淺談新形勢下高校檔案工作水平的提升

肖潔

摘 要： 高校檔案是記載了學(xué)校歷史和師生奮斗歷程的珍貴資料，不僅具有文化歷史價(jià)值，而且為推進(jìn)學(xué)校發(fā)展提供了依據(jù)，成為衡量學(xué)校教學(xué)發(fā)展水平的標(biāo)尺。因此，加強(qiáng)學(xué)校檔案工作建設(shè)，既是時代的發(fā)展要求，也是學(xué)校自身的發(fā)展需要。本文通過闡述高校檔案對學(xué)校工作的作用和意義，指出檔案管理存在的問題，提出幾點(diǎn)改進(jìn)意見。

關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理 工作水平 提升措施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）05-0040-01

2008年，教育部和國家檔案局聯(lián)合制定了關(guān)于《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其主要的目的就是為了規(guī)范高等學(xué)校的檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案。《辦法》明確指出高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)管理，并將這項(xiàng)工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃之中。由此可見，高校檔案工作不僅是國家檔案事業(yè)的組成部分，也是影響學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)工作，因此各高等院校必須對這項(xiàng)工作予以足夠的重視。但是目前的高校檔案管理還存在著一些問題，阻礙檔案工作的價(jià)值開發(fā)，使檔案管理水平一直徘徊不前。故而為了最大程度的發(fā)揮高校檔案工作的作用，必須采取一些強(qiáng)有力的措施，扭轉(zhuǎn)這一局面，切實(shí)提升高校檔案管理的工作水平。

一、高校檔案對學(xué)校工作的作用和意義

1.對學(xué)校管理起到借鑒作用

學(xué)校檔案的產(chǎn)生跟學(xué)校的形成和發(fā)展息息相關(guān)，并且貫穿于教學(xué)工作的始終，它真實(shí)地記錄了學(xué)校管理和運(yùn)行的歷史發(fā)展軌跡，成為學(xué)校的歷史信息庫。因此，學(xué)校檔案成為學(xué)校教學(xué)管理的載體，記錄了豐富的教學(xué)管理信息，對于學(xué)校的未來發(fā)展和決策制定都有借鑒和參考作用。

2.是學(xué)校教學(xué)管理的直接依據(jù)

學(xué)校檔案是隨著學(xué)校的教學(xué)發(fā)展而逐漸形成的，因此成為研究學(xué)校教學(xué)工作的第一手資料。比如學(xué)校歷年大事記、教學(xué)突出事跡、優(yōu)秀教師和優(yōu)秀學(xué)生事跡報(bào)告、學(xué)校問題報(bào)告等，都是學(xué)校管理的歷史依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)?？梢哉f，學(xué)校檔案以靜態(tài)的形式記錄了學(xué)校的所有活動，是學(xué)校歷史發(fā)展的縮影。這里面包含了學(xué)校提倡的價(jià)值觀念、校風(fēng)學(xué)風(fēng)形成、學(xué)校形象等，所以對于學(xué)校未來發(fā)展而言，學(xué)校檔案無疑有著標(biāo)桿式的作用。

3.是學(xué)校文化的重要組成部分

檔案本身具有的科學(xué)文化屬性，使之成為學(xué)校寶貴的財(cái)富，除了上文提到的歷史屬性。檔案還具有不可替代的科學(xué)屬性，因?yàn)樵趯W(xué)校的發(fā)展過程中，會有不同的教學(xué)成果產(chǎn)生。這些寶貴的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)反映了學(xué)校的教學(xué)水平，能夠讓學(xué)校及時發(fā)現(xiàn)自身的優(yōu)勢和缺陷，為學(xué)校的重大教學(xué)決策提供參考。

二、高校檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理方式落后

當(dāng)前，高校檔案管理工作中，存在管理方式比較落后的問題，主要表現(xiàn)為：第一，檔案載體形式單一。目前許多高校保存和收集的大部分都是紙質(zhì)檔案，像光盤、照片、錄音等檔案資料只占極少部分，甚至有的學(xué)校還沒有聲像資料。特別是現(xiàn)在隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)存儲已經(jīng)成為一種新型的檔案載體，但是許多學(xué)校對這方面開發(fā)的并不多。第二，管理方式落后?，F(xiàn)在許多學(xué)校的檔案管理還停留在手動時代，僅僅依靠人力來對檔案進(jìn)行信息的檢索和錄入。尤其是大量紙質(zhì)檔案的存在，不僅管理效率低，而且容易出現(xiàn)錯誤和漏洞，極大地影響了檔案的實(shí)際利用。第三，檔案利用率低。檔案利用率低的問題，主要就是由于檔案載體單一和管理方式落后引起的。檔案信息檢索困難，使許多珍貴的檔案成為擺設(shè)品，并沒有得到實(shí)際的利用。第四，檔案管理信息化水平低。學(xué)校檔案管理沒有充分利用信息技術(shù)，雖然現(xiàn)在大多數(shù)學(xué)校都為檔案館配備了電腦，但是其功能單一，局限于目錄查詢。另外，各個高校之間檔案網(wǎng)絡(luò)并不共享，所以使學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)缺乏全面性，并且標(biāo)準(zhǔn)化程度也較低。

