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      新形勢下高校公體類行政秘書特征及能力培養(yǎng)研究

      2016-03-28 20:39:41紀(jì)偉哲廈門理工學(xué)院公共體育部福建廈門361024
      關(guān)鍵詞:工作職責(zé)

      紀(jì)偉哲(廈門理工學(xué)院 公共體育部,福建 廈門 361024)

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      新形勢下高校公體類行政秘書特征及能力培養(yǎng)研究

      紀(jì)偉哲
      (廈門理工學(xué)院 公共體育部,福建 廈門 361024)

      摘 要:本文分析探討了高校公體類行政秘書的工作職責(zé)和當(dāng)前高校公體類行政秘書的工作現(xiàn)狀以及自身必須具備的素質(zhì),并在此基礎(chǔ)上提出提高公體類行政秘書工作能力的策略.

      關(guān)鍵詞:公共體育部;公體類;行政秘書;工作職責(zé)

      行政秘書是在高校管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,協(xié)助高校行政領(lǐng)導(dǎo)做好行政事務(wù)以及相關(guān)管理工作的基層行政工作人員,肩負(fù)著高校教育管理中溝通上下、協(xié)調(diào)左右以及聯(lián)系內(nèi)外的重要責(zé)任,對學(xué)校日常工作的正常運轉(zhuǎn)及促進(jìn)學(xué)校行政部門之間交流溝通等方面起著中樞橋梁作用,是高校行政管理隊伍的重要組成部分.高校公共體育部或體育教研室主要承擔(dān)著全校公共體育教學(xué)、體育科研、群眾體育、運動競賽、業(yè)余訓(xùn)練、課外活動等多項體育工作,對校園體育文化建設(shè)有著重要意義.而公體類行政秘書作為高?;鶎庸芾砣藛T,在高校體育教育管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用,行政秘書的職業(yè)道德、工作能力以及業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低在一定程度上會影響到全校體育教學(xué)的順利開展.本文通過分析高校公體類行政秘書的工作職責(zé),分析當(dāng)前高校公體類行政秘書的工作現(xiàn)狀以及自身必須具備的素質(zhì),在此基礎(chǔ)之上提出提高公體類行政秘書工作能力的優(yōu)化策略.

      1 高校公體類行政秘書工作職責(zé)

      1.1 會務(wù)管理工作

      會務(wù)管理工作是高校公體部日常工作的重要組成部分,行政秘書必須做好各種會議的前期準(zhǔn)備工作,負(fù)責(zé)進(jìn)行會議記錄以及會后相關(guān)資料的整理;負(fù)責(zé)做好全體教師參加校內(nèi)外各種會議的安排和考勤;做好公共體育部所承擔(dān)的相關(guān)會議工作的接待服務(wù)工作.

      1.2 行政管理工作

      協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)落實開展學(xué)校以及相關(guān)職能部門部署的各項行政管理工作;協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好日常安全隱定工作;負(fù)責(zé)院系領(lǐng)導(dǎo)與員工、學(xué)校職能部門、單位內(nèi)各部門之間的聯(lián)系和溝通;制定本單位教師考勤、加班及假期值班工作.與此同時,公體類行政秘書作為本單位公章的保管負(fù)責(zé)人,必須嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)定,對公章使用進(jìn)行審核并登記.

      1.3 文書管理工作

      公體類行政秘書應(yīng)該具備一定的文章寫作能力以便協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)制定本單位發(fā)展規(guī)劃、單位管理計劃、單位工作總結(jié)、各種通知文件以及請示匯報等;負(fù)責(zé)本單位上報學(xué)校的各類文件的草擬、校對、上報以及存檔管理;負(fù)責(zé)學(xué)校各職能部門下發(fā)的各種文書的日常傳閱、登記以及歸檔工作;同時協(xié)助單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)制定本單位的規(guī)章制度.

      1.4 財務(wù)管理工作

      協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好本單位的財務(wù)管理工作,負(fù)責(zé)做好單位各項經(jīng)費的報銷、領(lǐng)?。回?fù)責(zé)領(lǐng)取和發(fā)放本單位教職工的各種福利和獎金.負(fù)責(zé)登記、檢查和發(fā)放本單位教職工日常辦公用品.

