新建本科院校二級學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展問題及對策分析

石麗

摘要：目前部分新建本科院校二級學(xué)院教學(xué)秘書隊伍建設(shè)不夠完善，針對教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展過程中存在業(yè)務(wù)水平不高、創(chuàng)新能力不強、職業(yè)倦怠且隊伍不穩(wěn)定等問題，提出了進一步明確崗位職責(zé)、強化敬業(yè)精神，進一步完善信息平臺、提高工作效率，進一步加強進修學(xué)習(xí)、提升業(yè)務(wù)水平，進一步完善評價體系、打造專業(yè)化隊伍等相應(yīng)對策。通過這些措施的實施，有利于逐步提升教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，充分調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，消除職業(yè)倦怠，實現(xiàn)教學(xué)秘書隊伍專業(yè)化，從而促進各二級學(xué)院本科教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：本科；二級學(xué)院；教學(xué)秘書；職業(yè)發(fā)展

中圖分類號：G712 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）12-0028-02

目前新建地方本科院校增加迅速，但存在建?；蛏墪r間不長、學(xué)校知名度不高、教學(xué)資源緊張、本科教學(xué)管理經(jīng)驗不足等問題。為了解決這些問題，學(xué)校往往把主要精力放在專任教師隊伍建設(shè)、教學(xué)基礎(chǔ)資源建設(shè)、學(xué)校知名度提升等方面，對教學(xué)管理隊伍建設(shè)不夠重視。二級學(xué)院教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊伍中至關(guān)重要的一個崗位，主要起到日常教學(xué)事務(wù)管理、教學(xué)秩序監(jiān)控和師生關(guān)系協(xié)調(diào)等作用。但是，在目前新建本科院校二級學(xué)院中，教學(xué)秘書日常事務(wù)工作繁重、學(xué)歷職稱較低、缺乏一定的上升空間，在職業(yè)發(fā)展上受限，往往容易引起職業(yè)倦怠，進而對教學(xué)秘書本人和學(xué)院教學(xué)管理帶來一定消極影響[1，2]。因此，梳理出二級學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展過程中存在的問題和困惑，提出針對性的解決方法和措施，提高教學(xué)秘書的敬業(yè)精神和業(yè)務(wù)水平，進一步提升學(xué)院的教學(xué)管理水平是非常必要的。

一、職業(yè)發(fā)展過程中存在的問題

1.工作任務(wù)繁雜，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。二級學(xué)院教學(xué)秘書主要從事學(xué)院的教學(xué)管理工作，具體負(fù)責(zé)理論和實踐教學(xué)計劃運行管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控和教學(xué)資源管理等。由于各學(xué)院一般根據(jù)學(xué)生數(shù)量配置教學(xué)秘書，每個學(xué)院1～3人不等，其中專職一般只有1人，其他為教師或輔導(dǎo)員兼職，總體處于缺編狀態(tài)[3]。并且由于涉及事務(wù)繁雜，教學(xué)秘書大部分時間都要在辦公室直接處理來自學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院各系和實驗中心、學(xué)生辦公室、教師和學(xué)生本人的具體事務(wù)，工作任務(wù)非常繁重。但是，如果學(xué)院教學(xué)秘書在一些管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)小的失誤，如考試安排、課程調(diào)整等方面，就將引起教學(xué)秩序混亂，從而造成教學(xué)事故。因此，教學(xué)秘書心理壓力很大，工作時處處、時時小心，唯恐出現(xiàn)工作失誤。在這種巨大的工作量和心理壓力下，又經(jīng)常處于和教師學(xué)生面對面打交道的情況，教學(xué)秘書一般都會產(chǎn)生諸如焦慮、強迫、倦怠等心理隱患，引起職業(yè)倦怠問題。

2.學(xué)歷職稱層次低，業(yè)務(wù)水平不高。二級學(xué)院教學(xué)秘書崗位一般由學(xué)歷、職稱比較低的人員擔(dān)任，有的學(xué)校專職教學(xué)秘書幾乎全部為初級職稱，而且承擔(dān)教學(xué)秘書工作超過3年的非常少[3]。有的學(xué)院教學(xué)秘書很多還是?？茖W(xué)歷，只有少部分年輕秘書是本科學(xué)歷[4]。實際上，大部分新建本科院校由于從原來的?？平逃^渡過來，師資隊伍建設(shè)跟不上，學(xué)校專兼職教學(xué)秘書一般都是初級職稱，中高級職稱的很少，而且中高級職稱教師也很少有人愿意擔(dān)任該項工作。而且有些新進人員馬上就被安排到教學(xué)秘書工作崗位，沒有任何工作經(jīng)驗尤其是本科教學(xué)管理經(jīng)驗。這就造成大部分教學(xué)秘書整體素質(zhì)不高、解決問題能力不強，整體制約本科教學(xué)管理水平的提高。同時，由于基層教學(xué)管理人員的地位較低，且不被重視，所以針對教學(xué)秘書層面的培訓(xùn)、進修機會就比較少。而且，由于教學(xué)秘書事務(wù)性工作多，即使有一些培訓(xùn)、進修機會也往往不能抽出時間去學(xué)習(xí)，這就導(dǎo)致教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力提升很慢、適應(yīng)本科教學(xué)管理的能力偏弱。

