新時期提高二級學(xué)院綜合辦公室工作效率的思考

摘 要：本文分析了新時期影響二級學(xué)院綜合辦公室工作效率提高的諸多因素，并從完善系統(tǒng)功能、加強(qiáng)人性化管理、實(shí)行目標(biāo)管理和提高人員素質(zhì)等幾個方面分別闡述了提高綜合辦工作效率的具體措施。

關(guān)鍵詞：綜合辦公室 工作效率 目標(biāo)管理 人員素質(zhì)

2010-2015年國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要中強(qiáng)調(diào)，“提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務(wù)，是建設(shè)高等教育強(qiáng)國的基本要求。”由此明確了新形勢下科學(xué)的高等教育發(fā)展觀已從規(guī)模擴(kuò)張為特征的外延式發(fā)展轉(zhuǎn)到以質(zhì)量提升為核心的內(nèi)涵式發(fā)展道路上來。高等教育質(zhì)量的提高離不開教育管理水平的提升，這為教育行政部門在政策、規(guī)劃、督導(dǎo)和服務(wù)等管理層面提出了更高的要求。

2013年，國務(wù)院機(jī)構(gòu)改革和職能轉(zhuǎn)變方案中強(qiáng)調(diào)，職能要下放、轉(zhuǎn)移、整合和加強(qiáng)，以此促進(jìn)教育行政部門轉(zhuǎn)變教育管理方式。絕大多數(shù)高等院校學(xué)校層面的管理權(quán)力都下放到了二級學(xué)院，減少了對基層教學(xué)教務(wù)、科研、人事等事務(wù)的直接管理和微觀管理。二級學(xué)院在本科教學(xué)方面，按照上級宏觀政策，在調(diào)整和建設(shè)學(xué)科專業(yè)，開展教學(xué)、科研活動等各方面的自主權(quán)得到了落實(shí)。隨著權(quán)力的下放，二級學(xué)院綜合辦公室承擔(dān)了系部的所有教育管理工作，加之近年來為提高本科教學(xué)質(zhì)量，卓越工程師教育、Mooc平臺建設(shè)、專業(yè)認(rèn)證等新型教學(xué)模式和教學(xué)理念的興起，使得二級學(xué)院綜合辦公室的管理職能明顯增加，工作任務(wù)不斷加重，這無疑給基層管理者提出了更高要求，也為辦公室管理機(jī)制的改革創(chuàng)新提供了驅(qū)動力。

一、新時期影響二級學(xué)院綜合辦公室工作效率提高的因素

1.學(xué)校層面管理職能下放，頭緒增多，管理系統(tǒng)功能的不夠完善，影響辦公室工作效率?，F(xiàn)在，社會上比較關(guān)注高校的“去行政化”問題，但“去行政化”不等于“去管理”，高校目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和功能的發(fā)揮都需要管理。精簡高效的行政管理會提升教學(xué)科研人員的工作效率和綜合效益。大多數(shù)高?，F(xiàn)在都減少了管理層次，實(shí)行校院兩級管理。管理層次的減少有利于學(xué)校對全局的掌控，但另一方面，這種扁平模式使得每個二級學(xué)院辦公室對應(yīng)的上級部門增加了，需要承擔(dān)來自學(xué)校各個部門的指令、要求和任務(wù)，對內(nèi)做好學(xué)院的人事、財務(wù)、教學(xué)、科研、學(xué)生工作等眾多方面的組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)、管理工作?；鶎庸芾碚吖ぷ魅蝿?wù)加重，一天到晚忙于應(yīng)付，很難做到統(tǒng)籌兼顧，嚴(yán)重影響工作效率。宏觀上的精簡做到了，基層微觀上的高效難實(shí)現(xiàn)。某些學(xué)校職能部門下達(dá)的任務(wù)缺乏可行性，管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性和兼容性不高，從宏觀上對二級學(xué)院工作不能提供政策和管理系統(tǒng)軟硬件兩方面強(qiáng)有力的支撐，而對二級學(xué)院完成這些任務(wù)都有必要的時間要求，這無疑大大增加了二級學(xué)院綜合辦的工作強(qiáng)度和工作難度。比如教務(wù)上的理論課排課系統(tǒng)和實(shí)踐課安排系統(tǒng)的不關(guān)聯(lián)，增加了確定實(shí)踐課時間安排上的難度；畢業(yè)設(shè)計(jì)系統(tǒng)的不兼容性，導(dǎo)致老師們?yōu)榱藖y碼和無法調(diào)整的表格格式傷透了腦筋；眾多學(xué)院或?qū)W生同時開展某項(xiàng)工作或任務(wù)時，網(wǎng)絡(luò)的不給力甚至癱瘓等等，都給二級學(xué)院教務(wù)秘書的工作帶來了諸多壓力。

