基于以人為本檔案管理工作創(chuàng)新的研究

宮春美

【摘要】檔案管理作為一項(xiàng)社會(huì)服務(wù)工作，不僅要求檔案管理人員自身具有較高專業(yè)操作水平，而且要求兼具創(chuàng)新精神，從而保證企業(yè)檔案管理工作的高效進(jìn)行。但是從當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀看，檔案管理缺乏效率、檔案管理專業(yè)性不足等問題普遍存在。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性，樹立以人為本的管理思想，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，成為了現(xiàn)階段檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；以人為本；創(chuàng)新；問題與措施

一、企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理缺乏重視，檔案管理模式落后

近年來，在我國市場經(jīng)濟(jì)體制的改革和社會(huì)轉(zhuǎn)型的共同影響下，各企業(yè)間的人才流動(dòng)趨勢明顯增強(qiáng)，頻繁的人員調(diào)動(dòng)勢必加大了檔案管理工作的壓力。在這種情況下，一方面是員工對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足，忙于轉(zhuǎn)換工作卻忽視了檔案調(diào)檔；另一方面是原企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作量繁重，極易出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)接疏漏。

除此之外，檔案管理人員受傳統(tǒng)管理工作的影響，將檔案管理的內(nèi)容簡單化，認(rèn)為檔案管理就是做好檔案的保存、轉(zhuǎn)接工作，不需要進(jìn)行工作創(chuàng)新和人本管理。在這種傳統(tǒng)思想觀念的影響下，一些檔案管理人員安于現(xiàn)狀，缺乏工作創(chuàng)新的勇氣，致使企業(yè)檔案管理工作停滯不前。同時(shí)，檔案管理的硬件設(shè)施不完善、信息化建設(shè)程度不足，檔案管理完全依靠人力，也是制約企業(yè)檔案管理工作滯后的重要原因。

（二）檔案管理不夠規(guī)范，員工素質(zhì)有待提高

企業(yè)檔案大多數(shù)情況下只包含了員工個(gè)人的基本信息，相對(duì)于較為具體的個(gè)人工作業(yè)績、職位變動(dòng)情況則記錄不全，導(dǎo)致檔案內(nèi)容與員工的個(gè)人經(jīng)歷存在不對(duì)等，難以客觀反映員工的實(shí)際工作狀況。由于各企業(yè)間對(duì)檔案管理的執(zhí)行規(guī)定存在不同程度的差異，使得企業(yè)間的檔案管理工作難以進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，在這種情況下，員工工作發(fā)生變動(dòng)，如果新企業(yè)與舊企業(yè)之間的檔案管理規(guī)范存在較大差異，可能就會(huì)影響員工檔案資料的真實(shí)性。

近年來企業(yè)員工的流動(dòng)性較強(qiáng)，員工的檔案管理工作也變得更加復(fù)雜。在新時(shí)期的新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理辦法顯然難以適應(yīng)當(dāng)前的工作現(xiàn)狀，而由于工作人員自身專業(yè)能力的有限性，往往不能在第一時(shí)間進(jìn)行自我知識(shí)更新，容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容缺失、檔案記錄不完整、檔案查找困難等問題，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的有效性。

（三）缺乏競爭獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，員工工作熱情不高

競爭獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制是現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)高效進(jìn)行的基本前提。但是競爭獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的實(shí)施需要完善的企業(yè)規(guī)范做保障。從現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理工作看，競爭獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制不夠健全，而且由于缺乏有效的制度保證，競爭獎(jiǎng)勵(lì)極有可能導(dǎo)致員工之間的不平衡心理。從檔案管理人員的角度來說，由于缺乏科學(xué)合理的競爭獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，難以為檔案管理工作的創(chuàng)新提供動(dòng)力，長此以往，檔案管理工作人員就形成了得過且過、因循守舊的工作思維，檔案管理難以體現(xiàn)其服務(wù)本質(zhì)，而是成為了一種形式化的工作模式。

