從固定資產清查工作談高校固定資產管理

陳亞敏

摘 要 2016年教育部自上而下的開展了一次關于全國高校資產清查的工作。全國各大高校都按照教育部關于此次清查工作的通知和要求在本校進行資產清查工作。此次清查工作范圍不僅包含固定資產還有無形資產等內容。要求各高校認真完成此次清查工作并如實上報清查結果，資產清查工作是高校固定資產管理工作的關鍵環(huán)節(jié)，但是在實際固定資產管理工作中往往忽略了這個過程，究其原因，大部分高校都重計劃采購輕日常管理，而固定資產清查工作就是日常管理工作中更容易忽視的環(huán)節(jié)，通常資產清查不屬于日常固定資產管理工作的范疇，因為任何一個高校都不可能每天清查一遍固定資產，因為任何一個高校固定資產數(shù)量都很大而且分布分散，甚至有幾個校區(qū)，甚至校區(qū)根本不在一個城市。本文主要從固定資產清查工作的角度談談如何更好的完善固定資產的管理工作。

【關鍵詞】高校；資產清查；固定資產管理

1 固定資產清查工作的現(xiàn)狀

固定資產清查工作是固定資產管理工作的必要組成部分，所謂資產清查就是對于高?，F(xiàn)有的資產從數(shù)量、價值、規(guī)格型號等方面與固定資產賬務進行核查，所以會出現(xiàn)賬實相符、帳實不符和帳帳不符的情況。賬實相符指的是固定資產賬務與固定資產實物相符，各方面信息都吻合；帳實不符有三種情況，一是盤虧，也就是有帳無物，就是說固定資產賬中存在的資產信息并沒有實物。二是盤盈，也就是有物無帳，就是說固定資產賬并沒有清查出來的資產的賬務信息；三是錯賬，也就是通常所理解的帳實不符，比如一臺電腦型號是4500，但是可能固定資產賬上寫的型號是4700，類似這種錯賬在資產清查過程中就很容易被發(fā)現(xiàn)，然后修改成正確的資產信息。

固定資產清查工作是為了更好的實現(xiàn)固定資產管理工作，大部分高校在資產管理制度中都有明確的規(guī)定，要定期進行資產清查工作，考慮到高校固定資產數(shù)量大又相對分散的特點，一般期限設為一年或者是兩年。因為間隔時間太短，清查太頻繁會影響到正常的教學科研工作，畢竟大部分高校的資產管理員都是兼職，工作壓力比較大。如果時間太長，又不能準確的把握相對時間內資產的真實情況。在資產清查過程中，不僅能準確掌握各個固定資產的使用情況，修改錯誤信息，實現(xiàn)資產管理的動態(tài)管理，而且還能發(fā)現(xiàn)資產管理過程中的其他問題，比如驗收工作的漏洞等，一部分的錯賬其實并不是完全的錯賬，而是由于驗收存在問題，沒有第三方的監(jiān)管，使用人和廠家達成一致驗收就通過，很有可能廠家供給的貨物并非政府招標采購合同中的貨物，通過資產清查，查原始購買憑證、財務憑證和采購合同的時候，這些問題就會暴露出來。

2 通過資產清查工作發(fā)現(xiàn)固定資產管理工作中存在的問題

1.1 帳實不符

1.1.1 盤盈

盤盈資產就是通常理解的有物無帳，也就是賬外資產，出現(xiàn)賬外資產主要有以下幾點原因：一是廠家或者供貨商贈送的固定資產，比如買100臺電腦廠家會多送一臺的情況，入固定資產賬的時候與計劃和合同相符的資產為100臺電腦，送的這一臺沒有入賬，那么這一臺就是盤盈資產。二是部分高校后勤部門和工會設二級財務部門，有獨立的經費和財務部門，那么通過二級財務購置的資產就可能沒有在學校財務處登記，也沒有在固定資產管理部門登記入賬。通過資產清查，后勤部門和工會等部門盤盈情況就比較多，這也跟學校的職能機構設置有關系，但這也確實是在資產清查工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題之一。

1.1.2 盤虧

盤虧資產就是通常所理解的有帳無物，即有固定資產賬務的固定資產在清查過程中未見實物，存在這種情況的可能性很多，比如掛賬、丟失、盜竊、借出未歸還或者其他原因。盤虧資產也是資產清查過程中發(fā)現(xiàn)的最多的情況。大部分都是因為管理不善造成的丟失。主要包括公私兩用設備和家具，公私兩用設備一般是指筆記本電腦、攝像機、照相機、手機等資產，它們具有體積輕便但價值比較高的特點。經常被外借給個人使用，但沒有手續(xù)或者是簡單登記，后期使用狀況跟蹤不到位造成的額丟失情況。家具丟失情況嚴重主要是因為高校家具使用率比較高，容易損壞，比如一把椅子使用過程中出現(xiàn)釘子丟失的情況，如果沒有及時維修，可能經過一段時間就徹底損壞不能使用，但是又沒有空間保存殘值，經常會被當成垃圾處理。

