行政事業(yè)單位經(jīng)費管理的方法

隋志超

行政事業(yè)單位經(jīng)費支出一直作為國家財政支出的重要組成部分，而備受關注。尤其是近年，國家出臺八項規(guī)定，倡導斂風建設，將行政機關、事業(yè)單位經(jīng)費支出規(guī)范化，以減少經(jīng)費浪費。本文在此背景下，結(jié)合行政事業(yè)單位特點，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，借鑒多年來企業(yè)預算支出管理的經(jīng)驗，提出了一套行政事業(yè)單位經(jīng)費管理的方法。本方法主要劃分為業(yè)務流程自動化閉環(huán)控制及重點環(huán)節(jié)路由兩種模式。其中：業(yè)務流程從預算、分配的可用額度的梳理，到用款申請、合同的業(yè)務處理過程，再到付款的最后一個支出環(huán)節(jié)，最終得出決算數(shù)據(jù)，再到下一期間預算的閉環(huán)流動及自動控制。在重點環(huán)節(jié)增加了路由節(jié)點，對整個流程走向起到關鍵的輔助作用，可根據(jù)業(yè)務運行處理中的實際外部參數(shù)來判斷業(yè)務流程走向，使行政事業(yè)單位整個流程能夠做到既自由、靈活，但卻又可控。本方法，作為整個經(jīng)費管理系統(tǒng)的靈魂，就像一個無形的大手，使行政事業(yè)單位經(jīng)費管理規(guī)范、有序、高效的運行。

行政事業(yè)經(jīng)費管理方法，其特征在于分為以主要流程的自動閉環(huán)控制為主，以關鍵環(huán)節(jié)路由轉(zhuǎn)換流程走向為輔，使整個經(jīng)費支出體系完整、規(guī)范、可控。其中，主流程包括對預算、分配、用款申請、合同登記、付款、決算幾個獨立過程的定義。

本文是將一個比較通用的經(jīng)費管理方法來滿足不同行政事業(yè)單位的需求，支持不同的業(yè)務系統(tǒng)及財務系統(tǒng)，具有良好的擴展性。包括兩個部分，第一，經(jīng)費管理主流程模塊；第二，經(jīng)費管理路由器。

一、經(jīng)費管理主流程模塊

定義經(jīng)費管理的主要流程，如預算、分配、用款申請、合同登記、付款、決算、賬務處理。

（一）預算

按照財政部門頒發(fā)的功能科目體系，編制單位本年的預算數(shù)據(jù)，并可據(jù)此作為全年支出的資金來源，也是納入經(jīng)費控制管理范圍的資金之源。將預算分為年初預算及年度追加預算兩部分，可清晰的記錄各項預算數(shù)據(jù)的來源。

（二）分配

單位對某些經(jīng)費支出進行部門包干管理，以達到專款專用的控制目的。即對可支配支出項目（經(jīng)濟科目）的金額來源與哪項預算中功能科目做了限制，用以控制資金流向的合理性、合規(guī)性。分配的步驟也分為年初分配及年度追加分配，這樣做的目的類似于節(jié)流，對于部門年度包干經(jīng)費不是一次性分配，而是分期間，如按月度、季度，可進行多次分配，避免部門支出時在前幾個月或半年過度支出，造成后面經(jīng)費緊張的局面。分配可以分為財務計劃部門主動分配，當然也可以追減已分配的經(jīng)費，還可以使財務計劃部門僅作為其中一個審批環(huán)節(jié)，由各個部門主動發(fā)起部門經(jīng)費申請，審批流程走完后，自動分配金額。

