(qiáng)的資料庫(kù)，同時(shí)根據(jù)相關(guān)規(guī)定要求來(lái)整理檔案信息。此時(shí)需要科學(xué)的分類以及篩選各個(gè)檔案資料，并根據(jù)一定的順序整齊排列資料，之后需要妥善裝訂各個(gè)資料。在整理資料的過程中還需要適當(dāng)添加圖片、照片等信息，一方面使檔案資料內(nèi)容更具有真實(shí)性，另一方面也使資料內(nèi)容更為豐富。

（二）提升管理人員的專業(yè)技能以及素質(zhì)

房產(chǎn)檔案收集以及整理工作主要是由管理工作者來(lái)完成，其道德素養(yǎng)以及專業(yè)技能將會(huì)直接影響到房產(chǎn)檔案的管理質(zhì)量，再加上各種新興技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到房產(chǎn)檔案管理過程中，所以一定要通過有效的教育培訓(xùn)工作來(lái)提升管理人員的工作能力以及道德素養(yǎng)。教育培訓(xùn)工作可以通過多種方式開展，比如說高校進(jìn)修、專家講座、趣味競(jìng)賽等等。但若只通過教育培訓(xùn)工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，管理人員還需要通過不斷的學(xué)習(xí)來(lái)掌握更多的知識(shí)方法，了解房產(chǎn)檔案的各方面知識(shí)，科學(xué)合理的運(yùn)用各個(gè)檔案學(xué)科新技術(shù)以及新理論，從而使檔案管理工作更具有規(guī)范化以及科學(xué)性。另外還需要引進(jìn)投入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，制定獎(jiǎng)懲策略，使管理人員產(chǎn)生工作的積極性，可以自覺保證工作的正確性，自覺遵守相關(guān)的條例規(guī)定。

（三）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理

房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性是房產(chǎn)檔案最顯著的特點(diǎn)。房產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)的權(quán)利和房地情況并不是固定不變的。為了保證房產(chǎn)檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，需要采用動(dòng)態(tài)管理方式，根據(jù)產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋現(xiàn)狀的變更來(lái)補(bǔ)充新材料，更改房產(chǎn)檔案中的簿、檔、圖等，以確保房產(chǎn)檔案信息的真實(shí)性和系統(tǒng)性，使房產(chǎn)檔案成為“活”檔案。

（四）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

現(xiàn)在我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到數(shù)字化社會(huì)之中，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)融入到人們生活的方方面面，為了跟得上時(shí)代發(fā)展，提升房產(chǎn)檔案管理效率，有必要將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到其中。為了實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案內(nèi)容的信息化、數(shù)字化，管理人員需要通過掃描儀以及計(jì)算機(jī)等各種先進(jìn)的設(shè)備儀器來(lái)使檔案信息內(nèi)容可以轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，之后再將其直接存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中便于查詢以及管理。為了使房產(chǎn)檔案管理工作更具有現(xiàn)代化，提升其管理質(zhì)量，有必要建立起數(shù)據(jù)庫(kù)。一般來(lái)說在房產(chǎn)檔案管理中需要將其數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)劃分為四個(gè)部分方面，也就是產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍綜合、政務(wù)綜合、圖形以及實(shí)物影像數(shù)據(jù)庫(kù)，并基于此建立信息存儲(chǔ)處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，使管理人員只通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)即可以管控房產(chǎn)檔案。

（五）建立房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)模式

房產(chǎn)檔案的服務(wù)不單純是某一項(xiàng)的服務(wù)，而應(yīng)是所有信息的全部披露，是一種全方位、多元化的服務(wù)模式房產(chǎn)檔案網(wǎng)站是實(shí)現(xiàn)多元化服務(wù)的有效手一段，房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是將檔案信息及其相關(guān)資料數(shù)字化、圖像化，通過互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)過相應(yīng)的身份確認(rèn)查看信自。一方面可將房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋坐落、平面圖等公布在網(wǎng)上，對(duì)于有條件利用資料一的各級(jí)用戶可根據(jù)自身的用戶級(jí)別查詢相關(guān)的房產(chǎn)檔案；另一方面利用者也可將自身的相關(guān)問題留在網(wǎng)頁(yè)上，檔案管理人員可及時(shí)了解使用者的需求，解答問題，實(shí)現(xiàn)管理者與使用者的互動(dòng)互惠。

總之，房產(chǎn)檔案作為房屋各項(xiàng)信息資料的重要記載以及總結(jié)，其可以真實(shí)同時(shí)全方位的體現(xiàn)于房屋的各方面信息，通過對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理，將各種現(xiàn)代化技術(shù)融入到其中，可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，使管理內(nèi)容以及方式根據(jù)有及時(shí)性、時(shí)效性，使房產(chǎn)檔案信息得到了更為有效的管控。

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