提升企業(yè)工程檔案管理水平的建議

摘要：隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)也在不斷發(fā)展與進(jìn)步，但是企業(yè)的發(fā)展不是完美無缺的，在這個(gè)過程中存在著相當(dāng)一部分值得人們思考的關(guān)鍵問題。在工程企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大的今天，很多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理水平難以跟上企業(yè)的正常發(fā)展，甚至給企業(yè)的發(fā)展造成了相當(dāng)大的影響。文章介紹了提升企業(yè)工程檔案管理水平的建議。

關(guān)鍵詞：工程企業(yè)；企業(yè)檔案管理；管理水平；工程檔案；企業(yè)管理 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：G276 文章編號(hào)：1009-2374（2016）21-0162-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.21.079

1 概述

工程檔案是相關(guān)工程企業(yè)的資料信息備案重要工作，能夠在企業(yè)的發(fā)展過程中起到非常重要。從科學(xué)的角度來講，企業(yè)工程檔案管理工作非常重要，首先，企業(yè)工程檔案是對(duì)以往企業(yè)的工程相關(guān)施工、相關(guān)技術(shù)細(xì)節(jié)等的記錄總和，能夠在后期我們對(duì)以往工作做查閱和總結(jié)學(xué)習(xí)的時(shí)候，提供詳細(xì)的資料參考；其次，在當(dāng)前的工程企業(yè)發(fā)展中，越來越多的管理者對(duì)企業(yè)工程檔案的看法發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，從以前簡(jiǎn)單地認(rèn)為企業(yè)工程檔案只是資料總和轉(zhuǎn)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到企業(yè)工程檔案是企業(yè)發(fā)展的“智囊妙計(jì)”。我們必須認(rèn)識(shí)到企業(yè)工程檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展有非常強(qiáng)的促進(jìn)和經(jīng)濟(jì)效益，有著非常強(qiáng)的內(nèi)在價(jià)值。因此，我們一定要做好企業(yè)工程檔案管理的提升工作，以促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

2 企業(yè)工程檔案管理中存在的問題

在我們的工程企業(yè)進(jìn)行施工項(xiàng)目建設(shè)的環(huán)節(jié)中，對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)、有效的收集和整理是對(duì)當(dāng)前工程進(jìn)行總結(jié)和提高，能夠?yàn)槲磥淼墓こ添?xiàng)目提供相關(guān)學(xué)習(xí)和參考的詳細(xì)資料。但是由于當(dāng)前工程企業(yè)運(yùn)營(yíng)的復(fù)雜化以及在工程施工中的相關(guān)資料留檔工作做得不是很好，這就嚴(yán)重影響了企業(yè)工程檔案的收集和制作，也從側(cè)面說明了當(dāng)前很多企業(yè)的工程檔案管理中出現(xiàn)各種各樣的問題。下面筆者將列舉突出的一些問題：

2.1 企業(yè)工程檔案管理制度不夠完善

從當(dāng)前的全國(guó)發(fā)展整體來看，隨著政府的不斷改革創(chuàng)新，其對(duì)工程企業(yè)的管理方面發(fā)生的重大轉(zhuǎn)變，同時(shí)對(duì)企業(yè)的政府行政審批相關(guān)方式也發(fā)生的重大改革。因此，我們的企業(yè)工程檔案管理制度也應(yīng)當(dāng)跟緊時(shí)代腳步，不斷轉(zhuǎn)變和完善，從而使企業(yè)工程檔案更加能夠反映工程企業(yè)發(fā)展的要求。但是在實(shí)際工作中，企業(yè)的工程檔案管理制度仍然不夠完善或者說有一些企業(yè)甚至沒有明確的工程檔案管理制度，對(duì)工程檔案管理工作不夠重視。在很多企業(yè)的工程檔案管理工作中，缺乏專業(yè)的工作技能，檔案資料隨檔案管理人員的人事流動(dòng)容易造成遺失，整體管理方向不明確等都是由于企業(yè)工程檔案管理制度的不完善造成的。除此之外，一些企業(yè)還存在著檔案管理隊(duì)伍內(nèi)部較為混亂，出現(xiàn)很多“混吃混喝”的員工，人在工作中，卻從來不重視工作。檔案管理隊(duì)伍因?yàn)橹贫炔煌晟贫鴮?duì)工程檔案的管理力度較小。一些企業(yè)的工程檔案管理部門平時(shí)不注重工作的完善，在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查之前，匆忙收集資料信息，進(jìn)行臨時(shí)拼湊檔案。這些松弛的工作作風(fēng)和工作態(tài)度都對(duì)檔案管理工作造成了巨大的影響，而在這其中主要是因?yàn)槠髽I(yè)工程檔案管理制度還不夠完善。