二、以人為本背景下檔案管理工作的創(chuàng)新研究

（一）以人為本，開創(chuàng)檔案事業(yè)新局面

在檔案管理工作的創(chuàng)新過程中，堅(jiān)持以人為本，既是保證檔案事業(yè)合理化發(fā)展的關(guān)鍵，也是現(xiàn)代企業(yè)吸引、留住人才的重要舉措。企業(yè)要想做好以人為本的檔案管理工作，需要從兩個(gè)方面同步進(jìn)行。第一方面是做好“人”的管理。人是檔案管理中最具活躍性的因素，無論是檔案管理工作人員，還是檔案的所有者，都是檔案管理創(chuàng)新的重要影響因素。第二方面是牢記檔案管理的“本”，檔案管理的根本是做好企業(yè)員工檔案的保持、接收、轉(zhuǎn)調(diào)等工作，歸根到底，檔案管理是為員工檔案服務(wù)的機(jī)構(gòu)，只有堅(jiān)持這一根本，才能為檔案管理的創(chuàng)新提供基礎(chǔ)。

（二）以人為本，創(chuàng)新檔案管理理念

首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的思想意識(shí)教育，使他們意識(shí)到檔案不僅僅關(guān)系到員工的個(gè)人工作，還與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展息息相關(guān)。其次，在檔案管理人員對(duì)檔案管理創(chuàng)新理念有了較為深層次的認(rèn)識(shí)之后，還需要對(duì)管理人員進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn)，增加他們的實(shí)際工作能力和檔案管理業(yè)務(wù)水平。再次，企業(yè)財(cái)務(wù)部門要適當(dāng)增加對(duì)檔案管理部門的資金支持，以便于檔案管理設(shè)備得到及時(shí)的更新?lián)Q代，根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，建立起一套現(xiàn)代化、數(shù)字化和信息化的檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的人為檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案管理，不僅提高檔案查找、保存和轉(zhuǎn)接工作的效率，而且減輕了檔案管理人員的工作壓力，精簡管理人員結(jié)構(gòu)，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

（三）以人為本，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新

企業(yè)要想在激烈的行業(yè)競爭中實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展，必須不斷的創(chuàng)新管理模式，留住和吸引更多的企業(yè)人才，提高企業(yè)人力資源儲(chǔ)備。首先，意識(shí)要?jiǎng)?chuàng)新。根據(jù)馬克思哲學(xué)的唯物論分析，意識(shí)是事物具有能動(dòng)性的內(nèi)在指導(dǎo)。創(chuàng)新意識(shí)，就是根據(jù)特定事物的發(fā)展規(guī)律和未來趨勢，進(jìn)行大膽的預(yù)測和設(shè)想，并在創(chuàng)造活動(dòng)中表現(xiàn)出主觀的意向、愿望。通過這種創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，不斷豐富企業(yè)檔案的管理理念，完善管理內(nèi)容的知識(shí)結(jié)構(gòu)。其次，模式要?jiǎng)?chuàng)新。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式主要依賴人工管理，管理方式較為單一。隨著企業(yè)檔案管理工作的不斷增加，原本的管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展需要，必須要進(jìn)行相應(yīng)的模式創(chuàng)新。

（四）以人為本，創(chuàng)新競爭獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

通過競爭獎(jiǎng)勵(lì)的方式，提高企業(yè)員工從中積極性，促進(jìn)員工本職工作的高效進(jìn)行，是近年來各企業(yè)普遍實(shí)施的新型管理手段。為了保證競爭獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的科學(xué)性開展，首先要建立一套合理化、規(guī)范化獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)，為員工之間的公平競爭提供制度保障。就檔案管理工作來說，可以根據(jù)每位員工的日常工作狀況和工作完成情況進(jìn)行打分，將工作情況進(jìn)行量化處理，并在月度或季度結(jié)束時(shí)，按照量化評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)給予一定的物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，以此促進(jìn)各檔案管理人員的工作積極性。

三、結(jié)語

市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得企業(yè)競爭日趨激烈，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，無疑為提高企業(yè)核心競爭力增加了籌碼。企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要從思想上重視檔案工作，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和自動(dòng)化，緩解檔案工作壓力，并以實(shí)際行動(dòng)帶動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

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