事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新思考

趙耀

【摘要】隨著計算機應用技術的廣泛使用，檔案已從傳統(tǒng)的紙質檔案向電子檔案轉變，檔案管理工作也加快了信息化發(fā)展的進程，這不僅有效的提高了檔案使用效率，而且能夠與當前信息化社會的發(fā)展要求相符合，有利于更好的發(fā)揮人事檔案的重要作用。文中分析了人事檔案管理工作的重要性，并進一步對人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略進行了具體的闡述。

【關鍵詞】人事檔案；管理；重要性；創(chuàng)新策略

人事檔案是對個人學歷、職業(yè)技能、經歷和社會關系等信息的真實記錄，對一個人的發(fā)展具有非常重要的意義。事業(yè)單位加強人事檔案管理是對員工負責的重要體現(xiàn)，也是事業(yè)單位優(yōu)化人力資源管理工作的重要前提條伯。事業(yè)單位通過做好人事檔案管理工作，有利于進一步實現(xiàn)人才結構的優(yōu)化，更好的實現(xiàn)人力資源的有效應用，而且重視人事檔案管理工作，也是對人的價值和知識力量重視的重要體現(xiàn)，能夠更好的推動事業(yè)單位的健康、有序發(fā)展。

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案管理有利于建立社會公共信息。人事檔案是個人相關信息的真實記錄，是個人求職的重要信息，而且單位招聘也離不開人事檔案這些真實、原始的資料。人事檔案可以說是一個人的發(fā)展軌跡，特別是對學習生活和工作經歷的真實記載。事業(yè)單位人事檔案是事業(yè)單位人員縮減及擴充的重要依據(jù)，而且在事業(yè)單位職稱申請、退休及繳納各種社會保障過程中，人事檔案也是必不可少的依據(jù)。事業(yè)單位人事檔案管理工作中涉及的內容較多，在事業(yè)單位人事檔案中詳實的記錄了事業(yè)單位的人員編制和人員構成，是事業(yè)單位構建公共信息平臺的重要信息來源和重要手段。

（二）人事檔案管理有利于人才合理配置。隨著社會和經濟的快速發(fā)展，人事檔案管理工作無論是內容還是方法上都發(fā)生了較大的變化，特別是信息技術在人事檔案中的應用，更是對人事檔案管理工作提出了更高的要求。事業(yè)單位人事檔案是對員工各種信息詳實記錄的重要載體，事業(yè)單位人力資源管理者可以通過人事檔案資料來全面了解和考察人才，從而根據(jù)員工的能力和特點將其安排在最適宜的崗位上，實現(xiàn)人才的合理配置。

二、人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）加強宣傳，增強檔案意識 。自從《檔案法》出臺后，檔案管理工作也走上了法治的軌道，使檔案工作有法可依。因此需要全面提高人們的檔案意識，有效的確保人事檔案的完整性。特別是在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，需要加強檔案宣傳工作，使員工認識到人事檔案的重要性，將人事檔案管理工作及檔案管理人員都放在重要的位置。同時，檔案工作人員還需要密切關注單位里面的人事變化情況，并和各部門有效的配合，向單位員工介紹檔案的重要性，使員工在工作發(fā)生變動性能夠落實好檔案，必然出現(xiàn)人檔案分離的現(xiàn)象，有效的維護好檔案的完整性。

（二）加強人事檔案管理的制度建設。在當前市場經濟環(huán)境下，為了能夠與社會和經濟發(fā)展形勢下枖不，事業(yè)單位需要全面優(yōu)化人事檔案管理工作。作為事業(yè)單位人事檔案管理人員，需要加快人事檔案管理觀念的變化，進一步對人事檔案管理工作程序進行優(yōu)化，明確人事檔案管理工作的標準。同時還需要進一步完善人事檔案管理制度，通過建立健全人事檔案管理制度，更好的對人事檔案管理工作行為進行規(guī)范，在具體人事檔案管理工作中，可以針對人事級別來對檔案進行分類管理，完善人事檔案查閱制度、歸檔制度、保密制度等相關制度，構建人事檔案管理機制，使人事檔案管理工作開展過程中做到有標準可依，有效的發(fā)揮制度的制約作用，全面對事業(yè)單位人事檔案管理工作進行優(yōu)化。

（三）加快人事檔案管理的信息化進程。作為重要的信息資源，事業(yè)單位人事檔案的安全性與合理性倍受關注。科學技術的發(fā)展，推動了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化。將信息技術應用到人事檔案管理工作中，能夠提高人事檔案管理工作的效率?，F(xiàn)代技術的支持，讓人事檔案管理工作者擺脫了手工管理檔案的落后模式，減輕了人事檔案管理的負擔。首先，利用計算機實施事業(yè)單位人事檔案管理工作。事業(yè)單位應當針對單位內部的人事檔案管理內容，建立一個專屬于單位的人事信息庫，在有需要時，快速且準確地調出員工的人事檔案。在計算機的支持下，紙制檔案可以轉變成為電子檔案，管理者可以隨時更新人事檔案的內容。管理者更可以從電子人事檔案信息中了解員工每個月的獎懲情況以及個人技能的提高情況。其次，加強事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立。當代人事檔案管理者要建立起創(chuàng)新的意識，為了讓決策者對人力資源進行合理配置，就需要建立一個完整的人事檔案信息庫，給決策者提供依據(jù)。人事檔案管理者可以從崗位類別出發(fā)，建立清晰的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，促進人事檔案信息使用的輕松化。

（四）加強人事檔案管理隊伍的建設。事業(yè)單位人事檔案管理水平與人事檔案管理隊伍的整體素質具有直接的關系，因此需要全面建立一支素質過硬的事業(yè)單位人事檔案管理隊伍。努力提高人事檔案管理人員的整體素質，加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓和再教育，在培養(yǎng)檔案管理人員素質時，需要從愛、嚴、勤、新這四個角度入手，培養(yǎng)有愛、嚴格要求自己、勤勞付出與樂于創(chuàng)新的現(xiàn)代化人才。努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)，打造一支思想作風好、工作能力強及技術水平高的專業(yè)化檔案管理人才隊伍。人事檔案管理者不斷完善自己，才能促進其工作行為的完善以及工作質量的提高，更好的促進事業(yè)單位人力資源管理工作的順利開展。

三、結束語

隨著市場經濟體制的不斷完善，事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，這就需要人事檔案管理工作需要從單位自身發(fā)展需求和員工的需求出發(fā)，加快人事檔案管理工作的創(chuàng)新，努力提高人事檔案管理水平，使其更好的服務于事業(yè)單位的健康發(fā)展，提高人事檔案人才管理和應用的能力，為事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展奠定良好的基礎。

參考文獻

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