PPT文件的制作技巧

李冬梅

為了讓PPT文件能高效、有效地傳遞信息，關(guān)于PPT文件的制作與設(shè)計(jì)的研究勢(shì)在必行。本文分析了PPT文件制作與設(shè)計(jì)存在的問(wèn)題，然后詳細(xì)闡述了PPT文件的制作技巧。

【關(guān)鍵詞】PPT文件 制作 文字 視頻 演示

1 PPT文件制作與設(shè)計(jì)存在的問(wèn)題

當(dāng)前，PPT文件在制作與設(shè)計(jì)還存在以下幾方面的問(wèn)題。

1.1 文字堆砌

PPT文件在制作與設(shè)計(jì)上存在最大的問(wèn)題是教材文字照搬，造成文件中的文字堆砌，呈現(xiàn)內(nèi)容的是大篇幅的文本，這給觀看者和演示者都帶來(lái)了很大的負(fù)面影響。

1.1.1 觀看者負(fù)擔(dān)加重

觀看者接受信息的容量是有限的，學(xué)習(xí)能力有限。當(dāng)PPT文件展示的文字內(nèi)容過(guò)多時(shí)，信息量會(huì)無(wú)形中增加，于是就造成了觀看者“超載”接受信息，加重了記憶負(fù)擔(dān)。此外，在大篇幅的文字中，演示的重難點(diǎn)難以得到突出，觀看者容易產(chǎn)生抵觸心理，不愿接受信息。

1.1.2 演示者與觀看者之間互動(dòng)活動(dòng)減少

PPT文件中文字信息過(guò)量容易導(dǎo)致演示者在演示時(shí)照“文件”宣科，整個(gè)演示過(guò)程不是“講下來(lái)”，而是“讀下來(lái)”，“人機(jī)互動(dòng)”代替了“演示者與觀看者互動(dòng)”。

1.2 界面布局不合理

界面布局不合理主要集中在3個(gè)方面：

（1）界面元素缺乏統(tǒng)一性。如背景、按鈕、圖片、圖表等界面元素缺乏統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。

（2）界面布局缺乏平衡感。界面上的元素過(guò)多且排列雜亂無(wú)章，缺乏整體上的平衡感。

（3）界面信息冗余。倘若界面中存在很多的動(dòng)畫、文字、圖片，這些元素卻與演示內(nèi)容無(wú)關(guān)，造成演示內(nèi)容信息冗余，會(huì)分散觀看者的注意力，帶來(lái)一定的負(fù)面影響。

1.3 色彩搭配不協(xié)調(diào)

色彩搭配不協(xié)調(diào)主要表現(xiàn)在3個(gè)方面，即沒(méi)有主色調(diào)或者是主色調(diào)不符合演示內(nèi)容的特征；色調(diào)與文件內(nèi)容對(duì)比度??；每張幻燈片的背景色跳躍度過(guò)大。這些現(xiàn)象破壞了PPT文件的整體感，讓觀看者感覺(jué)不和諧感，同時(shí)也給觀看者增加了視覺(jué)疲勞。

2 PPT文件的制作技巧

2.1 演示內(nèi)容的整合、提煉

Power Point文件的設(shè)計(jì)者要對(duì)演示內(nèi)容進(jìn)行分析、選擇、概括、提煉、整合。演示內(nèi)容中的知識(shí)要點(diǎn)（如概念、重點(diǎn)、難點(diǎn)等）以提綱、挈領(lǐng)、關(guān)鍵字的形式呈現(xiàn)。當(dāng)演示內(nèi)容多，信息量大時(shí)，可以把內(nèi)容分條目、分組、分頁(yè)的逐級(jí)呈現(xiàn)。演示者可以先把演示內(nèi)容的目錄展示給觀看者，讓觀看者對(duì)演示內(nèi)容有一個(gè)大致的了解，再分級(jí)詳細(xì)講解。這樣做會(huì)讓人感覺(jué)詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出，條理清晰，讓觀看者學(xué)習(xí)沒(méi)有煩躁、緊張感，避免教材或板書的搬家現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.2 文字的編輯與設(shè)計(jì)

