淺談如何加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理和房產(chǎn)檔案的合理利用

高鳳先

【摘要】房產(chǎn)檔案作為一種重要的社會(huì)資源，涉及的面較廣，所以做好房產(chǎn)檔案的管理工作是極其重要的，不僅可以在解決房產(chǎn)權(quán)屬糾紛時(shí)提供法律依據(jù)，同時(shí)也能為舊城改造和房產(chǎn)改革中提供重要依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案；管理；利用

1.切實(shí)做好房產(chǎn)檔案的收集和管理工作

1.1 切實(shí)做好房產(chǎn)檔案的收集工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)

收集工作是房產(chǎn)檔案管理工作中最基本的一項(xiàng)，收集工作做的好壞直接關(guān)系著檔案的完整齊全性。房產(chǎn)檔案的來(lái)源較為分散，渠道也呈多樣化的方向發(fā)展。所以在進(jìn)行收集時(shí)要及時(shí)廣泛的對(duì)材料進(jìn)行收集。按房產(chǎn)文件材料的范圍和分類制訂相房產(chǎn)檔案的歸檔制度，同時(shí)制訂好檔案人員的崗位責(zé)任制。讓業(yè)務(wù)能力好的檔案人員深入到各部門對(duì)積壓的房產(chǎn)資料進(jìn)行收集和整理工作，同時(shí)做好房產(chǎn)檔案的移交，對(duì)檔案移交的目錄、卷數(shù)和案卷質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，對(duì)于不符合歸檔要求的房產(chǎn)信息則要退回進(jìn)行重新整理，嚴(yán)把收集的質(zhì)量關(guān)，確保歸檔材料齊全完整。

1.2 認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案的整理工作

對(duì)于收集來(lái)的房產(chǎn)資源，則需要進(jìn)行整理工作，從而使房產(chǎn)材料條理化和系統(tǒng)化。收集來(lái)的檔案資料需要進(jìn)行嚴(yán)重的管理，來(lái)把質(zhì)量關(guān)，并針對(duì)所收集的檔案的不同種類進(jìn)行科學(xué)的分類，從而做到科學(xué)的排列管理和裝訂。同時(shí)在歸檔時(shí)，為了保證房產(chǎn)資料的真實(shí)性，則需要把房產(chǎn)的照片資料與原房產(chǎn)材料放入檔案中一起保存，從而使房產(chǎn)狀況更直觀的表現(xiàn)出來(lái)。

1.3 做好房產(chǎn)檔案的檢索編目工作，加強(qiáng)房地產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理和信息化管理

房屋產(chǎn)權(quán)檔案編目是房產(chǎn)檔案科學(xué)管理的重要步驟。編目是否科學(xué)，直接關(guān)系到檔案的科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。檔案檢索工具是指導(dǎo)和介紹館藏檔案內(nèi)容和成分的依據(jù)，是檔案管理部門及其工作人員日常工作的必備之物。為了適應(yīng)房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的需要，首先應(yīng)解決的是檔案管理動(dòng)而不亂的問(wèn)題，建設(shè)部明確指出：檔案排列應(yīng)以房屋坐落的地方為序。這是有利于房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的科學(xué)方法。因?yàn)樵谕坏靥?hào)的產(chǎn)權(quán)檔案在不斷增加或減少的情況下，其變化后的檔案始終是依次排列在同一地號(hào)內(nèi)。但是各地也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)編目管理。

2.改變房產(chǎn)檔案利用現(xiàn)狀，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

2.1 房產(chǎn)檔案利用目前存在的主要問(wèn)題是

2.1.1 房產(chǎn)檔案利用為大眾服務(wù)的觀念滯后。在傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理中，一直處于封閉狀態(tài)，只服務(wù)于少數(shù)人，這種管理思想使我國(guó)的房產(chǎn)檔案嚴(yán)重的滯后，對(duì)房產(chǎn)檔案的利用起到了嚴(yán)重的阻礙作用。房產(chǎn)檔案是與社會(huì)發(fā)展具有緊密聯(lián)系性的，做為房產(chǎn)管理的工具，其需要為大眾報(bào)務(wù)。

2.1.2 房產(chǎn)檔案信息內(nèi)容單調(diào)且缺乏特色。在房產(chǎn)檔案管理部門往往只注重對(duì)信息的收集和整理工作，對(duì)房產(chǎn)檔案的利用需求較為忽視，所以在工作中對(duì)不斷變化的需求不進(jìn)行深入的研究，從而導(dǎo)致所提供的房產(chǎn)檔案信息比較單一，在服務(wù)上更是沒(méi)有創(chuàng)新性，缺乏特色。