2.二級學(xué)院層面上缺乏科學(xué)管理措施和激勵評價制度。隨著學(xué)校層面教學(xué)科研等方面工作的重心下移，二級學(xué)院綜合辦在學(xué)校管理體制中的地位越來越突顯其重要性，它既是一個集黨政、人事、教學(xué)、科研、學(xué)工等融于一體的綜合管理部門，又是一個承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的具體辦事機(jī)構(gòu)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的地位和作用的重視程度，往往影響著其管理模式和規(guī)章制度的建立。傳統(tǒng)的管理模式往往強(qiáng)調(diào)指令和控制，追求服從性，強(qiáng)調(diào)權(quán)威性，限制了員工創(chuàng)造性地開展工作。在新時期，這種管理方式使得工作人員束手束腳，影響辦公室工作效率。學(xué)院層面以制度為本的管理思想多于以人為本的管理理念。辦公室人員都是基層管理者，他們長期坐班，又往往加班加點(diǎn)地從事繁雜的事務(wù)性工作，與學(xué)院其它崗位相比，待遇和薪資偏低，進(jìn)修機(jī)會少，晉升職稱難度大，影響工作積極性和工作熱情。無論是物質(zhì)獎懲還是精神褒貶，需要建立起科學(xué)的評價體系和有效的激勵機(jī)制。讓基層管理者意識到自己也是學(xué)院工作的主角，很好地發(fā)揮其自覺性和能動性，把被動應(yīng)付變?yōu)榉e極主動，才能切實(shí)提高工作效率。

3.綜合辦層面上工作分工的合理性、信息化程度和人員素質(zhì)因素。綜合辦承擔(dān)的任務(wù)包羅萬象，依據(jù)工作的難度系數(shù)和事務(wù)多少來合理分配任務(wù)，明確職責(zé)，各司其職又緊密溝通就顯得尤為重要。以本人所在學(xué)院為例，按上級職能部門的科室劃分工作：辦公室主任負(fù)責(zé)人事處、財務(wù)處、組織部、后勤及保衛(wèi)處等職能部門下達(dá)的工作；教務(wù)秘書負(fù)責(zé)教務(wù)處的教務(wù)教材、考試中心、實(shí)踐科等職能部門工作；科研秘書負(fù)責(zé)科技處、高教所等職能部門……事務(wù)多的，如教務(wù)，可配兩名工作人員。同時結(jié)合人員特點(diǎn)和工作多寡，將學(xué)院網(wǎng)站建設(shè)、檔案管理等階段性的工作以及臨時工作進(jìn)行分配。需要開辦公會議，以管理制度形式將成塊工作加以落實(shí)，同時強(qiáng)調(diào)相互配合，相互溝通的重要性。上級各職能部門對學(xué)院綜合辦公室的工作要求高，下達(dá)的工作量大，而且往往時間性強(qiáng)，突發(fā)事件多，這是綜合辦公室一貫的工作特點(diǎn)。這就要求辦公室工作人員熟練運(yùn)用電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，多渠道將上級文件精神和任務(wù)指令及時傳達(dá)到相關(guān)人員，快速處理突發(fā)事件。熟練掌握文字及表格處理軟件，以及職能部門的相關(guān)系統(tǒng)軟件，靈活運(yùn)用篩選、排序、分類匯總、合并計(jì)算等功能，提高工作效率，減少任務(wù)積壓。高校管理隊(duì)伍建設(shè)缺乏具體措施和規(guī)劃，仿佛管理人員技術(shù)含量低，人人可做。其實(shí)學(xué)院綜合辦的工作職能決定了它的工作人員需要高素質(zhì)人才。管理職能需要工作人員的組織、實(shí)施能力；服務(wù)職能需要踏實(shí)耐心、熱情主動的工作作風(fēng)；協(xié)調(diào)職能需要化解矛盾、審時度勢、情商較高的工作人員；參謀助手職能需要抓重點(diǎn)、理材料、有判斷、會分析的能力……，這些對管理人員的素質(zhì)要求都是提高工作效率，順利完成任務(wù)的重要保障。