3.缺乏上升空間，隊伍不夠穩(wěn)定。雖然教學(xué)秘書的工作比較繁雜，但是工作成績大多都是隱形的，難以量化。由于教學(xué)秘書學(xué)歷、職稱較低，難以主持或參與重要的教學(xué)改革或科研項目，難以形成成果，直接造成教學(xué)秘書在職稱評審、職務(wù)晉升等方面存在困難，進而影響到工資待遇。這些都將造成教學(xué)秘書看不到以后的上升空間和發(fā)展方向，工作積極性和主動性不高。在這種情況下，教學(xué)秘書尤其是兼職秘書更換頻繁。有的學(xué)校大部分學(xué)院都有兩年或三年更換一次教學(xué)秘書的情況，有的學(xué)院兩年內(nèi)更換了5名教學(xué)秘書[4]。加上部分領(lǐng)導(dǎo)和教師對教學(xué)秘書崗位重要性認(rèn)識不夠，所以引進人才家屬、新進碩士教師、實驗員、輔導(dǎo)員等低學(xué)歷低職稱新進人員成了教學(xué)秘書隊伍的補充。但是這些人員大多都干不多久就想辦法調(diào)動到其他部門，或者不在教務(wù)本職工作上下功夫，而一天到晚忙于上課、代課，努力想轉(zhuǎn)為專職教師或輔導(dǎo)員，盡早脫離教務(wù)秘書崗位。這些因素都使教學(xué)秘書隊伍不穩(wěn)定，帶來很大負(fù)面影響。

二、相應(yīng)對策分析

1.進一步明確崗位職責(zé)，強化敬業(yè)精神。教學(xué)秘書工作任務(wù)繁雜，細(xì)致明確的崗位職責(zé)是解決問題的主要途徑。目前二級學(xué)院教學(xué)秘書向上對接學(xué)校教務(wù)處的職能科室，向下對接系中心教師和學(xué)生，工作涉及到教學(xué)管理的多個方面。如果崗位職責(zé)不夠明確，教學(xué)秘書所做的工作必然和教務(wù)辦主任、系主任乃至專任教師之間有交叉。因此，需要進一步明確學(xué)院教學(xué)秘書的崗位職責(zé)，在協(xié)作中劃分工作界限，則有利于教學(xué)秘書工作的開展，同時可以提升他們的責(zé)任感。另一方面，學(xué)校和學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更加重視教學(xué)秘書的管理工作，加強二級學(xué)院教學(xué)秘書的職業(yè)道德、責(zé)任心和敬業(yè)精神培養(yǎng)。完善教學(xué)秘書管理制度、加強教學(xué)秘書思想教育、進行工作匯報和交流等多種措施，使他們不斷調(diào)整積極的心態(tài)、改進工作方法，提升自我服務(wù)意識和敬業(yè)精神，從而有效避免職業(yè)倦怠。

2.進一步完善信息平臺，提高工作效率。為了把教學(xué)秘書從繁雜的日常事務(wù)管理中解脫出來，學(xué)校有必要更加充分地利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動信息平臺，使管理者、教師和學(xué)生都能從目前的信息化發(fā)展中受益。隨著智能手機的普及，急需在目前的網(wǎng)絡(luò)教學(xué)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，進一步開發(fā)出穩(wěn)定、科學(xué)和好用的APP軟件，使管理者、教師和學(xué)生不但能夠在計算機上自主完成而且能夠在手機終端上完成常規(guī)教學(xué)事務(wù)。同時進一步完善并利用信息化教學(xué)平臺，如推行全部課程網(wǎng)絡(luò)輔助教學(xué)平臺、推行校園教務(wù)信息查詢打印機等。當(dāng)教師和學(xué)生能夠多渠道獲得教學(xué)信息并能方便快捷地完成相關(guān)任務(wù)，比如學(xué)生能在計算機、手機或校園查詢機上快速查詢教學(xué)基本信息，完成選課、交作業(yè)和打印成績單等任務(wù)時，他們到各二級學(xué)院直接找教學(xué)秘書的可能性就小了，對于教師同樣如此。通過進一步完善教學(xué)信息化管理平臺，可以大大減輕二級學(xué)院教學(xué)秘書的負(fù)擔(dān)，提高教學(xué)秘書的工作效率，使之能夠把更多的精力投入到教學(xué)建設(shè)和工作改進中。

