新形勢(shì)下機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理探究

鄭琳菁

摘 要：機(jī)關(guān)文書(shū)檔案是反映行政機(jī)構(gòu)在從事黨務(wù)、行政事務(wù)等活動(dòng)，國(guó)家工作人員可以根據(jù)這些記錄，管理的各類(lèi)行政事務(wù)活動(dòng) ， 比如財(cái)務(wù)管理、人事調(diào)動(dòng)、業(yè)務(wù)分配等。機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的信息化各管理，有助于解決科學(xué)決策難題、行政活動(dòng)強(qiáng)化管理、行政項(xiàng)目研究等各方面的問(wèn)題，，使國(guó)家機(jī)關(guān)更規(guī)范、更高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。在新形勢(shì)下機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理是當(dāng)前工作的重點(diǎn)，要提高機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平，加強(qiáng)工作人員的管理能力，為和諧社會(huì)建設(shè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文書(shū)；檔案；管理

1 機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理探究的目的和意義

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案工作記錄有著傳承歷史，服務(wù)現(xiàn)在，造福將來(lái)的作用，是社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)不可或缺的。為了更好的提高機(jī)關(guān)工作效率，保證工作質(zhì)量，切實(shí)維護(hù)機(jī)關(guān)真實(shí)的歷史面貌，借助信息化技術(shù)，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，來(lái)推進(jìn)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理建設(shè)，是一項(xiàng)重要和艱巨的基礎(chǔ)性工作。在如今信息化高速發(fā)展的條件下，各種計(jì)算機(jī)硬件、軟件的采用，以及各種信息化技術(shù)的加入，極大的提高了對(duì)文書(shū)檔案的快速處理能力，各種文件、文檔都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，有效的改善了文件在傳遞途中的安全性，完成了傳遞的及時(shí)性。因此，機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理有助于國(guó)家機(jī)關(guān)更規(guī)范便捷、高速有效的運(yùn)轉(zhuǎn)，也為國(guó)家積累了大量的檔案財(cái)富，充實(shí)了檔案館的實(shí)力基礎(chǔ)，更好的提高機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理水平，為實(shí)現(xiàn)和諧社會(huì)建設(shè)提供更有效、更便捷的服務(wù)。

2 機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1、機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理工作需要進(jìn)一步規(guī)范化。隨著科技的發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平也在近一步的提高，文書(shū)檔案管理水平也得到顯著提升。由于信息化辦公平臺(tái)在不斷的升級(jí)換代，在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中容易造成一些電子文件難以查詢(xún)，還可能使一部分的文檔、數(shù)據(jù)丟失，存在著嚴(yán)重的安全隱患。所以，行政文件需要及時(shí)梳理，第一時(shí)間內(nèi)按照電子檔案的要求轉(zhuǎn)交機(jī)關(guān)檔案室來(lái)保管。由于機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案都在各部門(mén)的擬稿人的電腦上，分散性大，將其統(tǒng)一管理有較大的難度，共容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。隨著工作方式升級(jí)變化，大量的辦公、辦事都是在網(wǎng)上進(jìn)行，這就要求我們工作人員對(duì)電子文件的使用、保存、保管能力更加熟練和精湛。

2、機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)需要進(jìn)一步的提高。大量的檔案管理部門(mén)都具有相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理工作人員，管理部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案也實(shí)施了規(guī)范化，使文書(shū)檔案的管理工作效率大幅度提高。但有部分文書(shū)檔案管理人員是辦公室人員兼職，接受的專(zhuān)業(yè)技能不多，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及文化程度相對(duì)來(lái)說(shuō)不高，有的檔案部門(mén)管理工作人員流動(dòng)性太大，使得檔案管理文件、文檔的保存的穩(wěn)定性也差。還有個(gè)別部門(mén)的管理工作人員年紀(jì)偏大，對(duì)于時(shí)時(shí)更新的辦公軟件技能不能適應(yīng)，這些情況都是不能適應(yīng)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理工作的。

3、機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理的投入需要加大。機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理信息化是將來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，由于高科技、高技術(shù)的加入，以及所涉及到的各個(gè)面也是相當(dāng)廣闊，這其中包括了部門(mén)里辦公用的電腦、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公軟件、硬件等，還有相關(guān)業(yè)務(wù)的開(kāi)發(fā)、日常維護(hù)等，以及與其他部門(mén)的相關(guān)業(yè)務(wù)的發(fā)展，維護(hù)、運(yùn)行等等，都需要投入大量的資金。但是結(jié)合當(dāng)前一些部門(mén)的情況來(lái)看，明顯的可以看出這些部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理信息化的投入存在著一定的不足。一些對(duì)信息化管理工作沒(méi)有得到充分認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)單位，在機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理的投入更是微乎其微。機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理在資金上如果沒(méi)有得到保障，會(huì)嚴(yán)重的影響到機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作在信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理的完善