二、新時期提高二級學(xué)院綜合辦公室工作效率的具體措施

1.學(xué)校職能部門完善管理系統(tǒng)的功能，提高辦事效率。俗話說：工欲善其事，必先利其器。學(xué)校層面下達(dá)給系部的任務(wù)中很多是依靠各種管理系統(tǒng)來完成的，如教務(wù)管理系統(tǒng)、實(shí)踐管理系統(tǒng)、畢業(yè)設(shè)計(jì)系統(tǒng)、聽課評價系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等等，院系基層管理者通過這些系統(tǒng)進(jìn)行錄入任務(wù)安排、查詢師生信息、下載更新數(shù)據(jù)等工作。關(guān)聯(lián)緊密的系統(tǒng)間要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在管理系統(tǒng)使用初期先在基層管理者中試運(yùn)行，使其更好地為基層服務(wù)，解決實(shí)際問題，功能實(shí)現(xiàn)比較成熟后再全校大范圍推廣。系統(tǒng)性能的優(yōu)劣、兼容性的強(qiáng)弱，直接影響到使用者的工作積極性和完成任務(wù)的自信心，影響到辦公室的工作效率。學(xué)校層面不僅是“事”的下達(dá)者，也是“器”的提供者，“器”優(yōu)則“事”半功倍。

2.二級學(xué)院加強(qiáng)人性化管理，調(diào)動基層管理者積極性。二級學(xué)院綜合辦承擔(dān)著學(xué)院的各項(xiàng)對內(nèi)對外的窗口工作，是信息的集散地和中轉(zhuǎn)站，長期從事這種繁雜事務(wù)性工作的辦公室工作人員，精神壓力大，情緒波動大。制度管理上如果只追求效率化和客觀化，忽視基層管理者個人價值的實(shí)現(xiàn)，往往適得其反。人的精神文化因素蘊(yùn)含著巨大的能動作用，從人的情感需求、個體發(fā)展角度來考慮辦公室管理方式，增強(qiáng)人性化管理理念，努力創(chuàng)造辦公室內(nèi)的和諧氛圍，才能激發(fā)出基層管理者持續(xù)的凝聚力。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在管理中要能夠與工作人員民主平等地交流，努力創(chuàng)造一種相互信任的氛圍，有了坦誠與信任，才能使交流順暢，實(shí)現(xiàn)積極向上的文化共享。平時工作中給員工戰(zhàn)略上的指導(dǎo)，注重對他們的激勵而不是控制，使他們成為工作的主人，減少抱怨，提高工作效率。思想上重視基層管理者的價值和作用，賦予他們更大的權(quán)力和責(zé)任，在年終分配、職稱評定等方面適當(dāng)考慮對他們政策上的傾斜，各方面調(diào)動他們的積極性。

3.實(shí)行目標(biāo)管理，建立辦公室高效工作運(yùn)行機(jī)制。彼得·德魯克最先在《管理實(shí)踐》這本書中提出了“目標(biāo)管理”的概念，目標(biāo)管理是以目標(biāo)為導(dǎo)向，以人為中心，以成果為標(biāo)準(zhǔn)，使組織和個人取得最佳業(yè)績的現(xiàn)代管理方法。目標(biāo)管理的理念是強(qiáng)化各成員的目標(biāo)意識，真正把權(quán)力下放，弱化完成目標(biāo)任務(wù)的具體實(shí)施過程，將目標(biāo)完成的程度作為評價和激勵員工的標(biāo)尺。目標(biāo)管理的理念對提高二級學(xué)院綜合辦的管理工作效率有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。

