探析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及其措施

周曉松

【摘 要】當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案的使用需求日益多樣化，對檔案的全面、真實(shí)、準(zhǔn)確性有了更高的要求。本文闡述了加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，對事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及其措施進(jìn)行了探討分析。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；必要性；問題；措施

人事檔案主要是相關(guān)國家和組織機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人事管理活動的過程當(dāng)中直接形成的，主要記述和反映個人的經(jīng)歷及其德才能力、相應(yīng)的工作表現(xiàn)等等，然后以個人為單位將檔案完好的保存起來。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

人事檔案主要來源于相關(guān)單位所進(jìn)行的人事管理行為和活動等，對人員的經(jīng)歷、思想、業(yè)務(wù)能力以及個性特點(diǎn)，還有專長愛好等進(jìn)行原始的記錄，從而形成具有使用價值和保存價值的文件材料。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，能夠全面反映各職工的工作經(jīng)歷、獎懲情況及歷史背景等，是人力資源管理工作的重要工具。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

1、管理意識的問題。檔案管理意識指人們對于檔案以及檔案管理工作這方面事務(wù)所具有的真實(shí)反映以及認(rèn)識程度。大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部的管理者對于人事檔案方面的管理意識在整體方面都比較淡薄，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作人員思想上的松懈。

2、管理制度問題。事業(yè)單位人事檔案作為人才信息的主要載體，應(yīng)該能夠全面、詳實(shí)地反映一個人工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、歷史背景等情況，起到見檔如見人的作用。但是目前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作中制度尚不健全，執(zhí)行也并不嚴(yán)格，收集的材料不全面，無法準(zhǔn)確地反映個人的真實(shí)情況，影響檔案的質(zhì)量且利用價值不高。

3、人事檔案斷檔和人檔分離的問題。（1）人才的頻繁流動導(dǎo)致檔案流失的情況增多，容易出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。（2）事業(yè)單位對新進(jìn)人才檔案核實(shí)不嚴(yán)格的問題。（3）人才的頻繁流動同時造成了人檔分離的現(xiàn)象，越來越多的人棄檔不用。這些都將嚴(yán)重阻礙單位的發(fā)展，使單位內(nèi)部的人事檔案管理工作得不到完善。

4、事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的素質(zhì)問題。事業(yè)單位人事檔案管理工作人員作為人事檔案管理的直接實(shí)踐者，其素質(zhì)的高低將決定檔案管理工作的質(zhì)量高低。事業(yè)單位人事改革不斷的深化和發(fā)展，促使單位內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)獲得不斷的調(diào)整，很多事業(yè)單位方面的工作人員也都開始真正實(shí)現(xiàn)競爭上崗的制度，這就直接導(dǎo)致大多數(shù)原有的人事檔案管理人員開始發(fā)生了巨大的崗位變化。新上任的檔案管理者也有些沒有接受過專業(yè)和系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，從而導(dǎo)致在對人事檔案資料進(jìn)行整理收集和歸檔裝訂的過程當(dāng)中出現(xiàn)一系列的問題。

三、提高事業(yè)單位人事檔案管理的措施

1、重視事業(yè)單位的人事檔案管理。隨著檔案的日趨重要，要加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部各領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識，重視人事檔案管理類工作，認(rèn)識人事檔案管理工作的重要性，認(rèn)真解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。還有定期規(guī)劃研究人事檔案管理工作，做到有計劃、有落實(shí)。另外還要引導(dǎo)下級各工作人員對檔案管理工作的重視，定期對其進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，以提高其檔案管理和服務(wù)意識，同時采取各種手段激勵其檔案管理工作的積極性。建立起人事檔案的管理考核制度，必須要對人事檔案的工作進(jìn)行細(xì)致的思量和考核。

2、建立健全檔案管理制度。事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理部門通常需要爭取到領(lǐng)導(dǎo)的支持，這就必須做到檔案的基礎(chǔ)設(shè)施管理工作。應(yīng)當(dāng)建立起防火、防潮的專業(yè)防護(hù)措施，在庫房當(dāng)中也應(yīng)當(dāng)設(shè)立比如空調(diào)、滅火以及祛濕等相應(yīng)設(shè)施。而且，必須要對各項(xiàng)防護(hù)措施進(jìn)行定期的檢查和記錄。加大相應(yīng)的資金投入，配備較為先進(jìn)的計算機(jī)管理設(shè)備和設(shè)施。同時還應(yīng)當(dāng)完善管理制度，全面提高人事檔案管理工作的制度化建設(shè)水平，因?yàn)槿耸聶n案工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，所以就必須依靠相應(yīng)的制度來進(jìn)行制約，在真正實(shí)施起來通常會變得毫無章法可言。因此必須結(jié)合實(shí)際情況，制定出一套完善的檔案管理制度。

3、建立健全人檔分離的檔案管理體制。為適應(yīng)現(xiàn)今人才的高流動性，事業(yè)單位必須要改革其人檔合一的制度，實(shí)行人檔分離的人事檔案管理體制。將政府人事部門負(fù)責(zé)的人才流動、教育部門負(fù)責(zé)的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)、勞動部門負(fù)責(zé)的就業(yè)服務(wù)等機(jī)構(gòu)承擔(dān)的管理職能脫離出來，將事業(yè)單位的人事檔案管理工作重新劃入政府工作范圍，由政府統(tǒng)一進(jìn)行管理。

4、提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)高低直接影響到事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的管理水平。事業(yè)單位應(yīng)聘用素質(zhì)良好的檔案管理人員，有敬業(yè)心和責(zé)任心，有服務(wù)和保密意識，有刻苦鉆研的精神和謙虛的學(xué)習(xí)態(tài)度，對自我進(jìn)行不斷的完善。同時要提高檔案管理人員的待遇，保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定性，并增強(qiáng)其積極性。另外，對檔案管理人員進(jìn)行定期的相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)也是十分必要的，不斷完善更新其專業(yè)知識，提高職業(yè)道德素質(zhì)，并掌握相關(guān)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以促進(jìn)檔案的不斷發(fā)展完善。

5、加強(qiáng)事業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案屬于人才信息資源庫，通過對各種人才信息資源的合理應(yīng)用，來促使其最大限度的發(fā)揮出相應(yīng)的作用，這就必須要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段融入到人事檔案的管理工作當(dāng)中，以此來實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作的效率及檔案本身所具有的壽命等。人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展是人事管理制度發(fā)展和改革的基礎(chǔ)和前提，同時也是我國社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的重要組成部分。所以，就需要通過計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行輔助性管理，通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)也可以向社會方面提供相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)及高效的人才檔案信息管理服務(wù)，并以此來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享和管理。這樣極大的提高了管理者對人事檔案工作的管理質(zhì)量和效率，并最終大大的提升了檔案本身所具有的有效利用率。

結(jié)束語

當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位在人事檔案的管理工作方面已經(jīng)獲得有效的完善和提升，但是仍然有些事業(yè)單位在對人事檔案的管理工作中存在一些問題。并且事業(yè)單位人事檔案作為事業(yè)單位內(nèi)部人才的重要信息源及人才信息的主要載體，對于事業(yè)單位管理非常重要。

參考文獻(xiàn)：

[1]李玲.文書檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].山西檔案.2009（7）

[2]鄭澤暉. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理措施研究[J]. 神州. 2011（20）

[3]姜安民.淺析事業(yè)單位人事檔案的用途[J].黑龍江史志 2014（07）