互聯(lián)網(wǎng)信息化條件下如何設(shè)計(jì)更人性化的企業(yè)內(nèi)部控制

俸臣臣

摘要：隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)入“新常態(tài)”，互聯(lián)網(wǎng)+、工業(yè)4.0、人工智能等將是時(shí)代發(fā)展的主流和趨勢(shì)，我們將全面進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)和通訊等信息技術(shù)將深入到社會(huì)的每一個(gè)角落，這就是這個(gè)時(shí)代的特征。這將是一個(gè)共享的時(shí)代、創(chuàng)新的時(shí)代，同時(shí)這個(gè)時(shí)代又是大浪淘沙的時(shí)代，信息技術(shù)日新月異的時(shí)代，無(wú)論是對(duì)于個(gè)人，還是企業(yè)，如果跟不上時(shí)代變革和創(chuàng)新的腳步，不讓自己或企業(yè)擁抱信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的全面信息化升級(jí)改造，那它終于只能在歷史中被找到。因此，公司內(nèi)部控制作為企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展、基業(yè)長(zhǎng)青的重要手段和保障。公司內(nèi)部控制能不能適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前信息化條件下的各種變化和需求，與時(shí)具進(jìn)，將是所有企業(yè)面將的重大問(wèn)題。所以，在此筆者就結(jié)合個(gè)人的工作實(shí)踐和認(rèn)識(shí)談一談：企業(yè)或公司在當(dāng)前信息化條件下如何設(shè)計(jì)更符合人性化的企業(yè)內(nèi)部控制，既能讓企業(yè)在正確的軌道上高效運(yùn)轉(zhuǎn)又充滿(mǎn)活力，又符合信息化時(shí)代的要求。

關(guān)鍵詞：信息化條件 互聯(lián)網(wǎng)企業(yè) 內(nèi)部控制 業(yè)務(wù)特點(diǎn) 變化建議

一、當(dāng)前信息化條件下企業(yè)發(fā)展的新特點(diǎn)

與以往的信息化相比，當(dāng)前企業(yè)或公司信息化最明顯的特征就是互聯(lián)網(wǎng)化，而互聯(lián)網(wǎng)公司的最新特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，從企業(yè)文化層面來(lái)看，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)更加注重平等、公開(kāi)、扁平、靈活性，相互尊重的管理體系；其次，從其業(yè)務(wù)模式上來(lái)看，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)更加注重客戶(hù)的需求和要求，重視客戶(hù)體驗(yàn)，強(qiáng)化平臺(tái)經(jīng)營(yíng)，關(guān)注創(chuàng)新，從把握客戶(hù)需求、產(chǎn)品優(yōu)化、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、產(chǎn)品推廣到售后服務(wù)每個(gè)環(huán)節(jié)都注重互聯(lián)網(wǎng)化，充分的利用了現(xiàn)代信息技術(shù)；第三，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的處世哲學(xué)比較簡(jiǎn)單，強(qiáng)調(diào)以人為本，能夠使人的價(jià)值得到充分發(fā)揮和肯定，能夠?yàn)閮?yōu)秀的人才提供較好的施展平臺(tái)；第四，就互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的激勵(lì)體制來(lái)看，更加注重人性化，能夠?qū)€(gè)人的利益與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，能夠在一定程度上提高相關(guān)工作人員的工作熱情和工作積極性，又能使個(gè)人得到相對(duì)的獲得感和幸福感；第五，相比其他行業(yè)，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用程度更高；第六，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的發(fā)展是一個(gè)不斷創(chuàng)新的過(guò)程，這一性質(zhì)決定了這是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)的摸索過(guò)程。換一句話(huà)說(shuō)企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)更高。

二、符合新特點(diǎn)和新變化的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)信息化內(nèi)部控制設(shè)計(jì)思路

