關(guān)于電子檔案管理的探討

于瑩

摘要：本文筆者根據(jù)自身多年的實(shí)際工作情況，針對(duì)電子欄案的優(yōu)勢(shì)、不足、管理方法方面進(jìn)行了探討，以期對(duì)今后的工作提供幫助與參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案；優(yōu)勢(shì)；不足；管理方法

l.電子檔案的優(yōu)勢(shì)

1.1存儲(chǔ)空間小，電子檔案的形成能夠節(jié)省檔案占用空間

所有電子檔案的儲(chǔ)存形式如磁盤、縮微膠片、光盤都具備了傳播速度快、記錄速度快、容納信息量多、存儲(chǔ)密度大等特點(diǎn)，目與紙質(zhì)檔案管理方法是類似的。不斷增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間可以不錯(cuò)地解決此矛盾。

1.2具有多種表現(xiàn)形式

影像、聲音、圖形、文字等多種媒體信息都能夠相互搭配或單獨(dú)成電子檔案的內(nèi)容，這就導(dǎo)致了電子檔案的多媒體集成性，讓電子檔案比紙質(zhì)檔案更加生動(dòng)、形象、全面。

1.3操作方便，復(fù)制時(shí)不容易丟失信息

形成檔案之前的電子文件，其改、刪、增等都很方便，且改后無(wú)痕跡，確保檔案頁(yè)面的整潔。且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，讓對(duì)電子檔案的檢索非常便捷?？s微品拷貝或紙質(zhì)文件復(fù)制一般可發(fā)生畸變、信息丟失、清晰度下降等問(wèn)題，可電子檔案的復(fù)制，因?yàn)槭菙?shù)字化的信息處理，無(wú)此類問(wèn)題出現(xiàn)。

1.4傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享

紙質(zhì)檔案只能在某地、某時(shí)讓可以接觸到它的人閱讀，可電子檔案因?yàn)槠涮幚憝h(huán)境是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)，故無(wú)此限制。

1.5電子檔案的出現(xiàn)能夠增加檔案管理工作效率

電子檔案的出現(xiàn)，讓計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得非常充分。工作人員可經(jīng)過(guò)基礎(chǔ)的操作進(jìn)行利用和查詢，從以前的手工查詢和編目及復(fù)雜的編研信息收集等方面的工作中走出來(lái)，這必將促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，讓檔案管理邁入一個(gè)新階段。

2.電子檔案存在的不足

2.1傳統(tǒng)的紙質(zhì)只要形成，原件中所包含的形式和內(nèi)容不再出現(xiàn)變化，只要做好保管，就可確保檔案的真實(shí)性和原始性。可電子文件建立在高科技的條件上，其形式和內(nèi)容是相對(duì)獨(dú)立的，不但內(nèi)容易于變化刪改，且可以儲(chǔ)存于不同的載體，人們無(wú)法從其所包含的載體特征、形式和內(nèi)容確定電子文件的真實(shí)性、原始性以及是否完整等。

2.2原始性問(wèn)題。電子檔案的原始性較難確認(rèn)和判斷。

2.3真實(shí)性問(wèn)題

電子檔案容易失真。如把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程略有失誤就會(huì)造成檔案信息丟失：電子檔案能被進(jìn)行復(fù)制，還可被更改后無(wú)痕跡：電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題至始至終將會(huì)存在.確保它的真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的機(jī)會(huì)和概率遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案。

2.4完整性問(wèn)題

電子檔案、電子文件內(nèi)容的完整性較難確保。電子文件有多種儲(chǔ)存方式，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，極易導(dǎo)致信息的丟失；電子文件一般處于流動(dòng)狀態(tài)，如不馬上捕獲，就將造成信息損失：電子文件的背景信息在文件被處理的過(guò)程中被持續(xù)疊加，而且存儲(chǔ)分散、形式多樣，容易丟失，通常造成電子文件所得來(lái)源不明。

2.5安全性問(wèn)題

由于電子數(shù)據(jù)的易更改性使得非法操作非常的方便，用戶按照利益需求以及“黑客”攻擊而隋意取舍直至修改信息，都會(huì)讓電子檔案的安全受到影響。

另外，收集過(guò)時(shí)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件，提供使用，在載體上讀取那些過(guò)時(shí)的技術(shù)記錄與信息內(nèi)容，這就要保管、廣泛收集過(guò)時(shí)技術(shù)全套軟硬件，還務(wù)必保管操作這些過(guò)時(shí)技術(shù)的一些技能，還有維護(hù)和老化問(wèn)題，耗費(fèi)較大。

3.電子檔案日常管理方法

3.1建立檔案利用制度

在日常生活中子檔案使用時(shí)必須設(shè)立審批制度，相關(guān)部門使用和查閱相關(guān)人員檔案時(shí)必須使用檔案部門相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，并且取得相關(guān)部門同意方可查閱，這樣才可確保電子檔案的私密性，確保電子檔案的及時(shí)更新，進(jìn)而讓電子檔案使用者可以獲得人員最新信息。

3.2規(guī)范檔案利用方式

在日常使用過(guò)程中電子檔案必須按照使用者實(shí)際情況而定，且按照電子檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的管理。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)方式提供使用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容必須進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密碼應(yīng)進(jìn)行不定期或定期的更改，避免因?yàn)檎`操作所帶來(lái)的無(wú)法挽回的損失。

3.3提高檔案人員的保管意識(shí)

電子檔案和紙質(zhì)檔案相比可以提供多樣化方式，并對(duì)技術(shù)等依賴性較強(qiáng)，進(jìn)而導(dǎo)致工作較為復(fù)雜。故在日常生活中務(wù)必加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，從思想上相關(guān)部門應(yīng)有一個(gè)認(rèn)識(shí)，提升對(duì)電子檔案管理的重要性認(rèn)知，并且為電子檔案管理提供技術(shù)后盾，確保檔案管理工作的安全性，進(jìn)而可以確保電子檔案可以被最大限度的使用。

4.電子檔案的規(guī)范化管理

應(yīng)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高電子檔案的開發(fā)利川，故必須增強(qiáng)電子檔案基礎(chǔ)管理。規(guī)范檔案管理主要包括登記、整理、歸檔、移交、接收、保管、遷移、查詢借閱、鑒定銷毀、備份恢復(fù)等覆蓋案卷全部生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并可以落實(shí)對(duì)程序各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進(jìn)行記錄查詢等操作。可是，現(xiàn)代社會(huì)的一大弊端是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性系數(shù)較低，為了確保安全，必須制定嚴(yán)格的電子文件安全管理制度，掃描電子文件的電腦必須放置在有監(jiān)控的檔案室，不可連接外網(wǎng)還應(yīng)同時(shí)結(jié)合口令管理、指紋識(shí)別、簽章等新技術(shù)進(jìn)行嚴(yán)格管理。這樣電子庫(kù)資源方可安全有效的得到充分利用。