關(guān)于電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理的幾點思考

李周林

【摘要】電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，在管理上有著明顯的不同，再加上當前紙質(zhì)檔案的保存仍然有著非常重要的作用，因此在未來很長一段時間內(nèi)，電子檔案與紙質(zhì)檔案將處于并存發(fā)展的局面。為了更好地管理電子檔案與紙質(zhì)檔案，本文先闡述了電子檔案與紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出對電子檔案與紙質(zhì)檔案進行集成化管理。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存發(fā)展；集成化管理

伴隨計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在檔案管理工作中，計算機信息技術(shù)也獲得了廣泛的應(yīng)用，讓檔案管理工作逐漸向著網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展，電子檔案文件也因此應(yīng)運而生，使得檔案的保存與傳送變得更加快捷與便利。它的出現(xiàn)給傳統(tǒng)檔案管理帶來了巨大的沖擊，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案單一的管理模式，在未來很長一段時間內(nèi)，電子檔案與紙質(zhì)檔案都將處于并存管理的狀態(tài)[1]，因此如何在兩者并存時期將兩者之間的關(guān)系處理好，并做好相應(yīng)的管理工作，是我們檔案工作者當前需要積極探索與研究的課題。

1、電子檔案與紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會的不斷發(fā)展進步，檔案管理也從過去單一的紙質(zhì)檔案管理發(fā)展成當前的電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的局面，這是時代發(fā)展進步的要求。雖然電子檔案具有傳送與保存便捷的優(yōu)點，但是并不能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案具有的原始性、憑證性等本質(zhì)屬性，因此在未來很長一段時間內(nèi)，電子檔案并不能完全取代紙質(zhì)檔案，使得兩者將處于并存狀態(tài)。目前，檔案主要可能存在以下兩種情況[2]：一是出于辦公或者其他業(yè)務(wù)的現(xiàn)實需要，會先在計算機中生成電子檔案，再將電子檔案轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案予以保存；二是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即先出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案，后來出于存儲或者利用等方面的考慮，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案。因此，當前電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理現(xiàn)狀就是兩者共同存放、共同管理。而運用集成化管理機制，既可以將紙質(zhì)檔案電子化保存，又可以將電子檔案紙質(zhì)化保存，使同一份文件的電子版與紙質(zhì)版同時處于存儲與可被利用狀態(tài)，值得推廣應(yīng)用。

2、電子檔案與紙質(zhì)檔案實現(xiàn)集成化管理的路徑

2.1構(gòu)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理機制。在電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的新形勢背景下，檔案工作人員加強對電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理是適應(yīng)檔案事業(yè)變革發(fā)展的必然選擇。檔案工作者必須切實轉(zhuǎn)變自身思想觀念，加強對電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理，為檔案管理工作營造外部保障和良好的內(nèi)部環(huán)境。針對當前電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面，構(gòu)建兩者的集成化管理機制，統(tǒng)一電子檔案與紙質(zhì)檔案的收集、歸檔以及借閱的管理，規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案管理工作的程序、內(nèi)容與范圍。根據(jù)各個檔案之間的聯(lián)系，全程監(jiān)督控制檔案的利用與保存過程，確保檔案管理工作健康有序進行下去。

2.2檔案工作人員應(yīng)不斷提升業(yè)務(wù)技能。電子檔案的誕生，使得檔案工作人員原本具有的技能已經(jīng)不足以滿足計算機信息技術(shù)與檔案發(fā)展的需要。因此檔案工作人員必須加強對現(xiàn)代計算機信息技術(shù)的學習以及運用。電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面使得當前的檔案管理工作變成了一門匯集了檔案學與計算機技術(shù)的融合性學科，傳統(tǒng)的檔案管理辦法由于僅僅是針對紙質(zhì)檔案，因此已經(jīng)無法適應(yīng)當前檔案事業(yè)發(fā)展的需要了。檔案工作人員作為檔案的管理者，必須積極介入到電子檔案的形成與保管中來，能夠熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)、計算機等方面知識，并能夠?qū)⒅\用在電子檔案的制作、管理、使用以及維護過程中來，參與到電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存管理工作中，通過不斷探索與總結(jié)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的規(guī)律，運用電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理機制將檔案管理推向更高層次。

2.3構(gòu)建混合文件管理系統(tǒng)。為了真正實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理，我們需要構(gòu)建一個混合文件管理系統(tǒng)[3]。這里的混合文件管理系統(tǒng)就是指不僅能夠儲存與管理電子檔案，又能夠儲存與管理紙質(zhì)檔案，將混合文件管理系統(tǒng)對不同檔案文件的集成化管理功能充分發(fā)揮出來。首先，在混合文件管理系統(tǒng)中設(shè)置電子文件夾與非電子文件夾，并同時確保文件內(nèi)部一切元素的協(xié)調(diào)性與共存性，運用統(tǒng)一的分類標準對其予以儲存，確保文件夾內(nèi)各個元素彼此之間一直保持著密切的聯(lián)系；其次，針對同一份檔案文件的不同載體，應(yīng)當使用一樣的檔案號和題名，并在混合文件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對所選擇的載體形式或類型進行詳細標注。再次，對于電子檔案與紙質(zhì)檔案兩者的物理保存地質(zhì)需要分別進行著錄；最后，混合文件管理系統(tǒng)還應(yīng)當具有檔案借閱利用、檔案文件自動解密、到期檔案文件自動銷毀等多種功能?？傊\用混合文件管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對不同類型、不同載體的檔案文件的同時管理，不需要再額外設(shè)置電子檔案管理系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，既可以讓電子檔案實現(xiàn)良好管理，能夠接收外部電子檔案信息，并將之及時歸納進電子檔案中，又可以符合紙質(zhì)檔案的管理需要，能夠?qū)Ω鞣N載體的紙質(zhì)文件予以綜合管理及利用。比如許多高校當前運用的檔案管理系統(tǒng)[4]就是屬于混合文件管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對學校各個方面的電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理。

3、結(jié)論

總而言之，傳統(tǒng)的專門針對紙質(zhì)檔案的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當前電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的新局勢，為了滿足不同載體的檔案管理的需要，使電子檔案與紙質(zhì)檔案實現(xiàn)和諧共處，使檔案更好地為人們服務(wù)，對電子檔案與紙質(zhì)檔案實行集成化管理勢在必行。本文先介紹了電子檔案與紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀，然后在此基礎(chǔ)上，從集成化管理機制、檔案工作人員、混合文件管理系統(tǒng)三個方面給出電子檔案與紙質(zhì)檔案實現(xiàn)集成化管理的具體路徑，希望能借此給予廣大檔案工作者一定參考借鑒，促進檔案管理水平向更高層次發(fā)展。

參考文獻

[1]張榮榕.淺析電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌道管理機制[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）：149+151.

[2]紀曉群，江媛媛，柳萍，等.電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺世界，2013（29）：15-16.

[3]趙波.電子檔案和紙質(zhì)檔案的集成化管理措施分析[J].黑龍江科技信息，2015（16）：174.

[4]陳明九.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)研究——以山東建筑大學為例[J].山東建筑大學學報，2015（05）：506-510.