2.2 企業(yè)工程檔案管理隊(duì)伍的工作意識(shí)不夠

通常來看，在工程企業(yè)的檔案工作中，使用的檔案資料載體會(huì)有施工圖紙、施工技術(shù)細(xì)則、完工效果圖紙等，而其他相關(guān)資料的收集可能會(huì)比較少?？梢哉f企業(yè)工程檔案工作還是欠缺很多的，這就反映了企業(yè)工程答案管理隊(duì)伍的工作不力，其尚未認(rèn)識(shí)到企業(yè)工程檔案管理的重要性，對(duì)檔案的收集整理不夠完善，目的不夠清晰。同時(shí)隨著當(dāng)前的工程行業(yè)加快發(fā)展，工程企業(yè)的發(fā)展也不可避免地面臨著一系列問題。工程企業(yè)在這樣的大背景下，很多企業(yè)的人力資源都變得緊張起來，很多工作人員都身兼兩職甚至更多，加上平時(shí)施工建設(shè)中的工作量大、技術(shù)要求高、質(zhì)量要求高、工期短等因素，都導(dǎo)致了企業(yè)把工作重點(diǎn)和人力都放在了眼前的工程項(xiàng)目建設(shè)中，而對(duì)企業(yè)工程檔案管理工作出現(xiàn)了忽視的情況。在這種情況之下，很多企業(yè)的工程檔案管理人員都不是非常專業(yè)的相關(guān)人員，甚至有不少兼職工作人員在承擔(dān)著檔案收集管理的重要工作。

還有一些工程施工企業(yè)的檔案收集管理工作方式有紕漏、有問題，這些企業(yè)往往在工程施工中不進(jìn)行或者很少進(jìn)行相關(guān)工程檔案資料收集，而在工程快要完成時(shí)才集結(jié)人力進(jìn)行有關(guān)資料的收集整理上報(bào)，因此遺漏了很多資料。在大型工程項(xiàng)目的開始，應(yīng)當(dāng)對(duì)項(xiàng)目工程的設(shè)計(jì)規(guī)劃、招投標(biāo)計(jì)劃、施工計(jì)劃等細(xì)節(jié)工作收集相關(guān)檔案資料。因?yàn)樵谶@其中很多工作都是有關(guān)聯(lián)的，比如招投標(biāo)工作和施工安排，有著密切的關(guān)系，而這其中的檔案資料也是有關(guān)聯(lián)，需要整體把握的。在這些環(huán)節(jié)下，我們必須對(duì)工程項(xiàng)目的檔案管理做整體規(guī)劃，科學(xué)進(jìn)行檔案收集管理工作。

2.3 企業(yè)工程檔案管理方式落后

企業(yè)工程的檔案之所以在今天能夠被稱為企業(yè)發(fā)展的“智囊妙計(jì)”，就因?yàn)橥暾钠髽I(yè)工程檔案對(duì)于企業(yè)的后期發(fā)展來說，有著非常巨大的潛在參考價(jià)值，能夠促進(jìn)企業(yè)施工各方面的進(jìn)步。而在現(xiàn)在很多的工程企業(yè)中，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，部門的工作技術(shù)不尋求提高，工程檔案管理部門的檔案歸檔方式仍然以紙質(zhì)資料記錄和工作人員手工排列文件為主要方式，相關(guān)重要檔案很少會(huì)有能夠供查閱的電子資料，甚至一些企業(yè)不論多么重要的檔案資料，根本沒有電子保存，不能很方便地查閱管理。這樣的傳統(tǒng)型檔案管理方式嚴(yán)重影響了今天的工程企業(yè)檔案管理工作進(jìn)步，也對(duì)企業(yè)相關(guān)人員的查閱和學(xué)習(xí)造成了非常大的不便。并且在實(shí)際的檔案工作中，我們一定會(huì)發(fā)現(xiàn)，由于企業(yè)工程檔案比較多、信息量大，用傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案歸檔管理一定會(huì)出現(xiàn)工作繁雜、檔案分類操作困難等，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)工程檔案管理的滯后發(fā)展。

3 提升企業(yè)工程檔案管理水平的建議

3.1 完善檔案管理制度，提高檔案管理工作意識(shí)