實(shí)行目標(biāo)管理，建立綜合辦高效工作運(yùn)行機(jī)制要從以下幾個方面入手：（1）科學(xué)地制定、分解管理目標(biāo)。管理者需要樹立目標(biāo)管理意識，減少上下級縱向組織結(jié)構(gòu)，同時強(qiáng)化管理者橫向間的緊密聯(lián)系，分工不分家。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和綜合辦首先要明確上級的工作計(jì)劃和辦公室相關(guān)的各項(xiàng)工作，共同確定辦公室的總體工作目標(biāo)和學(xué)期工作計(jì)劃，根據(jù)工作崗位分解具體目標(biāo)任務(wù)到個人。目標(biāo)制定后要形成正式的制度文件，做到每個辦公室管理人員對自己的目標(biāo)任務(wù)都能心中有數(shù)，各司其職，又能相互配合。（2）下放決策權(quán)給負(fù)責(zé)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理人員。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)將決策的權(quán)利分派給管理人員以完成目標(biāo)任務(wù)，這樣會從某種意義上對管理者起到激勵的作用，激發(fā)出管理人員自主管理的意愿。針對辦公室管理工作常常出現(xiàn)的繁瑣和突發(fā)事件，有效的授權(quán)使得具體辦事的管理人員放開手腳，以實(shí)際目標(biāo)為已任，充分發(fā)揮個人的主觀能動性，強(qiáng)化了責(zé)任心和進(jìn)取心。另一方面在目標(biāo)管理制度下，領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后減少了目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過程中對細(xì)節(jié)方面的干預(yù)和監(jiān)督，而控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的能力得到了加強(qiáng)。（3）完成目標(biāo)的考評獎懲和反思改進(jìn)。目標(biāo)管理理念下，評價機(jī)制注重目標(biāo)完成的結(jié)果如何。學(xué)期末將目標(biāo)完成的情況進(jìn)行考量，以此對管理人員進(jìn)行獎懲。要考慮到在目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過程中客觀存在的突發(fā)狀況，增加了目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的難度，這種情況“獎”的權(quán)重要放高，“懲”要放低，對目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過程中難度或量化不平衡的現(xiàn)象進(jìn)行認(rèn)真分析研究，交流反饋成功的經(jīng)驗(yàn)，對存在的問題進(jìn)行深入反思，使得下一學(xué)期工作的目標(biāo)管理更加完善有序。

4.加強(qiáng)辦公室工作人員自身素質(zhì)建設(shè)，提高工作效率。綜合辦肩負(fù)著承上啟下，總攬協(xié)調(diào)各方的作用。內(nèi)部管理工作千頭萬緒，管理人員在思想和業(yè)務(wù)方面的素質(zhì)高低直接影響辦公室管理水平和工作績效。一方面二級學(xué)院在選拔任用管理人員時注意甄別，另一方面管理人員自身素質(zhì)的建設(shè)和培養(yǎng)也顯得至關(guān)重要。

從以下三項(xiàng)內(nèi)容入手：（1）加強(qiáng)身心素質(zhì)建設(shè)。身體健康，精力充沛才能從容應(yīng)對紛繁復(fù)雜的工作內(nèi)容；心理健康，以積極樂觀的心態(tài)，寬容克制，通過協(xié)商溝通解決工作中出現(xiàn)的人與人之前的問題和矛盾，之所謂“風(fēng)物長宜放眼寬”。（2）加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)。提高自身口頭和文字表達(dá)能力，加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)、師生溝通交流，或以文字形式準(zhǔn)確無誤地布置落實(shí)各項(xiàng)任務(wù)；熟練掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的各項(xiàng)操作，不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)知識，提升綜合運(yùn)用各種辦公軟件處理數(shù)據(jù)的能力，提高工作效率和工作質(zhì)量。（3）加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作素質(zhì)。新時期學(xué)校各項(xiàng)任務(wù)往往綜合性很強(qiáng)，如教務(wù)實(shí)踐科大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)評比展示工作，雖然歸口教務(wù)秘書，但離不開學(xué)工和各專業(yè)教研室的宣傳和指導(dǎo)，離不開其他管理人員匯總以往創(chuàng)新項(xiàng)目和各項(xiàng)競賽數(shù)據(jù)，聯(lián)系展板制作等等各種工作的協(xié)同開展?？梢哉f每項(xiàng)綜合性工作的成就都是辦公室集體智慧的結(jié)晶，管理人員必須相互了解工作情況和工作程序，增強(qiáng)集體觀念，避免內(nèi)耗拆臺。把聰明才干用在工作和學(xué)習(xí)上，團(tuán)結(jié)協(xié)作，工作效率才能切實(shí)提高。

三、結(jié)語

新時期有諸多因素影響著二級學(xué)院綜合辦公室工作效率的提高，我們從學(xué)校層面完善各項(xiàng)管理系統(tǒng)功能，掌握自主權(quán)的二級學(xué)院在人性化管理方面進(jìn)一步加強(qiáng)，落實(shí)目標(biāo)管理的理念和實(shí)施工作，切實(shí)提高管理人員素質(zhì)，才能提高二級學(xué)院綜合辦工作效率，在督導(dǎo)和服務(wù)等管理層面為高校的教育質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]黃良英.普通高校二級學(xué)院知識管理研究.浙江師范大學(xué).2008.

[3]葉小平.基于目標(biāo)管理的高校二級學(xué)院辦公室管理工作.南京工程學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版）.2011.11卷第1期：40-43.

作者簡介：王依群（1971— ），女，漢，籍貫：南京，單位：南京工程學(xué)院通信工程學(xué)院，工程碩士，助理研究員，研究方向：教育管理。