      1.5 信息管理工作

      公體類行政秘書應(yīng)協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)收集匯總本單位教學(xué)科研工作的相關(guān)信息,為單位領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)決策提供依據(jù);按照要求將學(xué)校相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)確地傳遞給單位領(lǐng)導(dǎo),從而保證信息的暢通;根據(jù)相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)本單位教職工的出勤考核、崗位變動、職稱評定、年度考核、福利事務(wù)等相關(guān)事項的收集、整理和上報.

      此外還包括日常教學(xué)中的常規(guī)性事務(wù),總之,公體類行政秘書的工作較為繁瑣.

      2 高校公體類行政秘書工作特點

      高校公體類行政秘書主要服務(wù)于本單位的教學(xué)、行政和科研工作,具有以下幾個主要特點:

      2.1 協(xié)調(diào)性

      高校公體類行政秘書的協(xié)調(diào)工作是輔助單位管理層化解各種矛盾、理順各種關(guān)系進(jìn)而提高單位行政管理工作效率的重要途徑,是單位行政管理工作的重要補(bǔ)充和有效延伸.在高校行政管理體系中,許多行政工作任務(wù)都是由多個行政管理部門共同配合之下而完成的.而公體類行政秘書恰好處于公共體育部與學(xué)校各職能部門、教職工及學(xué)生的信息交匯點,從而成為各種行政管理最為集中的焦點.因此,高校公體類行政秘書必須具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力,才可以協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對和處理好各種矛盾,形成健康和諧的工作氛圍.

      2.2 輔助性

      高校公體類行政秘書主要是在單位領(lǐng)導(dǎo)者的組織和指揮下協(xié)助其完成共同的行政管理任務(wù),扮演著重要的助手角色.高校公體類行政秘書核心的工作職責(zé)是順利完成單位領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種工作任務(wù).由于公共體育部領(lǐng)導(dǎo)不僅要承擔(dān)本單位的行政管理工作,同時又有較為繁重的教學(xué)科研任務(wù),難以做到面面俱到,這就要求公體類行政秘書必須及時完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù),還要對工作開展情況進(jìn)行跟蹤和督促,及時將工作進(jìn)展情況向單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反饋、匯報和提醒.

      2.3 參謀性

      高校公體類行政秘書作為連接學(xué)校公共體育部和學(xué)校各個職能部門、學(xué)院的橋梁,在單位領(lǐng)導(dǎo)遇到各種難題時應(yīng)從單位實際情況出發(fā),平衡考慮多方情況,提供相應(yīng)的解決對策和工作思路,從而成為單位領(lǐng)導(dǎo)的重要“參謀”,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)正確處理好黨務(wù)工作、教學(xué)工作、行政工作中出現(xiàn)的各種矛盾,從而使單位領(lǐng)導(dǎo)集中精力完成自身的本職工作.

      2.4 廣泛性

      高校公體類行政秘書工作事務(wù)繁多且范圍大,從而呈現(xiàn)出廣泛性特征.在日常工作中不僅需要為單位領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,而且還要負(fù)責(zé)起草相關(guān)文件以及進(jìn)行會議通知,其工作從和學(xué)生輔導(dǎo)員、黨務(wù)秘書、教學(xué)秘書的配合到與單位領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、財務(wù)處、人事處、學(xué)生處等相關(guān)職能部門的上下聯(lián)絡(luò)、溝通和協(xié)調(diào),工作內(nèi)容包羅萬象.

      2.5 機(jī)密性

      由工作性質(zhì)高校公體類行政秘書,在日常工作中難以避免會接觸到不同保密級別的機(jī)要文件,因此涉秘的內(nèi)容較多且時間最早.因此,高校公體類行政秘書工作具有一定的機(jī)密性,要求必須嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度和保密制度辦事,以避免不必要的泄密事件的發(fā)生.

      3 新形勢下高校公體類行政秘書能力的培養(yǎng)策略

      特殊的工作職責(zé)要求高校公體類行政秘書必須具備較高的綜合素質(zhì).在新形勢下應(yīng)該從以下幾個方面培養(yǎng)高校公體類行政秘書的能力.

