基于知識管理的高校檔案管理研究

潘建華

[摘要]隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和教育水平的提高，國家的綜合國力競爭發(fā)展演變成更高層次的知識競爭。而在知識經(jīng)濟(jì)時代，高校作為知識創(chuàng)造和知識傳授的主要來源之一，已然成為我國社會人才的主要培養(yǎng)基地，有必要將知識管理的管理理念和管理方式運(yùn)用到高校管理中。高校檔案作為高校管理的重要內(nèi)容，同樣面臨著新的形勢和新的挑戰(zhàn)。本文將從當(dāng)前高校檔案管理工作存在的問題出發(fā)，分析知識管理對于高校檔案管理的重要意義，并且基于知識管理對如何有效做好高校檔案的管理提出相應(yīng)對策。

[關(guān)鍵詞]知識管理；高校；檔案管理

[中圖分類號]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）06-0035-02

引言

高校檔案管理是高校從事學(xué)校各項事務(wù)的管理活動中所形成的具有不同表現(xiàn)形式的歷史記錄，像紙質(zhì)文件、聲音、圖像等信息和資料，為學(xué)校以后活動和發(fā)展提供歷史參考依據(jù)。高校的檔案管理工作是高校進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，對于高校的其他管理工作具有不可替代的作用。然而，當(dāng)前很多高校檔案管理還是以實體檔案管理和信息檔案管理為主，以文件和計算機(jī)技術(shù)為主要表現(xiàn)形式，但是這種管理模式在高校實踐應(yīng)用過程中效果并不明顯，難以適應(yīng)高校的發(fā)展要求。知識管理通過將系統(tǒng)內(nèi)知識進(jìn)行循環(huán)應(yīng)用促進(jìn)知識的再生，在高校檔案的管理工作中能夠有效滿足廣大師生以及學(xué)校事務(wù)的需求，推進(jìn)高校的傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代知識管理轉(zhuǎn)變，做好高校檔案管理以及整體的學(xué)校管理水平。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

（一）高校檔案管理工作的滯后性

隨著高校對于信息化建設(shè)的更加重視，高校在檔案保存方面也呈現(xiàn)出多種形式，不僅包含了傳統(tǒng)的書面紙質(zhì)檔案，當(dāng)然，更多的是電子信息檔案。檔案信息載體的多樣性對于高校的檔案管理提出了更高的要求——如何更好地這些多樣性的檔案信息載體進(jìn)行有效管理。但是，在很多高校的檔案管理中，還存在著滯后性，沒有對多種形式的檔案進(jìn)行整理和分類，造成了很多原始檔案文件的流失，使得實際的高校檔案管理工作效果并不理想。

（二）高校檔案的管理意識不強(qiáng)

當(dāng)前，高校的檔案管理工作主要內(nèi)容還是對文件材料的簡單分類和歸檔，由于當(dāng)前高校檔案管理工作沒有得到足夠的重視，檔案管理工作人員沒有從思想上高度重視高校檔案，對檔案的管理專業(yè)技術(shù)方面也沒有得到提高，這就使得高校的檔案管理會經(jīng)常因為歸檔不及時或者是存放位置的錯誤使得資料文件出現(xiàn)積壓，電子文件和多媒體信息沒有按照要求完整和及時進(jìn)行歸檔，有時甚至還會出現(xiàn)文件資料丟失的情況。

二、高校檔案應(yīng)用知識管理的運(yùn)用程序

（一）知識獲取

獲取知識是高校檔案知識管理的第一步，高校的檔案管理無論是從內(nèi)還是對外只有不斷獲取新鮮知識、實用的知識才能提升高校檔案知識化管理的水平。對于高校檔案管理知識獲取來說，一方面要吸收“實體”知識，包括教育部門的指示、高校教師的信息、教學(xué)條款等多種形式的檔案；另一方面要吸收“隱性”知識，像可以通過觀察、模仿和溝通交流對高校教師的思維模式、教學(xué)特點等進(jìn)行通過實體的形式和狀態(tài)進(jìn)行保存，豐富檔案內(nèi)容儲備。

（二）知識共享

在高校檔案知識管理中，知識共享可以說是知識管理中最為重要的流程。知識的共享可以先從檔案的內(nèi)部分布進(jìn)行知識和信息實踐開始，逐步累積和轉(zhuǎn)化，可以將高校檔案管理的范圍從檔案部門擴(kuò)大到整個學(xué)校。檔案管理部門可以讓管理人員將所掌握的知識和經(jīng)驗個大家實現(xiàn)知識共享，進(jìn)一步加深檔案知識的積累。

（三）知識存儲

高校的檔案管理需要對檔案資料文件進(jìn)行存儲，由于資料信息具有海量數(shù)據(jù)，檔案管理對于海量數(shù)據(jù)信息不可能完全進(jìn)行“消化”，因而需要有選擇地對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選。高校檔案管理可以對有保留和存儲價值的資料和文件進(jìn)行保留，是作為永久保存、長期保存還是短期保存需要通過知識存量分析做出決策，建立知識標(biāo)準(zhǔn)化存檔。像有的教學(xué)公開課，可以進(jìn)行過程實錄，制作成檔案文件，為以后教師學(xué)習(xí)和培訓(xùn)提供樣本。