3.進一步加強進修學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)水平。一旦教學(xué)秘書從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來，就可以進一步加強他們的進修學(xué)習(xí)。一是完善并固化二級學(xué)院教學(xué)秘書培訓(xùn)制度。學(xué)校和學(xué)院層面每學(xué)期為教學(xué)秘書提供1～2次外出培訓(xùn)或校際交流的機會，2～3次校內(nèi)培訓(xùn)或院級交流的機會，鼓勵他們參加專題培訓(xùn)，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)或者業(yè)務(wù)交流，可以開拓視野和工作思路，緩解心理壓力，從而進一步提升教學(xué)秘書的教學(xué)管理能力。二是完善二級學(xué)院教學(xué)秘書學(xué)歷提升制度。學(xué)校和學(xué)院層面均要鼓勵并支持工作優(yōu)秀的教學(xué)秘書在職攻讀與其職業(yè)發(fā)展相關(guān)的教育學(xué)、心理學(xué)和管理學(xué)等相關(guān)專業(yè)的高一級學(xué)位，在他們在職攻讀學(xué)位期間給予適當(dāng)照顧，使他們在攻讀學(xué)位的過程中不斷提升自己的職業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，從而為各二級學(xué)院的教學(xué)管理工作貢獻力量。三是加強二級學(xué)院教學(xué)秘書教學(xué)研究工作支持力度?？梢越Y(jié)合各二級學(xué)院工作實際，適當(dāng)為教學(xué)秘書提供一定的專項課題，使他們在學(xué)院教學(xué)管理和教學(xué)改革方面開展研究，或者有意讓他們在學(xué)院質(zhì)量工程項目或教研教改課題中參與適當(dāng)工作，通過參與這些課題促進教學(xué)自身教學(xué)研究和管理水平的提升。在項目研究過程中，鼓勵教學(xué)秘書結(jié)合自身工作實踐總結(jié)成果，使他們在提升業(yè)務(wù)能力的同時樹立榮譽感和自信心，促使他們把教學(xué)管理工作提高到新的水平。

4.進一步完善評價體系，打造專業(yè)化隊伍。為了進一步提升二級學(xué)院教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力和工作主動性，需要多措并舉打造一支專業(yè)化的教學(xué)秘書隊伍，并保持隊伍的可持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)定性。一方面要完善科學(xué)的教學(xué)秘書綜合評價體系，建立系統(tǒng)的評價指標(biāo)對其進行定量和定性相結(jié)合的方式進行考核，同時配套相應(yīng)獎懲制度，促進工作順利開展。另一方面要盡可能地提高二級學(xué)院教學(xué)秘書的相關(guān)待遇，在學(xué)院績效工資分配方面向教學(xué)秘書崗位傾斜，同時實行崗位津補貼、專項獎勵等措施，充分調(diào)動工作積極性。同時要將教學(xué)秘書的考評結(jié)果和職務(wù)職稱晉升直接掛鉤。對連續(xù)2～3年考評優(yōu)秀的教學(xué)秘書，即使他們處于較低的職務(wù)或職稱，也應(yīng)結(jié)合其工作年限兌現(xiàn)相應(yīng)職務(wù)或職稱的待遇，實現(xiàn)低職高聘。當(dāng)然，對于考評結(jié)果差的人員，要對應(yīng)降低其待遇并針對性培訓(xùn)，努力提升其業(yè)務(wù)能力。只有這樣，才能真正建設(shè)好一支高水平的、愿意干、能干好的教學(xué)秘書隊伍。

通過梳理二級學(xué)院教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展中存在一定問題并實施相關(guān)針對性措施，可以逐步提升二級學(xué)院教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和工作效率，進一步促進教學(xué)秘書從“身份管理”到“崗位管理”的轉(zhuǎn)變，真正調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，消除職業(yè)倦怠，實現(xiàn)教學(xué)秘書隊伍專業(yè)化，從而保障各二級學(xué)院教學(xué)管理工作的順利進行，進一步促進學(xué)院本科教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的提升。

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