2.1.3 房產(chǎn)檔案利用服務(wù)的方式存在缺陷。

2.2 具體解決措施

2.2.1 樹(shù)立為大眾服務(wù)的思想。要提高房產(chǎn)檔案利用的質(zhì)量和效率，必須樹(shù)立為大眾服務(wù)的觀念。所謂大眾不僅包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)和政府機(jī)關(guān)的利用者，同時(shí)也包括需要了解檔案信息的人群。要建立檔案用戶信息資料，對(duì)一些重要的單位和個(gè)人定期收集情況，建立廣泛的房產(chǎn)檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)掌握房產(chǎn)檔案利用者的動(dòng)態(tài)。

2.2.2 積極開(kāi)發(fā)房產(chǎn)檔案信息內(nèi)容。檔案信息的真實(shí)性和服務(wù)內(nèi)容的有效性是提高檔案利用質(zhì)量的核心。傳統(tǒng)的檔案管理只注意檔案信息的原始收集、整理、檢索等工作，不重視檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，致使檔案利用率下降。開(kāi)發(fā)檔案信息，其主要任務(wù)是尋找和獲得較為集中或有特定價(jià)值的檔案信息。具體來(lái)講，就是在遵循檔案信息收集基本準(zhǔn)則的前提下，針對(duì)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)和利用者的需求特點(diǎn)，鑒別、篩選、加工整序、編纂成用戶需要的檔案信息資料，以滿足利用者更深層次的需求。

2.2.3 改革檔案利用服務(wù)方式。房產(chǎn)檔案利用的發(fā)揮程度直接取決于檔案利用服務(wù)方式， 傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式主要有檔案閱覽、外借、檔案展覽與陳列服務(wù)，制發(fā)檔案復(fù)本、制發(fā)檔案證明、檔案咨詢服務(wù)等。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)的服務(wù)方式仍然不可少， 但也迫切需要在服務(wù)方式上創(chuàng)新， 只有積極地把檔案推向市場(chǎng)，充分發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)功效， 才能取得良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.2.4 引入新技術(shù)， 完善檔案信息管理。創(chuàng)新是完善管理的動(dòng)力。首先要在管理機(jī)制上進(jìn)行創(chuàng)新，引入目標(biāo)管理。其次是在管理內(nèi)容上的創(chuàng)新，將管理重點(diǎn)放在加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息的征集、保管和開(kāi)發(fā)利用上。再次是管理系統(tǒng)流程的創(chuàng)新，檔案從收集、整理、鑒定、保管到利用等全過(guò)程，都要有一套緊密相連的流程。

3.房產(chǎn)檔案管理工作改善措施

3.1 建立數(shù)字化的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展極為迅速，20年前的今天，計(jì)算機(jī)剛剛傳入中國(guó)，沒(méi)有人看好那個(gè)又笨又重的東西。二十年后的現(xiàn)在也沒(méi)有人愿意相信，計(jì)算機(jī)已經(jīng)變成了我們生活中不可或缺的一部分。而繁重的房產(chǎn)檔案管理工作交給計(jì)算機(jī)去做也變得十分容易?，F(xiàn)代房產(chǎn)方案管理應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化的建設(shè)與完善，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。通過(guò)對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、管理與維護(hù)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的實(shí)時(shí)性，為提高方案檔案工作效率、促進(jìn)資源共享奠定基礎(chǔ)。

3.2 加快新時(shí)期下的房屋檔案管理轉(zhuǎn)型工作

在現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，房產(chǎn)檔案管理工作也應(yīng)針對(duì)市場(chǎng)需求從傳統(tǒng)的管理型向科技型轉(zhuǎn)變，以此適應(yīng)新形勢(shì)下房產(chǎn)檔案管理工作的需要。在現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理中，房產(chǎn)檔案管理部門還應(yīng)由傳統(tǒng)的被動(dòng)型向主動(dòng)型服務(wù)轉(zhuǎn)變。

結(jié)束語(yǔ)

房產(chǎn)檔案是十分重要的社會(huì)資源和檔案文獻(xiàn)，可以為房地產(chǎn)糾紛案件以及相關(guān)案件提供重要的法律依據(jù)。因此，做好房產(chǎn)檔案管理與利用工作對(duì)穩(wěn)定社會(huì)，解決民事糾紛，明確產(chǎn)權(quán)具有現(xiàn)實(shí)意義，工作人員在工作實(shí)踐中不斷總結(jié)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，探索新的管理辦法，有助于優(yōu)化房產(chǎn)檔案管理，推廣檔案利用。

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