三、基于知識管理提高高校檔案管理能力的策略

當(dāng)前，知識管理已然成為我國高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢，知識管理在高校檔案管理過程中的逐步推廣運(yùn)用將會極大提升我國高校的檔案管理能力，滿足高校教學(xué)和學(xué)生以及社會人士的需求。以下將基于知識管理，對如何提高高校檔案管理能力提出相關(guān)策略：

（一）建立良好的高校檔案組織文化

高校檔案知識管理的主要工作是通過檔案管理人員完成的，因此，高校檔案管理人員要通過不斷學(xué)習(xí)和積累經(jīng)驗，吸收和獲取新知識，利用學(xué)?，F(xiàn)有的資源和條件，建立良好的高校檔案組織文化。在高校檔案管理的過程中，檔案管理人員需要將自身工作和集體工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，在為高校檔案建設(shè)和管理的奉獻(xiàn)中也能夠獲得更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，有利于加強(qiáng)彼此的合作交流，從而促進(jìn)檔案知識的更新。同時，高校也要為檔案管理人員提供更好的知識共享平臺，為高校檔案管理人員知識管理技能的提高創(chuàng)造良好的條件。

比如說，可以通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓高校檔案管理人員能夠在電腦或者手機(jī)上能夠?qū)崿F(xiàn)檔案知識的實時信息共享，像檔案管理人員可以建立微信群，對于高校接收的上級通知、學(xué)術(shù)交流活動、高校藝術(shù)大賽等活動信息在微信群以圖片或者是手機(jī)辦公軟件形式等進(jìn)行發(fā)布，從而讓高校檔案管理人員在準(zhǔn)備活動或者活動總結(jié)能夠有參考依據(jù)。

（二）構(gòu)建高校檔案知識管理信息系統(tǒng)

知識管理的目標(biāo)是為了更好提供服務(wù)，構(gòu)建高校知識管理信息系統(tǒng)則能夠?qū)W(xué)校的各部門、各班級的檔案創(chuàng)新成果進(jìn)行分享交流，降低知識管理成本。

高?？梢越⒒谥R管理的檔案庫，將學(xué)校內(nèi)的教師和學(xué)生檔案信息、學(xué)校資金規(guī)模、學(xué)校部門介紹、學(xué)校重要活動通知等可以通過模式識別、優(yōu)化算法和人工智能的方式對高校各類檔案信息和知識進(jìn)行保存，并且借助校園網(wǎng)減少部門層級之間、不同部門之間的檔案分類工作，有效融合其他信息資源。在高校的檔案知識管理中，要充分利用檔案知識，對其潛在的價值進(jìn)行充分挖掘而后再轉(zhuǎn)化成教學(xué)資源。高校作為知識產(chǎn)生和匯聚的重要“源泉”，為學(xué)生和教師學(xué)習(xí)和掌握各種知識信息打下了堅實的基礎(chǔ)。知識管理對于檔案的要求就是要充分開放，讓更多的學(xué)生和老師通過檔案的內(nèi)容和知識提升自身的教學(xué)水平和學(xué)習(xí)能力，更好地位廣大的教師和學(xué)生提供服務(wù)。同時，對于檔案知識還要及時進(jìn)行更新優(yōu)化，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的二次利用，構(gòu)建更為齊全的高校檔案知識管理信息系統(tǒng)。

（三）推進(jìn)高校檔案知識管理服務(wù)升級

在高校檔案的知識管理過程中，不僅要加強(qiáng)檔案服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，還要進(jìn)一步提升高校檔案管理人員的管理水平。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因此，必須要加強(qiáng)高校檔案管理人員的建設(shè)，提高高校檔案知識管理服務(wù)水平。

高校的檔案管理工作隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也相應(yīng)提出了更高的要求，為了適應(yīng)檔案管理知識的需求，檔案的知識管理的形式也在不斷發(fā)生變化。高校的核心競爭力在于教師的教學(xué)專業(yè)素養(yǎng)的提升，在對檔案知識管理的過程中，要結(jié)合管理形式的變化不斷進(jìn)行創(chuàng)新。盡管知識本身并不能創(chuàng)造價值，但是通過檔案的知識創(chuàng)新，能夠進(jìn)一步拓寬原有檔案的視野，融入主觀能動性，使得檔案管理能夠煥發(fā)出新的“生命力”。

結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前高校的檔案管理工作還存在著一定的問題，像管理方式落后、服務(wù)水平低下、管理意識不強(qiáng)等，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的發(fā)展。因此，必須要通過知識管理在高校檔案管理的應(yīng)用，改變過去傳統(tǒng)的檔案管理方式，提升高校檔案管理人員管理素養(yǎng)和管理技術(shù)，結(jié)合高校檔案管理的特點，實現(xiàn)高校檔案管理工作的更大跨越。

（責(zé)任編輯：章樊）