ERP背景下中小企業(yè)信息化關(guān)鍵節(jié)點業(yè)務(wù)處理模式改進

文/伍瑞斌

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ERP背景下中小企業(yè)信息化關(guān)鍵節(jié)點業(yè)務(wù)處理模式改進

文/伍瑞斌

摘要：文章分析了ERP背景下信息化核算存在的問題。中小企業(yè)在引入ERP企業(yè)管理軟件，企業(yè)部門核算的數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)如何對接，減少相互間的差錯是個重要的問題。文章提出了部門核算數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)相輔相成，統(tǒng)一于ERP系統(tǒng)，如果部門數(shù)據(jù)錯漏較大，則財務(wù)核算成果是不準確的。文章提出了ERP環(huán)境下信息化業(yè)務(wù)處理的改進模式。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；中小企業(yè)；信息業(yè)務(wù)關(guān)鍵；信息處理模式

中小企業(yè)注定與大企業(yè)財務(wù)核算情況不同。中小企業(yè)普通面臨著財務(wù)人員緊缺，人員職稱結(jié)構(gòu)不高，財務(wù)技術(shù)水平不高，人員流動也較大，財務(wù)核算方式較簡單。當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)增大時，原企業(yè)采用總賬、報表模式處理賬務(wù)的壓力就增大。很多中小企業(yè)是隨著業(yè)務(wù)的增長，逐步增加財務(wù)核算模塊，然后逐步過渡到ERP供應(yīng)鏈核算模式。當(dāng)企業(yè)達到一定規(guī)模后，企業(yè)會使用專門的ERP企業(yè)管理軟件。ERP企業(yè)管理軟件、財務(wù)供應(yīng)鏈軟件可以共存入企業(yè)管理體系中，兩者的結(jié)合使用，能給企業(yè)帶來管理上的高效率是不言而喻。

一、中小企業(yè)ERP信息化核算存在的問題

在ERP背境下，中小企業(yè)財務(wù)關(guān)鍵業(yè)務(wù)主要集中在企業(yè)的材料采購、銷售產(chǎn)品、備品配件等物品管理。

由于中小企業(yè)財務(wù)電算化技能人才的缺乏，財務(wù)人員經(jīng)常流動，在實施ERP供應(yīng)鏈核算時仍存在突出問題。筆者從中小企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)角度，結(jié)合TDS混凝土有限公司的具體情況進行分析。TDS混凝土有限公司使用東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件（不含財務(wù)），生產(chǎn)系統(tǒng)是采用三一攪拌站工控系統(tǒng)軟件，其最終數(shù)據(jù)可以并入東友商品砼ERP數(shù)據(jù)庫。財務(wù)核算由最初的總賬、報表核算、逐步過渡到現(xiàn)在的金蝶K3/wise創(chuàng)新管理平臺，企業(yè)實施部分供應(yīng)鏈核算，銷售模塊原采用Excel核算，倉庫核算原采用人工賬簿核算。中小企業(yè)信息化核算存在的主要問題。

（一）軟件接口數(shù)據(jù)接入不配套，導(dǎo)致部門統(tǒng)計與財務(wù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)差別較大。原投入商品砼ERP企業(yè)管理軟件，由于不含財務(wù)核算部分，企業(yè)銷售部應(yīng)收賬款統(tǒng)計數(shù)據(jù)與財務(wù)部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)相差較大。如，銷售統(tǒng)計某些客戶資金已收完，而財務(wù)數(shù)據(jù)仍顯示客戶有余額，采購材料進料情況也一樣，財務(wù)數(shù)據(jù)月底對賬核算工作量很大，這是由于數(shù)據(jù)接入不配套引起。

（二）銷售統(tǒng)計采用Excel軟件核算銷售模塊，客戶核算工作量極大，與財務(wù)中心數(shù)據(jù)差異較大。

1.在Excel核算模式下，銷售建立客戶檔案工作量大，隨著銷售客戶及售量的增加，銷售統(tǒng)計使用Excel核算銷售收入，貨款回籠核算的壓力明顯增大。

2.東友ERP系統(tǒng)的生產(chǎn)數(shù)據(jù)與銷售發(fā)貨單、簽收回單數(shù)據(jù)差異較大，財務(wù)在金蝶應(yīng)收賬款模塊中確認銷售量，與銷售統(tǒng)計數(shù)據(jù)差異較大。

3.銷售統(tǒng)計查詢以前月份產(chǎn)量、銷售量感到較困難，對應(yīng)收賬款處理力不從心。

（三）采購核算過程中，原材料過磅單數(shù)據(jù)十分龐大，財務(wù)核算原始單據(jù)工作量大增，財務(wù)數(shù)據(jù)與采購員數(shù)據(jù)差別較大。

（四）倉庫核算效率低下，與財務(wù)中心數(shù)據(jù)差異較大。

倉庫定編3人，其中倉庫會計1人，保管員2人。倉庫會計原采用手工賬簿進行倉庫備品、配件核算，由于備品、配件項目繁多，月末倉庫會計與財務(wù)中心對賬錯漏較多，財務(wù)疲于糾錯，核算效率低下。