（一）堅(jiān)持以人為本

堅(jiān)持以人為本，以制度規(guī)范更為人性化為根本的處發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，因?yàn)槿瞬攀腔ヂ?lián)網(wǎng)企業(yè)最大的財(cái)富，所以互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)做內(nèi)控應(yīng)該著重考慮這些方面：第一、內(nèi)控應(yīng)該尊重人性、順應(yīng)人性、激發(fā)人生；第二、專(zhuān)業(yè)，即內(nèi)部控制符合業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律；第三、透明、公平，即各項(xiàng)內(nèi)部控制條款和指標(biāo)規(guī)范要以公平、透明為根本的處發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)；第四、清晰的責(zé)、權(quán)、利，即在制度規(guī)范中要明確企業(yè)各個(gè)部門(mén)、相關(guān)工作人員的責(zé)任、權(quán)利和利益，確保人人都能夠知道自己干什么，又能獲得什么，即執(zhí)行這項(xiàng)政策各項(xiàng)結(jié)果都是可預(yù)知的；第五、制度標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化和可便捷查詢(xún)，即每個(gè)人都隨時(shí)隨地都可查詢(xún)自己身上所擁月的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)和控制措施。

（二）明確內(nèi)部控制體系設(shè)計(jì)的方法

內(nèi)部控制體系的設(shè)計(jì)應(yīng)該從兩個(gè)方面出發(fā)，一方面是公司整體的內(nèi)部控制體系的設(shè)計(jì)，另一方面是根據(jù)公司某一個(gè)具體的業(yè)務(wù)來(lái)設(shè)計(jì)符合業(yè)務(wù)特點(diǎn)的內(nèi)部控制，即具體業(yè)務(wù)控制循環(huán)。筆者現(xiàn)就以所從事的公司為例談?wù)劰緝?nèi)部控制的設(shè)計(jì)。

1、公司整個(gè)內(nèi)部控制體系的設(shè)計(jì)方法

據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，設(shè)計(jì)好一個(gè)符合當(dāng)代信息化條件下的公司內(nèi)部控制體系應(yīng)該從以下七個(gè)基礎(chǔ)步驟出發(fā)：第一、列出需要控制的業(yè)務(wù)范圍。在這個(gè)過(guò)程中要充分的了解公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況和運(yùn)行情況，需要根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略，確定重要業(yè)務(wù)，明確公司內(nèi)部控制的項(xiàng)目；第二、根據(jù)重要性和重大風(fēng)險(xiǎn)排序。即可以按照優(yōu)先級(jí)排序、直接關(guān)系排序方法等來(lái)確定公司各個(gè)內(nèi)部控制項(xiàng)目和活動(dòng)的順序；第三、制作控制矩陣?？刂凭仃嚨闹谱魇钦麄€(gè)流程的關(guān)鍵點(diǎn)，是風(fēng)險(xiǎn)和控制措施的對(duì)應(yīng)圖，包含對(duì)相關(guān)要求的文字描述；第四、分項(xiàng)制定制度和流程，即按照矩陣圖中的重點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)制定企業(yè)內(nèi)部控制制度和流程，制度和流程是內(nèi)部控制的載體，通過(guò)這個(gè)載體實(shí)現(xiàn)對(duì)人的輸入；第五、批準(zhǔn)和培訓(xùn)，即需要由公司的管理層對(duì)既定的內(nèi)部控制制度規(guī)范進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，對(duì)執(zhí)行人員進(jìn)行制度落實(shí)前的培訓(xùn)，以確保公司內(nèi)控能夠被廣泛和有效執(zhí)行；第六、執(zhí)行和反饋，即通過(guò)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題和與與人性不相適用的地方，以便在后期的工作中進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化；第七、考核和調(diào)整，即根據(jù)相關(guān)的反饋意見(jiàn)對(duì)既有的內(nèi)部控制制度進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)整和完善，增加內(nèi)部控制制度的實(shí)用性和適用性，增強(qiáng)員工執(zhí)行內(nèi)控的主動(dòng)性和自覺(jué)性。

2、如何針對(duì)一個(gè)具體業(yè)務(wù)的進(jìn)行內(nèi)控設(shè)計(jì)

拿業(yè)務(wù)循環(huán)中-采購(gòu)控制業(yè)一步步進(jìn)行說(shuō)明：

第一步、調(diào)研業(yè)務(wù)。據(jù)調(diào)查，公司采購(gòu)業(yè)務(wù)控制包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：生產(chǎn)物料、固定資產(chǎn)、低值易耗品、廣告費(fèi)、研發(fā)費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、維修費(fèi)、營(yíng)運(yùn)費(fèi)等，涉及部門(mén)：各事業(yè)部、采購(gòu)商務(wù)部、行政后勤部、信息管理部、維修服務(wù)部、公共關(guān)系部、研究院、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等。