1.1.3 錯賬

錯賬是指固定資產賬務信息與實物信息不符，但又依據購置信息和財務購買憑證發(fā)現(xiàn)固定資產賬務信息錄入錯誤的情況。這種情況分為兩種：一是確實是入固定資產賬務時筆誤把信息錄入錯誤，比如型號L寫成I或者3020寫成3200等，這是實實在在的錯誤信息。二是在采購和驗收過程中一些管理漏洞導致的“錯賬”。這種情況經常出現(xiàn)在購買計算機或者是攝像機等電子產品時，主要是因為政府招標采購流程花費的時間比較長可能在申請購買計劃時，該型號的產品是中標產品，待整個采購流程結束時，該型號產品已經停產或者缺貨了，那么廠家就可能用當下最新型號的產品甚至不同品牌的產品來執(zhí)行此次購買合同。再加上部分高校資產驗收一定合同金額內只需要廠家和購買方驗收簽字即為驗收合格，沒有第三方監(jiān)管，只要廠家和購買方達成共識就能錄入固定資產賬務信息完成貨款支付。那么在資產清查時就會有類似現(xiàn)象產生。

1.2 帳帳不符

現(xiàn)在大部分高校職能劃分是很清楚很科學的，一般來講高校財務部門與固定資產部門是相互獨立的部門，財務部門主管財務工作，資產管理部門主管資產，通俗來講，財務部門管錢管帳，資產管理部門管資產管資產賬。但是兩個部門工作也是有緊密關聯(lián)的，資產部門管計劃申購、采購和入賬，財務部門需要整個流程的憑證才能支付合同款。但是兩個部門又是相互獨立的所以也會出現(xiàn)雙方賬務不符的情況，主要是因為有可能在固定資產部門入賬但未去財務部門登記報銷付款，或者是由于工作疏漏，財務部門誤入沒有固定資產手續(xù)的資產帳，這就很容易導致財務部門與固定資產管理部門賬務不符的情況的發(fā)生。

2 強化資產清查，完善高校固定資產管理

2.1 建立定期自查和不定期抽查的固定資產管理制度

自查和抽查其實是資產清查工作的兩種方法，自查主要是指資產管理部門自己清查部門內部資產，現(xiàn)在的固定資產管理信息系統(tǒng)已經可以實現(xiàn)落實在個人的三級化管理模式，每個教職工登錄固定資產管理系統(tǒng)都能清楚的查詢到自己名下的固定資產。自查也包括個人自查和部門自查的方法，具體到清查個人名下固定資產的時候是清查工作的關鍵環(huán)節(jié)。只有從個人名下發(fā)現(xiàn)固定資產賬實不相符才能逐級上報以便及時修改資產賬務信息。單位資產管理員的職責是清查單位資產，但是單位自查也是建立在個人自查的基礎上的。抽查是在個人自查和單位自查的基礎上根據各單位上報的情況學校資產管理部門在學院和機關部門按照一定比例抽查固定資產的方法。強化資產清查制度，完善定期自查和不定期抽查的固定資產管理制度。

2.2 落實固定資產問責制度

固定資產問責制度是每個高校固定資產管理制度中的重要內容，但是對于現(xiàn)行高校來講，資產問責制度形同虛設，因為落實不到位，主要因為一是高校固定資產流動性比較強，固定資產系統(tǒng)信息不能及時更改，相對滯后，一旦出現(xiàn)固定資產盤虧等情況需要問責，問責制度不能落實具體到人，這樣一來，更加導致資產使用人和資產管理員對固定資產管理重視程度不夠，使資產管理問責制度陷入一個死循環(huán)。

2.3 完善固定資產管理制度，建立一支高水平固定資產管理隊伍

任何管理工作都要以制度為約束，制度現(xiàn)行，高校固定資產管理工作也是如此，資產清查工作中發(fā)現(xiàn)的一系列問題并非單單因為資產管理工作不到位，主要還是因為資產管理制度存在漏洞，資產管理工作是一項長期的工作，完善固定資產管理制度才是根本。固定資產管理隊伍是資產管理工作的重要組成部分，建立一支高素質的固定資產管理隊伍才能更好的落實固定資產管理制度，加強固定資產管理人員的素質培養(yǎng)有助于固定資產管理工作和資產清查工作的落實。

參考文獻

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