整體看來，企業(yè)沒有充分利用東友ERP管理軟件功能。沒有處理好用東友ERP管理軟件與財務(wù)供應(yīng)鏈軟件的關(guān)系。

從財務(wù)角度看，ERP管理軟件產(chǎn)生的生產(chǎn)量數(shù)據(jù)只能作為參考。由于混凝土行業(yè)的特殊性，其生產(chǎn)的產(chǎn)品是直接銷售到施工單位，產(chǎn)品無庫存。一般情況下生產(chǎn)量與銷售量是不同的，但是不排除有些混凝土工地用不完時，會退回混凝土，企業(yè)只能將退回的混凝土當(dāng)作廢品處理，因此生產(chǎn)量與銷售量常常不一致。

因此財務(wù)核算必須依據(jù)施工單位簽過名的產(chǎn)品發(fā)貨單數(shù)據(jù)為準。這就需要整合ERP管理軟件與金蝶供應(yīng)鏈模塊，以達到最佳模式，提高企業(yè)的信息化核算水平。

二、ERP背景下，中小企業(yè)信息化關(guān)鍵節(jié)點核算模式改進

針對信息化核算存在的問題，TDS混凝土有限公司領(lǐng)導(dǎo)作了多方嘗試，一是，決定保留東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件，以便于管理層全面了解公司混凝土生產(chǎn)的宏觀情況，如企業(yè)采購訂單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、銷售合同訂單、生產(chǎn)任務(wù)單查詢、試驗室產(chǎn)品配方、歷史產(chǎn)量查詢等等；二是，在現(xiàn)有東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件的基礎(chǔ)上，增加金蝶財務(wù)供應(yīng)鏈模塊的部分核算功能，取消手工倉庫賬簿、取消銷售統(tǒng)計Excel核算銷售收入。具體核算模式改進如圖1所示。

（一）大銷售模塊信息化關(guān)鍵節(jié)點業(yè)務(wù)核算改進

大銷售模塊是指銷售部銷售統(tǒng)計模塊與財務(wù)部供應(yīng)鏈銷售模塊。

1.改進原則

（1）改進發(fā)貨單方式，發(fā)貨單的處理更加合理化。發(fā)貨單一式五聯(lián)（上圖1所示），生產(chǎn)統(tǒng)計員統(tǒng)計生產(chǎn)產(chǎn)量，財務(wù)往來會計根據(jù)發(fā)貨聯(lián)確認銷售量，根據(jù)銷售部產(chǎn)品訂單合同單價確認銷售價格，并在金蝶K3供應(yīng)鏈銷售模塊中錄入，計算本期銷售收入、應(yīng)收賬款。

（2）舍棄東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中銷售模塊核算

由于混凝土行業(yè)倉庫中沒有混凝土產(chǎn)品，生產(chǎn)量與銷售量有區(qū)別。在實際當(dāng)中，產(chǎn)品銷售量是指經(jīng)過銷售員與客戶對賬后確認的銷售量，包括減少混凝土的退貨量、過磅不足的差異量。如，當(dāng)生產(chǎn)月產(chǎn)量達到7萬立方時，而銷售量只有6.93萬立方，相差約1%。由于差異的存在，且生產(chǎn)量不能隨意修改，銷售統(tǒng)計核算不適合在東友ERP銷售模塊中核算。

（3）舍棄手工Excel核算銷售模塊

當(dāng)客戶單位少時，使用Excel核算銷售模塊是可行的，當(dāng)銷售客戶達到6、7百以上時，龐大的數(shù)據(jù)Excel核算是沒法做好，查詢歷史數(shù)據(jù)非常困難。銷售統(tǒng)計放棄Excel核算，改用“小管家進銷存”軟件核算。

2.銷售統(tǒng)計業(yè)務(wù)核算方式的改進

購進“小管家進銷存”軟件，專門進行銷售模塊的核算。該軟件的銷售模塊功能強大，銷售統(tǒng)計可以方便增加客戶、品種、單價，能方便錄入資金回籠，計算資金回籠率，月末自動生成應(yīng)收賬款報表，方便歷史查詢各個銷售客戶的混凝土品種的產(chǎn)量、資金回籠、應(yīng)收賬款期末余額。

3.財務(wù)銷售模塊核算的改進

改進前，財務(wù)部根據(jù)銷售部Excel核算的銷售產(chǎn)量報表、銷售單價核算本期的主營業(yè)務(wù)收入，因原銷售統(tǒng)計本身核算的缺陷，銷售統(tǒng)計報表錯誤較多，財務(wù)應(yīng)收模塊數(shù)據(jù)不夠準確。

