淺析事業(yè)單位人事檔案管理工作

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摘 要：人事檔案的管理工作在新形勢(shì)下面臨新的問題。本文試圖從硬件設(shè)備和技術(shù)層面，制度管理層面以及工作人員層面淺析目前存在的問題以及解決辦法。并為進(jìn)一步提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平，提出了借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，順應(yīng)時(shí)代變化的建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理；檔案學(xué)

人事檔案是中國(guó)人事管理制度下的一部分。人事檔案能夠證明個(gè)人的身份、學(xué)歷、資歷等，關(guān)系到個(gè)人的工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障以及組織關(guān)系。在學(xué)生時(shí)代，人事檔案一般由學(xué)校管理，踏入社會(huì)，人事檔案則由單位來(lái)管理。人事檔案對(duì)個(gè)人和單位都有重要的意義。事業(yè)單位是由政府利用國(guó)有資產(chǎn)建立的，相對(duì)于其他單位而言，具有示范性的作用。所以在檔案管理工作方面也需要不斷完善，以提高單位的工作效率，在人事檔案管理領(lǐng)域不斷探索，對(duì)提升我國(guó)人事檔案工作的管理水平做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、硬件設(shè)備和技術(shù)層面

大多數(shù)的事業(yè)單位都能夠建立相應(yīng)的檔案室，為了確保檔案的完整和整潔，檔案室要加強(qiáng)硬件建設(shè)，除了配備電腦、打印機(jī)、掃描儀等，還可以安裝空調(diào)、遮光窗簾，配備滅火機(jī)、溫濕度表、防霉防蟲劑等，使檔案室的溫度和濕度達(dá)標(biāo)，防止蟲鼠的侵害，極大限度地改善檔案保管條件，為檔案的管理、利用提供了良好設(shè)施保障。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長(zhǎng)、傳遞速度快和易復(fù)制等特點(diǎn)，具有很強(qiáng)的生命力，因此人事檔案的數(shù)據(jù)化已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)表明超過百分之七十的單位已經(jīng)配備專門的電腦，建立起了數(shù)據(jù)庫(kù)，但電子版的人事檔案利用率并不高。究其原因，我們可以發(fā)現(xiàn)，用來(lái)管理人事檔案的軟件比較落后，操作不便，不夠?qū)嵱?，所以許多工作人員不愿意使用。解決這個(gè)問題的關(guān)鍵在于應(yīng)該聘請(qǐng)專門的軟件開發(fā)人員，以提升相應(yīng)軟件的便捷性。除此之外，人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容并不全面，許多紙質(zhì)版的人事檔案沒有錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，產(chǎn)生人事變動(dòng)之后，數(shù)據(jù)庫(kù)也沒有同步更新。這與落后軟件有關(guān)，兩個(gè)問題相互影響，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平停滯不前。

二、制度管理層面

制度化的管理有助于提高檔案管理工作的效率，也可以有效防止檔案管理工作缺漏的產(chǎn)生，發(fā)生問題時(shí)能夠及時(shí)地找到問題的根源，立刻進(jìn)行補(bǔ)救。為了達(dá)到制度化的水平，人事單位應(yīng)該制定相應(yīng)的規(guī)章制度。各個(gè)單位的制度都應(yīng)該首先強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵和基礎(chǔ)的問題，包括檔案室的溫度和濕度，以及檔案的存放和取用程序。不同的事業(yè)單位根據(jù)自己?jiǎn)挝坏那闆r在中國(guó)檔案管理法的指導(dǎo)框架之下，細(xì)分符合單位特點(diǎn)的具體章程。為了確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行，事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)管部門，也就是將檔案管理工作也納入到監(jiān)管體制之下，定期對(duì)檔案管理制度的實(shí)施情況進(jìn)行審查。通過獎(jiǎng)懲辦法，促進(jìn)檔案管理的制作化的實(shí)現(xiàn)。在我國(guó)由于人員流動(dòng)頻繁的現(xiàn)狀，常常出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象，例如某個(gè)人已經(jīng)在一個(gè)企業(yè)工作，檔案卻還存放在學(xué)校。為了解決這個(gè)問題，我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理在實(shí)現(xiàn)完善的信息化之后，應(yīng)該進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息共享工作的開展，將各個(gè)事業(yè)單位可以共享的信息鏈接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)流動(dòng)。

三、工作人員層面

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，人員方面普遍存在兩個(gè)問題。一是單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作。二是基層工作人員不具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)。第一個(gè)問題隨著人事檔案在事業(yè)單位中日益重要的位置，已經(jīng)越來(lái)越受到領(lǐng)導(dǎo)的重視。雖然檔案管理部門不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但在職稱評(píng)審、工資調(diào)整、績(jī)效考核、福利房分配等方面發(fā)揮著不可或缺的作用，同時(shí)在干部任免時(shí)所需要的材料也都是通過單位人事檔案查閱。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該適當(dāng)?shù)仃P(guān)心和重視檔案管理工作，并提供相應(yīng)的支持。在管理檔案的工作人員方面，由于大多數(shù)工作人員都是由其他崗位調(diào)任，而非專業(yè)人員，所以常常出現(xiàn)檔案管理缺漏等問題。特別是隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案的數(shù)據(jù)化更需要工作人員掌握通訊技術(shù)、微縮技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、聲像技術(shù)。為了解決工作人員的專業(yè)素質(zhì)問題，事業(yè)單位可以從高校專門的檔案學(xué)專業(yè)聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理畢業(yè)生，也可以聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員，定期開展技術(shù)培訓(xùn)工作，以提高工作人員的檔案管理能力。

四、結(jié)束語(yǔ)

在以上三個(gè)方面的改進(jìn)工作之后，也可以借鑒歐美等國(guó)的做法，設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)管理分散在社會(huì)上以及退休后的檔案。在我國(guó)，大多數(shù)待業(yè)人員的檔案是由自己保存，或者存放在人才市場(chǎng)，前者容易遺失和損壞，存放在人才市場(chǎng)則缺乏流動(dòng)性，和自行保管大同小異。建立專門的檔案機(jī)構(gòu)通過借鑒其他國(guó)家的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，能夠有效完善我國(guó)的檔案管理體系，提升檔案管理水平，方便單位的工作以及個(gè)人的發(fā)展，對(duì)提升社會(huì)的效率具有推動(dòng)意義。

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