探究人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

賀娟

【摘要】作為選拔人才的主要信息來(lái)源，人事檔案作為人才信息的載體，是企事業(yè)單位選擇員工的重要工具。運(yùn)用科學(xué)的管理方式去對(duì)人事檔案進(jìn)行管理、對(duì)人才資源的開(kāi)發(fā)和利用起著關(guān)鍵的作用。本文著重探究了人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；問(wèn)題及對(duì)策

人事檔案記錄著個(gè)人實(shí)踐經(jīng)歷，真實(shí)地反映出個(gè)人的工作能力、業(yè)務(wù)表現(xiàn)、思想個(gè)性、社會(huì)關(guān)系等諸多文字信息。作為人事管理工作的關(guān)鍵性部分，人事檔案為單位發(fā)掘人才，管理人才提供了關(guān)鍵的信息。人事檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性、保密性都非常強(qiáng)，如何充分發(fā)揮出人事檔案作為信息載體的優(yōu)勢(shì)相當(dāng)重要。隨著社會(huì)建設(shè)進(jìn)步的加速，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的逐步加快，各單位人員流動(dòng)性越來(lái)越強(qiáng)，原本的人事檔案管理系統(tǒng)就逐步顯示出一系列的問(wèn)題。

一、人事檔案管理系統(tǒng)中存在的不足

人事檔案反映著求職者的詳細(xì)個(gè)人信息，對(duì)單位尋求員工起著關(guān)鍵性的作用。當(dāng)前人事檔案存在著諸多不足，勢(shì)必影響著人力資源的開(kāi)發(fā)以及人力資源的利用。其中存在著幾個(gè)比較明顯的問(wèn)題，如某些單位人事部員工對(duì)人事檔案管理工作沒(méi)有起到足夠的認(rèn)識(shí)；部分單位人事檔案管理人員在檔案交接時(shí)隨意應(yīng)付了事，管理水平低下；部分單位人事檔案管理手段較為落后，對(duì)檔案的利用率低下。

1.對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)上的不足。單位的人事部管理人員對(duì)人事檔案管理工作沒(méi)有起到足夠的重視。這樣的現(xiàn)象是比較普遍的，對(duì)人事檔案管理的工作普遍認(rèn)為是保存性質(zhì)的工作，缺乏人事檔案管理的根本性認(rèn)知，他們認(rèn)為的人事檔案管理就像是倉(cāng)庫(kù)管理員一樣只要負(fù)責(zé)到檔案的不丟失、不外泄，能夠做到查檔，調(diào)用就足夠了。大部分人事管理人員就是有著這樣的錯(cuò)誤的思想，忽視了人事檔案管理工作的重要性和本質(zhì)意義，消極倦怠。對(duì)檔案管理工作絲毫沒(méi)有計(jì)劃性的安排，在檔案保管方面的所需要的硬件設(shè)備上不維護(hù)、不更新。導(dǎo)致很多檔案室設(shè)備條件差，環(huán)境潮濕，甚至出現(xiàn)沒(méi)有專(zhuān)用的檔案室保管人事檔案。

2.人事檔案交接體系不健全。部分單位人事檔案管理人員很多情況下并不是專(zhuān)職的，他們更多的負(fù)責(zé)工資福利、考核考勤、招聘等其他一系列工作，對(duì)檔案管理方面并不專(zhuān)業(yè)，所以在檔案交接時(shí)隨意應(yīng)付了事。當(dāng)人事檔案管理人員發(fā)生崗位上的調(diào)動(dòng)時(shí)檔案交接上手續(xù)不健全，不簽字、不檢查已經(jīng)成為了交接任務(wù)的常態(tài)。最后致使人事檔案的數(shù)量出現(xiàn)問(wèn)題后找不到責(zé)任人等諸多情況。這都是對(duì)于檔案管理上的硬件設(shè)備沒(méi)有產(chǎn)生重視，對(duì)人事檔案的管理人員沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)造成的。身兼數(shù)職的人事檔案管理人員在顧忌其他工作時(shí)往往忽略了檔案管理工作，人事檔案的歸檔不及時(shí)，信息材料的更新不及時(shí)，最后導(dǎo)致人事檔案不能夠真實(shí)準(zhǔn)確的提現(xiàn)出本人的真實(shí)情況，失去的人事檔案的本質(zhì)意義。

3.檔案的管理手段落后，檔案利用率低下。部分單位人事檔案管理手段較為落后，依然采用老舊的檔案柜，這樣不僅占用比較大的空間，對(duì)檔案的查找、調(diào)用也將比較繁瑣，頗為浪費(fèi)時(shí)間。對(duì)人事檔案的利用率低下根本原因還是由于人事檔案管理上依舊是重在保存、保密，以及很少利用的階段。對(duì)人事檔案資源的開(kāi)發(fā)服務(wù)以及利用范圍都顯得不足，人事檔案不僅僅能提供簡(jiǎn)歷、職稱(chēng)等基本信息，對(duì)單位發(fā)現(xiàn)以及選舉人才的工作提供決策性信息的作用不能夠很好的利用出來(lái)。

二、解決人事檔案管理上存在問(wèn)題的對(duì)策

其中最關(guān)鍵的問(wèn)題就是改變對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從觀念上發(fā)生改變，提高對(duì)人事檔案管理工作的重視度。然后完善人事檔案交接體系，有專(zhuān)業(yè)水平的人事檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作。最后要建立信息化人事檔案管理手段，運(yùn)用科學(xué)的管理方式，才能更好的發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

1.對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)知上的改變。更新人事檔案管理者的觀念，對(duì)檔案工作起到足夠的重視，樹(shù)立具有主動(dòng)性的服務(wù)意識(shí)。對(duì)檔案管理人員要有系統(tǒng)的培養(yǎng)，專(zhuān)人專(zhuān)職，掌握科學(xué)的管理方法和手段。對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要有所要求，不能再被動(dòng)地管理檔案，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.檔案制度的完善。建立完整的檔案交接體系，做到該檢查的檢查，該簽字的簽字，出現(xiàn)錯(cuò)誤能夠及時(shí)查找到相關(guān)負(fù)責(zé)人。并且檔案管理上要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立信息化管理制度，對(duì)檔案的收集歸檔、提取調(diào)用的管理制度要嚴(yán)格要求，防止出現(xiàn)差錯(cuò)和紕漏。為人力資源的開(kāi)發(fā)提供更加真實(shí)有效的信息。

3.建立信息化人事檔案管理手段。當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理是一個(gè)大的趨勢(shì)，也是社會(huì)進(jìn)步的客觀需求。對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行信息網(wǎng)絡(luò)化的管理，不僅能夠極大的提高人事檔案信息檢索的工作效率，也將降低人為性的差錯(cuò)，方便了檔案管理者及時(shí)查找、更新檔案信息，為人事決策上提供了更加準(zhǔn)確、真實(shí)可靠的信息。

三、結(jié)束語(yǔ)

為了讓人事檔案工作充分發(fā)揮作用，需要更進(jìn)一步的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，緊緊跟隨科學(xué)發(fā)展的步伐，采用科學(xué)的人事檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案的實(shí)際利用價(jià)值，為人事檔案管理提供更加優(yōu)化的方案。

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