文字是演示內(nèi)容的基本的組成元素之一，也是重要的信息載體。通過(guò)對(duì)文字進(jìn)行編輯與設(shè)計(jì)，例如改變字體、字號(hào)、調(diào)整字距、行距、改變字形、字體顏色等操作，也能實(shí)現(xiàn)一些意想不到的視覺(jué)效果。

2.2.1 字體的設(shè)計(jì)

標(biāo)題一般采用粗黑、微軟雅黑、粗宋等內(nèi)白較少的字體，因?yàn)樗鼈兇謮讯倚涯?，有很?qiáng)的裝飾感；正文一般選用加粗后的宋體、細(xì)黑、幼圓等內(nèi)白較多的字體，因?yàn)樗鼈児P畫簡(jiǎn)單，易識(shí)別。

2.2.2 字號(hào)的設(shè)計(jì)

字號(hào)的大小在一定程度上反映了其地位與層級(jí)，字號(hào)越大，表示地位越重要，層級(jí)也越高；反之越低。一般情況下，最高層的文字的字號(hào)比第二層的文字要大出許多，而第二、三層文字的字號(hào)相差較小。

2.2.3 字距、行距的設(shè)計(jì)

字距與行距編排合理，會(huì)使觀看者在閱讀時(shí)感覺(jué)舒服。通常1.2至1.5倍之間的行距為最佳，而計(jì)算機(jī)默認(rèn)的行距偏小。

2.2.4 文字強(qiáng)調(diào)的設(shè)計(jì)

將文字進(jìn)行加粗、變體、拉長(zhǎng)、加下劃線或加邊框等操作，都能對(duì)文字起到強(qiáng)調(diào)的作用，能夠引起觀看者的重視。當(dāng)然，文字的強(qiáng)調(diào)也應(yīng)該考慮到學(xué)習(xí)的心理接受傾向，例如強(qiáng)調(diào)標(biāo)題，可以采用粗壯的字體，或者給文字增加的陰影、邊框，或者將文字顏色改為較高的亮度和飽和度的顏色，亦可以轉(zhuǎn)換成藝術(shù)字。

2.2.5 文字的色彩

文字的色彩要與背景的色彩相區(qū)別，同時(shí)也要將文字的色彩與背景的色彩相結(jié)合，只有和諧搭配，形成一個(gè)有機(jī)的整體，才能產(chǎn)生美感。文字保持與演示內(nèi)容風(fēng)格一致的基礎(chǔ)上，要做到色彩清晰鮮明，將不同層級(jí)的文字設(shè)置成不同的顏色，能使層級(jí)關(guān)系明確，演示內(nèi)容的主次關(guān)系辨識(shí)更容易，演示講解思路更為清晰，脈絡(luò)更有條理。

2.3 視頻的制作

2.3.1 直接插入視頻文件

在ppt中直接插入視頻文件能夠使視頻和ppt融為一體，方便攜帶，但同時(shí)也增大 ppt 的存儲(chǔ)空間。另外通過(guò)這種插入方法能夠?qū)σ曨l進(jìn)行編輯獲得更好的效果，而不需要借助其他的外部播放器。

（1）在ppt菜單欄找到插入—視頻—文件中的視頻

（2）在本地磁盤中找到wmv視頻文件，選中文件點(diǎn)擊“插入”。

（3）插入完成后，選中 ppt 頁(yè)面中的視頻可以自由的預(yù)覽播放視頻，同時(shí)可以調(diào)整視頻大小。

（4）選中插入的視頻，在頂端會(huì)打開視頻工具—格式/播放可以進(jìn)行各種更具體詳細(xì)的設(shè)置。如剪輯視頻、設(shè)置淡入淡出時(shí)間，音量，是否全屏顯示等。

2.3.2 超鏈接插入視頻

選擇超鏈接的形式插入視頻是讓視頻文件以外部形式存儲(chǔ)，它能夠不占有ppt的空間，但是有時(shí)候移動(dòng)視頻位置容易導(dǎo)致鏈接失效。

（1）選中需要插入鏈接的文字或者圖片，右擊打開超鏈接，找到需要插入的視頻文件。

（2）插入完成后，即可播放幻燈片預(yù)覽插入視頻的效果或者查看鏈接是否正確和有效。

參考文獻(xiàn)

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作者單位

新疆石油工程設(shè)計(jì)有限公司信息中心 新疆維吾爾自治區(qū)克拉瑪依市 834000