第二步、篩查和分析關(guān)鍵控制風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)分析采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及這幾類(lèi)分風(fēng)險(xiǎn)：無(wú)標(biāo)準(zhǔn)風(fēng)險(xiǎn)、遵循性風(fēng)險(xiǎn)、信息性風(fēng)險(xiǎn)、資產(chǎn)性風(fēng)險(xiǎn)、效率性風(fēng)險(xiǎn)、效果性風(fēng)險(xiǎn)。

第三步、明確關(guān)鍵控制點(diǎn)和控制目標(biāo)。通過(guò)分析采購(gòu)業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制點(diǎn)和控制目標(biāo)有以下幾個(gè)方面：采購(gòu)政策，控制目標(biāo)：明確采購(gòu)的職責(zé)和范圍。選擇供應(yīng)商，控制目標(biāo)：選擇可靠的供應(yīng)商，以最合理的價(jià)格購(gòu)得質(zhì)量合格的產(chǎn)品。供應(yīng)合同，控制目標(biāo)：供應(yīng)合同的條款有效、經(jīng)過(guò)核準(zhǔn)并符合公司政策和國(guó)家法規(guī)。采購(gòu)訂單處理，控制目標(biāo)：所有采購(gòu)業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)都應(yīng)被準(zhǔn)確地記錄和核準(zhǔn)。收貨處理，控制目標(biāo)：只接受定購(gòu)并符合質(zhì)量要求的貨物，準(zhǔn)確記錄實(shí)際收到的貨物。退貨處理，控制目標(biāo)：所有退貨都應(yīng)被準(zhǔn)確記錄并受到監(jiān)控。發(fā)票與收貨單驗(yàn)證，控制目標(biāo)：所有發(fā)票應(yīng)與采購(gòu)收貨單相匹配。供應(yīng)商表現(xiàn)分析，控制目標(biāo)：有足夠而準(zhǔn)確的信息以進(jìn)行有效的供應(yīng)商管理。

第四步、確定控制對(duì)象。確認(rèn)定關(guān)鍵控制點(diǎn)后，確定控制對(duì)象就容易了，包括需求計(jì)劃、價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、信用、合同、運(yùn)輸、發(fā)票等等。

第五步、設(shè)計(jì)采購(gòu)控制流程。根據(jù)第四步確定的控制對(duì)象，確定這些控制對(duì)象由誰(shuí)（即所屬部門(mén)或人員）處理和實(shí)施控制活動(dòng)（如申請(qǐng)、計(jì)劃、審核、審批、反饋、評(píng)價(jià)考核等），然后根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)邏輯確定實(shí)施控制活動(dòng)的環(huán)節(jié)，明確相互之間的關(guān)系，最后以圖形和箭頭的形式表達(dá)出來(lái)，就形成了控制流程或流程圖。流程或流程圖的價(jià)值在于建立工作標(biāo)準(zhǔn)，理順業(yè)務(wù)，便于溝通和協(xié)調(diào)；優(yōu)化工作，不斷提高工作效率；便于監(jiān)控業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

第六步、制訂制度。就是把以上各步所確定的目標(biāo)、控制對(duì)象、控制部門(mén)和人員、控制活動(dòng)、控制標(biāo)準(zhǔn)、考核、改進(jìn)等內(nèi)容以制度的形式加以豐富和完善，最終形成一部完整的制度。一部?jī)?yōu)秀的制度應(yīng)該便于學(xué)習(xí)、理解、傳遞和易執(zhí)行的，比如《三項(xiàng)紀(jì)律八大注意》就是制度中的經(jīng)典，值得我們廣泛學(xué)習(xí)。

第七步、持續(xù)改進(jìn)，即根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)和人員的不斷變化，而不斷的優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部控制體系和流程，使內(nèi)部控制深入人心，人在執(zhí)行的過(guò)程中又不斷反饋給內(nèi)部控制系統(tǒng)，使人與內(nèi)控相互協(xié)調(diào)，相互統(tǒng)一，成為一個(gè)有機(jī)整體，最終在人的作用下企業(yè)的內(nèi)控才能為人性化的內(nèi)控，才能使人主動(dòng)的為公司贏得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