（三）用款申請

行政事業(yè)單位日常支出，有些需要進行事前審批。這樣，用款事前審批單據(jù)劃分為，車輛油料補充、車輛維修、公務接待、辦公用品、設備采購、因公出差、會議、培訓、其他經(jīng)費支出等。除了可受經(jīng)費額度控制外，每一項上都會有此類型特有的元素，如：1、車輛油料補充和車輛維修，記錄有車輛號碼、行駛里程、申請金額，看據(jù)此統(tǒng)計單位內(nèi)某輛車在某一時間段內(nèi)，行駛的里程數(shù)及所花費的加油和維修費用情況，用以識別車輛是否違規(guī)使用。2、公務接待，記錄有接待的相關情況，并且依據(jù)接待標準控制，做到接待合規(guī)不超標。3、采購申請，記錄采購的類型及數(shù)量，供應商信息供選擇，做到采購必申請及定點采購，避免了采購的隨意性，大大降低了采購收回扣等違法違規(guī)行為的發(fā)生率。

（四）合同

對于某些采購需要在登記合同信息，包括合同編號、簽訂日期、供應商等，最主要的還是合同的付款日期及付款條件。后續(xù)的付款流程即是依據(jù)于合同上的付款信息，進行付款的相關操作。在合同上，增加一項付款進度，后面付款環(huán)節(jié)在依據(jù)合同付款的同時，還會將付款信息實時反饋到合同上，使管理者對合同的支付情況一目了然。

（五）付款

付款時的重要原則就是要有付款依據(jù)，嚴格做到無依據(jù)不付。付款依據(jù)分為以下幾種：1、事前用款申請；2、合同登記的付款記錄；3、預算經(jīng)費額度。每一筆付款資金，都會有來源出處，同時又會記錄到詳細的支出科目上，資金流動一目了然。付款時，增加支付方式處理，一般分為轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金、零余額賬戶等，作為后續(xù)直接支付的先決條件。

（六）決算

年終根據(jù)系統(tǒng)經(jīng)費運行支出情況，確定某項經(jīng)費支出的詳細情況，及各個部門的經(jīng)費支出情況，并分析本年預算經(jīng)費在編制、分配、支出的過程中存在的問題，用以輔助決策下一年預算經(jīng)費管理行為。

（七）賬務處理

在付款環(huán)節(jié)，財務稽核崗審查付款單時，同時確定此項經(jīng)費的賬務處理科目及相關輔助專項信息，后續(xù)在同賬務系統(tǒng)銜接時，自動生成記賬憑證。減輕了會計制單人員工作量，同時將兩個審核環(huán)節(jié)合并為一個。

二、經(jīng)費管理路由器

在各主流程環(huán)節(jié)中，設置了幾個關鍵性的路由，達到了流程各個環(huán)節(jié)隨意組合，“因地制宜”的效果。系統(tǒng)中的主要路由有，審批流向、業(yè)務流向、經(jīng)費流向。

（一）審批流向

根據(jù)審批事項的要素不同，而確定需要由哪位審批人員處理此項審批任務。并且，審批事項的要素，可以在審批的過程中，由審批人確定，從而隨時改變審批的流向，這一個一個的可變要素即為審批流向路由。

（二）業(yè)務流向

主要的業(yè)務流向即為第一部分提到的，預算→分配→申請→合同→付款。在依據(jù)某些單位、某些業(yè)務的不同，流程可以出現(xiàn)以下幾種：1、預算→申請→合同→付款；2、預算→分配→申請→付款；3、預算→分配→合同→付款；4、預算→分配→付款；5、預算→付款。除了預算和付款兩個環(huán)節(jié)，其他均可以根據(jù)實際管理需要自行選擇配置，而能夠確定這些流向的路由，是這些變?yōu)楝F(xiàn)實。

（三）經(jīng)費流向。在業(yè)務過程中，對于經(jīng)費來源的選擇可以分為以下三種類型：1、單位預算經(jīng)費，對于某些支出，是由單位統(tǒng)籌的，如很多單位辦公用品采購等。這些支持的經(jīng)費來源，直接取自單位分配包干經(jīng)費后，剩余的額度；2、部門包干經(jīng)費，對于需要占用部門年度包干額度的業(yè)務，由管理者確定必須占用部門包干；3、不占用經(jīng)費，對于某些采購業(yè)務或內(nèi)部維修等，在業(yè)務審核過程中，發(fā)現(xiàn)無需花費經(jīng)費，即確定為不占用經(jīng)費。

（作者單位：山東建筑大學）