論加強項目建設(shè)中的合同管理工作

李秀雙　李月仙

摘 要：柴達(dá)木盆地素有“聚寶盆”之稱，盆地內(nèi)擁有豐富的鉀、鈉、鋰、鎂等輕金屬資源，礦藏豐富，儲量巨大。作為青海省重點經(jīng)濟(jì)支柱企業(yè)，青海鹽湖工業(yè)股份有限公司近年來合理開采資源，創(chuàng)造了更大的效益，陸續(xù)建設(shè)了綜合利用項目一二期工程、金屬鎂一體化工程、PVC一體化工程等一系列項目，合同管理工作從建設(shè)之初的茫然無序，經(jīng)過十余年的管理經(jīng)驗總結(jié)，現(xiàn)在已實現(xiàn)了合同管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，既維護(hù)了國家財產(chǎn)安全，又保護(hù)了從事合同及項目建設(shè)的同志們。

關(guān)鍵詞：項目建設(shè)；合同管理；加強

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）09-0185-02

在公司的合同管理中，因為管理人員參加工作時間短，專業(yè)水平不高，且缺乏相關(guān)合同管理經(jīng)驗，所以存在諸多問題，使項目建設(shè)及生產(chǎn)管理經(jīng)營風(fēng)險增大，經(jīng)常對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生負(fù)面影響。為了解決這些問題，必須建設(shè)完整的合同管理體系，包括完善合同管理機(jī)制、全面實現(xiàn)系統(tǒng)化、專業(yè)化、一體化的合同管理體制。

一、合同管理在企業(yè)管理中的重要性

1.加強企業(yè)合同管理是企業(yè)正常運營的必然要求。企業(yè)合同是指企業(yè)在指定買賣合同時，對買賣雙方的權(quán)利和義務(wù)的有效約束，讓買賣雙方在執(zhí)行過程中真正做到有法可依，更好地執(zhí)行買賣訴求。合同一般分為技術(shù)合同和商務(wù)合同兩種，技術(shù)合同對商品的技術(shù)規(guī)格及詳細(xì)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行規(guī)定，是產(chǎn)品到貨時驗收貨物的憑證，商務(wù)合同明確商品的價格、發(fā)貨時間、運輸及包裝方式、違約的賠付責(zé)任等內(nèi)容。

2.合同管理制度完善使合同當(dāng)事人受到有效的保護(hù)。自2000年公司全面開展項目建設(shè)以來，特別是2005年以后綜合利用項目建設(shè)一二期工程的上馬，每年都有上千份合同需要簽訂，若合同管理制度不夠完善，合同的執(zhí)行及制定沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，作為項目執(zhí)行經(jīng)理或是合同執(zhí)行人及合同辦理人員，在項目合同審計時將面臨著巨大的審核壓力，及時地完善合同的簽訂及審批流程，更好地保護(hù)了項目管理人員，項目建設(shè)資金的使用真正達(dá)到了合理合法化，經(jīng)得起審計部門的考核。

二、當(dāng)前企業(yè)合同管理中的主要問題

1.合同簽訂階段的問題：一是應(yīng)當(dāng)簽訂正式合同前應(yīng)該進(jìn)行合同會簽，因沒有會簽，使企業(yè)存在風(fēng)險。二是合同主體責(zé)任、執(zhí)行責(zé)任不夠明確，導(dǎo)致合同執(zhí)行存在偏差。三是合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。四是合同技術(shù)規(guī)定不明確，導(dǎo)致到貨商品與實際物資不一樣，因無法使用給公司造成巨大損失。五是合同制定沒有按照更新后的合同條款進(jìn)行約定，不能夠及時掌握更新后的法律法規(guī)。六是存在套用過期的合同版本的問題，材料的合同套用設(shè)備版本導(dǎo)致規(guī)定內(nèi)容不相符。

2.合同履約階段的問題：一是到貨物資與技術(shù)協(xié)議不相符，在合同招標(biāo)及技術(shù)協(xié)議談判過程中，技術(shù)部門能夠嚴(yán)格按照設(shè)計要求去談判，而實際到貨時驗貨又流于形勢，導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量不相符。二是合同簽訂后供需雙方缺乏溝通，不能及時修訂設(shè)計缺陷及執(zhí)行設(shè)計變更。三是合同執(zhí)行不夠嚴(yán)謹(jǐn)，因項目建設(shè)周期及加工等原因未能及時到貨，大多數(shù)都不能按照合同規(guī)定進(jìn)行追責(zé)。四是合同供需雙方都沒有按照約定行駛權(quán)利。五是到貨長時間沒有使用，導(dǎo)致設(shè)備在規(guī)定的時間未能及時進(jìn)行性能考核，設(shè)備的使用效果無法保證。

3.在合同審查、監(jiān)督和控制過程中存在的問題：一是合同招標(biāo)及簽訂過程中相關(guān)職能部門能夠嚴(yán)格的把關(guān)，但是合同執(zhí)行過程中相關(guān)部門沒有監(jiān)控機(jī)制。二是對于違約合同及責(zé)任追責(zé)不夠嚴(yán)厲，存在合同執(zhí)行過程中壞合同，國有資產(chǎn)蒙受損失。三是合同管理人員專業(yè)水平不高，法律意識不強。四是合同管理制度執(zhí)行不力，監(jiān)督力度弱，考核不嚴(yán)格。

三、解決合同管理問題的主要對策

1.建設(shè)企業(yè)合同管理體系。完善的合同管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：一是分工明確。在合同簽訂過程中，明確采購單位及監(jiān)督部門的責(zé)任，采購單位只負(fù)責(zé)走程序，真正合同的合法性及可執(zhí)行性由各職能部門進(jìn)行審定。二是流程清楚。合同簽訂及執(zhí)行過程中，無論是審批程序還是驗收程序均要按照規(guī)定的流程進(jìn)行，上一個部門為下一個部門審定提供有效的技術(shù)支持。三是嚴(yán)考核應(yīng)兌現(xiàn)。在合同執(zhí)行過程中，對相關(guān)責(zé)任的責(zé)權(quán)利進(jìn)行有效的規(guī)定，因個人工作原因按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格的處理。

2.構(gòu)建合同管控制度。構(gòu)建切實可行的合同管理制度，既有效保證了合同的執(zhí)行，又能夠讓工作人員真正做到有法可依，有法必依。

3.健全企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)。合同管理是一個龐大的系統(tǒng)，必須建立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，做到分工明確，責(zé)任清晰。

4.制定合同示范文本。合同版本的制定，目的是規(guī)范流程及減小工作量，提高工作效率。

總之，企業(yè)合同管理是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。成功的企業(yè)合同管理，是把合同的權(quán)利義務(wù)按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的責(zé)任。只有這樣，合同管理才能真正到位，履行責(zé)任才能真正落實。合同管理同時也是一個復(fù)雜的、開放的領(lǐng)域，它隨著宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境和法律環(huán)境的改變而不斷變動，正因為如此，它具備了企業(yè)法務(wù)人員對其進(jìn)行持續(xù)研究的價值，以期為提升企業(yè)競爭能力，防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險而有所作為。

[責(zé)任編輯 王玉妹]