三、當(dāng)前信息化條件下設(shè)計(jì)更人性化的企業(yè)內(nèi)部控制體系的建議

（一）應(yīng)該緊密與人性相結(jié)合

當(dāng)前內(nèi)部控制必須從人性出發(fā)，關(guān)注人的情感、需求、發(fā)展，把尊重人作為企業(yè)的第一要?jiǎng)?wù)。一項(xiàng)好的制度應(yīng)該能使執(zhí)行者在執(zhí)行制度后，能夠清楚的知道她將得到什么、失去什么。好的制度還應(yīng)該讓員工知道，她的個(gè)人行為如何影響企業(yè)，同樣企業(yè)的行為如何影響她個(gè)人，都能清晰可見(jiàn)的，這樣的內(nèi)控才能有持久的生命力和自我修復(fù)能力。美國(guó)之所以強(qiáng)大，就是美國(guó)本身的制度有很強(qiáng)的自我糾錯(cuò)能力，她在每經(jīng)歷一次危機(jī)的時(shí)候，就會(huì)變更或產(chǎn)生新的控制制度和規(guī)范，避免下次危機(jī)。

（二）企業(yè)信息化條件下的內(nèi)部控制必須與企業(yè)的實(shí)際情況相結(jié)合

信息化條件下，數(shù)據(jù)和信息的更新比較快，企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)也變得更加多樣和頻繁，信息技術(shù)作為互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)發(fā)展的主要載體和依托，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)加大信息技術(shù)的投入和使用，將是企業(yè)內(nèi)控信息化或互聯(lián)網(wǎng)化成敗的關(guān)鍵，一旦失敗，企業(yè)將為此付出巨大代價(jià)。為此公司如果實(shí)力允許，應(yīng)該建立起自己強(qiáng)大的信息化研發(fā)團(tuán)隊(duì)，研發(fā)更多的新的信息化技術(shù)，無(wú)論企業(yè)是積極的引進(jìn)成熟的ERP、OA等現(xiàn)代信息系統(tǒng)和辦公軟件，還是自行開(kāi)發(fā)，都不受制于人，使自己企業(yè)的信息化的主動(dòng)性始終掌握在自己手中，這點(diǎn)也曾給筆者帶來(lái)過(guò)深刻教訓(xùn)，當(dāng)主動(dòng)權(quán)不在自己手中時(shí)，企業(yè)陷入了巨大的開(kāi)發(fā)成本黑洞。

（三）避免內(nèi)部控制制度龐大化、復(fù)雜化和冗余化

內(nèi)部控制制度簡(jiǎn)單化和易理解性是內(nèi)部控制的最高境界。中國(guó)歷史上最經(jīng)典的控制制度就是我們偉大領(lǐng)袖毛主席所制定的《三大紀(jì)律八項(xiàng)注意》，又稱(chēng)“雙十訓(xùn)令”。短短的幾十個(gè)字就把人民軍隊(duì)要做什么、怎么做、做成什么樣都說(shuō)得清清楚楚，短短的幾十個(gè)字就使人民軍隊(duì)打勝戰(zhàn)有了保障，實(shí)在是經(jīng)典的控制案例。而再反觀我們現(xiàn)在的企業(yè)，尤其是國(guó)有企業(yè)，控制制度不是沒(méi)有，而是不僅有，而且滿(mǎn)屋子都是，但能執(zhí)行的或者能被員工說(shuō)出來(lái)的真的就不多了。所以，做內(nèi)控在精而不在多，在人心而不在高閣，在執(zhí)行而不空談。

四、結(jié)束語(yǔ)

所以，當(dāng)前信息化條件下企業(yè)如何設(shè)計(jì)一套適合自己企業(yè)的內(nèi)部控制，是每個(gè)管理者和相關(guān)工作人員必須時(shí)刻考慮的問(wèn)題，積極有效的應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制工作提出的新要求和新壓力，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部控制工作中存在的問(wèn)題和不足，結(jié)合自身的行業(yè)特點(diǎn)提出切實(shí)可行的優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制體系的建議和措施是每個(gè)相關(guān)工作人員應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)，也只有這樣才能夠提升企業(yè)內(nèi)部控制能力以適應(yīng)新環(huán)境新變化，才能保證企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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