1、加大機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理的規(guī)范力度。

由于機(jī)關(guān)單位的部門(mén)眾多，涉及到的機(jī)關(guān)文書(shū)擬制工作部門(mén)太多，擬制人員也就比較分散，再加上一些部門(mén)和個(gè)別管理工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的不夠重視，使得文書(shū)檔案管理工作處于薄弱邊緣。在紙質(zhì)和實(shí)物檔案管理中，由于機(jī)關(guān)各部門(mén)對(duì)草擬的稿件、文件，能夠保存實(shí)物，一般都能做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面歸檔。在電子檔案管理中，擬制的文件有的沒(méi)有保存，或者保存的是完稿的電子文件。尤其是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的每次修改和批示的痕跡，這是無(wú)法在電子檔案中顯示的，并且這些電子文件、擬制稿件是無(wú)法更好地進(jìn)行集中管理的，特別容易丟失。查找其出現(xiàn)的原因，主要是一些工作人員在思想上沒(méi)有引起高度重視。因此，一定要提高工作人員在信息化條件下對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)，借鑒其他部門(mén)經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)自己的問(wèn)題，根據(jù)這些情況制定出科學(xué)的工作流程符合本部門(mén)的工作制度，確保機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理工作落到實(shí)處。

2、提升機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理事業(yè)的信息化，機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作的科技進(jìn)步加速化，關(guān)鍵在于提高檔案管理人員的素質(zhì)。一、加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，選擇有上進(jìn)心、責(zé)任心、有能力且作風(fēng)正派的人員從事機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作。要關(guān)心他們的工作和生活情況，及時(shí)的幫助他們，以便更好的培養(yǎng)教育他們，激發(fā)他們潛能，發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。二，要引進(jìn)一批高文化、檔案管理專(zhuān)業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的人才，使他們?nèi)谌腙?duì)伍并擴(kuò)散他們的專(zhuān)業(yè)能力，將機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍得到充實(shí)和發(fā)展壯大。三，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作人員的教育和培訓(xùn)，完善他們的的專(zhuān)業(yè)技能，使他們熟練并且精確的掌握專(zhuān)業(yè)技能。引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，訓(xùn)練出一支高素質(zhì)、高技能的專(zhuān)業(yè)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍，是加快推進(jìn)信息化進(jìn)程，提高機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理的必然趨勢(shì)。

4 解決電子文件保存及安全問(wèn)題

數(shù)字技術(shù)快速發(fā)展使電子文件的存儲(chǔ)變得復(fù)雜困難，記錄、存儲(chǔ)電子文件的產(chǎn)品換代加快，這就使得電子文件離開(kāi)原生載體，容易造成數(shù)據(jù)丟失。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題人們采用了更新技術(shù)，將電子文件復(fù)制到另一個(gè)載體上。更新技術(shù)解決了電子文件因載丟失的問(wèn)題，從而可以當(dāng)好的保存下去。也可以通過(guò)對(duì)電子文件的遷移，保留電子文件的原始完整性，和檢索能力。當(dāng)然，遷移技術(shù)的費(fèi)用是很高昂的，有保存價(jià)值的電子文件，可以合理的適用遷移技術(shù)。利用再生性技術(shù)保存電子文件，可以更好的保存文件。光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)和檢索快速度等優(yōu)點(diǎn)對(duì)檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響，但是光盤(pán)技術(shù)也存在嚴(yán)重缺點(diǎn)，標(biāo)準(zhǔn)低、存儲(chǔ)時(shí)間短、存儲(chǔ)量小都是嚴(yán)重的問(wèn)題。而縮微技術(shù)正好彌補(bǔ)了光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)的缺點(diǎn)，解決了標(biāo)準(zhǔn)低、存儲(chǔ)時(shí)間短、存儲(chǔ)量小、費(fèi)用高等問(wèn)題。對(duì)于電子文件的安全，可以采取加密技術(shù)，通常情況下是加密是保護(hù)電子文件安全的重要方法，并且電子文件加密方法多種多樣。也可以建立備份恢復(fù)系統(tǒng)，防止文件丟失，備份恢復(fù)原始的信息。

5 結(jié)論

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展下，對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)干部的管理觀念，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí)，促使機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息化管理的規(guī)范化。采用高科技信息化管理，提高管理人員的綜合素質(zhì)，可以加快機(jī)關(guān)建設(shè)，更好的服務(wù)社會(huì)和大眾，對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息管理的現(xiàn)狀有著深遠(yuǎn)的意義。

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