      3.1 領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念給予公體類行政秘書更多的關(guān)愛與理解

      公體類行政秘書作為高?;鶎庸芾砣藛T,在高校體育教育管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用.然而,目前許多高校沒有認(rèn)識到高校公體類行政秘書隊伍建設(shè)的重要性,行政秘書工作被錯誤的認(rèn)為是可替代性的事務(wù)性工作,普遍存在著重教學(xué)而輕管理的現(xiàn)象,導(dǎo)致在人員配備上沒有進(jìn)行科學(xué)管理,秘書隊伍整體素質(zhì)普遍不高.因此,高校領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念,正確認(rèn)識到高校公體類行政秘書對于學(xué)校行政管理的重要性,樹立高校公體類行政秘書工作與教學(xué)科研工作同等重要的觀念.其次,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對公體類行政秘書工作人員的關(guān)懷和理解,在肯定其工作業(yè)績的同時給予業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和生活上的關(guān)心,從而使其感受到更多的人文關(guān)懷以增強(qiáng)工作幸福感.

      3.2 制定量化與質(zhì)化相結(jié)合的考核標(biāo)準(zhǔn)對其工作進(jìn)行約束

      正如對于教師教學(xué)科研工作進(jìn)行相應(yīng)的年度績效考核、對學(xué)生的學(xué)習(xí)效果進(jìn)行成績考核一樣,在新形勢下也必須制定量化與質(zhì)化相結(jié)合的考核標(biāo)準(zhǔn),對高校行政秘書的工作進(jìn)行相應(yīng)的考核.因此,相關(guān)高??梢越Y(jié)合本校實際情況制定出以民主測評和工作實效相給合的考核制度,利用量化考核手段將高校公體類行政秘書工作轉(zhuǎn)化為可以量化的測量指標(biāo),實現(xiàn)對高校公體類行政秘書工作的科學(xué)化考核.當(dāng)然,行政秘書工作具有很大的不確定性,難以對其所有工作全部進(jìn)行量化考核,因此可以選擇部分重要核心指標(biāo)進(jìn)行,并且將量化指標(biāo)和質(zhì)化指標(biāo)有機(jī)整合,從而使考核更科學(xué)準(zhǔn)確.

      3.3 高校公體類行政秘書應(yīng)該提高自身的綜合素質(zhì)與綜合能力

      人的綜合素質(zhì)與綜合能力都是在后天的學(xué)習(xí)、工作和實踐中不斷發(fā)展和提高的,因此在新形勢下高校公體類行政秘書必須以積極的學(xué)習(xí)態(tài)度在工作實踐中不斷提高自身的綜合素質(zhì)與綜合能力.一方面,隨著高校教育體制改革的不斷深入,高校公體類行政秘書必須處理更多的工作事務(wù),從而提高了其工作難度.另一方面,隨著社會的迅速發(fā)展,各種新的管理理念和管理手段不斷涌現(xiàn),需要高校公體類行政秘書必須具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)和綜合能力以便更好的運用全新的管理技術(shù)與管理理念.因此行政秘書必須不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì),在工作實踐中提高交流溝通能力、文字寫作能力以及信息處理能力,其次,高校公體類行政秘書要提高自己的文化素養(yǎng),由于服務(wù)對象都是文化素養(yǎng)較高的知識分子,行政秘書要想更好的發(fā)揮服務(wù)職能就應(yīng)該提高自身的文化素養(yǎng),將自己打造成為“復(fù)合型”優(yōu)秀人才.

      3.4 學(xué)校應(yīng)制定高校行政秘書職業(yè)發(fā)展規(guī)劃拓展其發(fā)展空間

      目前,高校的許多改革措施都向教學(xué)科研人員傾斜,不僅拉大了行政工作人員和教學(xué)科研工作人員之間的收入差距,而且使行政工作人員安心從事秘書工作的決心信心發(fā)生了動搖,容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠.首先,高校應(yīng)對現(xiàn)行管理制度進(jìn)行調(diào)整,建立健全行政秘書職業(yè)規(guī)劃拓展其發(fā)展空間,為其提供更多的職稱評定以及崗位晉升的機(jī)會,從而提高學(xué)校公體類行政秘書對工作的認(rèn)同感.其次,為行政秘書提供更多的職業(yè)培訓(xùn)和交流的機(jī)會,加強(qiáng)對其職業(yè)技能、職業(yè)道德以及管理技能等方面的培訓(xùn),提高學(xué)校公體類行政秘書隊伍的整體水平.

      參考文獻(xiàn):

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      〔5〕許建功.淺析高職院校行政秘書工作現(xiàn)狀和存在的問題[J].科技視界,2012(21):92-93.

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      中圖分類號:G64

      文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

      文章編號:1673-260X(2016)06-0215-02

      收稿日期:2016-03-27

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