改進后，財務(wù)根據(jù)發(fā)貨單中的財務(wù)聯(lián)，在金蝶K3供應(yīng)鏈銷售模塊中錄入銷售量、根據(jù)銷售統(tǒng)計提供的單價錄入系統(tǒng)，確認本期的應(yīng)收賬款、增值稅銷項稅、主營業(yè)務(wù)收入，杜絕了核算中產(chǎn)量差錯。

4.對賬制度的改進，確保數(shù)據(jù)準確

東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中生產(chǎn)量是基礎(chǔ)。銷售員與客戶對賬后，收回的發(fā)貨單就是企業(yè)本期的銷售量。為此做好如下3個方面的對賬，如圖1所示。

（1）銷售統(tǒng)計的發(fā)貨單與東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中的生產(chǎn)量對賬。

分析兩者的差異，找出差錯的原因。如，因銷售退回、企業(yè)過磅重量與客戶單位過磅重量存在差異，需具體分析差異的原因，調(diào)減混凝土產(chǎn)品的銷售量。

（2）銷售部與客戶對賬

銷售統(tǒng)計員依據(jù)發(fā)貨單定期入賬。月末銷售部銷售員與各客戶單位對賬后，確保銷量準確無誤，并將對賬結(jié)果交給銷售統(tǒng)計員，銷售統(tǒng)計根據(jù)對賬差異，在小管家軟件中修改已錄入的銷售量。

（3）銷售部與財務(wù)對賬

以銷售統(tǒng)計發(fā)貨單回單為產(chǎn)品銷售量，雙方對照銷售統(tǒng)計“應(yīng)收賬款報表”、財務(wù)中心“應(yīng)收賬款報表”并仔細核對兩份報表是否存在差異，找出差錯原因并改正。

（二）采購模塊信息化業(yè)務(wù)關(guān)鍵節(jié)點核算業(yè)務(wù)的改進

1.采購統(tǒng)計核算

（1）原采購核算方法。材料主管根據(jù)過磅單匯總供應(yīng)商的材料入庫量，再根據(jù)合同訂購單價制作材料報表，報到財務(wù)中心，因為手工操作，材料報表錯漏較多，財務(wù)調(diào)賬多。

圖1

（2）改進方法。采購主管啟用東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中采購模塊，在采購模塊中設(shè)立供應(yīng)商、材料供應(yīng)品種、采購合同價格，材料主管將地磅中心數(shù)據(jù)庫直接并入東友ERP管理軟件中的采購模塊，并進行材料采用核算和供應(yīng)商管理，月末根據(jù)供應(yīng)商對賬單調(diào)整有差異的原材料數(shù)量，保證材料入庫數(shù)量準確無誤。

2.材料進料大數(shù)據(jù)對接，提高財務(wù)往來會計核算準確度

財務(wù)往來會計可直接進入東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中采購模塊，查看材料過磅單數(shù)據(jù)，直接調(diào)用本期間的材料產(chǎn)品入庫量、調(diào)用采購合同單價，自動生成材料數(shù)量金額賬。采購主管與財務(wù)對賬零誤差，財務(wù)往來會計工作量大大減少，效率成倍提高。

3.對賬制度改正

（1）供應(yīng)商與材料主管對賬。以東友商品砼企業(yè)ERP管理軟件中采購模塊中材料入庫量為基礎(chǔ)，核實供應(yīng)商的材料過磅單數(shù)量，本公司過磅單的數(shù)量，調(diào)整退貨數(shù)量，雙方報表達到一致。

（2）材料主管與財務(wù)中心對賬。材料主管的材料數(shù)量金額賬、應(yīng)付賬款報表與財務(wù)中心的數(shù)量金額賬、應(yīng)付賬款報表核對，針對存在的差異，查找原始的材料過磅單，退貨單，并對雙方過磅的差異進行調(diào)整，使雙方報表一致。

（三）成立財務(wù)結(jié)算中心，加強人員統(tǒng)一調(diào)配，提高公共數(shù)據(jù)的對接的準確性

1.設(shè)立往來會計

往來會計專門負責(zé)錄入?yún)R總的材料品種、單價、采購數(shù)量等等原始憑證，負責(zé)錄入?yún)R總的銷售品種、單價、銷量等原始憑證。負責(zé)與采購部對賬、與銷售部對賬，調(diào)整對賬的差異。

2.設(shè)立成本核算會計，負責(zé)生產(chǎn)成本的核算，工資賬務(wù)處理。

3.設(shè)立總賬及報表會計，負責(zé)憑證的審核，報表制定。

財務(wù)結(jié)算中心的成立，提高了財務(wù)處理的效率。

（四）倉庫模塊信息化關(guān)鍵節(jié)點業(yè)務(wù)核算的改進

1.財務(wù)中心啟用金蝶K3系統(tǒng)中的倉

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基金項目：本文系南寧學(xué)院教授（副教授）培育工程資助項目“ERP價值鏈環(huán)境下混凝土企業(yè)成本關(guān)鍵控制點優(yōu)化研究”的階段性成果”，項目編號：2013JSGC-1。