2.檔案管理人才缺失

長期以來，學(xué)校檔案管理一直被看作是學(xué)校的“兼職機(jī)構(gòu)”，其管理人員大多是學(xué)校職工兼任，致使檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，管理工作缺乏專業(yè)性和標(biāo)準(zhǔn)化。目前，高校檔案管理人員的文化素質(zhì)已經(jīng)越來越不適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作，這些工作人員普遍存在知識老化、理論知識不足的問題，缺乏專業(yè)的檔案管理人才。除此之外，由于受到歷史原因的影響，高校檔案工作大多是為政治服務(wù)的，所以它的政治色彩比較濃，沒有被真正納入法制管理，因此它的地位也比較尷尬。在這種情況下，一些高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案工作只是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是不能與教學(xué)、科研等工作相提并論的，因此對檔案管理工作不夠重視。由此，在經(jīng)費(fèi)投入、人員安排上也就比較隨意，致使檔案管理工作成為學(xué)校員工的“兼職機(jī)構(gòu)”。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

為響應(yīng)時代發(fā)展的號召，國家對于教育的投入也是越來越重視，因此許多高校的建設(shè)進(jìn)入了黃金時期，不論是辦學(xué)層次還是辦學(xué)水平都得到大幅度的提升。在這種形勢下，高校檔案的數(shù)量也日益增加，這為管理工作增添了許多新內(nèi)容。所以為了做好管理工作，必須要有堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。但是，由于長期對高校檔案管理工作不重視，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)往往也成為被忽視的對象。缺乏資金投入，使得許多基礎(chǔ)設(shè)施跟不上時代發(fā)展，比如設(shè)備老化、設(shè)備更新不足、防火防潮設(shè)施缺乏等，造成檔案保存困難，極易導(dǎo)致檔案資料的損壞和遺失。

三、新形勢下提升高校檔案工作水平的措施

1.提高對檔案工作的認(rèn)識

高校檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成部分，因此有必要將檔案管理工作納入到學(xué)校的整體建設(shè)規(guī)劃中，學(xué)校應(yīng)該認(rèn)識到檔案信息對自身建設(shè)起到的重要作用，注重對檔案管理工作的宣傳，為檔案工作的開展提供輿論支持。除此之外，還要積極爭取到領(lǐng)導(dǎo)的支持，這樣才能使檔案工作擺脫被邊緣化的困境。

2.完善檔案工作的制度建設(shè)

學(xué)校檔案管理工作涉及到的部門較多，而且檔案內(nèi)容也非常繁復(fù)，因此必須堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化的管理原則，建立完善的檔案工作機(jī)制，對檔案工作中存在的制度漏洞進(jìn)行及時有效地改革和完善。除此之外，還要建立一套完善的檔案管理程序，從檔案的原始收集，到檔案的借閱歸檔應(yīng)該是完善且嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的。以完善的制度促進(jìn)檔案管理水平的提升。

3.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)高低，決定了整個檔案管理工作的水平，因此建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，成為高校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。那么如何強(qiáng)化隊(duì)伍素質(zhì)就顯得尤為重要。首先，對于人員選拔應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，對于新進(jìn)管理人員應(yīng)該進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并且還要引入競爭機(jī)制，以多層次的人才培養(yǎng)和篩選手段，確保檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)提升，推動檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。其次，提升工作人員對檔案工作的認(rèn)識。高校檔案是記錄學(xué)校教學(xué)發(fā)展的重要資料，具有很高的文化歷史價(jià)值，對于學(xué)校發(fā)展有著重要的借鑒意義。因此，檔案管理人員應(yīng)該從思想上認(rèn)識到這一點(diǎn)，提升對檔案工作重要性的認(rèn)識。再次，提升管理人員的專業(yè)能力。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在高校檔案管理工作中，應(yīng)用也會越來越多。因此，對于一些專業(yè)性更強(qiáng)的聲像檔案、電子檔案、機(jī)讀檔案等要能夠做到熟悉、熟知和熟練。除了檔案載體的變化之外，這些新型檔案在信息的儲存方面也有特殊要求。因此管理人員不僅要熟悉基本的管理流程，還要掌握一定的專業(yè)技術(shù)，這對于檔案的管理和保護(hù)都有重要的作用。最后，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。高校檔案管理不僅需要良好的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，還要有一定的職業(yè)素養(yǎng)，對管理工作做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。

4.改革檔案管理方式

高校檔案管理信息化，是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢。因此，檔案工作應(yīng)該采用先進(jìn)的信息技術(shù)，加快檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)管理方式的轉(zhuǎn)變，以滿足時代的發(fā)展需求。一方面，要推進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息資源建設(shè)。在檔案室中，完善計(jì)算機(jī)的配置建設(shè)，擴(kuò)大計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用范圍。而信息資源建設(shè)則是要將現(xiàn)代化的管理手段應(yīng)用到管理工作中，對于紙質(zhì)檔案、錄音、照片、光盤等載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)存儲，使檔案信息能夠更方便的查詢和利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源服務(wù)于社會大眾。另一方面，推進(jìn)多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。由于各個高校在檔案工作上的建設(shè)進(jìn)度和完善度不同，所以導(dǎo)致許多高校檔案成為“孤芳自賞”的一家之言。而信息技術(shù)的利用，打破了高校之間的信息壁壘，能夠通過網(wǎng)絡(luò)連接，形成一個巨大的數(shù)據(jù)庫，這對于實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的現(xiàn)代化來說是非常重要的一步。

結(jié)束語

高校檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，應(yīng)該給予足夠的重視。同時，為適應(yīng)時代發(fā)展與高校建設(shè)的需要，以及解決檔案管理工作中存在的一些問題，學(xué)校管理者必須加大對檔案工作的資金投入力度，增強(qiáng)輿論支持力度。并且借助現(xiàn)代化的管理手段使高校檔案工作不斷向高水平發(fā)展，使高校檔案真正成為服務(wù)于社會的信息資源庫。

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