企業(yè)工程檔案是對(duì)企業(yè)施工建設(shè)項(xiàng)目的全方位的詳細(xì)資料記錄，其工作繁雜，有很多的信息量，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有舉足輕重的影響。這就要求我們完善企業(yè)工程的檔案管理制度，提高檔案管理工作人員的工作意識(shí)。企業(yè)工程檔案資料中有很多都涉及到企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，相關(guān)工作人員要有清晰的法律意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。企業(yè)本身要對(duì)檔案管理工作制定嚴(yán)格的制度，完善現(xiàn)有的制度，彌補(bǔ)企業(yè)工程檔案管理的漏洞。在實(shí)際工作中要專人專用，任用專門工作人員進(jìn)行檔案收集管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的相關(guān)要求，使相關(guān)人員有能力、有責(zé)任心、有認(rèn)識(shí)地投入到企業(yè)工程檔案管理工作當(dāng)中。在我們的企業(yè)工程檔案管理工作中，在施工建設(shè)階段對(duì)資料的收集和整理無疑是非常重要的，然而在收集和整理之后的監(jiān)督管理工作也非常重要卻經(jīng)常被遺忘。在很多工程企業(yè)的檔案管理工作中對(duì)監(jiān)督工作做得不夠完善，就導(dǎo)致了檔案管理的后期工作出現(xiàn)問題，一些不規(guī)范問題難以得到糾正。

同時(shí)，我們要根據(jù)不同企業(yè)的具體情況，對(duì)企業(yè)的工程檔案管理制度進(jìn)行差異化設(shè)計(jì)，對(duì)工程資料收集制度、檔案查閱制度等等進(jìn)行符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展的完善設(shè)計(jì)。在企業(yè)能力所及的情況下，我們也可以聘請(qǐng)專門的監(jiān)督顧問人員，對(duì)相關(guān)的檔案管理部門和人員進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)管和工作指導(dǎo)。

3.2 加強(qiáng)企業(yè)工程檔案管理部門的建設(shè)

檔案管理隊(duì)伍是進(jìn)行企業(yè)工程檔案管理工作的主體，具有很強(qiáng)的能動(dòng)性，因此我們必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。這里筆者的認(rèn)知是檔案管理隊(duì)伍的好與不好，不僅與其專業(yè)工作水平和理論知識(shí)有密切的關(guān)系，更與工作經(jīng)歷和工作經(jīng)驗(yàn)有不可分割的關(guān)系。因此在我們對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)過程中，要通過各類培訓(xùn)和內(nèi)部交流比賽等形式進(jìn)行檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提高，使他們成為真正有能力負(fù)責(zé)檔案管理工作的主體，提高知識(shí)水平，完善檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)。還可以通過加強(qiáng)與兄弟企業(yè)的聯(lián)系，派遣相關(guān)人員到其他企業(yè)進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，進(jìn)而獲取先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。在實(shí)踐培養(yǎng)方面，進(jìn)行檔案管理部門內(nèi)部的輪崗，使得原本在辦公室工作的人員能夠有機(jī)會(huì)走出去進(jìn)行實(shí)際的資料收集和對(duì)接工作，對(duì)于原本在外進(jìn)行業(yè)務(wù)工作的人員使其有機(jī)會(huì)接觸到更多的文案工作，這就會(huì)使得整個(gè)檔案管理部門的全面能力得到提高。同時(shí)還要邀請(qǐng)企業(yè)的其他管理者參與到檔案管理部門的工作中，這樣可以協(xié)助本來人力資源就經(jīng)常不足的檔案管理部門的日常工作，能夠通過大家對(duì)檔案管理工作的了解，提高整個(gè)企業(yè)對(duì)檔案管理工作的理解和支持。

3.3 加強(qiáng)企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)是當(dāng)前進(jìn)行工程檔案管理工作的必然要求。以傳統(tǒng)的工程檔案歸檔方式為例，簡(jiǎn)單的通過紙質(zhì)資料記錄和分類整理，就完成了所有的工程檔案歸檔工作，這就對(duì)后期的參考查閱，對(duì)整個(gè)工程完整資料的收集都有著一定的影響。因此，我們要在當(dāng)前辦公科技程度越來越高、計(jì)算機(jī)科技水平在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越高的現(xiàn)狀下，對(duì)檔案資料進(jìn)行信息化、現(xiàn)代化整理建設(shè)。在進(jìn)行企業(yè)工程檔案管理的電子存檔和整理的同時(shí)，要注意留存好紙質(zhì)版資料，做到各種資料的完整保存。在工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中，還要做好檔案資料的保密工作，通過相關(guān)的電子資料保密技術(shù)等，保證企業(yè)工程檔案的機(jī)密性。

4 結(jié)語

在當(dāng)前工程企業(yè)高速發(fā)展的背景下，提升企業(yè)工程檔案管理水平已經(jīng)是迫在眉睫的重點(diǎn)工作。企業(yè)工程檔案管理工作是企業(yè)管理的重要方面，在企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步中有著關(guān)鍵性的地位，能夠不斷促進(jìn)企業(yè)的綜合實(shí)力提高。因此，我們一定要做好檔案管理工作，不斷提升企業(yè)工程檔案管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：鄭建紅（1972-），女（回族），河南開封人，國(guó)網(wǎng)寧夏電力公司固原供電公司館員，研究方向：檔案管理。

（責(zé)任編輯：周 瓊）